KONKURRENCEBETINGELSER FORANALYSE TIL STANDARDKONTRAKT FOR OUTSOURCET IT-DRIFT

Transkript

1 KONKURRENCEBETINGELSER FORANALYSE TIL STANDARDKONTRAKT FOR OUTSOURCET IT-DRIFT

2 1. INDLEDNING Digitaliseringsstyrelsen ønsker med denne konkurrenceudsættelse at indhente tilbud på løsning af opgaven Foranalyse til standardkontrakt for out-sourcet IT-drift. Konkurrenceudsættelsen er ikke omfattet af Tilbudsloven, da det er ordregivers kvalificerede skøn, at anskaffelsen samlet set ikke overstiger tilbudslovens tærskelværdi. Derfor indhentes tilbud fra i overensstemmelse med principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. Der findes i dag ingen statslig standardkontrakt for it-drift. Digitaliseringsstyrelsen gennemførte i starten af 2014 en høring om modernisering af it-standardkontrakter i staten, der viste, at der både blandt de statslige myndigheder, leverandørerne og it-brancheorganisationerne er et stort ønske om en standardkontrakt for it-drift. Digitaliseringsstyrelsen igangsætter derfor arbejdet med udarbejdelse af en statslig standardkontrakt for it-drift (herefter kaldet Standardkontrakten). Digitaliseringsstyresen ønsker forud for udarbejdelsen af Standardkontrakten at få udarbejdet en foranalyse, der aktivt belyser muligheder og udfordringer i forhold til Standardkontraktens indhold: - Scope - Bilagsstruktur - Ydelseskatalog Foranalysen skal også aktivt belyse muligheder og udfordringer i forhold til arbejdsprocessen. - Plan for interessentinddragelse og kommunikation - Proces for arbejdet med at koncipere Standardkontrakten - Forslag til samarbejdsorganisation for arbejdet med at udarbejde Standardkontrakten - Vurdering af forholdet til øvrige kontraker af lignende karakter på markedet - Proces for løbende vedligeholdelse af Standardkontrakten. 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Digitaliseringsstyrelsen Landgreven 4 DK-1017 København K

3 Tlf. nr Internetadresse: Alle henvendelser vedr. konkurrenceudsættelsen, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Thomas Schou Eistrup Ved henvendelse anføres følgende i emnefelt på Tilbud på foranalyse til itdriftskontrakt. Al kommunikation skal være skriftlig og foregå på dansk. 3. KONKURRENCENS GRUNDLAG OG MATERIALE Det samlede konkurrencemateriale består af: Konkurrencebetingelser (nærværende dokument) Kontrakt Bilag til kontrakt (Bilag 1-4) Skabelon til Tro og love erklæring Konkurrencens grundlag og genstand er beskrevet i nærværende konkurrencebetingelsers punkt 7, i kontrakten, samt i kontraktens bilag 1-4. Opgavebeskrivelsen findes i Kontraktens bilag 1. Kontrakten med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af den konkurrenceudsatte opgave. Kontrakten med den valgte leverandør underskrives i forlængelse af konkurrenceudsættelsens afslutning. Digitaliseringsstyrelsen forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til konkurrencegrundlaget, såfremt Digitaliseringsstyrelsen bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil blive offentliggjort på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil indgå som en del af konkurrencegrundlaget. 4. TIDSPLAN FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSEN 4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger Tilbudsgiver kan stille uddybende spørgsmål til konkurrencegrundlaget. Spørgsmål, der modtages senest torsdag den 16. april 2015 kl vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest i rimelig tid inden

4 udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmålene skal være skriftlige og rettes til Digitaliseringsstyrelsen. Spørgsmål skal fremsendes pr til Alle spørgsmål bedes starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i konkurrencegrundlaget, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar vil løbende blive lagt på i anonymiseret form. Spørgsmål skal fremsættes på dansk, og spørgsmål vil blive besvaret på dansk. 4.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er torsdag den 23. april 2015 kl lokal tid i Danmark. Tilbud skal afgives pr. til Raadgivning-it-drift@digst.dk Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt eller på en anden adresse, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal være anført: Tilbud på foranalyse til it-driftskontrakt i emnefeltet. Tilbud inklusive bilag skal afleveres på dansk. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 4 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Digitaliseringsstyrelsen har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud. 4.4 Samlet tidsplan Det er Digitaliseringsstyrelsens forventning, at konkurrenceudsættelsen afvikles efter nedenstående tidsplan: Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig Offentliggørelse af konkurrencegrundlag 16. april 2015 Frist for indlevering af skriftlige spørgsmål til konkurrencegrundlag Digitaliseringsstyrelsen Tilbudsgiver 23. april 2015 Tilbudsfrist Tilbudsgiver Uge Eventuel forhandling Digitaliseringsstyrelsen

5 Medio uge Ultimo uge Forventet tidspunkt for meddelelse om kontrakttildeling Forventet tidspunkt for kontraktindgåelse Digitaliseringsstyrelsen Digitaliseringsstyrelsen og den til budsgiver, der får tildelt kontrakten 5. ERKLÆRING OM GÆLD TIL DET OFFENTLIGE Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal tilbudsgiver afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Tilbudsgiver kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal være udstedt senest 4 måneder før tilbudsfristens udløb. 6. FORHANDLING Digitaliseringsstyrelsen forbeholder sig ret til at afholde forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere. Eventuelle forhandlinger vil blive gennemført ud fra temaer, der på forhånd er meddelt tilbudsgiverne, og på baggrund af en disposition, som meddeles af Digitaliseringsstyrelsen. I forhandlingen vil alle aspekter af tilbudsgivers tilbud kunne drøftes. Forhandlingen sker på dansk. Der kan eventuelt ske en reduktion i antallet af tilbudsgivere, der forhandles videre med på grundlag af de i pkt. 7 opstillede tildelingskriterier. Digitaliseringsstyrelsen er forpligtet til at sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens under forhandlingen. Der udøves således især ikke forskelsbehandling ved at give oplysninger, som kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Digitaliseringsstyrelsen er desuden uberettiget til over for andre deltagere at afsløre de løsninger, som en deltager har foreslået, eller andre fortrolige oplysninger, som en deltager har meddelt under forhandlingen, uden at der på forhånd er givet samtykke hertil. 7. TILDELINGSKRITERIUM

6 Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Digitaliseringsstyrelsen vil i den forbindelse lægge følgende vægtede underkriterier til grund: Pris 30 pct. Kvalitet 70 pct. Pris Ved vurderingen af underkriterier pris lægges vægt på det laveste samlede vederlag for gennemførelse, udarbejdelse og levering af foranalysen, som angivet i bilag 4. Bemærk, at der er tale om en fastprisaftale. Kvalitet Ved vurderingen af kvalitet lægges vægt på hvorvidt og i hvilket omfang tilbudsgiver kan løse den opgave, der er beskrevet i bilag 1. Hvorvidt kvalifikationerne for de tilbudte ressourcer kan matche den konkurrenceudsatte opgave. Tilbudsgivers proces for udførelsen af opgaven herunder: Beskrivelse af tilbudsgivers opgavestyring Beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetssikringsproces Beskrivelse af tilbudsgivers realistiske tidsplan med tilhørende milepæle 8. MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav: Tilbudsgiver skal, som en del af sit tilbud, afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet. Skabelon til tro og love erklæringen kan anvendes. Alternativt kan tilbudsgiver vedlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, jf. pkt. 5 ovenfor. Ovenstående er mindstekrav og skal overholdes, og tilbudsgiver kan ikke tage forbehold herfor Såfremt mindstekravet ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. 9. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.

7 10. UKLARHEDER Tilbudsgiver skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Såfremt tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 4.1, bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Digitaliseringsstyrelsen er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende konkurrenceudsættelse er Digitaliseringsstyrelsen uvedkommende. 12. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende konkurrenceudsættelse. Konkurrencegrundlaget skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Efter afslutning af konkurrenceudsættelsen er Digitaliseringsstyrelsen berettiget til at kræve, at tilbudsgiver tilintetgør og sletter enhver kopi af konkurrencegrundlaget på nær én, der vedvarende skal opbevares sikkert af tilbudsgiver. 13. AKTINDSIGT Digitaliseringsstyrelsen er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningsloven. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter. Digitaliseringsstyrelsen er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en

8 eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Digitaliseringsstyrelsens vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 14. TILBUDDETS UDFORMNING Tilbuddet skal bestå af de dokumenter, der fremgår nedenfor. Dokumenterne bør fremgå af tilbuddet i den anførte rækkefølge. Tilbudsgiver bør følge nedenstående disposition for tilbuddet: 1. Resumé af tilbuddet 2. Kontaktoplysninger 4. Bilag til kontrakt 5. Tro og love erklæring 1. Resumé af tilbuddet Denne del af tilbuddet skal overordnet beskrive indholdet af det tilbudte, herunder gerne overordnede prisoplysninger. Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give Digitaliseringsstyrelsen et samlet overblik. 2. Kontaktoplysninger Dette afsnit bedes indeholde følgende kontaktoplysninger: Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. adresse 3. Bilag til kontrakt Det fremgår af de enkelte bilag og vejledninger til bilag, hvorledes tilbudsgiver skal forholde sig hertil ved tilbudsgivningen og hvilke felter, tilbudsgiver skal udfylde i forbindelse med afgivelsen af tilbuddet. 4. Tro og love erklæring I nærværende afsnit skal tilbudsgiver vedlægge underskrevet tro og love erklæring eller serviceattest.