Kaizenevent En introduktion til metoden

Transkript

1 : LEANREJSEN - Kaizenevent En introduktion til metoden Adobe full screen: Ctrl + L Brugerlicens DI ejer alle rettigheder til denne præsentation For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: Kopiere, udskrive og anvende materialet Lave tilføjelser til materialet når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden Fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at: Sælge materialet Fremvise materialet for tredje part mod betaling Fjerne denne side 2 Copyright by DI 1

2 : Indhold Formål med en kaizenevent Forløb for en kaizenevent Indhold for et værktøj (eksempel: Kanban) Audit af implementering af et læringstrin med et værktøj Kaizenlederens rolle og uddannelse Kaizenspecialistens rolle og uddannelse 3 Formål Kaizeneventen anvendes til at løse et større identificeret problem Ledelse og ledere lærer at indføre et læringstrin for Leanrejsen med de tilhørende systemer og dokumenter samt den hertil hørende adfærd Den adrætte, innovative og produktive virksomhed Copy rights by DI Moderne ledelse Strategi udrulning 4 Copyright by DI 2

3 : Kaizen KAI Forandring ZEN Til det bedre 5 Kaizen Selv Piske KAI Forandring Får ZEN Til det bedre Alter 6 Copyright by DI 3

4 : Kaizen 7 Kaizenevent - motoren til forandring Kaizen betyder en forandring til det bedre I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går Event betyder begivenhed Kaizenevent er en begivenhed, hvor en gruppe i en kort periode arbejder sammen for at skabe en forbedring Gruppen ofrer sig for helheden - vis dem respekt! 8 Copyright by DI 4

5 : Ledelsen sætter rammen Det skal give mening for medarbejderne Definér formålet med kaizeneventen og gør sammenhængen til strategien tydelig Ledelsen Definér opgaven som et problem, der er relevant i forhold til formålet Sæt et mål for det forventede output Planlæg håndteringen af frigjorte ressourcer og andre konsekvenser Medarbejderne 9 Løsning af problemer frigiver ressourcer Medarbejderne skal kende konsekvensen af kaizeneventen og føle sig tryg ved det, for at kunne bidrage med deres viden og ideer. Lad frigjorte ressourcer være eftertragtede til andre opgaver Opøv medarbejdernes kompetencer til at arbejde på andre opgaver i andre dele af værdistrømmen Lad medarbejderen periodevist arbejde i andre dele af værdistrømmen, så de kender opgaverne og kollegerne En leder kan ikke løse dette alene i sit område. 10 Copyright by DI 5

6 : Forløbet Kaizenevent 11 Program for kaizenevent 1. Undervisning At sikre at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre en kaizenevent - Varighed højst ½ dag af gangen 2. Analyse af problemstillingen At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne i værktøjet 3. Forslag til implementering af forbedring At udarbejde forslag til implementering af værktøjet. Forslaget præsenteres for afdelingen. 4. Gennemførelse af forandringen At udarbejde et eksempel på værktøjets implementering 5. Opbygning af en struktur til opfølgning At sikre at indretningen af flowet kan fastholdes og videreudvikles 6. Afrapportering At sikre ejerskab hos ledere og medarbejdere for de ændringer, der gennemføres 7. Evaluering At sikre læring af forløbet 12 Copyright by DI 6

7 : Kaizenleder gennemgår programmet Kaizenlederen gennemgår programmet for kaizeneventen - og fortæller, hvad der skal foregå Kaizenlederen gennemgår indkaldelsen til kaizeneventen - med fokus på afgrænsningen og dagenes indhold Evaluering af kaizeneventen foretages af deltagerne som afslutning på kaizeneventen Deltagerne modtager et diplom, hvis betingelserne er opfyldt Eventuel evaluering af kaizenleder og kaizenspecialist foretages efter kaizeneventen 13 Oplevelsen af forandring Forandringen annonceres Fornægtelse Motivation Chok Senere udgang af processen giver mere personlig styrke Bidrager aktivt Frygt Modstand Vrede Skyld Søger løsninger Accept Undersøger Personlig krise Tid 14 Copyright by DI 7

8 : Reaktion på forandringer Deltagerne reagerer på ændrede forhold for deres arbejde Alle gennemlever U -et, når de rammes af forandringer Reaktionen er udtalt første gang for hvert værktøj Alle skal ud af den personlige krise så motiverede som muligt Det sikres bedst ved involvering og tid til processen Varigheden af kaizeneventen er tilpasset dette behov Kaizenlederen skal sikre, at alle bliver involveret Hvis alle deltagere tidligere har været med i en kaizenevent, kan tiden reduceres 15 Varighed af kaizenevent 2 sammenhængende dage for at udarbejde et eksempel på en løsning 3 sammenhængende dage ved mindre indgreb i personlige arbejdsforhold 5 sammenhængende dage ved større indgreb i personlige arbejdsforhold Ved gentagelse kræves mindre tid, når alle deltagere har prøvet værktøjet før 16 Copyright by DI 8

9 : 1 - Undervisning 1. Sætter retning for den opgave, som skal løses 2. Placerer værktøjet på et trin i en fase i Leanrejsen 3. Demonstrerer værktøjets principper og metoder Fordele ved principperne vises ved øvelser Kriterier for succes defineres 4. Gennemgår værktøjets hjælpemidler til: Analyse af problemstillingen Løsning af problemet Standardisering Opfølgning Undervisning Undervisningen definerer rammer og kriterier for succes Krav: Løsningen er inden for de givne rammer Krav: Kriterierne for succes skal opfyldes Det gøres klart, at rammevilkårene nu ændres Vi får nye muligheder Vi kan gøre det bedre for os selv og andre 18 Copyright by DI 9

10 : 2 - Analyse af problemstillingen Problemstillingen analyseres med anviste metoder Alle deltager i analysen Alle har set et potentiale for forbedringer Alle har set uhensigtsmæssigheder Alle går problematiseret hjem (dagen afsluttes her) Næste dag starter med: Opfølgning på refleksioner Deltagere fra området taler med kollegaerne om erkendelserne Forslag til implementering af forbedring Lederen taler med deltagernes kollegaer om forløbet Løsninger diskuteres (ingen investeringer) Alt er muligt, hvis gruppen kan indføre det under kaizeneventen Deltagernes arbejdsprocesser ændres (ikke andres opgaver) Alle i området forventes at tilpasse sig til løsningen Alle påvirkes af konsekvenserne Alle går problematiseret hjem (dagen afsluttes her) Næste dag starter med: Opfølgning på refleksioner Deltagere fra området taler med kollegaerne om erkendelserne 20 Copyright by DI 10

11 : 4 - Gennemførelse af forandringen Lederen taler med deltagernes kollegaer om forløbet Løsningen implementeres (sidste chance for indflydelse) Den nye måde at arbejde på følges straks efter kaizeneventen Der skal være en plan for: Introduktion til brugerne af ændringerne Introduktion og træning i nye processer og metoder Introduktion og træning i ændret opfølgning Planen indeholder: Hvem gør hvad og hvornår? Opbygning af en struktur til opfølgning Lederen taler med deltagernes kollegaer om forløbet Opfølgning diskuteres Afvigelser gøres synlige Medarbejdernes præstationer bliver synlige ved opfølgningen Alle går problematiseret hjem (dagen afsluttes her) Næste dag starter med: Opfølgning på refleksioner Deltagere fra området taler med kollegaerne om erkendelserne 22 Copyright by DI 11

12 : 6 - Afrapportering Lederen taler med deltagernes kollegaer om forløbet Implementeringen afsluttes og opfølgningen etableres Kaizenlederen udfylder en kaizenrapport (hvis introduceret) Resultatet præsenteres for kollegaer og interessenter Gode råd: 1. Lad alle deltagere præsentere en del af arbejdet 2. Lad deltagere fra området præsentere resultatet Evaluering Kaizenlederen opsummerer kommentarerne ved præsentationen Kaizenlederen gennemgår de udestående punkter på P-pladsen - Der skal enten være et svar eller en plan for et svar Deltagerne kommenterer forløbet i forhold til forventningerne - Kaizenleder har noteret forventningerne ved opstarten Den samlede gruppe evaluerer forløbet For en aspirant til kaizenleder evalueres styringen af forløbet - Evalueringen fokuserer på forløbet og implementeringen 24 Copyright by DI 12

13 : Eksempel: Kanban Værktøjets indhold 25 Værktøj Alle værktøjer: Har samme struktur Anvendes til at implementere et trin på leanrejsen Anvendes i et afgrænset område af gangen Kan anvendes flere gange i samme område Anvendes for at løse et problem Implementerer en løsning ved en kaizenevent 26 Copyright by DI 13

14 : Værktøjets opdeling Filerne er opdelt efter, hvornår de anvendes: 1. Forberedelse 2. Undervisning 3. Udførelse 4. Opfølgning 5. Diplomer Antallet af filer varierer for hvert værktøj Filer for et specifikt værktøj har værktøjets nummer i filnavnet Fælles filer for flere værktøjer har ikke et nummer i filnavnet I kaizenlederens vejledning er en oversigt over filerne til værktøjet (som regel findes den på side 4) 27 Værktøj til kaizenevent for kanban 1 - Forberedelse Kaizenevent En introduktion til metoden Kanban - Eksempler på kanbankort Kanban - Kaizenevent indkaldelse Kanban - Kaizenlederens vejledning Kanban - Ledelsens vejledning 28 Copyright by DI 14

15 : Værktøj til kaizenevent for kanban 2 - Undervisning Kanban - Noter deltager Kanban - Noter underviser Kanban - Præsentation 29 Værktøj til kaizenevent for kanban 3 - Udførelse Kanban - Kontrolpanel for kalkulator Kanban - Opfyldningsmærkat Kanban - Testdata Kanbankalkulator Kanbankalkulator Vejledning Tegning af forbindelse og veje 30 Copyright by DI 15

16 : Værktøj til kaizenevent for kanban 4 - Opfølgning Afvigelsesskema Oversigt til tavler - Master Mål og resultat - L - Kø og Lager Mål og resultat - R - Rettidighed Kanban - Lederens standardarbejde Kanban - Audit - med makro Kanban - Auditbeskrivelse 31 Værktøj til kaizenevent for kanban 5 - Diplomer Kanban - Diplom for deltagelse i kaizenevent Kanban - Diplom for kaizenleder Kanban - Diplom for kaizenspecialist Kanban - Evalueringsskema 32 Copyright by DI 16

17 : For hvert værktøj (læringstrin) Audit af implementeringen 33 Leanrejsen Et værktøj der løser et defineret problem, forudsætter: 1. Værktøjet er kendt og beskrevet, så det kan anvendes 2. Der etableres en opfølgning som viser, at problemet er løst 3. Systemer og dokumenter ændres, så de støtter løsningen 4. Medarbejdernes adfærd ændres, så den støtter løsningen 5. Lederens adfærd ændres, så den støtter løsningen (opfølgning) Ovenstående fem Fodspor kan identificeres for hvert værktøj 34 Copyright by DI 17

18 : Tærskelværdier for forankring Forankring kræver, at værktøjernes auditværktøj skal opfylde hvert fodspor med forankring for mindst: 25 % af hvert af punkterne for Værktøjet er kendt og beskrevet, så det kan anvendes Der etableres en opfølgning som viser, at problemet er løst Systemer og dokumenter ændres, så de støtter løsningen 33 % af hvert af punkterne for Medarbejdernes adfærd ændres, så den støtter løsningen Lederens adfærd ændres, så den støtter løsningen (opfølgning) 35 Forankring af forbedring I praksis skal værktøjet sikre et solidt aftryk i alle fem fodspor Med værktøjet kobles adfærd og metoder, så forbedringen forankres Adfærd Strategi Målopfyldelse Metoder 36 Copyright by DI 18

19 : Verificering af implementering Audit anvendes til at verificere implementeringen af et læringstrin i et område med et værktøj Audit måler på de fem fodspor Værdier under tærskelværdierne skal forbedres Indsatspunkterne vælges ud fra afvigelserne fundet ved audit Sortér audit efter auditnummer 37 Roller og uddannelse Kaizenlederen 38 Copyright by DI 19

20 : Læringscirkler får hjulet til at dreje Kende: Deltag i en kaizenevent Kunne: Led en kaizenevent i dit eget område Beherske: DI Undervis og supportér en kaizenleder i at gennemføre en kaizenevent 39 Roller i kaizeneventen Teamet / deltagerne: - Forbedre processen Kaizenlederen: - Forbedre teamets evne til at forbedre processen Kaizenspecialisten: - Forbedre kaizenlederens evne til at forbedre teamets evne til at forbedre processen 40 Copyright by DI 20

21 : Forberedelse af kaizeneventen Kaizenlederen klarlægger det problem, som skal løses Kaizenlederen finder egnede værktøjer til opgaven Kaizenlederen får afklaret, hvilket værktøj der skal anvendes (kan være en kombination af værktøjer) 41 Forberedelse af kaizeneventen Kaizenlederen identificerer interessenter Kaizenlederen identificerer nødvendige kompetencer Kaizenlederen vælger deltagerne til kaizeneventen Kaizenlederen planlægger kaizeneventen og indkalder Indkaldelsen indeholder relevante praktiske informationer Indkaldelsen skal specificere opgaven og dens afgrænsning Indkaldelsen indeholder relevant information om forløbet 42 Copyright by DI 21

22 : Opstart af kaizeneventen Kaizenlederen indleder kaizeneventen Spilleregler aftales Introduktion af deltagere Deltagernes forventninger opsamles på flipover P-plads etableres 43 Gennemførelse af kaizeneventen Kaizenlederen leder kaizeneventen Kaizenlederen skal sikre, at: Frigjorte personer har andre opgaver Der er fremdrift Ressourcerne udnyttes Dagens program gennemføres Inddragelse af medarbejdere der ikke har deltaget i kaizeneventen Deltagernes bekymringer bliver håndteret Kaizenlederen skal opgøre effekten af løsningen Lederen for området redegør for den effekt, der realiseres 44 Copyright by DI 22

23 : Gode råd til kaizenleder Udfyld alle punkter i indkaldelsen Gennemgå indkaldelsen ved opstarten af kaizeneventen Anvend kaizenlederens vejledning Opdel opgaverne for dagene som anvist Hver dags problematiserende aktiviteter skal udføres på dagen Start dagen med at følge op på i går og deltagernes refleksioner Leverancerne er specificeret i kaizenlederens evalueringsskema Opdatér planen løbende, så leverancerne realiseres 45 Trænings- og uddannelsesforløb - Deltager Uddannelse som deltager Diplom for deltager Deltag i et fremmed område, så læring ikke hæmmes af viden Deltag i eget område og oplev, hvor meget der kan udføres Deltagerbevis udstedes ved 80% aktiv fremmøde under kaizeneventen 46 Copyright by DI 23

24 : Trænings- og uddannelsesforløb - Kaizenleder Uddannelse som kaizenleder Kaizenspecialist vejleder Mindst to deltagerbeviser Aspirere til kaizenleder ved at afholde egen kaizenevent i værktøjet Aspirant som kaizenleder får vejledning og støtte af en kaizenspecialist Kompetencen som kaizenleder styrkes ved at være kaizenleder i et fremmed område 47 Trænings- og uddannelsesforløb - Kaizenleder Uddannelse som kaizenleder Diplom for kaizenleder Aspirantens evner som kaizenleder evalueres af kaizenspecialisten - Der er et evalueringsskema til hvert værktøj Efter 3 måneder evalueres implementeringen - Der er et evalueringsskema til hvert værktøj Kaizenlederbevis udstedes, når begge evalueringer er bestået 48 Copyright by DI 24

25 : Kaizenleder dokumenter Læs Introduktion til kaizenevent Læs Kaizenleder vejledningen 3. Vælg problem som skal løses 4. Vælg deltagere 5. Informér ledelsen med Ledelsens vejledning 6. Udfyld og udsend Kaizenevent indkaldelse 7. Kopier Notér deltager 49 Kaizenleder dokumenter Forbered kaizeneventen 1. Forløbet for dagene 2. Tjeklisten i vejledningen 3. Evalueringen af kaizenleder 2. Udskriv skemaer 3. Forbered diplomer til deltagere 50 Copyright by DI 25

26 : Roller og uddannelse Kaizenspecialisten 51 Kaizenspecialist bistår kaizenlederen Forberedelse Valg af værktøj Interessenter udpeges Kompetencebehov Sammensætning af deltagere Forslag til forløb Kaizenevent Underviser deltagere Sætter rammerne Definerer succes Støtter kaizenleder Giver tilbagemelding til kaizenlederen 52 Copyright by DI 26

27 : Trænings- og uddannelsesforløb - Kaizenspecialist 1. Er kaizenleder i værktøjet 2. Har været kaizenleder mindst to gange 3. Aspirant som kaizenspecialist vejleder og støtter en aspirant som kaizenleder med: 1. Forberedelse af kaizeneventen 2. Gennemførelse af kaizeneventen 4. Aspiranten til kaizenspecialist evaluerer aspiranten til kaizenleder - Der er et evalueringsskema til hvert værktøj 53 Trænings- og uddannelsesforløb - Kaizenspecialist evaluering 1. En kaizenspecialist beviser sine evner ved at: 1. Levere en god og godkendt undervisning 2. Hjælper og vejleder en aspirant til at blive kaizenleder 2. En kaizenspecialist i værktøjet evaluerer undervisningen - Der er et evalueringsskema til hvert værktøj 3. Efter 3 måneder evaluerer den samme kaizenspecialist implementeringen 4. Hvis begge evalueringer er bestået, får begge aspiranter et bevis som hhv.: 1. Kaizenleder 2. Kaizenspecialist 54 Copyright by DI 27

28 : Kaizenspecialist dokumenter - 1 Forbered undervisningen: 1. Læs noterne til præsentationen i Notér underviser 2. Udskriv materiale til øvelser 3. Find filen med præsentationen 55 Kaizenspecialist dokumenter - 2 Evaluering: 1. Evaluer undervisning 2. Evaluer implementeringen 3. Ved godkendelse udstedes diplomer 56 Copyright by DI 28

29 : Leankompetencer - Enhed Ledelsen og ledere driver forandringsprocesser Forandringer forankres ved ny adfærd Ledelsen og ledere skal have de nødvendige kompetencer Implementering af lean kræver kendskab til leanværktøjer Skemaet for leankompetencer anvendes for enheden 57 Leankompetencer - Enhed Til tavlen for enheden vælges en relevant større fælles opgave for registrering af kompetencer Arbejdet med at implementere lean er i denne fase en større fælles opgave, hvor der er behov for, at alle kan følge, hvorledes kompetencerne breder sig i virksomheden Udbredelse af kendskabet til værktøjerne er en forudsætning for at forankre den nye adfærd Det er også en forudsætning for, at problemer løses ved at anvende elementer fra flere leanværktøjer, så opgaven gøres færdig i et samlet forløb Skemaet til at registrere kompetencer til leanværktøjerne er det samme, som anvendes for de øvrige processer 58 Copyright by DI 29