Tilbud om afklaringsproces for Dansk Vandrelaug (DVL)

Transkript

1 Tilbud om afklaringsproces for Dansk Vandrelaug (DVL) 15/ Peytz & Co gennemfører en afklaringsproces for Dansk Vandrelaug for at identificere essentielle behov i forbindelse med udviklingen af den kommende kommunikationsstrategi. Afklaringsprocessen vil stille Dansk Vandrelaug i en fordelagtig situation, når de skal tage vigtige og ofte dyre beslutninger i løbet af 2016 og Processen sikrer samtidig, at DVL opnår et indgående kendskab til de systemer og flows, der skal bruges for at understøtte den kommende kommunikationstrategi. Peytz & Co kommer med konkrete anbefalinger til DVL om de systemer og flows mellem systemer, afdelinger og leverandører, der er nødvendige for at sikre, at den kommende kommunikationsstrategi bliver en succes og opnår de ønskede mål. Alt i alt opnår DVL en viden, der kan sikre en mere effektiv, billigere og fremtidssikret løsning. 1

2 Baggrund Dansk Vandrelaug er i dag den største vandreforening i Danmark med ca medlemmer. Foreningen er vokset fra godt medlemmer over de sidste år. DVL bygger på bl.a. disse grundlæggende værdier: Socialt samvær Holder af naturen Tilbud om vandreture Fremme et aktivt friluftsliv Fremme en ansvarlig brug af naturen Dansk Vandrelaug er i en proces, hvor foreningen gennemgår de forskellige digitale dele af organisationen for at udvikle en ny kommunikationsstrategi. Formået med strategien er at foretage et skifte fra at blive opfattet som en ældre, noget støvet forening til at blive en moderne organisation for både eksisterende og nye medlemmer. Desuden ønsker foreningen, at deres services og ydelser bliver moderniseret, opdateret og nemmere tilgængelige ved et digitalt fokus. I denne proces skal der fokuseres på alle platforme, hvor DVL er i kontakt med eksisterende og potentielle medlemmer. Det drejer sig både om det eksisterende site, nyhedsbreve, sociale medier, magasinet VandreLiv, tilmelding til turene, etc. DVL ønsker desuden at fokusere på muligheder for selv at arbejde med de nye digitale tiltag, når disse er lanceret og således ikke være så afhængig af én eller flere eksterne leverandører. Dette gør sig også gældende for de systemer, som skal understøtte DVL s fremtidige kommunikationsplan og som derfor skal være så generiske, at foreningen står frit ved valg af service- og underleverandører. I første omgang er der i 2016 fokus på de digitale tilmeldingsmuligheder til DVL s mange vandrerejser. De øvrige udviklingsprojekter forventes ikke igangsat før Rammerne For at give DVL det bedste beslutningsgrundlag i den fremtidige proces og for at afdække eventuelle risici og/eller nye potentialer gennemfører Peytz & Co en proces, hvor alle aspekter af en overordnet kommunikationsstrategi bliver gennemgået, udfordret og evt. justeret: 2

3 Medlemmernes forventninger til DVL Gennemgang af DVL s dialog og kommunikation med medlemmer og andre interessenter Sammenhæng mellem forskellige kommunikationsplatforme, tekniske systemer og databaser Sammenhæng mellem DVL s ydelser og kommunikationsplatforme Kompetence-behov for at gennemføre projektet Identifikation af de elementer, hvor DVL enten med fordel selv kan stå for eksekveringen eller hvor en ekstern partner vil være at foretrække Særligt fokus på tilmeldingssitet til DVL s ture Processen vil blive koordineret med ledelsen i DVL og tilpasset de grupper, der forventes at deltage, men med et overordnet fokus på en samlet og sammenhængende kommunikationsstrategi. I de forskellige faser af processen stiller Peytz & Co relevante kompetencer til rådighed, men det vil være én seniorrådgiver, der står for processen og dermed sikre kvaliteten i alle faser i processen. Kontaktperson hos Peytz & Co A/S er seniorrådgiver Bo Mikael og bm@peytz.dk. Processen Processen er opdelt i 6 faser, hvor DVL og Peytz & Co sammen afdækker behov og muligheder i forbindelse med den nye overordnede kommunikationsstrategi. 1. Research af DVL s kommunikationsunivers - Sammenhænge mellem nuværende systemer og databaser, såvel eksterne og interne - Indholds- og trafikflow mellem magasin, site, mobile og sociale medier - Gennemgang af medlemsdatabase, diverse tilmeldingssites, tur-database, turlederdatabase samt ERP-systemer Gennemføres af seniorrådgiver og analyse-afdelingen 2. Indledende workshop med DVL - Dansk Vandrelaugs målsætninger for processen for at sikre, at der er en tydelig forventningsafstemning Gennemføres af seniorrådgiver + ledelsen i Dansk Vandelaug. 3. Kvalitattive interviews 3

4 - Udvalgte medlemmer interviewes om deres forventninger til DVL for at identificere det kerne-indhold og kerne-ydelser, som er vigtige for medlemmerne Gennemføres af analyse-afdelingen. Dansk Vandrelaug skaffer medlemmer til interviews 4. Strategi - Gennemgang af, hvordan de enkelte elementer i den samlede strategi skal spille sammen, og hvordan den indhentede viden kan udmønte sig i en effektiv plan Gennemføres af seniorrådgiver og analyse-afdelingen 5. Workshop - Med ledelsen i Dansk Vandrelaug, hvor strategien præsenteres og evt. justeres Gennemføres af seniorrågiver + ledelsen i Dansk Vandrelaug 6. Endelig plan - Opsamling af informatuíoner fra ovenstående faser i en samlet plan for, hvordan DVL skal organisere arbejdet med den kommende udviklingsplan, og hvilke områder DVL skal have særligt fokus på, når der skal tages beslutninger i processen - Dertil en konkret anbefaling til, hvordan den kommende digitale tilmelding til turene kan fungere Gennemføres af seniorrågiver. Timer og pris Medlemsinterview: Seniorrådgiver: kr kr. Opgave Timer Timepris I alt Research af DVL s univers Indledende workshop med DVL Kvalitative interviews

5 Strategi Workshop med ledelsen Endelig plan I alt Alle priser ex. moms. Dansk Vandrelaug ønsker en fast pris på opgaven. Peytz & Co håndterer dette ved at timeboxe opgaverne i tæt dialog med DVL. Dette sker i begyndelsen af projektet. Der afsættes 2 timer til denne forberedelse. Hvis Dansk Vandrelaug efterfølgende har ønsker, der går ud over det planlagte, aftales en evt. omprioritering af opgaverne eller en udvidelse af processen med Peytz & Co s seniorrådgiver. Tilbuddet er gældende til og med 31/ Lidt om Peytz & Co Peytz & Co A/S er et full-service digitalt bureau med godt 100 ansatte. Virksomheden er etableret i 2002, og har haft overskud alle år. Hovedkontoret ligger i København NV, og selskabet har kontorer i Skanderborg, Chisinau i Moldova og Oslo i Norge. Vi har udviklet mange strategier og koncepter for både private og offentlige virksomheder og organisationer, og vores afdeling for UX har i 2013 og 2014 arbejdet for Digitaliseringsstyrelsen med at gøre sitet borger.dk mere brugervenligt. Via Peytz Mail leverer vi marketing løsninger til blandt andet TV2, Danmarks Radio og JP/Politikens Hus. Vi hjælper også mange af vores kunder med at optimere indholdet på deres sites, så det bedst muligt kan findes på søgemaskinerne blandt andet har vi for nylig hjulpet Landbrug & Fødevarer med SEO på deres site. Peytz & Co er Danmarks største open source-hus og udvikler digitale løsninger på platformene Drupa, Wordpress og Typo 3 for bl.a. TV 2, DR, Storebælt, FC Nordsjælland og Plastindustrien. 5