EU-udbud - Indsamling af papir m.v.

Transkript

1 EU-udbud - Indsamling af papir m.v. Oktober 2016 Udgivelsesdato : Vores reference : Dokument nr. : 020 Udarbejdet : BHS Kontrolleret : BER Godkendt: : BHS Version : 1.0

2 Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 INDLEDNING Ordregiver Udbudsmaterialet Tidsplan for udbuddet Udbudsgrundlag 3 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4 3 AFLEVERING AF TILBUD 4 4 TILBUDDETS INDHOLD Egnethed Tildelingskriterier 6 5 ØVRIGE FORHOLD Flere i forening Vedståelse Alternative bud Underentreprenører Forbehold Ingen forhandling 7 6 VURDERING Evaluering af pris 8 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Kontrahering 8

3 Side 2 1 INDLEDNING Rebild Kommune ønsker at udbyde indsamlingen af papir og genanvendelige materialer ved husstande i offentligt EU-udbud i henhold til Udbudsloven (Lov nr af 15. december 2015). Opgaven udbydes for en periode på 4 år, fra 1.april april 2021, med en option på forlængelse på uændrede vilkår i et vilkårligt antal måneder op til yderligere 24 måneder frem til den 31. marts Hvis Rebild Kommune ønsker at gøre brug af optionen om forlængelse, vil det blive meddelt senest 6 måneder før kontraktens udløb, dvs. senest den 30. september 2020, med angivelse af hvor mange måneder Rebild Kommune ønsker optionen skal omfatte. Der er desuden følgende optioner: Option 1 - Option på tømning af nedgravede affaldsløsninger Option 2 Option om ændring af tømningsinterval til hver 3. uge. Rebild Kommune kan vælge at udnytte den ene eller begge optioner, enten fra entreprisens start eller i kontraktperioden med et varsel på min. 3 måneder. 1.1 Ordregiver Ordregiver er: Rebild Kommune Hobrovej Støvring Danmark Kontaktperson: Tine Bach Jensen Sweco Danmark A/S varetager udbudsprocessen for Rebild Kommune. 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fra TED (2016/S ) (nærværende dokument) ESPD (standarderklæring vedrørende udelukkelse og udvælgelseskriterier) Ydelsesbeskrivelse, herunder kontraktbestemmelser Tilbudsliste Konsortieerklæring Dertil kommer evt. rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål i udbudsperioden.

4 Side Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Tidspunkt Beskrivelse Udbudsbekendtgørelse fremsendt til EU-tidende 26. oktober 2016 Vejledende frist for at stille spørgsmål 2. november 2016 Seneste udsendelse af rettelser og svar på stillede spørgsmål 9. november 2016 Frist for afgivelse af tilbud November 2016 November/december 2016 Forventet meddelelse om tildeling, start på standstill Forventet kontraktindgåelse 1.4 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte regler og dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Miljøministeriets bekendtgørelse nr af 18. december 2012 om affald (affaldsbekendtgørelsen). Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. Udbudsbekendtgørelsen fra EU Tidende. Det samlede udbudsmateriale, jf. afsnit 1.2 Rebild Kommunes gældende udgave af "Regulativ for husholdningsaffald" Alle nødvendige ydelser til overholdelse af disse regler og dokumenter skal være indeholdt til tilbudsgivernes tilbud.

5 Side 4 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål skal være skriftlige og være på dansk. Der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedr. udbuddet. Spørgsmål skal sendes til: Sweco Danmark A/S Kokbjerg Kolding Kontaktperson: Bent Raben Bent.Raben@sweco.dk Sidste vejledende spørgefrist er onsdag den 26. oktober Spørgsmål der fremsendes inden denne dato, vil blive besvaret senest mandag den 2. november Spørgsmål der stilles efter den 26. oktober 2016 vil alene blive besvaret, såfremt det er praktisk muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive anonymiseret og besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil blive uploaded samme sted som udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers ansvar at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale, herunder svar på spørgsmål, indtil 6 dage før tilbudsfristens udløb. 3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddet skal være skriftligt og være på dansk, og afleveres til: Sweco Danmark A/S Kokbjerg Kolding Kontaktperson: Bent Raben Sidste frist for aflevering af tilbud er onsdag den 9. november 2016, kl Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD Rebild Kommune indsamling af papir m.v.. Tilbuddet skal bestå af: 1 eksemplar, papirbaseret og underskrevet originalt tilbud 1 eksemplar, USB-stik med tilbuddet i elektronisk udgave, f.eks. pdf-udgaver. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske udgave, er det den underskrevne originale papirudgave som er gældende.

6 Side 5 Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem til rette tid og sted, i den rette form. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Rebild Kommune og Sweco Danmark A/S. Udbudsprocessen er dog i øvrigt underlagt offentlighedslovens regler om aktindsigt. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om alt vedr. de konkrete opgaverelaterede forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. De bydende har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene. 4 TILBUDDETS INDHOLD Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er krævet i dette udbudsmateriale, og som skal danne grundlag for vurderingen af tilbuddene. Udfyldt og underskrevet ESPD Udfyldt og underskrevet tilbudsliste Hvis relevant, en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring 4.1 Egnethed Tilbuddet skal indeholde følgende erklæring vedrørende egnethed: ESPD ESPD foreligger i udbudsmaterialet dels som pdf-fil, dels som en XML-fil, der downloades på tilbudsgivers computer. Derefter åbnes en on-line formular på adressen hvortil den downloadede XML-fil importeres. Formularen udfyldes, printes og underskrives, og vedlægges tilbuddet. PDF-filen i udbudsmaterialet er primært tænkt til orientering, men hvis on-lineformularen er utilgængelig, kan pdf-filen i nødstilfælde udfyldes i hånden, underskrives og vedlægges tilbuddet. Vedrørende Del III kan der ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der ved aftalens indgåelse er omfattet af udelukkelsesgrundende nævnt i Udbudslovens 135 eller 137. For så vidt angår Del IV, kan tilbudsgiverne nøjes med at udfylde punkt α vedrørende opfyldelse af udvælgelseskriterierne. Minimumskravene til økonomisk og finansiel kapacitet er: Omsætning som gennemsnit af seneste 3 afsluttede årsregnskaber mindst 10 mio. DKK, positivt resultat som gennemsnit over de seneste 3 afsluttede årsregnskaber, en egenkapital på mindst 1 mio. DKK ved afslutningen af seneste årsregnskab og en soliditetsgrad på min. 10 % ved afslutningen af seneste årsregnskab.

7 Side 6 Minimumskravet til faglig og teknisk kapacitet er mindst 1 reference af tilsvarende størrelse fra indsamling af affald fra minicontainere inden for de seneste 3 år. Ved tilsvarende størrelse forstås en opgave med en årlig kontraktsum på mindst 1 mio. DKK. Udbyder kan efterfølgende kræve eventuel dokumentation og uddybning af de forhold, der er omfattet af erklæringen, og er forpligtet til at kræve dette fra den vindende tilbudsgiver forud for tildeling af kontrakt. Vedrørende Del III består dokumentationen i en fuld Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, der anerkendes af myndighederne i det land, som tilbudsgiver er etableret i. Vedrørende Del IV skal tilbudsgiver på anmodning dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet i form af følgende nøgletal: 1) Resultat, 2) samlet omsætning, 3) balancesum og 4) egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Dokumentation består i årsrapporter. Tilbudsgiver skal tilsvarende på anmodning dokumentere sin faglige og tekniske kapacitet ved at fremlægge en referenceliste der indeholder tilbudsgivers væsentligste erfaringer med indsamling af affald de seneste 3 år, dvs. i perioden , jf. Udbudslovens 155, punkt 2). For hver reference oplyses kunde, kontaktperson hos kunde, type af indsamlet affald, udførelsesperiode og årlig kontraktværdi. 4.2 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 161. I nærværende udbud vælges iht. Udbudslovens 162, stk. 1, kriteriet pris, hvilket betyder, at kontrakt tildeles den tilbudsgiver, der afgiver laveste pris, som beskrevet nedenfor i punkt ØVRIGE FORHOLD 5.1 Flere i forening Hvis flere byder i forening, skal én af disse være bemyndiget til, at indgå kontrakt vedr. arbejdet, modtage betaling osv. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af hvem der er bemyndiget. Der er krav om solidarisk hæftelse mellem deltagerne i sammenslutningen. Tilbudsgivere, der byder i forening, skal udfylde og underskrive formularen Konsortieerklæring. Desuden skal alle konsortieparter udfylde og underskrive en ESPD. 5.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal, uden forbehold, vedstå sit tilbud i 2 måneder fra udløb af tilbudsfristen.

8 Side Alternative bud Alternative bud accepteres ikke. 5.4 Underentreprenører Der må anvendes underentreprenører, men det skal være defineret hvad der bruges underentreprenører til og hvem der er tale om. Evt. underentreprenører må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudsloven. Oplysning om underentreprenører angives i ESPD en Del II, afsnit D. De oplyste underentreprenører skal udfylde og aflevere særskilte ESPD er. Underentreprenørerne skal udfylde Del II afsnit A og B, samt Del III i ESPD en. 5.5 Forbehold Udbyder har ret til at afvise ethvert tilbud med forbehold, uanset om de benævnes sådan eller ej. Udbyder er desuden forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer, samt forbehold der ikke kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed af udbyder. Udbyder kan, som alternativ til afvisning af tilbuddet, vælge at prissætte eventuelle forbehold for ikke-grundlæggende elementer, hvis disse kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed. Tilbudsgiver opfordres derfor til at undgå forbehold, og i stedet afklare eventuelle usikkerheder inden afgivelse af tilbud ved at stille spørgsmål til udbyder som nævnt i punkt 2 ovenfor. 5.6 Ingen forhandling Det skal understreges, at Rebild Kommune ikke har mulighed for, at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Derfor opfordres tilbudsgiverne til, at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 6 VURDERING Tilbud der er modtaget ved tilbudsfristens udløb, vil blive gennemgået med henblik på at fastslå, om tilbuddet opfylder de formelle krav til udformning og indhold. Herefter vurderes de anvendelige tilbud med hensyn til udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterierne, dvs. om tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven med at indsamle papir og genanvendelige materialer. Endelig vurderes de anvendelige tilbud fra egnede tilbudsgivere i henhold til tildelingskriteriet.

9 Side Evaluering af pris Den afgivne samlede hovedtilbudssum iht. tilbudslistens sumfelt, vil danne grundlag for vurderingen. Vinderen af udbuddet er den tilbudsgiver, der har afgivet laveste samlede hovedtilbudssum. 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Efter evalueringen får tilbudsgiverne elektronisk underretning pr. mail om resultatet af evalueringen, og dermed hvem Rebild Kommune har til hensigt at indgå kontrakt med. Det forventes, at underretningen vil ske i november Med underretningen igangsættes en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Rebild Kommune har udsendt underretningen til tilbudsgiverne. 7.1 Kontrahering Efter standstill perioden forventer Rebild Kommune, at kunne indgå kontrakt med den valgte november Perioden for kontraktindgåelse er vejledende. Ændringer i udbudsperioden kan betyde, at tidspunktet for kontraktens indgåelse udskydes.