Muligheder for at tage miljøhensyn og gøre brug af miljømærker i udbud

Transkript

1 Muligheder for at tage miljøhensyn og gøre brug af miljømærker i udbud Maria Haugaard, Advokat Gå-hjem-møde om udbudsloven og miljømærker 4. Maj 2016

2 Introduktion til udbudsloven og de nye muligheder for at tage miljøhensyn i udbud

3 Hvad er grønne indkøb? Fokus på indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder med en reduceret miljømæssig påvirkninger sammenlignet med andre varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder som opfylder samme primære funktion. Der ses på påvirkningen i hele livscyklussen, herunder på råvarer, produktion, distribution, genbrug, vedligehold, bortskaffelse mv. Page 3

4 Formål med udbudsloven Fremme kvalitetsudvikling, innovation og bæredygtighed i både den offentlige sektor og det private erhvervsliv. Bedre adgang for SMV'er og nystartede virksomheder. Klar mulighed for at benytte livscyklusomkostninger og for at henvise til mærkningsordninger. Page 4

5 Før igangsættelse af selve udbuddet

6 Markedsdialog Du har ikke tidligere inddraget miljøhensyn kan du tale med markedet om, hvad de kan tilbyde? Ja, hav gerne en dialog vedrørende miljømæssige, tekniske krav eller input til udformningen af miljøhensyn i udbudsmaterialet. Hvilke miljømærker har de opnået? Page 6

7 Markedsdialog Kan være vigtig, da markedet for bæredygtige produkter og ydelser hele tiden ændrer sig. Markedsdialog kan ske med henblik på at udforme udbuddet og informere om udbudsplaner og krav. I må gerne modtage gode råd. Ordregiver ønsker at have fingeren på pulsen. Tilbudsgiver ønsker at vide hvad der efterspørges og gøre opmærksom på nye innovative løsninger. Page 7

8 Markedsdialog Blot vær opmærksom på, at der ikke sker en konkurrencefordrejning. Udbudsloven kommer med forslag til passende foranstaltninger: Relevante oplysninger indgår i udbudsmaterialet. Tidsfrister skal udligne en eventuel tidsmæssig fordel. Page 8

9 Ønsker I at stille nye krav Giv tilbudsgiverne tid til at opnå de relevante mærker / opfylde de relevante krav. Gør opmærksom på udbuddet ved en forhåndsmeddelelse i EU-tidende. Indeholdende oplysninger om udbudsplaner og særlige krav tilbudsgiverne skal være opmærksomme på. Opnåelse af ny licens til mærker kan tage tid. Page 9 Udbuddets tilbudsfrister bør tage højde for dette.

10 Muligheder for miljøhensyn i selve udbuddet

11 Valg af udbudsproces Miljøhensyn kan indgå i mange forskellige udbudsprocedurer: 1) Offentligt udbud 2) Begrænset udbud 3) Udbud med forhandling 4) Konkurrencepræget dialog 5) Innovationspartnerskaber - Kan udbydes som kontrakt eller rammeaftale Page 11

12 Valg af udbudsproces Alle udbudsprocesser giver mulighed for at stille krav om miljøhensyn og miljømærkning. Udbudsloven øger adgangen til at anvende de fleksible former udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog. Endvidere er den nye udbudsform innovationspartnerskaber blevet introduceret. Page 12

13 Udvidet forhandlingsadgang Udbud med forhandling tænkes anvendt i udbud, hvor ordregiver ikke kan nå et tilfredsstillende resultat uden forhandling med tilbudsgiverne. Konkurrencepræget dialog kan anvendes for at indkredse og fastslå, hvorledes ordregiverens krav og behov bedst kan opfyldes. Miljøhensyn kan inddrages ved begge former. Page 13

14 Innovationspartnerskab ny procedure Anvendes ved udvikling af en innovativ vare, tjenesteydelse eller bygge- og anlægsarbejde, der ikke allerede er tilgængelig på markedet. Partnerskab om udarbejdelse af nye produkter, som ikke er på markedet. Bidrager til innovation og effektivitet Page 14

15 Udelukkelse af deltagere Mulighed for at anføre i udbudsbekendtgørelsen, at der vil ske udelukkelse, hvis ordregiver kan påvise tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område. Alene overtrædelser af en vis væsentlighed. Ordregivers bevisbyrde -> fx ved dom, voldgiftskendelse, syn og skøn, erfaringer Page 15

16 Udvælgelse af deltagere Mulighed for at stille krav til egnethed (teknisk og faglig formåen) Referencer om tidligere erfaringer med lignende opgaver Angivelse af miljøstyringsforanstaltninger som kan anvendes ved udførelse af kontrakten Opfyldelse af miljøledelsessystem eller miljøledelsesstandard Eksempelvis DS/EN ISO om miljøledelse eller DS/EN ISO om energiledelse Page 16

17 Udarbejdelse af udbudsmaterialet Page 17

18 De tekniske specifikationer Skal fastsætte de ønskede egenskaber, som kræves af den konkrete anskaffelse. Kan være til egenskaber vedr. miljø- og klimapræstation, kvalitetssikring, emballering, mærkning, energieffektive produktionsmetoder m.v. Vil afhænge af den konkrete anskaffelse. Skal være forbundet med kontraktens genstand. Page 18

19 Muligheder for at bruge miljømærker i selve udbuddet

20 Nye regler om mærker Ordregiver kan som en del af: de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse kræve at et indkøb er forsynet med et bestemt mærke som dokumentation for specifikke egenskaber. Page 20

21 Hvorfor skal man bruge miljømærker? Ved at benytte sig af mærker, eksempelvis miljømærker som Svanemærket, behøver ordregiver ikke at sætte sig ind i de bagvedliggende miljøkrav. Kravene til mærkerne er dynamiske, hvorfor ordregiver ikke selv behøver at foretage løbende kontrol. Den relevante myndighed eller organisation sørger for, at produktet følger med tiden. Synliggøre miljøhensyn. Page 21

22 Følgende betingelser skal dog være opfyldt 1) mærkekravene vedrører kun krav, der er forbundet med kontraktens genstand, og er egnede til at definere egenskaberne ved genstanden for kontrakten, 2) mærkekravene er fastsat på grundlag af objektivt verificerbare og ikkediskriminerende kriterier, 3) mærkerne er udviklet på grundlag af en åben og gennemsigtig procedure, i hvilken alle relevante interessenter, herunder statslige institutioner, forbrugere, arbejdsmarkedets parter, fabrikanter, forhandlere og ikkestatslige organisationer, kan deltage, Page 22

23 Følgende betingelser skal dog være opfyldt 4) mærkerne er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere, og 5) mærkekravene er fastsat af en tredjemand, som den økonomiske aktør, der ansøger om mærket, ikke udøver en afgørende indflydelse på. Page 23

24 Anvendelse af mærker Hvis alle disse krav ikke er opfyldt, kan ordregiver henvise til de relevante mærkekrav i udbudsmaterialet. Kræves et bestemt mærke, skal alle mærker, der opfylder tilsvarende mærkekrav accepteres. Page 24

25 Anvendelse af mærker Anden passende dokumentation skal derudover accepteres hvis 1) en tilbudsgiver ikke har mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende mærke inden for den gældende frist af årsager, der ikke kan tilskrives den pågældende, eller 2) en tilbudsgiver ikke har det krævede mærke, selv om det har været muligt at opnå det inden for den gældende frist, og ordregiveren kan konstatere, at mærkekravene er opfyldt, uden at de ressourcer, som ordregiveren skal bruge på dette, efter en konkret vurdering i uhensigtsmæssigt omfang overstiger de ressourcer, som ordregiveren ville skulle bruge på at konstatere, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det krævede mærke. Page 25

26 Inddragelse af miljømærker eller miljøkrav Kan benyttes som mindstekrav Kan indgå som konkurrerbare krav og dermed som del af et underkriterie til tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet", hvor der lægges positivt vægt på opfyldelse ved evaluering. Page 26 Anbefales når I ikke er sikre på tilgængeligheden af miljømærkede varer og ydelser på markedet, men ønsker at lade tilbudsgivernes villighed til at inddrage miljøhensyn i deres tilbud indgå i konkurrencen.

27 Inddragelse miljøkrav Kræver at man går væk fra silo-tænkning Se samlet på indkøbs- og driftsbudget. Isoleret set kan et "grønt indkøb" være dyrere på indkøbsbudgettet, men kan være billigere i drift, ligesom det i det lange løb kan reducere kemikalieforbrug, energiforbrug, vandforbrug og Co2-udslip. Page 27

28 Page 28 Tildeling af kontrakt

29 Fremgangsmåde ved tildeling En ordregiver skal tildele kontrakten til den tilbudsgiver der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Sker ved at vælge et af følgende tildelingskriterier: 1) Pris. 2) Omkostninger. 3) Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Page 29

30 Kriterier for tildeling af kontrakter Ved anvendelse af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet" vurderes tilbuddet på grundlag af underkriterier som eksempelvis kvalitative, miljømæssige eller sociale aspekter. Miljøhensyn, herunder mærker, kan derfor inddrages som under- eller delkriterier. Hensynet skal angå kontraktens genstand og ikke tilbudsgivers generelle forhold. Page 30

31 Kriterier for tildeling af kontrakter Er forbundet til kontraktens genstand, når de relaterer sig til arbejder, ydelser eller varer, der skal leveres i henhold kontrakten, for så vidt angår ethvert aspekt og ethvert trin i deres livscyklus, herunder faktorer, der indgår i: 1) den specifikke proces med fremstilling eller levering af eller handel med arbejder, varer eller ydelser, eller 2) en specifik proces for en anden fase i deres livscyklus. Page 31

32 Kriterier for tildeling af kontrakter Fordelen ved at inddrage miljøhensyn i evalueringsfasen er, at tilbudsgivere ikke fra starten udelukkes. Mulighed for konkurrence mellem tilbudsgivere. Hvis der ikke er klarhed over muligheder på markedet, kan ønsket om miljøhensyn vejes op imod andre faktorer. Page 32

33 Kriterier for tildeling af kontrakter Det er som udgangspunkt ikke muligt at stille krav til tilbudsgivers generelle politik til eksempelvis socialt og miljømæssigt ansvar, da dette ikke har forbindelse med fremstillingsproces eller levering skal være forbundet med kontraktens genstand. Page 33

34 Kriterier for tildeling af kontrakter Ved anvendelse af tildelingskriteriet "omkostninger" kan alle former for omkostninger inddrages, herunder priser og livscyklusomkostninger Page 34

35 TCO og livscyklusomkostninger Page 35

36 Ønsker du at inddrage TCO? Overvej om det skal være i forbindelse med o Den indledende markedsanalyse (hvad er cost drivere) Kan være med til at få TCO på dagsordenen o Udbudsmaterialet Kravspecifikation eksempelvis miljømærkekrav eller krav om lang levetid Evalueringsmetode eksempelvis energiforbrug eller serviceordning Page 36

37 Ønsker du at inddrage TCO? Se på Miljøstyrelsens TCO-værktøjer for o Køle/fryseskabe o Kaffeautomater o Kontor IT o Belysning o Skylletoiletter Page 37

38 Inddragelse af LCC og TCO Udfordring Hvordan opnår ordregiver tilpas sikkerhed for tallenes rigtighed i selve udbudsprocessen? Hvordan fanges og håndhæves "mangler" i de faktiske totalomkostninger undervejs i kontraktperioden, særligt i langvarige kontrakter? Ordregiver skal nøje overveje dokumentation og garantier Page 38

39 Page 39 Kontraktgrundlag

40 Kontraktbetingelser Kontraktudkast i udbudsmaterialet: - Det er ikke et formelt udbudsretligt krav, at der vedlægges et kontraktudkast i udbudsmaterialet. - Betingelser for kontraktens gennemførelse skal være en del af det samlede udbudsmateriale, så tilbudsgiverne kan forholde sig hertil i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Page 40

41 Kontraktbetingelser Kan vedrøre mere specifikke vilkår, som relaterer sig til den konkrete opgave. Skal overvejes nøje og formuleres i forhold til den konkrete anskaffelse husk at overveje hvilke omkostninger der er forbundet med de krav, der stilles. Kan vedrører miljømæssige hensyn krav til alle aspekter og ethvert trin i produkternes livscyklus. Eksempelvis brug af fairtrade-produkter ved konkret anskaffelse dog fortsat sammenhæng til kontraktens genstand. Page 41

42 Udbudsmateriale Det er op til ordregiver at fastlægge indholdet: - Fristende at udforme kontrakten således, at den er meget ensidig. - Konsekvens er, at ordregiver køber dyrt ind, da tilbudsgiver beregner sig et risikobidrag som følge af ensidigheden. - Risiko for, at leverandørerne undlader at afgive tilbud. - Find balancen: Dermed opnås størst mulig konkurrence og den bedst mulige pris. Page 42

43 Udbudsmateriale Kontraktvilkår skal sikre, at leverancer i kontraktperioden overholder de fastsatte krav. Der kan stilles krav om eksempelvis miljømærkning af ydelsen ved kontraktstart. Der kan med fordel fastsættes bodsbestemmelse, som træder i kraft, hvis aftalen misligholdes eksempelvis i forbindelse med miljøkrav. Der kan stilles krav til løbende udvikling af miljømærkerne hermed evalueres og skærpes kravene til ydelsen regelmæssigt. Page 43

44 Eksempler på kontraktbestemmelser Tilbudte miljømærkede varer skal opretholde licens til de pågældende miljømærker i hele kontraktens løbetid. Hvis tilbudte varers licens til miljømærket udløber i kontraktperioden, skal Leverandøren ansøge om ny miljømærkelicens for den pågældende vare. Hvis en vare mister sin miljømærkelicens i kontraktperioden, forbeholder ordregiver sig retten til at kræve en miljømærket erstatningsvare til samme pris. Denne bestemmelse bortfalder, hvis årsagen til den mistede licens er, at der er foretaget ændringer i de relevante miljømærkekriterier, som medfører ændringer i de grundlæggende elementer i kontakten. Leverandøren skal én gang årligt indberette hvor stor en andel af det, der er indkøbt på aftalen, der er miljømærket. Oplysningerne vil blive brugt i ordregivers grønne regnskab. Miljømærkede varer skal markeres med det relevante miljømærke i trykte og elektroniske varekataloger. Page 44

45 Ændringshåndtering Udbudsloven indeholder bestemmelser, der udtrykkeligt regulerer forholdene vedrørende kontraktændringer. Større fleksibilitet til at foretage ændringer af en indgået kontrakt og klarhed om mulighederne for at foretage ændringer. Klare ændringsklausuler som giver mulighed for produktudskiftning eksempelvis hvis produkt markedsføres i ny og mere miljøvenlig udgave. Page 45

46 Spørgsmål

47 Maria Haugaard Tlf.: Mobil: Bird & Bird