DEN GODE RÅDGIVERAFTALE 5. DECEMBER 2018

Transkript

1 DEN GODE RÅDGIVERAFTALE 5. DECEMBER

2 HVAD SKAL VI TALE OM? 1. Udfordringer ved udbud af rådgiverkontrakter 2. En løsning på problemerne Valg af udbudsform og konkurrenceparametre 3. Kontraktvilkår Skræddersyede kontrakter 2

3 EKSEMPLER PÅ RÅDGIVERKONTRAKTER Bygherrerådgivning Juridiske tjenesteydelser IT-konsulenter 3

4 UDFORDRINGER 4

5 DØDSSPIRALEN Dødsspiralen : Når tjenesteydelser sendes i udbud er det ofte tildelingskriteriet pris, der vægter tungest Det får tilbudsgiverne til at underbyde hinanden for at vinde kontrakten Prisen sættes ofte for lavt tilbudsgiver får svært ved at præstere sin ydelse til den aftalte pris Dette fører ofte til konflikt mellem udbyder og rådgiver 5

6 TILLID OG KEMI Tillid og kemi: Ved køb af rådgivning spiller tillid og kemi en stor rolle for de fleste ordregivere Kan være altafgørende for at få en kontrakt til at fungere MEN det er ikke lovligt at tildele efter kemi og tillid 6

7 EN LØSNING PÅ PROBLEMERNE 7

8 VALG AF UDBUDSFORM: UDBUD MED FORHANDLING Udbud med forhandling en fordel fordi: Det giver mulighed for at gå i dybden med eventuelle problemstillinger, der kan opstå undervejs Det skaber en dialog med tilbudsgiverne forebygge konflikter Mulighed for at håndtere forbehold Husk! At tage forbehold for flere forhandlingsrunder i udbudsmaterialet 8

9 UDBUD MED FORHANDLING Udbudslovens 61: En ordregiver kan anvende udbud med forhandling i følgende tilfælde: 1) Ved bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der opfylder et eller flere af følgende kriterier: a) Ordregiverens behov kan ikke imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, b) kontrakten omfatter design eller innovative løsninger, c) kontrakten kan på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed ikke tildeles uden forudgående forhandling, eller d) ordregiveren kan ikke fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkelig præcist med henvisning til en standard, en europæisk teknisk vurdering, en fælles teknisk specifikation eller en teknisk reference, jf. punkt 2-5 i bilag VII til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65) 9

10 FORHANDLINGSMØDER Forhandlingsmøde med tilbudspræsentation: Der kan stilles krav om at nøglepersoner skal deltage på forhandlingsmøderne Dialog mellem ordregiver og mulig tilbudsgiver Der kan stilles krav om, at tilbudsgiverne skal give en tilbudspræsentation Ordregiver får f. eks. mulighed for at: Spørge ind til uklarheder Spørge ind til referencer angivet i tilbudsmaterialet Vurdere om nøglepersonerne rent faktisk har sat sig ind i projektet - eller om det udelukkende er en tilbudsafdeling, der har udarbejdet tilbudsmaterialet Nøglepersoner Der udvælges x antal nøglepersoner, der fastholdes til projektet fra start til slut Bodsbestemmelser i tilfælde af, at en nøgleperson udskiftes uretmæssigt 10

11 KONKURRENCEPARAMETRE Overordnet set bør vi overveje måden, vi udbyder rådgiverkontrakter på Overvej at lade kvalitative kriterier vægte (langt) mere end pris Når der bydes ind for billigt, kan tilbudsgiver ikke bruge de tilstrækkelige ressourcer på opgaven rådgivningsfejl Øget opmærksomhed på kvalitet hvad kan det medføre? Når prisen er afgørende for tildelingen, er det nemt at se for tilbudsgiverne, hvorfor de fx ikke fik tildelt opgaven Hvis kvalitet kommer til at vægte mere ordregivers skøn får større betydning Det gør det sværere for tilbudsgiverne at forstå evalueringen flere klagesager? 11

12 KONTRAKTVILKÅR 12

13 SKRÆDDERSYEDE KONTRAKTER 13

14 OVERVEJELSER I FORBINDELSE MED UDFORMNINGEN AF KONTRAKT Overvej om der skal tilføjes særlige vilkår i kontrakten, for at imødegå nogle af de omtalte problemer! Vi ser nærmere på: Nøglepersoner Bonus Husk altid exitklausuler og ændringsklausuler! 14

15 NØGLEPERSONER Der udvælges x antal nøglepersoner Disse fastholdes til projektet fra start til slut Der indsættes en bodsbestemmelse, i tilfælde af at en nøgleperson udskiftes uretmæssigt Hvorfor? Skaber mulighed for en tættere relation mellem ordregiver og rådgiver Bedre forudsætninger for et godt samarbejde Mindsker risikoen for konflikt 15

16 NØGLEPERSONER I PRAKSIS Parterne har aftalt, at Ydelserne og Projektet i øvrigt skal udføres af de i bilag 8 anførte personer ("Nøglemedarbejdere"). 5.2 Nøglemedarbejderne skal til enhver tid have tilstrækkelig kapacitet til på tilfredsstillende vis at yde den aftalte arbejdsindsats, og må ikke udskiftes uden Bygherres forudgående skriftlige samtykke. 5.3 Såfremt Totalrådgiver uden Bygherres forudgående skriftlige samtykke udskifter en Nøglemedarbejder eller hvis en Nøglemedarbejder ikke efter Bygherres opfattelse har en tilstrækkelig kapacitet, jf. pkt. 5.2, ifalder Totalrådgiver en bod udgørende kr pr. tilfælde. 5.4 Totalrådgiver skal i tilfælde af udskiftning eller manglende kapacitet hos en Nøglemedarbejder erstatte den pågældende Nøglemedarbejder med en anden person, der som minimum har samme faglige og personlige kvalifikationer som Nøglemedarbejderen. 5.5 Totalrådgiver skal straks og ikke senere end to (2) Arbejdsdage give Bygherre besked, hvis en Nøglemedarbejder opsiger sin stilling hos Totalrådgiver. I tilfælde heraf finder bodsbestemmelsen under pkt. 5.3 ikke anvendelse. Dog skal Totalrådgiver hurtigst mulig og ikke senere end seks (6) Arbejdsdage erstatte den pågældende medarbejder jf. pkt Bygherre kan til enhver tid kræve, at Totalrådgiver udskifter en Nøglemedarbejder, hvis Bygherre på et sagligt grundlag skønner det nødvendigt for Projektets gennemførelse. 16

17 BONUS Det kan være en fordel at indsætte en bonusbestemmelse i kontrakten skaber incitament for tilbudsgiver til at overholde aftalen om nøglepersoner En anerkendelse af, at nøglepersoner er en fordel for kontrakthaver Eks.: Såfremt Totalrådgiver leverer Ydelserne og gennemfører Projektet i øvrigt uden udskiftning og/eller flytning af Nøglemedarbejdere, modtager Totalrådgiver en bonus på kr

18 18

19 Dir: Mob: ANDREAS CHRISTENSEN PARTNER Andreas Christensen er specialiseret i konkurrenceret, EU-ret samt udbudsret og statsstøtte. Han har blandt andet beskæftiget sig med disse emner som ansat i Justitsministeriets lovafdeling og efterfølgende intensivt som advokat. Andreas har betydelig erfaring som rådgiver for private samt hel- og halvoffentlige virksomheder og har ført en lang række rets- og voldgiftssager inden for sine specialer. Han har været involveret i konkurrencesager både som anklager og forsvarer, og er en af de advokater, der har ført flest sager for Klagenævnet for Udbud. Han har stor ekspertise inden for OPP og ESCO og har rådgivet i nogle af Danmarks første OPP-projekter og ESCO-samarbejder. Karriere Certificeret som projektleder (PRINCE2 Practitioner), 2012 Møderet for Højesteret, 2011 Møderet for landsret, 2005 Partner (equity), Horten, 2005 Advokatbeskikkelse, 2002 Advokatfuldmægtig og advokat, Bech-Bruun Dragsted, Justitsministeriet, Uddannelse Cand.jur., Københavns Universitet 1998 Specialer Konkurrenceret Udbudsret Statsstøtte Offentlige private samarbejder EU-ret & menneskerettigheder Erhvervsstrafferet Retssager 19