Kommunen? Det er mig!

Transkript

1 Kommunen? Det er mig! Kommunikationsstrategi for Personalepolitik og Ledelsesgrundlag Hovedudvalget har nedsat en arbejdsgruppe, der skal udvikle en kommunikationsstrategi for udbredelse af personalepolitikken og ledelsesgrundlaget til hele organisationen. Publikationerne er kendte, men der er behov for en ekstra indsats for at sikre, at indholdet bliver brugt og omsat på de enkelte arbejdspladser til gavn for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere samt fællesskabet i hele Norddjurs Kommune. Ønsket med strategien er, at den skal medføre: - At medarbejdere og ledelse har kendskab til de fælles materialer og forstår intentionerne deri. - At personalepolitikken og ledelsesgrundlaget anvendes i organisationen - En kulturændring, hvor fællesskabet i Norddjurs Kommune kommer i centrum Organisatoriske udfordringer Arbejdsgruppen har drøftet om der er forhold i Norddjurs Kommune, der vanskeliggør formidlingen af budskabet om personalepolitik og ledelsesgrundlag, samt mulighederne for at skabe ejerskab for noget, der i princippet vedkommer alle. Der er enighed om, at der kan være mange faktorer, der gør sig gældende. Herunder modstand mod nyt, ligegyldighed/manglende interesse for en personalepolitik eller et ledelsesgrundlag, manglende tid og forskellige kulturer. Der er ingen tvivl om, at hvis organisationen ikke er klar til at lytte til et budskab, så er det ikke muligt at skabe ejerskab for noget. Emnet skal med andre ord gøres vedkommende før det kan trænge ind. Dette skal være en del af de strategiske overvejelser. Hvad skal der til før den enkelte medarbejder ser sig selv som en del af en helhed, et fællesskab, med fælles holdninger og værdier? Arbejdsgruppen har fastlagt en række kriterier for den gode kommunikation: - Direkte kommunikation (face-to-face), er vigtig fordi ligegyldigheden overfor det fælles er udtryk for manglende sammenhæng med resten af organisationen samt de skrevne kommunikationsformers manglende evne, til at trænge igennem. - Kommunikationsstrategien skal benytte sig af metoder, der sigter bredere end de etablerede og formelle kanaler så som MED-udvalg, arbejdsmiljøgrupper, ledelsesgrupper og lignende. Fordi det er i mødet med den brede organisation, at den fælles forståelse opstår de etablerede kanaler er ikke tilstrækkelige, hvis der skal kommunikeres meningsfuldt til alle. - Arbejdet skal som udgangspunkt foregå lokalt det er Norddjursmåden og det er nødvendigt, hvis kommunikationen skal foregå face-to-face. - Forståelighed aktiviteter og tiltag skal kommunikeres på en simpel for forståelig måde. - Skabelse af nye relationer i organisationen og modvirke følelsen af mental afstand.

2 Målgrupper Ledelsesgrundlaget og personalepolitikken vedrører alle i Norddjurs Kommune. Så målgruppen er alle medarbejdere og alle daglige ledere. Det er disse to grupper, der skal rammes med kommunikationen. Delmålgrupper som MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper, diverse ledergrupper er mindre vigtige i denne sammenhæng, da disse allerede er tæt på indholdet i politikkerne. Det er en pointe, at disse politikker skal ud og arbejde blandt alle medarbejdere, ikke blot, dem der er en del af MED-systemet, TR-systemet eller arbejdsmiljøorganisationen. Arbejdsgruppen foreslår derfor, at ressourcerne i kommunikationsindsatsen skal rettes mod to primære målgrupper: Alle medarbejdere Alle daglige ledere (personalelederne) Kommunikationskanaler Med udgangspunkt i definitionen af de primære målgrupper samt de opsatte kriterier for den gode kommunikation har arbejdsgruppen foretaget en analyse af de kommunikationskanaler, der er til rådighed i dag, og vurderet effekten af disse i forhold til den definerede målgruppe. 1. Dagsordener og referater Dagsordener og referater, både fra de politiske udvalg og MED-udvalg, har ingen reel gennemslagskraft, rent kommunikationsmæssigt, hos målgruppen. Det kræver en indsats fra den enkelte at finde, læse og omsætte materialet. Derudover er mængden og omfanget så stort, at enkelte budskaber ingen chance har for at trænge ind i organisationen. Lav grad af forståelighed, ikke face-to-face en etableret kanal, der ikke sigter bredt. 2. Maillister Norddjurs Kommune har en række maillister til både ledere og medarbejdere. Der findes dog ingen maillister, der rammer alle ansatte i Norddjurs Kommune. Den største del af Norddjurs Kommunes ansatte er ikke en del af det fælles mailsystem og kan derfor ikke nås pr. mail. Derudover er mailkommunikation hverken en effektiv eller inspirerende måde at formidle kompleks information på, der kræver refleksion og indsats hos den enkelte modtager. Ikke face-to-face, ikke lokalt, skaber ingen nye relationer og fastholder afstanden mellem dem, der er på mailsystemet og resten. 3. Temadage

3 I Norddjurs Kommune har der været tradition for at afholde temadage og lignende arrangementer i forbindelse med lancering eller udvikling af fælles materiale. Således var alle MED-udvalg inviteret til lanceringen af personalepolitikken og lederne var inviteret til temadage i forbindelse med udarbejdelse af ledelsesgrundlaget samt i forbindelse med den endelige lancering. Det vurderes at temadage har en god effekt, og som sådan er en god kommunikationskanal. I forhold til den konkrete målgruppe er der dog store logistiske og driftsmæssige udfordringer ifht. at lave (en) temadag(e) for alle ansatte i Norddjurs Kommune. Temadage kan dog indgå som en del af en samlet kommunikationsstrategi. Arbejdsmiljødagen og den fælles dag for alle ledere i Norddjurs Kommune er to faste temadage hvert år. Arbejdsgruppen vurderer, at begge er gode platforme for at formidle og aktivere de inviterede grupper (hhv arbejdsmiljøorganisation og den samlede ledelse) og at man med fordel kan forsøge i endnu højere grad, at sætte det fælles på dagsordenen netop de to dage. Face-to-face, kan praktiseres lokalt, sigter bredere end de etablerede kanaler og kan hjælpe til med at skabe nye relationer. 4. Ledelsen som budbringer Hyppigt brugt kommunikationsform i Norddjurs Kommune. Dels fordi der ikke er andre muligheder for at bringe budskaber helt ud i yderste led og dels fordi ledelsesopgaven i Norddjurs Kommune indebærer at være brobygger mellem koncernen Norddjurs Kommune og de enkelte arbejdspladser. Kommunikationskanalen har været flittigt anvendt i forbindelse med både personalepolitikken, og i særdeleshed ifbm. ledelsesgrundlaget, hvor alle ledere fik til opgave at tage ledelsesgrundlaget med hjem på arbejdspladsen og gå i dialog med medarbejderne om, hvorledes ledelsesgrundlaget skulle udfoldes på den enkelte arbejdsplads. Arbejdsgruppen vurderer, at kanalen er det bedste bud vi pt har for at komme tæt på alle medarbejdere, men kan også konstatere, at ikke alle ledere kommunikerer med samme høje kvalitet eller intensitet, hvilket gør den endelige formidling af indhold og intention i de fælles politikker meget forskellig. Face-to-face, lokalt, men ikke altid forståeligt 5. Nyhedsbrev Kommunaldirektøren udgiver undertiden et nyhedsbrev til alle. Arbejdsgruppen vurderer, at nyhedsbrevet tager nogle vigtige emner op og har potentiale i forhold til at samle organisationen om det der er fælles. Det er dog et problem, at langt fra alle får nyhedsbrevet igen fordi de nuværende kanaler ikke når ud til alle dele af vores organisation. ikke lokalt, men sigter brede end de eksisterende kanaler (direkte kommunikation fra topledelsen til alle medarbejdere og på den måde egentlig face-to-face,) Behov for nye kommunikationskanaler behov for en dyb tallerken Arbejdsgruppen vurderer, at de eksisterende kanaler ikke i tilstrækkelig grad rammer den målgruppe vi gerne vil aktivere. Der skal derfor tænkes kreativt, og etableres nye kommunikationskanaler, der sikrer,

4 at den interne kommunikation styrkes. Det fællesskab som personalepolitikken og ledelsesgrundlaget skal være med til at skabe er svært at skabe, når vores kommunikation ikke kan understøtte det. Bedre muligheder for at kommunikere internt vil ikke blot være fordelagtigt i forhold til at den nærværende opgave vedr. personalepolitik og ledelsesgrundlag, men vil også have en effekt generelt i forhold til at binde organisationen bedre sammen og få skabt en direkte kontakt mellem koncernen Norddjurs Kommune og den enkelte ansatte. Arbejdsgruppen har forholdt sig til en række mulige kommunikationskanaler: Fysiske produkter, herunder trykte medier, publikationer og merchandise Fysisk materiale har i sig selv en overraskende positiv effekt på fællesskabsfølelsen og er som sådan altid at foretrække frem for alene at arbejde med elektroniske udgaver på hjemmesiden. Det at ledelsesgrundlaget og personalepolitikken er trykt og udleveret betyder meget. De trykte medier kan dog ikke stå alene og skal understøttes af den direkte kommunikation (face-to-face) og det konkrete arbejde med indholdet på de enkelte arbejdspladser. www Hjemmesiden egner sig godt til envejskommunikation og samling af materialer, men mangler face-to-faceelementet. Det kræver desuden en betydelig indsats fra den enkelte medarbejder at søge viden. Hvis internettet skal anvendes til at højne kendskabet til personalepolitik og ledelsesgrundlag kunne det evt. gøres med videoklip, hvor konkrete eksempler på arbejdet med de to publikationer formidles at de ledere og medarbejdere, der har gjort det. I så fald får man etableret en form for face-to-face-kommunikation. En app for medarbejdere i Norddjurs Kommune En app, der kombinerer adgang til materialer og muliggør direkte kommunikation fra koncernen Norddjurs Kommune ud til alle brugere, eksempelvis udsendelse af nyhedsbrev, julekort og lignende har et stort potentiale for at skabe nye direkte kommunikationskanaler uden om de etablerede kanaler. Kombinerer man desuden muligheden for at distribuere koncernindhold med muligheden for at brugerne selv kan generere indhold til appen, som kan deles og ses af alle (i stil med facebook, twitter og instagram) har man pludselig opskriften på et meget innovativt produkt, der potentielt kan revolutionere den måde vi kommunikerer på som organisationen. Arbejdsgruppen er dog også opmærksom på, at det vil kræve en del ressourcer at få etableret og drevet en sådan platform samt at der ikke er garanti for det vil blive brugt nok og dermed blive den succes, det potentielt kunne være. Brug af ambassadører Arbejdsgruppen vurderer, at inddragelse og aktivering af ledere og medarbejdere, der allerede har gjort erfaringer med arbejdet med personalepolitik og/eller ledelsesgrundlaget er en meget effektiv måde at dele inspirationen med andre arbejdspladser, skabe sammenhæng i organisationen og også lægge et positivt pres på de arbejdspladser, der måske ikke har haft held til at komme i gang med at arbejde med de fælles publikationer. Det vil sige, at der med ambassadører både kan være tale om personer fra

5 målgruppen i form af oplæg og præsentation af cases, men også medlemmer af hovedudvalget og direktionen. Alle grupper ville med fordel kunne bruges på temadage, både de faste temadage, men også på lokale dage, hvor en enkelt arbejdsplads ønsker at starte en proces med fokus på personalepolitikken og/eller ledelsesgrundlaget. Events og aktiviteter Forskellige former for sjove og finurlige påfund kan have en effekt og udbrede kendskabet. Arbejdsgruppen vurderer dog, at det særligt ville være aktiviteter, hvor topledelsen blev meget synlig for den enkelte medarbejder, hvor kommunikationen fra topledelsen foregår direkte til de enkelte medarbejdere evt. besøg på enkelte arbejdspladser. Effekten er stor og får skabt en følelse hos medarbejderne, at de er en del af noget større end bare den lokale arbejdsplads. Det er dog en kommunikationsform, der kræver mange ressourcer hos topledelsen. Aktiviteter Aktiviteterne er forslag til konkrete tiltag, der kan gøre publikationernes indhold nærværende ved at gøre arbejdet med materialerne uomgængeligt. - Udarbejdelse af en skabelon til afholdelse af en temadag på de enkelte arbejdspladser med ledelsesgrundlaget eller personalepolitikken som emne. På dagen deltager ambassadører, det kunne være ledere og medarbejdere fra andre arbejdspladser, medlemmer af hovedudvalget, direktionen eller HR. Aktiviteten kombinerer tanken om ambassadører som et effektivt kommunikationsredskab med temadagsformen. Derudover er der fokus på den lokale proces og de etablerede kanaler (MED-udvalg eks.) deaktiveres for en stund til fordel for hele personalegruppen. - Lederevalueringer en måde til at gøre ledelsesgrundlaget meget konkret for både ledere og medarbejdere - Lederudviklingssamtaler med udgangspunkt i ledelsesgrundlaget under udarbejdelse - MUS-samtaler med udgangspunkt i personalepolitikken og ledelsesgrundlaget Opsummering Arbejdsgruppen vurderer, at der blandt de eksisterende kommunikationskanaler skal fokuseres på de kanaler, der kommunikerer direkte og som har fokus på at aktivere hele medarbejdergruppen frem for blot en del af den. Her tænkes primært på temadagsformen på den enkelte arbejdsplads. Temadagen kan med fordel kombineres med oplæg fra andre ledere og medarbejdere fra Norddjurs Kommune, der har gjort sig erfaringer med personalepolitikken og ledelsesgrundlaget allerede såkaldte ambassadører. Derudover vurderer arbejdsgruppen at Norddjurs Kommune som helhed har en udfordring i forhold til den interne kommunikation. Vi har ikke kanalerne til rådighed, der virkelig kan sikre ufiltreret kommunikation til alle medarbejdere. Her ligger der en et stort udviklingspotentiale for aktivere dele af organisationen, som ellers er uden for, men som er vigtige at få aktiveret, hvis man virkelig skal skabe fællesskab om det at være en del af Norddjurs Kommune og ikke blot se sig som en del af sin egen arbejdsplads, hvis man vil få skabt en naturlig selvforståelse blandt alle medarbejdere om, at kommunen? Det er mig!.