Vederlag. Sekretariat vedrørende energimærkningsordningen for bygninger. Kontraktbilag 8

Transkript

1 Vederlag Sekretariat vedrørende energimærkningsordningen for bygninger. Kontraktbilag 8

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål med dokumentet Dokumentets opbygning Afgrænsning i forhold til andre dokumenter Instruks til tilbudsgiver Vederlagsmodellen Aktivitetsforudsætninger Overtagelsesvederlag... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 2.3 Basisvederlag Driftsvederlag Ad hoc-ydelser /7

3 1. Indledning 1.1 Formål med dokumentet Bilaget indeholder ordregivers instrukser for, hvordan tilbudsgiver skal opgøre sit vederlag i forbindelse med tilbudsgivningen. 1.2 Dokumentets opbygning Dokumentet indeholder i afsnit 2 vederlagsmodellen og i de følgende underafsnit en uddybende beskrivelse af, hvordan de i vederlagsmodellen nævnte ydelser defineres. I kontraktbilag 8a findes et regneark, som tilbudsgiveren skal benytte i forbindelse med tilbudsgivningen. 1.3 Afgrænsning i forhold til andre dokumenter Dokumentet skal ses i sammenhæng med følgende dokumenter: Kontrakten Kontraktbilag 2 Kravspecifikation Kontraktbilag 9 Ændringshåndtering Kontraktbilag 10 Ydelser ved ophør 1.4 Instruks til tilbudsgiver Instrukser til tilbudsgiver fremgår af bilaget og er anført i kasser med tekst i kursiv: Eksempel på instruks i bilaget I forbindelse med tilbudsafgivningen skal der afgives tilbud på baggrund af vederlagsmodellen. 3 /7

4 2. Vederlagsmodellen Det i tilbuddet angivne vederlag skal dække ydelserne beskrevet i kontraktbilag 2 med de angivne aktivitetsforudsætninger. Da der er tale om gebyrfinansierede ordninger, skal alle udgifter imidlertid kunne tilbageføres til hver enkelt ordning, idet der skelnes mellem følgende tre ordninger: energimærkninger med af enfamiliehuse (BBR-koder 110, 120 og 130) energimærkninger uden af enfamiliehuse (BBR-kode 110, 120 og 130) energimærkning af flerfamiliehuse, institutioner mv. Vederlaget for opgaveløsningen skal derfor af tilbudsgiver fordeles på de enkelte ordninger i forhold til relativt omfang af omkostningerne forbundet med driften af de enkelte ordninger. Alle omkostninger forbundet med afholdelse af prøver, kurser, erfa-aktiviteter mv. med undtagelse af leverandørens egen ydelse indgår ikke vederlaget, idet disse omkostninger skal forudsættes afholdt ved gebyrindtægter fra kurserne. Det fremgår af nærværende kontraktbilag 8, hvordan tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud skal opgøre sit vederlag pr. ordning fordelt på basis-, drifts- og ad hoc-ydelser. Dette betegnes Vederlagsmodellen. I forbindelse med tilbudsafgivningen skal der afgives tilbud på baggrund af Vederlagsmodellen. Det forudsættes, at de angivne vederlag er faste, og der vil således ikke være adgang til prisindeksregulering af disse. De angivne priser skal være eksklusiv moms. Gebyrindtægterne ved ordningerne skal dække de samlede udgifter ved hver enkelt ordnings drift uden nogen krydssubsidiering mellem disse. Vederlagsmodellen indeholder tre primære vederlagsselementer: 1. Basisvederlag 2. Driftsvederlag1 og driftsvederlag 2 3. Ad hoc-ydelser (timepris) Driftsvederlaget er således opdelt i to dele, hvor driftsvederlag 1 anvendes i forhold til indberettede energimærkninger op til en given grænse per år. Hvis antallet af energimærkninger i et kalenderår overstiger denne grænse, anvendes driftsvederlag 2 for alle energimærkninger herover i resten af året. 4 /7

5 Vederlagsmodellen kan simplificeret illustreres således: Energimærkning af enfamiliehuse med Energimærkning af enfamiliehuse uden Energimærkning af flerfamiliehuse, institutioner mv. Aktivitetsbestemt Basisvederlag vederlag år år D1 D1 D1 D1 D2 D2 D2 D2 D1 D1 D1 D1 D2 D2 D2 D2 D1 D1 D1 D1 D2 D2 D2 D2 D1 og D2 angiver henholdsvis driftsvederlag 1 og 2 Hvert element i vederlagsmodellen beskrives særskilt nedenfor. Tilbudsgiver skal angive basisvederlag for hver af kontraktårene, driftsvederlag1 og 2 pr. enhed i kontraktårene og timepriser ved ad hoc-ydelser i overensstemmelse med de opstillede strukturer, således at tilbudssammenligningen kan ske på et ensartet grundlag. Grænsen for hvornår driftsvederlag 2 træder i kraft fremgår af tabellen nedenfor. Basis- og driftsvederlagene skal tilsammen dække samtlige krav i kravspecifikationen, hvor det ikke er eksplicit anført, at der sker særskilt betaling (ad hoc ydelser). Omkostninger forbundet med afholdelse af prøver, kurser, erfa-aktiviteter mv. indgår ikke i vederlaget, idet disse omkostninger forudsættes afholdt ved gebyrindtægter fra kurserne 2.1 Aktivitetsforudsætninger Tilbudsgiver skal basere den samlede pris for hver ordning på følgende indikative aktivitetsomfang for de betalingsudløsende faktorer ift. driftsvederlaget og ad hoc-ydelser: Ordning En-familiehuse med En-familiehuse uden Flerfamiliehuse mv. Driftsvederlag Energimærkninger /5-31/12 1/1-30/4 D D D D D D /7

6 Det variable bidrag til honoreringen af sekretariatets ydelser beregnes ud fra driftsvederlag D1 for indberettede energimærkninger op til det antal, der fremgår af ovennævnte skema (se rækkerne benævnt D1 ). Alle energimærker, der indberettes derudover, honoreres med satsen D2. Hvis der f.eks. indberettes energimærkninger for enfamiliehuse i 2014, så vil det variable honorar herfor for hele året udgøre: *D *D2. Det antal indberettede mærkninger, som fremgår af skemaet, udgør det aktivitetsomfang, som skal benyttes ved afgivelsen af tilbud. Det betyder f.eks. at det forudsættes, at der i 2014 bliver indberettet i alt = energimærkninger for enfamiliehuse med. Heraf honoreres efter D1 og efter D2. Ved afgivelse af tilbud bør tilbudsgiverne fastsætte driftsvederlagene ud fra den forudsætning, at driftsvederlaget fra D2 kun dækker de marginale omkostninger, når antallet af energimærkninger overstiger de nævnte antal. Herved opnås, at sekretariaterne omkostninger er dækket selv om antallet af mærkninger ikke overstiger antallet af energimærkninger svarende til D1. Energistyrelsen forventer derfor, at D2 er lavere end D1. Hvad angår årligt køb ad hoc-ydelser lægges følgende antal timer per år til grund: Akademiske medarbejdere eller medarbejder med tilsvarende kompetence: Administrative medarbejdere/øvrige sekretariatsmedarbejdere: I alt: timer 100 timer timer De her oplyste aktivitetsforudsætninger vil blive anvendt ved sammenligningen af tilbud, men indebærer ingen aftageforpligtelser for Energistyrelsen. 2.2 Basisvederlag Basisvederlaget er et løbende, fast ikke aktivitetsafhængigt vederlag. Basisvederlaget forventes at ligge på et stabilt niveau over kontraktens løbetid, men med en løbende effektiviseringsgevinst som følge af leverandørens stadigt bedre kendskab til og mere effektive - drift af ordningerne. Det er Energistyrelsens forventning, at basisvederlaget udgør en mindre del af det samlede vederlag. Basisvederlaget må pr. ordning maksimalt udgøre 15% af summen af basisvederlag og driftsvederlag ved opgørelsen af det samlede honorar for den 4-årige kontraktperiode ved de angivne forudsætninger om aktivitetsomfang i afsnit 2.1. Afregning af basisvederlaget sker pr. måned med 1/12 pr. måned. Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsgivningen i kontraktbilag 8a angive det samlede årlige basisvederlag i år 1-4 på baggrund af det i udbudsmaterialet beskrevne sekretariat. 2.3 Driftsvederlag Driftsvederlaget er et løbende vederlag, som er direkte bestemt af aktivitetsomfanget i ordningerne. Driftsvederlaget omfatter ikke ydelser, der rekvireres på ad hoc-basis (ad hocydelser er behandlet nedenfor i punkt 2.5). 6 /7

7 De betalingsudløsende faktorer er indberettede mærkninger opgjort i perioden (kalendermåned), jf. kontraktbilag 2, Kravspecifikation. Afregning af driftsvederlaget sker pr. måned på baggrund af det faktiske antal for hver betalingsudløsende faktor. I kontraktbilag 8a skal tilbudsgiver pr. ordning angive en pris pr. enhed pr. betalingsudløsende faktor, som skal anvendes til fastsættelse af driftsvederlaget. Enhedsprisen reguleres som anført ikke i kontraktperioden. 2.4 Ad hoc-ydelser Der kan igennem kontraktens løbetid være behov for tilkøb af en række ydelser, hvis omfang ikke kan forudses på nuværende tidspunkt. Sådanne mulige ad hoc-ydelser er beskrevet i kontraktbilag 2, afsnit 4. Ad hoc-ydelser afregnes på timebasis ud fra de i kontraktbilag 8a angivne timepriser. Udsendelser af informationsmateriale udarbejdet af Energistyrelsen eller 3. mand, som ikke omfattes af opgaverne og aktiviteter beskrevet i bilag 2 afregnes særskilt efter regning. Tilbudsgiver skal prissætte ad hoc-ydelserne i overensstemmelse med de i kontraktbilag 8a angivne strukturer. Der angives én timepris for akademiske medarbejdere og én timepris for administrativt personale til brug for prisfastsættelse af ad hoc-ydelser. Leverandøren og Energistyrelsen skal benytte bestillingsblanketten i kontraktbilag 11 i forbindelse med bestilling af ad hoc-ydelser. Overskridelser af prisestimatet i forbindelse med bestillinger af ad hoc-ydelser kan kun accepteres efter forudgående accept af Energistyrelsen. 7 /7