AFLØB BALLERUP INDKØB AF RECYCLER SLAMSUGER

Transkript

1 AFLØB BALLERUP INDKØB AF RECYCLER SLAMSUGER UDBUDSBETINGELSER JULI

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING AFTALENS OMFANG KONTRAKTPERIODE UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG UDBUDSMATERIALET UDBUDSBETINGELSER ORDREGIVER TIDSPLAN FOR UDBUDDETS GENNEMFØRELSE UDVÆLGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIer "Pris" "Kvalitet" "Ergonomi" "Serviceaftale" SPØRGSMÅL TILBUDSFRIST VURDERING AF TILBUDDENE OG UNDERRETNING OM TILDELING KONTRAKTINDGÅELSE KRAV TIL TILBUDDETS UDFORMNING ALTERNATIVE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FORTROLIGHED VEDERLAG

3 1. INDLEDNING 1.1 AFTALENS OMFANG Afløb Ballerup A/S (herefter betegnet "Ordregiver") varetager drift af rensning og afledning af spildevandsledninger samt tømning af bundfældnings- og samletanke i Ballerup Kommune. For at sikre den fortsatte drift og vedligeholdelse af kommunens kloakeringsnet mv., udbyder Ordregiver en kontrakt på levering af en færdigbygget recycler slamsuger, som løbende genbruger det anvendte spulevande. (herefter betegnet "Kontrakten"). Det er ikke et krav, at der leveres en fabriksny recycler slamsuger, idet Ordregiver ligeledes vil acceptere, at der tilbydes en brugt recycler slamsuger, som opfylder kravene i udbudsmaterialets kravspecifikation. Kravspecifikationen indeholder en beskrivelse af de krav, som gælder for vindende tilbudsgivers (herefter betegnet "Leverandøren(s)") levering af den færdigbyggede slamsuger. Der henvises derfor til Kravspecifikationen for en beskrivelse af de tekniske krav, som de tilbudte slamsugere skal overholde. Udbuddet omfatter også en option for Ordregiver på en serviceaftale (herefter betegnet "Optionen"). Leverandørens tilbud skal således inkludere et selvstændigt tilbud på en serviceaftale. 1.2 KONTRAKTPERIODE Kontrakten forventes at blive underskrevet medio august 2014 og løber herefter frem til levering, som skal ske hurtigst muligt og senest den 15. december Tidspunktet for Kontraktens indgåelse er vejledende og er fastsat under forudsætning af, at den foreløbige tidsplan for udbudsprocessens gennemførelse overholdes. Ændringer i denne tidsplan kan betyde, at tidspunktet for kontraktindgåelse og levering forrykkes. 1.3 UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG Kontrakten udbydes offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) med senere ændringer. Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. 1.4 UDBUDSMATERIALET Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fremsendt den 2. juli 2014 (dette dokument) 3

4 Kravspecifikation Tilbudsliste Kontraktudkast Eventuelle spørgsmål og svar, som udsendes i tilbudsfasen Eventuelle rettelsesblade, som udsendes i tilbudsfasen 2. UDBUDSBETINGELSER 2.1 ORDREGIVER Ordregiver er: Afløb Ballerup A/S CVR. nr Ågerupvej Ballerup Alle henvendelser vedrørende udbuddet bedes rettet til: Tina-Kirstine Storm tbs@forsyningballerup.dk Alle henvendelser bedes mærket "Afløb Ballerup - Udbud af recycler slamsuger" Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Interesserede tilbudsgivere skal tilkendegive deres interesse for udbuddet ved fremsendelse af til tbs@forsyningballerup.dk. Herefter vil Ordregiver sørge for, at tilbudsgiver modtager oplysninger om spørgsmål, svar og rettelser. 2.2 TIDSPLAN FOR UDBUDDETS GENNEMFØRELSE Udbuddets hovedtidsplan er som følger: AKTIVITET DATO Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse 2. juli 2014 Vejledende "frist" for spørgsmål (se afsnit 2.5) 1. august 2014 kl. 15:00 Tilbudsfrist (se afsnit 2.6) 12. august 2014 kl. 12:00 Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) (se afsnit 2.7) 18. august 2014 Stand-still periode (forventet) august 2014 Kontraktindgåelse (forventet) (se afsnit 2.8) 29. august 2014 Senest levering af slamsuger (se afsnit 1.2) 15. december

5 Inden for udbudsdirektivets rammer forbeholder Ordregiver sig at ændre på ovenstående tidsplan. 2.3 UDVÆLGELSESKRITERIER Med henblik på vurdering af tilbudsgivers egnethed til at løfte kontrakten, skal tilbuddet indeholde. A. For så vidt angår økonomisk og finansiel kapacitet: - Tilbudsgiver skal vedlægge årsregnskab for det seneste afsluttede regnskabsår. B. For så vidt angår teknisk kapacitet: - Tilbudsgiver skal vedlægge referencer for levering af slamsugere og/eller recycler slamsugere indenfor de sidste 3 år. Disse referencer skal indeholde oplysninger om, hvem slamsugerne er leveret til, tidspunktet for levering af slamsugerne og en kort beskrivelse af hvilke typer slamsugere der er leveret. Minimumskrav: Tilbudsgiver skal minimum kunne henvise til 3 stk. referencer på levering af færdigbyggede slamsugere eller recycler slamsugere inden for de seneste 3 år. 2.4 TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriteriet er "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende underkriterier (vægtning anført i parentes): "Pris" (40 %) "Kvalitet" (30 %) "Ergonomi" (20 %) "Serviceaftale" (10 %) "PRIS" Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på den samlede pris for levering af den færdigbyggede recycler slamsuger. Vindende tilbudsgiver er forpligtiget til at modtage 1 stk. brugt slamsuger i bytte (se kravspecifikationen pkt. 3). Det er op til tilbudsgiver at værdisætte den brugte slamsuger, og denne værdi skal modregnes i prisen. Tilbudsgivers endelige pris skal således udgøres af prisen for levering af en ny eller brugt recycler slamsuger fratrukket værdien af de to brugte slamsugere, som tilbudsgiver skal modtage (se tilbudslisten). Besigtigelse kan ske i perioden fra den 14. juli til og med den 18. juli Besigtigelsen vil foregå på Ågerupvej 84-86, 2750 Ballerup. Dette vil kun være muligt efter aftale med Ordregiver. Ordregiver kontaktes på følgende -adresse med henblik på at aftale besigtigelse. jot@forsyningballerup.dk 5

6 Der gøres opmærksom på, at den brugte slamsuger, som den vindende tilbudsgiver skal overtage, er blevet skønsmæssigt værdisat til kr ,00. Til brug for Ordregivers evaluering af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" skal tilbudsgiver udfylde, underskrive og vedlægge den tilbudsliste, som indgår i udbudsmaterialet. Med sin underskrift på tilbudslistens erklærer tilbudsgiver samtidig ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love "KVALITET" Til brug for ordregivers vurdering af underkriteriet "Kvalitet" skal tilbuddet indeholde en konkret udformet beskrivelse af tilbudsgivers løsning med oplysninger, der gør det muligt at vurdere tilbuddet ifht. de delkriterier, der er angivet nedenfor. Som supplement til den konkret udformede beskrivelse vedlægges producentens eventuelle produktbeskrivelse og vejledning. Der vil ved evalueringen af "kvalitet" blive lagt vægt på følgende: Hvor velegnet recycler slamsugeren er til at arbejde i alle former for vejr og temperaturer. Recycler slamsugerens egnethed til at blive driftet hårdt og med tung belastning. Recycler slamsugerens håndtering. Her vil Ordregiver lægge vægt på lavest mulige afstand mellem den styrende og første trækkende aksel. Recycler slamsugerens alder (anføres i Tilbudslisten) Her vil Ordregiver vægte det positivt, at der tilbydes en så ny recycler slamsuger som muligt (det er et mindstekrav, at hverken slamsugeranlægget og lastbilen er færdigproduceret tidligere end den 1. juli 2013). Driftstiden for vakuum- og højtryksanlægget (anføres i Tilbudslisten) Her vil Ordregiver vægte det positivt, at der tilbydes en recycler slamsuger, hvor vakuum- og højtryksanlæggene har været mindst muligt i drift (det er et mindstekrav, at hvert anlæg maksimum har været i drift i150 timer). Recycler slamsugerens kilometerantal (anføres i Tilbudslisten) Her vil Ordregiver vægte det positivt, at der tilbydes en recycler slamsuger, som har kørt færrest muligt kilometer (det er et mindstekrav, at recycler slamsugeren har kørt maksimum km). Der vil blive foretaget en samlet vurdering af tilbuddet i henhold til ovennævnte delkriterier "ERGONOMI" 6

7 Til brug for ordregivers vurdering af underkriteriet "Ergonomi" skal tilbuddet indeholde en konkret udformet beskrivelse af tilbudsgivers løsning med oplysninger, der gør det muligt at vurdere tilbuddet ifht. de delkriterier, der er angivet nedenfor. Som supplement til den konkret udformede beskrivelse vedlægges producentens eventuelle produktbeskrivelse og vejledning. Der vil ved evalueringen af ergonomi blive lagt vægt på følgende: Hvilke konkrete løsninger har Leverandøren tilbudt med hensyn til indretning af kabinen, som kan forbedre de ergonomiske forhold for chaufføren og passageren. Hvorvidt og i hvilken udstrækning indretningen giver bedre ergonomiske løsninger end fabriksstandarden. Chaufførens siddekomfort, placeringen af pedalerne og hvor let ud- og indstigning kan foregå. Placeringen af skabene til arbejdshandsker. En placering tættest muligt på der, hvor chaufføren og passageren stiger ud, vil vægte positivt. Der vil blive foretaget en samlet vurdering af tilbuddet i henhold til ovennævnte delkriterier. Bemærk: Leverandøren forpligtes på de afgivne oplysninger, jf. Kontraktens afsnit "SERVICEAFTALE" Tilbuddet skal indeholde tilbud på en serviceaftale. Serviceaftalen skal indeholde elementer der gør det muligt for Ordregiver at evaluere tilbuddet ifht. nedennævnte kriterier. Ved evaluering af underkriteriet "Serviceaftale" vil Ordregiver lægge vægt på følgende: Prisen for serviceaftalen. Leverandørens tilbud på serviceaftalen skal angive en pris pr. år. Det er tilladt at tilbyde forskellige priser for de enkelte år, hvor serviceaftalen løber. Varigheden af serviceaftalen. Det vil blive tillagt positiv vægt jo længere serviceaftalen løber. Antal år hvor Leverandøren kan garantere reservedele til lastbil og slamsugeranlæg. Afstand til værksted, hvor der kan udføres service og reparation af lastbil og slamsugeranlæg. Den af Leverandøren tilbudte løsning vedrørende vejhjælp, og hvor hurtigt denne kan være fremme. Ordregiver ønsker at have adgang til vejhjælp og værkstedsreparation 24/7. Leveringstid på komponenter. Muligheden for at garantere kortest muligt nedetid ved driftsstop. Mulighederne for at få stillet en erstatningsbil til rådighed ved nedetid. Hvordan Leverandører påtænker at sikre, at Ordregivers slamsuger kommer til med det samme, når den ankommer til værkstedet. Om der er ydet garanti på motor, gearkasse og transmitterende dele - hvis ja så vil Ordregiver lægge vægt på længde af den periode hvori dette er tilbudt. Hvor ofte der foretages service på den leverede slamsuger i de første 4 år. 7

8 Der vil blive foretaget en samlet vurdering af tilbuddet på serviceaftalen i henhold til ovennævnte delkriterier. Der gøres opmærksom på, at Ordregiver vil beslutte om man ønsker at udnytte optionen i forhold til den serviceaftale, som den vindende tilbudsgiver har tilbudt senest 30 dage efter Ordregiver har kvitteret for leveringen af den færdige slamsuger. 2.5 SPØRGSMÅL Eventuelle spørgsmål bedes fremsat pr. til: Tina-Kirstine Storm tbs@forsyningballerup.dk Alle henvendelser bedes mærket "Forsyning Ballerup - Udbud af recycler slamsuger". Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 1. august 2014, kl. 15:00. Alle spørgsmål også spørgsmål modtaget efter ovenstående vejledende "frist" - vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Der gøres opmærksom på, at interesserede tilbudsgivere skal tilkendegive deres interesse for udbuddet, hvis man ønsker at modtage oplysninger om eventuelle spørgsmål og svar, jfr. afsnit TILBUDSFRIST Tilbudsfristen er den 12. august 2014 kl. 12:00. Tilbud skal inden tilbudsfristens udløb være modtaget på følgende adresse: Forsyning Ballerup Att.: Tina-Kirstine Storm Ågerupvej Ballerup Tilbud bedes tydeligt mærket: "TILBUD RECYCLER SLAMSUGER". Tilbud skal afleveres i to fysiske eksemplarer, samt i 1 elektronisk eksemplar på CD-rom eller usb-stik. Ved fysisk overbringelse skal tilbuddet afleveres i receptionen. Såfremt tilbudsgiver fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiver selv sikre sig, at tilbuddet modtages på ovennævnte adresse inden tilbudsfristes udløb. Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at denne frist overholdes. Kravene til tilbuddets indhold og udformning fremgår af afsnit

9 Tilbudsgiverne har ikke ret til at overvære Ordregivers åbning af tilbuddene. 2.7 VURDERING AF TILBUDDENE OG UNDERRETNING OM TILDELING Efter tilbudsfristens udløb vil Ordregiver indledningsvist foretage en vurdering af, om tilbuddet er konditionsmæssigt (dvs. opfylder de formelle og materielle krav til tilbuddets indhold og udformning). Dernæst vurderer Ordregiver tilbudsgivers egnethed til at løfte kontrakten. Ordregiver vil derefter foretage en evaluering af tilbuddene i forhold til de offentliggjorte under- og delkriterier, jf. afsnit 2.4. På baggrund af denne evaluering, underretter Ordregiver elektronisk tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Efter igangsættes en standstill-periode på 10 dage. 2.8 KONTRAKTINDGÅELSE Kontrakten indgås mellem Ordregiver og Leverandøren på baggrund af det kontraktudkast, som er en del af udbudsmaterialet. Bemærk, at tidspunktet for kontraktens indgåelse er vejledende og er anslået på baggrund af den foreløbige tidsplan for udbuddets gennemførelse. Ændringer i denne tidsplan kan betyde, at tidspunktet for kontraktens indgåelse udskydes. 2.9 KRAV TIL TILBUDDETS UDFORMNING Tilbuddene skal som minimum indeholde: (1) Udfyldt og underskreven tilbudsliste, se afsnit Bemærk: Med sin underskrift på tilbudslisten erklærer tilbudsgiver samtidig på tro- og love ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige der overstiger kr , jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love. (2) Tilbudsbeskrivelse af underkriterierne "Ergonomi" og af "Kvalitet", se afsnit og (3) Selvstændigt tilbud på serviceaftale (4) Lastbilproducentens og anlægsproducentens produktbeskrivelse(r) og evt. vejledning(er). Tilbuddet skal affattes på dansk. Dokumenter af teknisk, beskrivende karakter vil blive accepteret på engelsk. Bemærk: Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Ordregiver er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. 9

10 Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 2 måneder efter udløbet af tilbudsfristen FORTROLIGHED Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver og dennes rådgivere, dog med de begrænsninger, der følger offentlig regulering, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne for udarbejdelse af tilbuddet. *** 10