Beskrivelse af det fremtidige plansystem et diskussionsoplæg

Transkript

1 VIBORG STORKOMMUNE PROJEKTSEKRETARIATET Beskrivelse af det fremtidige plansystem et diskussionsoplæg A. Overordnet beskrivelse af processen i plansystemet 16. august /HK Grundidéen i plansystemet er, at der er en lige linie fra vision over politikker og målsætninger til egentlig handling. Systemet er opbygget som et hierarki, hvor visionen sætter de overordnede rammer for målene udtrykt gennem en overordnet udviklingspolitik og en række (del)politikker. Disse politikker giver sammen med en række grundlæggende analyser (demografi m.v.) retningslinierne for prioriteringen, der formuleres i planstrategien. Endelig beskrives den konkrete udmøntning af vision, mål og prioritering gennem handlingsplaner, der beskriver et antal konkrete og handlingsorienterede projekter og initiativer. Handlingsplanerne revideres én gang om året, og er knyttet til den overordnede budgetprocedure. Planstrategien er det centrale dokument, der samler trådene fra visionen og politikkernes målsætninger kombineret med analyser af udviklingstendenser og udfordringer, og beskriver en samlet strategi for den fremtidige prioritering i kommunen. Konkret indeholder planstrategien kommunens udviklingspolitik, der tager udgangspunkt i visionen. Dernæst beskrives de enkelte områder i forhold til 1) de politikker, der har indflydelse på området, 2) de interne og eksterne udviklingstendenser og udfordringer, og 3) strategi og prioritering. Politikker formuleres som udgangspunkt i separate dokumenter, men indgår som minimum med en sammenfatning på de relevante områder. Er der ikke formuleret en politik for et givent område, kan denne alene formuleres i planstrategien. B. Beskrivelse af de enkelte dokumenter Plansystemet bør i princippet betragtes som ét sammenhængende dokument hierarkisk sammensat af forskellige deldokumenter. Samtidig er det vigtig, at dokumenterne ikke er statiske papirer, der er forældet så snart de er trykt, men derimod udgør et dynamisk værktøj, der kan ændres på baggrund af nye politiske tilkendegivelser samt eksterne og interne udviklingstendenser og udfordringer. Det vil derfor være oplagt og formålstjenligt, at der laves en web-løsning, hvor de enkelte dokumenter kædes sammen, og løbende kan opdateres. Man vil så kunne klikke sig vej gennem systemet fra vision, politikker, planstrategi til handlingsplaner. De enkelte dokumenter er beskrevet mere konkret nedenfor: 1

2 VISION I visionen formulerer Byrådet (Sammenlægningsudvalget) en ønskelig udvikling og/eller en ønskelig situation eller position i fremtiden. Visionen behøver ikke at være realistisk i den forstand, at den beskriver noget, der med sikkerhed kan opnås. Der er i princippet ikke nogle egentlig krav til, hvordan en vision skal formuleres og kan for så vidt udtrykkes gennem blot én sætning. Det vil dog være formålstjenligt, at visionen indeholder korte og præcise udsagn, som kan danne baggrund for formulering af udviklingspolitikken m.v. Visionen har en lang tidshorisont, og det ønskelige kan i princippet ligge uendeligt langt ude i fremtiden. Der bør dog ved begyndelsen af hver ny byrådsperiode være en konkret vurdering af, om visionen skal korrigeres eller fortsætte uændret. POLITIKKER En politik er Byrådets mulighed for at formulere konkrete målsætninger og indsatsområder i forhold til specifikke områder det kunne eksempelvis være en børnepolitik, ligestillingspolitik, erhvervspolitik eller bosætningspolitik etc. Politikken bør som minimum indeholde en målsætningsdel, en status- og udfordringsdel samt en implementeringsdel. Implementeringsdelen skal konkret beskrive, hvordan Byrådets politik implementeres i forhold til de enkelte udvalgsområder. Nogle politikker vil have indflydelse på samtlige udvalgsområder, mens andre politikker vil have et mere snævert sigte og blot have indflydelse på enkelte udvalg. En politik kan i princippet udarbejdes når som helst Byrådet måtte ønske det. Der kan være politikker eksempelvis en sammenhængende børnepolitik hvor kommunerne lovgivningsmæssigt er forpligtet til at udarbejde en given politik. Der bør dog ved begyndelsen af hver ny byrådsperiode være en konkret vurdering af, om der skal ske en revision af politikkerne, og om der eventuelt er brug for nye politikker. 2

3 PLANSTRATEGI et med planstrategien er primært at give en oversigt over kommunens udvikling og et bud på kommunens overordnende strategi for de kommende år. Planstrategien kan ses som en slags manual for, hvordan kommunen agter at omsætte vision og politik til konkrete prioriterede handlinger. Planstrategien indeholder kommunens overordnede udviklingspolitik, der er formuleret med baggrund i visionen. Dernæst beskrives den overordnede status og de generelle eksterne og interne udviklingstendenser med reference til de bagvedliggende analyser m.v. Herefter behandles de enkelte (tema)områder særskilt. Vedtagne politikkers konsekvenser for området beskrives, og sammenholdes med de interne og eksterne udviklingstendenser og udfordringer, der gælder specifikt for det enkelte område. På denne baggrund kan der formuleres en konkret strategi og prioritering, der vil kunne fungere som retningslinie for den overordnede budgetlægning og den konkrete implementering af budgettet. Planstrategien beskriver endvidere rammerne for den fysiske planlægning, der fastlægges gennem kommuneplanen (hovedstruktur og rammebestemmelser). Det er fastsat i planloven, at Byrådet én gang i hver byrådsperiode skal udarbejde en planstrategi og en strategi for en bæredygtig udvikling Agenda 21 (kan indarbejdes i selve planstrategien). Strategierne skal vedtages i byrådsperiodens første halvdel. Planstrategien vurderes dog hvert år på Byrådets 1. plan- og budgetseminar, og kan revideres løbende på baggrund af ændrede betingelser og aktuelle forhold. HANDLINGSPLANER et med handlingsplanerne er at tydeliggøre, hvordan vision og målsætninger inden for de økonomiske rammer omsættes til handling i form af en række initiativer og projekter. Initiativer og projekter skal være konkrete og handlingsorienterede. Handlingsplanerne følger som udgangspunkt politikområderne. Handlingsplanerne indeholder projekter og initiativer på såvel drifts- som anlægssiden. 3

4 Samtidig vil en handlingsplan typisk indeholde projekter og initiativer vedrørende såvel reduktioner som udvidelser. For hvert projekt / initiativ i handlingsplanen beskrives: Baggrund herunder vision, udfordringer og politiske målsætninger Målgruppe Konkrete aktiviteter Forventede effekter Deltagerkreds og ansvarlige Finansiering fordeling på budgetår og overslagsår, eventuelle overførsler fra tidligere budgetår m.v. Tidsplan Handlingsplanerne revideres en gang årligt og korrigeres for afsluttede og ændrede projekter. Samtidig indarbejdes nye forslag til initiativer og projekter, der skal indgå i forslaget til næste års budget. I forhold til budgetproceduren bruges handlingsplanerne til at præsentere udvalgenes forslag til udvidelser og reduktioner på de enkelte politikområder forud for 1. plan- og budgetseminar. Handlingsplanerne tilrettes inden 2. plan- og budgetseminar og i forbindelse med den endelige vedtagelse af budgettet. Opfølgning på de enkelte projekter i handlingsplanen sker løbende via f.eks. en log, der i stikordsform beskriver status for de enkelte projekter f.eks. politiske beslutninger. ANALYSER For at afdække de eksterne og interne udviklingstendenser er der løbende behov for, at der udarbejdes en række analyser. Disse indgår som baggrundsmateriale og input i forhold til planstrategien og de øvrige dokumenter i det samlede plansystem. Analyserne kan variere i omfang og type, men vil typisk have fokus på demografisk, sociale og økonomiske forhold. Der kan tænkes følgende eksempler: - Befolkningsprognose - Bosætningsanalyser - Analyse af ældreområdet og øvrige sektorområder - Budgetanalyser Analyserne udarbejdes løbende. 4

5 C. Overordnet tidsplan Dannelsen af en helt ny kommune forudsætter, at der udarbejdes en helt ny planstrategi og nye politikker etc. Det vil derfor eksempelvis være nødvendigt at prioritere, hvilke politikker der skal udarbejdes først, og hvilke der kan vente. En konkret meget overordnet tidsplan for det kommende år kan skitseres således: Dokument Start Slut Beskrivelse Vision Primo 05 Aug. 06 Visionen har været i høring, og behandles endeligt i SAMU-ØK den 17. august med efterfølgende behandling i Sammenlægningsudvalget. Planstrategi Ultimo 06 Medio 07 Udarbejdelsen af planstrategien påbegyndes i løbet af efteråret, og et første udkast vil kunne præsenteres på det første plan- og budgetseminar i maj 2007 med endelig godkendelse inden sommerferien. Politikker Aug Udarbejdelsen af en sammenhængende børnepolitik er allerede igangsat. Udarbejdelsen af en overordnet udviklingspolitik bør igangsættes snarest. Direktionen udarbejder forslag til SAMU-ØK om, hvilke politikker, der skal udarbejdes, og i hvilken rækkefølge. Handlingsplaner Feb. 07 Okt. 07 Handlingsplanerne udarbejdes i første omgang i forbindelse med udvalgenes budgetoplæg til det første plan- og budgetseminar i maj. Handlingsplanerne revideres efterfølgende på baggrund af de udmeldte budgetrammer. Analyser Aug Der udarbejdes og gennemføres løbende analyser. Kommuneplanens fysiske del Sep. 06 Ultimo 08 Den fysiske del af kommuneplanen udarbejdes sideløbende med planstrategien, og et første udkast forventes at kunne præsenteres i 2. halvår af

6 D. Erhvervs- og Udviklingsudvalgets rolle og ansvarsområde I forhold til det overordnede plansystem vil Erhvervs- og Udviklingsudvalgets primære opgaver være følgende: Koordinerende funktion i forhold til udformningen og administration af plansystemet Udarbejdelse af politikker inden for udvalgets eget område, herunder en overordnet udviklingspolitik, erhvervspolitik, bosætningspolitik, uddannelsespolitik etc. Udarbejdelse af konkrete handlingsplaner inden for udvalgets eget område. 6

7 PRINCIPSKITSE