UDBUDSBETINGELSER. for OFFENTLIG ANNONCERING. Hosted service af proces- og dokumentstyringssystem. Til. Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS)

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER for OFFENTLIG ANNONCERING af Hosted service af proces- og dokumentstyringssystem Til Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS) 1. juni 2017 Sagsnr /1 1

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Den juridiske person Kontaktpersoner under udbudsforretningen Generelt om rammerne for udbudsforretningen Den udbudte ydelse Tilbudsafgivelse Generelt Forbehold Tilbudsevaluering Tidsplan for udbudsforretningen Kontakt indtil tilbudsafgivelse Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Aflysning af udbudsforretningen Oversigt

3 1 Indledning Disse udbudsbetingelser angiver de nærmere vilkår og retningslinjer, der er gældende for udbuddet af et standardsystem til brug for proces- og dokumentstyringssystem til Styrelsen for Patientsikkerhed. Udbudsforretningen gennemføres som en offentlig annoncering i overensstemmelse med EU s Udbudsdirektiv. Der vil blive foretaget en konkret bedømmelse af hver enkelt Tilbudsgivers tilbud med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Bedømmelsen foretages efter det i pkt. 3.3 angivne tildelingskriterium. 1.1 Ordregiver 1.2 Den juridiske person Den ordregivende myndighed for denne udbudsforretning er: Styrelsen for Patientsikkerhed Islands Brygge København S 1.3 Kontaktpersoner under udbudsforretningen Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation og spørgsmål til udbudsmaterialet m.v. skal rettes til: Styrelsen for Patientsikkerhed via hkou@sst.dk, Mailen skal i emnefeltet tydeligt markeres med Udbud af proces- og dokumentstyringssystem. 2 Generelt om rammerne for udbudsforretningen Dette afsnit angiver de overordnede rammer for udbudsforretningen, herunder formål, baggrund og omfang. 2.1 Den udbudte ydelse Baggrund og formål Siden Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS) blev oprettet efter fissionen fra Sundhedsstyrelsen 1. oktober 2015 har STPS benyttet sig af Qualiware til proces- og dokumentstyring. Efter fissionen ejer og vedligeholder Lægemiddelstyrelsen (LMST) installationen, og STPS låner sig fortsat adgang til Qualiware. Dette har været en midlertidig løsning, hvorfor STPS står overfor en anskaffelse af et selvstændigt proces- og dokumentstyringssystem. Det kommende proces- og dokumentstyringssystem skal ikke dække det samlede kvalitetsledelsessystem, men et delelement heraf, hvilket fremgår af kravene hertil. 3

4 2.1.2 Aftalens omfang Det er hensigten, at udbudsforretningen skal føre til en aftale mellem Styrelsen for Patientsikkerhed og én leverandør, der skal levere en samlet løsning til levering, installation og drift (Hosted service) af et proces- og dokumentstyringssystem Kontraktvarighed På grund af kontraktens genstand er aftalen valgt til at vare 4 år, med mulighed for at kunne opsiges aftalen efter 1 år Prisforhold Kunden forventer ydelsen som en hosted service. Anskaffelsesomkostningen forventes at være omkring kr. samt 20 % årligt for service og vedligeholdelse samt tilsvarende for ITdrift/hosted service hos leverandøren. 3 Tilbudsafgivelse Dette kapitel gengiver de krav ordregiver har til tilbuddet. 3.1 Generelt Ved udarbejdelse af tilbuddet anmodes Tilbudsgiver om at iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af udbudsbetingelserne med tilhørende bilag Tilbudsfrist Tilbud skal være Styrelsen for Patientsikkerhed i hændes senest 16. juni 2011 kl Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbuddet ønskes afleveret i en (1) underskrevet original samt et (1) eksemplar i elektronisk format til kontaktpersonen jf. afsnit 1.3. Tilbud skal afleveres eller sendes til: Styrelsen for Patientsikkerhed Islands Brygge København S Att.: Henrik Kouholt Tilbud mærkes: Udbud af proces- og dokumentstyringssystem og med tydelig angivelse af Må ikke åbnes i postmodtagelsen Sprog Tilbuddet skal afgives på dansk, mens supplerende materiale kan være på engelsk, svensk eller norsk. 4

5 3.1.3 Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter som fremsendes af Tilbudsgiver betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret til Tilbudsgiverne Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbudsgivere er forpligtet af deres bud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb, dog således at forpligtelsen ikke ophører før, der er indgået en endelig kontrakt Delbud Der kan alene afgives tilbud på hele den udbudte ydelse Alternative tilbud Der accepteres ikke alternative tilbud Udformning af tilbud Følgende struktur ønskes anvendt ved Tilbudsgivers udformning af tilbud: Tilbudsbrev indeholdende oplysninger om Tilbudsgivers identitet og angivelse af udbuddet, der afgives tilbud på. Kontrakt indeholdende udkast til kontrakten og dertilhørende bilag fx licensbetingelser. Yderligere oplysninger fremgår af Bilag 2. Bilag 2 kravspecifikationen i udfyldt stand med dertilhørende bilag, som dokumentation. Bilaget indeholder yderligere oplysninger herom. Serviceattest skal fremlægges ved kontraktindgåelsen. Kopi af gældende erhvervsansvarsforsikring skal fremlægges ved kontraktindgåelsen. 3.2 Forbehold Tilbudsgiver er berettiget til at tage forbehold over for indholdet af kravspecifikationen, hvilket vil indgå i vurderingen. 3.3 Tilbudsevaluering Kontrakten tildeles til bedste forhold mellem pris og kvalitet ud fra underkriterierne: - Pris (30 %) - Funktionalitet og Kvalitet (50 %) - Tidsplan og leveringssikkerhed (10 %) 5

6 3.3.1 Pris (30 %) - Servicemål samt vedligeholdelse og support (10 %) Ved vurderingen af delkriteriet pris lægges vægt på den laveste samlede pris for de af kontrakten omfattede ydelser for en periode på 4 år, angivet i bilag 2, Mindstekrav 1, Option 1, Option 2, Option 3 og Option 4 herunder: Systemvederlaget (Mindstekrav 1) Pris for uddannelse (Option 1 - kompetenceudvikling) Vederlaget for drift, vedligeholdelse og support (Mindstekrav 1) Priser for tilknyttede ydelser (Mindstekrav 1) Priser ved tilkøb af udstyr (Mindstekrav 1) Vederlaget for Kundens udtræden (Mindstekrav 1) Forhold i kontrakten (Mindstekrav 1) Egen- eller 3. partsdrift (Option 2) Datamigrering (Option 3) Lagring af Data (Option 4) Funktionalitet og Kvalitet (50 %) Ved vurderingen af delkriteriet funktionalitet og kvalitet lægges vægt på i hvilket omfang, og med hvilket indhold, det tilbudte (herunder udstyr og ydelser) opfylder de krav, der er beskrevet i Kravspecifikationen i bilag 2 under afsnittene 3 - Funktionelle krav, 4 - Sikkerhed og 5 Brugervenlighed og design samt 6 - Krav til IT. Delkriteriet funktionalitet og kvalitet omfatter kun en vurdering af følgende krav fra afsnit 2 Overordnede krav til systemet, krav Info 1., krav Info 4. krav Info Tidsplan og leveringssikkerhed (10 %) Ved delkriteriet tidsplan og leveringssikkerhed forstås en vurdering af, i hvilket omfang, og med hvilket indhold, Tilbudsgiver opfylder de i udbudsmaterialet udtrykte forventninger til nedennævnte forhold: Tilbudsgivers imødekommelse af de konkrete krav til tidsplan og levering, jf. bilag 2, krav nr. Info 2., Tidsplanens robusthed og realisme samt tidsplanens detaljeringsgrad mht. leverancer og forudsætninger, jf. bilag 2, krav nr. Info 2., I hvor høj grad, kontrakten indeholder prøver, herunder testprocedurer, skaber sikkerhed for levering af systemet og ydelser i overensstemmelse med kontraktens krav nr. Info 6., Tilbudsgivers konkrete bemanding og organisering af organisationen til hhv. installation og undervisning jf. bilag 2, krav nr. Info 2., Kundens leverancer jf. bilag 2, krav nr. Info 3., 6

7 I hvilken omfang kontraktens licensbetingelser for standardprogrammel giver vilkår og rettigheder, der forbedrer eller forringer Styrelsens for Patientsikkerheds retsstilling jf. bilag 2, krav nr. Mindstekrav Servicemål samt vedligeholdelse og support (10 %) Ved servicemål samt vedligeholdelse og support forstås en vurdering af de tilbudte servicemål, jf. bilag 2, afsnit 2.1, krav nr. Info 7, krav nr. Info 8, krav nr. Info 9, krav nr. Info 10, krav nr. Info 11, krav nr. Info 12 samt i hvilket omfang, og med hvilket indhold, det tilbudte opfylder kravene angivet i bilag 2, kravspecifikationen Vægtning af krav Kundens krav til løsningen er specificeret i kravspecifikationen. Afsnit 1.2 i kravspecifikationen beskriver de respektive typer af krav og prioritering. Kravene er prioriteret som (A) eller (B) krav, hvor (A) kravene er vigtigere/har højere prioritet end (B) kravene. I vurderingen vil (A) krav tælle dobbelt Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen forventes samtidigt og skriftligt at blive underrettet om resultatet af udbudsforretningen. Resultatet forventes sendt fra Styrelsen for Patientsikkerhed den 27. juni Meddelelsen til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før en eventuel kontrakt er underskrevet af ordregiver og den valgte Tilbudsgiver. Standstill Da der er tale om en offentlig annoncering vil der ikke blive afholdt en standstill-periode på enten 10 eller 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning til tilbudsgiverne om kontrakttildelingen. 3.4 Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister. Uge 1.juni 2017 Aktivitet Offentliggørelse og afsendelse af opfordring til at afgive tilbud. 14. juni 2017 kl Sidste frist for ordregiver for afsendelse af svar på spørgsmål. 16. juni 2017 kl Tilbudsfrist. Bemærk at tilbud der modtages efter udløb af tilbudsfristen returneres uåbnede. Uge 25 Tilbudsvurdering. 21. juni Præsentation. 7

8 juni Endelig vurdering. 27. juni Vinder offentliggøres. Uge 27 Uge 28 Forventet indgåelse af Kontrakt. Opstart af projektet Præsentation Leverandøren skal i forbindelse med sit tilbud give en omfattende præsentation den 21. juni af systemets funktionalitet og kvalitet i henhold til kravene hertil. Præsentationen afholdes hos Kunden i København og vil have en varighed på 2 timer, hvortil Kunden vil have mulighed for at stille afklarende spørgsmål. Leverandøren vil få oplyst det præcise tidspunkt for præsentationen kort efter tidsbudsfristens udløb. Præsentationen indgår ikke som en del af vurderingen. 3.5 Kontakt indtil tilbudsafgivelse Den ordregivende myndighed er som følge af ligebehandlingsprincippet forpligtet til at behandle alle Tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at den ordregivende myndighed skal give alle Tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan i forbindelse med deres tilbud skriftligt stille spørgsmål til udbudsmaterialet og udbudsforretningen i øvrigt. Skriftlige spørgsmål stilles per mail til: Styrelsen for Patientsikkerhed via hkou@sst.dk, Mailen skal i emnefeltet tydeligt markeres med Udbud af proces- og dokumentstyringssystem. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle Tilbudsgivere, der har tilkendegivet deres interesse i udbudsforretningen. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsbetingelserne, vil der blive orienteret herom samtidigt med besvarelsen af de stillede spørgsmål. 3.6 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af ordregiver. Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgiverens tilbud, som angår Tilbudsgiverens fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. 8

9 I den udstrækning, hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Det er et krav fra ordregiver, at Tilbudsgiverne iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. 3.7 Aflysning af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kontrakt, vil udbudsforretningen af den ordregivende myndighed kunne aflyses, såfremt der er saglig grund hertil. 4 Oversigt Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: 1. Udbudsbetingelser (Ordregiver) 2. Bilag 2 Kravspecifikationen (Ordregiver) (Udfyldes af Tilbudsgiveren) 3. Øvrige bilag og dokumentation som følge af Tilbudsgiverens besvarelse. (Tilbudsgiveren) 4. Gyldig serviceattest ved kontraktindgåelsen. (Tilbudsgiveren) 5. Kopi af gældende erhvervsansvarsforsikring (Tilbudsgiveren) 9