Økonomiudvalget. Tillægsreferat. Dato: Tirsdag den 22. april Mødetidspunkt: 16:30

Transkript

1 Økonomiudvalget Tillægsreferat Dato: Tirsdag den 22. april 2014 Mødetidspunkt: 16:30 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Fraværende: 068 mødelokale på Rådhuset Vallensbæk Stationstorv Vallensbæk Strand Henrik Rasmussen (borgmester), Søren Wiborg, Anette Eriksen, Jytte Bendtsen, Kenneth Kristensen Berth Ingen Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. BIOFOS, forberedelse af generalforsamling Underskriftsside... 6 Økonomiudvalget, 22. april

3 1. BIOFOS, forberedelse af generalforsamling 2014 Sagsnr.: 14/4796 Beslutningstema Vallensbæk Kommune er medejer af BIOFOS Holding A/S. Der afholdes ordinær generalforsamling i selskabet den 21. maj Generalforsamlingen holdes som en skriftlig generalforsamling uden aktionærernes fremmøde. Kommunalbestyrelsen skal derfor melde tilbage til BIOFOS, hvordan den vil stemme på generalforsamlingen. Sagen er parallel til den tilsvarende sag om generalforsamling i HOFOR Vand Holding A/S, der behandles på Økonomiudvalgets og Kommunalbestyrelsens dagsorden. Indstilling Direktionscentret indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Kommunalbestyrelsen at tage bestyrelsens beretning til efterretning godkende selskabets årsrapport godkende bestyrelsens forslag til anvendelse af årets overskud på mio. kr. i selskabet stemme for valget af Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab som selskabets revisor give Henrik Rasmussen eller den, han bemyndiger dertil, mandat til at stemme i overensstemmelse med ovenstående Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Beslutningen har ikke økonomiske konsekvenser for Vallensbæk Kommune. Sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljømæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Sagsfremstilling Sagsfremstillingen er skrevet med udgangspunkt i skabelon fra BIOFOS, og lignende sager forventes behandlet politisk i alle ejerkommunerne inden den 21. maj Økonomiudvalget, 22. april

4 Baggrund Kommunalbestyrelsen traf den 19. juni 2013 endelig beslutning om sammen med 14 andre kommuner at indgå i en ny rensekoncern. I december 2013 blev Lynettefællesskabet I/S og Spildevandscenter Avedøre I/S (sidstnævnte var Vallensbæk Kommune en del af) omdannet og samlet i den fælles rensekoncern. Koncernen fik ved stiftelsen navnet Vores Rens, men har på en ekstraordinær generalforsamling den 28. februar 2014 skiftet navn til BIOFOS. Vallensbæk Kommune er medejer af BIOFOS Holding A/S, der ejer de underliggende selskaber BIOFOS Lynettefællesskabet A/S, BIOFOS Spildevandscenter Avedøre A/S og BIOFOS A/S. BIOFOS Holding A/S ejes af i alt 11 aktionærer, hvoraf der er 4 kommuner (Brøndby, Høje-Taastrup, Ishøj og Vallensbæk) og 7 kommunalt ejede selskaber Forsyning Ballerup A/S, Frederiksberg Kloak A/S, Gentofte Spildevand A/S, Gladsaxe Spildevand A/S, Glostrup Forsyning A/S, HOFOR Spildevand Holding A/S og Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S. Bilag 1 er et koncerndiagram, der viser ejerkredsen. Hver af de 15 kommuner, der oprindelig var interessenter i Lynettefællesskabet I/S og/eller Spildevandscenter Avedøre I/S, har en bestyrelsesplads i BIOFOS Holding A/S. Vallensbæk Kommunes repræsentant (og næstformand i bestyrelsen) er Henrik Rasmussen. Bestyrelsen i BIOFOS Holding A/S har indkaldt aktionærerne til generalforsamling den 21. maj 2014, jf. bilag 2 og 3. Som ejer af BIOFOS Holding A/S har Vallensbæk Kommune 1,52 % af stemmerne på generalforsamlingen. Af vedtægternes punkt 8.2 fremgår følgende om afviklingen af generalforsamling: "Generalforsamlingen afholdes så vidt muligt uden aktionærernes fysiske fremmøde, medmindre en eller flere aktionærer fremsætter ønske om, at generalforsamlingen afholdes ved fysisk fremmøde." Bestyrelsen i BIOFOS Holding A/S har på den baggrund indstillet, at generalforsamlingen afholdes uden fysisk fremmøde. Generalforsamlingen afholdes ved, at hver aktionær inden generalforsamlingens afholdelse orienterer selskabet om, hvordan aktionæren afgiver sin stemme. Hvis aktionæren stemmer for punkterne på dagsorden, sker denne orientering ved at returnere vedlagte fuldmagt, jf. bilag 5 (gælder for kommuner). Stemmer aktionæren ikke for et eller flere punkter, udarbejdes en fuldmagt, der afspejler aktionærens stemmeafgivning. På baggrund af alle aktionærernes orienteringer udarbejdes et referat (protokollat) af generalforsamlingen. Under forudsætning af, at der blandt ejerne er simpelt flertal for de indstillede dagsordenspunkter, vil generalforsamlingens protokollat blive udformet som vedlagte udkast, jf. bilag 6. Økonomiudvalget, 22. april

5 Som bilag 7 vedlægges en kort supplerende beskrivelse af proces og kompetence i forbindelse med afvikling af generalforsamlinger i BIOFOS-koncernen. Indstillingspunkterne Indstillingspunkterne er udarbejdet svarende til dagsordenen for generalforsamlingen. Dagsordenens punkter er fastsat i selskabets vedtægter. Vedrørende 1., 2. og 3. indstillingspunkt henvises til bilag 4, årsrapport fra 2013 for BIOFOS Holding A/S. Årsrapporten opsummerer historikken om selskabets stiftelse, formål m.v. Det fremgår endvidere bl.a., at selskabet i 2013 havde et overskud på knapt 21 mio. kr., og at egenkapitalen er på godt 3 mia. kr. Ledelsen anser resultatet som tilfredsstillende og på niveau med forventningerne. Overskuddet kan ikke udloddes til aktionærerne, men skal efter regler om forsyningsselskaber henlægges som lovpligtig reserve. Efter revisionens opfattelse giver koncernregnskabet og årsregnskabet et retvisende billede af koncernens og selskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2013 og af resultatet af koncernens og selskabets aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 2013 i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Koncernens bestyrelse indstiller årsrapporten til generalforsamlingens godkendelse. I 4. indstillingspunkt foreslås selskabets nuværende revionsfirma genvalgt som revisor. I tilfælde af, at det måtte vise sig, at en eller flere ejere ønsker en generalforsamling med fysisk fremmøde, og en sådan afholdes, indstiller forvaltningen, at Henrik Rasmussen eller en anden, han bemyndiger dertil, kan møde op og afgive Vallensbæk Kommunes stemme. Kommunikation Tilbagemelding til BIOFOS. Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Bilag: 1 Åben Koncerndiagram BIOFOS.pdf 20961/14 2 Åben Indkaldelse til ordinær generalforsamling.pdf 20962/14 3 Åben Dagsorden for ordinær generalforsamling.pdf 20963/14 4 Åben Årsrapport BIOFOS Holding AS.pdf 20965/14 5 Åben Fuldmagt - kommuner.docx 20966/14 6 Åben Udkast til referat.pdf 20967/14 7 Åben Proces og kompetence - generalforsamling.pdf 20968/14 Økonomiudvalget, 22. april

6 Underskriftsside Henrik Rasmussen Søren Wiborg Anette Eriksen Jytte Bendtsen Kenneth Kristensen Berth Økonomiudvalget, 22. april