DDElibra Håndbog. DDElibra GO. Axiell Danmark A/S Version

Transkript

1 DDElibra DDElibra GO Axiell Danmark A/S Version Copyright 2015

2 1 DDElibra GO - dynamiske lister præsenteret på tablet Sådan bruger personalet løsningen Login Søg bestillinger eller Oprydning på selvafhentningshylden Reserverings- og Bestillingslister slås sammen = Bestillinger Filtrering på placeringsoplysninger Afgrænsningen ses øverst på listen Lånerkategori filtrering To visningsformater Oversigtsformat Fuld visning Vælg format øverst Oplysning om udgave Materialehistorik Reserveret Farvemarkeringer med i Oversigtsformatet Sidst afleveret Netop udlånt Visning af transaktioner Kassation direkte i Fuld visning Fundet Markering - Biblioteker markeres til sortering Spring over Ikke fundet Skjul behandlede Fortryd Fortryd Ikke fundet blanker Midlertidig udlånsregel Afslut Indstillinger gemmes ved Afslut Indstillinger gemmes ved Logout Offline Opfølgning ved personalearbejdsplads Materialer fjernes automatisk fra listen kriterier Axiell Danmark A/S 1

3 3 Oprydning på selvafhentningshylden Markering Fundet Markering Ikke fundet Låners fraværsperiode Opsætning Adgang til DDElibra GO Profil-kode og udlånsregler Ikke fundet Automater sættes til Fratagning Bestillinger overføres til Fjernlån, hvis sidste ex. kasseres Kasseret materiale genindsættes automatisk ved udlån og Aflevering Axiell Danmark A/S 2

4 1 DDElibra GO - dynamiske lister præsenteret på tablet Bestillings- og reserveringslister præsenteres samlet DDElibra GO er det nye online alternativ til bibliotekernes trykte bestillings- og hyldekontrollister - præsenteret på en tablet. Løsningen er overordnet baseret på, at vi slår bestillings- og hyldekontrollister sammen og præsenterer dem samlet. Online løsning Personalet går rundt på biblioteket og udfører arbejdet med listerne direkte på tablet en. Listerne søges aktivt frem, når personalet skal ud på hylderne og finde materialet. Løsningen er online og listerne opdateres dynamisk, efterhånden som materialerne findes. Flere medarbejdere kan derfor arbejde i forskellige afdelinger samtidigt. Med DDElibra GO er der ikke længere behov for genudskrivning. Hvis man får afsluttet listen og laver en ny søgning eller får slukket tablet en ved et uheld vil den næste søgning vise alle de bestillinger, der ikke er håndteret endnu - samt de nye, der er kommet til i mellemtiden. Søges frem på placering Via en filtrering på placeringsoplysninger kan der afgrænses til bestemte områder på biblioteket. Man kan vælge, at afgrænsningen skal svare til de nuværende trykte lister eller lave andre nye filtreringer. Kan også benyttes offline Hvis der ikke er velfungerende netadgang på hele bibliotekets område, kan fremfindingen fortsættes offline, da der opsamles data undervejs, som automatisk opdateres, når man igen er online. Dermed kan biblioteket benytte løsningen i magasiner og lignende. Bogforsider Præsentationen vil indeholde bogforsider, der letter arbejdet med fremfindingen. Opfølgning Det efterfølgende arbejde mht. fordeling af materialerne foregår som i dag på en personalearbejdsplads. Oprydning på selvafhentningshylden DDElibra GO kan som en ekstra facilitet fremsøge en liste over Ikke afhentede reserveringer. Kan benyttes på alle typer tablets og smartphones Vi har valgt at basere løsningen på ren web, så I ikke er afhængige af, hvilke tablets eller smartphones, der anvendes. Axiell Danmark A/S 3

5 2 Sådan bruger personalet løsningen 2.1 Login Personalet logger ind med sædvanligt Login til DDElibra eller andet login, hvis ønsket. Axiell Danmark A/S 4

6 2.2 Søg bestillinger eller Oprydning på selvafhentningshylden Efter Login vælges mellem mulighederne Søg bestillinger Oprydning på selvafhentningshylden Axiell Danmark A/S 5

7 2.3 Reserverings- og Bestillingslister slås sammen = Bestillinger Efter Indlogning åbnes muligheden for at søge reserveringer/bestillinger frem. Reserveringer og Bestillinger samt hyldekontrollister er slået sammen. Der søges dermed som standard på alle aktuelle ikke-udlånte reserveringer/bestillinger som nu samlet benævnes Bestillinger. Axiell Danmark A/S 6

8 2.4 Filtrering på placeringsoplysninger Listen afgrænses til bestemte områder på biblioteket via filtrering på placeringsoplysninger fra Beholdning. Her ønskes en liste fra voksenudlånet i Bastrup Bibliotek: Bastrup Bibliotek > Voksen > Udlån Tryk på Søg Axiell Danmark A/S 7

9 2.4.1 Afgrænsningen ses øverst på listen Det øverste felt i søgeresultatet viser, hvilken filtrering der er ønsket. Det øverste felt er fastlåst og vises permanent, når der scrolles. Listen er på 65 bestillinger: Axiell Danmark A/S 8

10 2.5 Lånerkategori filtrering Der kan afgrænses på lånerkategorier, når listen dannes. I eksemplet herunder fravælges fjernlån Lånerkategori 15 Andre folkebiblioteker. Først vælges Vælg alle Herefter fjernes fluebenet/markering på lånerkategori 15 Man kan hele tiden følge, hvilken liste, der er søgt frem her (-Lånerkategori: 15) Axiell Danmark A/S 9

11 2.6 To visningsformater Oversigtsformat Resultatet vises som standard i oversigtsformatet med bogforside, forfatter, titel, id nr., antal sider mht. bøger og Materialetype samt materialets placering. Der sorteres efter placeringen derfor kommer dages lån før den systematiske sortering på 31-dages lån. Der er mulighed for at markere titlen Fundet eller Spring over. Axiell Danmark A/S 10

12 2.6.2 Fuld visning Den enkelte titel kan ses i Fuld visning ved at klikke et vilkårligt sted på titlen. Man kommer tilbage til Oversigtsformatet ved at klikke på titlen igen. I Fuld visning kan man ud over Fundet og Spring over vælge knappen Ikke fundet. Axiell Danmark A/S 11

13 2.7 Vælg format øverst Hvis det ønskes, kan man vælge Fuld visning på alle titler fra start ved at sætte flueben i Vis detaljer. Denne mulighed er f.eks. tiltænkt superfinderen, der er ude og lede efter titler, kolleger har sprunget over og nu gerne vil have alle oplysninger vist fra start. Axiell Danmark A/S 12

14 2.8 Oplysning om udgave Fra og med DDElibra version er oplysning om udgave med i begge visningsformater. Her i Fuld visning: Axiell Danmark A/S 13

15 2.9 Materialehistorik Reserveret Farvemarkeringer for reserveringsdato med grønne, røde og gule prikker ses fra og med DDElibra vers i både Oversigtsformat og Fuld visning. Farvemarkeringer betyder Grøn prik: Bestillinger, der er 1-2 dage gamle Gul prik: Bestillinger, der er 3-4 dage gamle Rød prik: Bestillinger, der er 5 dage gamle eller ældre Herunder grøn prik = Bestillinger, der er 1-2 dage gamle : Axiell Danmark A/S 14

16 Herunder Bestillinger, der er 3-4 dage gamle gul prik: Axiell Danmark A/S 15

17 Herunder Bestillinger, der er 5 dage gamle eller ældre rød prik: Farvemarkeringer med i Oversigtsformatet Fra og med DDElibra version ses farvemarkeringer allerede i Oversigtsformatet: Axiell Danmark A/S 16

18 2.9.3 Sidst afleveret Netop udlånt Placeringsoplysninger Materialenr. Afleveret Hvis materialet er afleveret samme dag, inden bestillingen er foretaget - vil tidspunktet stå i feltet Afleveret, og være markeret med en grøn prik. Det samme er tilfældet, hvis materialet bliver udlånt til anden låner efter listen er søgt frem. Se skærmbillede under afsnit 5. Den grønne prik forsvinder dagen efter tidspunktet bliver stående. Axiell Danmark A/S 17

19 2.9.4 Visning af transaktioner I kolonnen "Transaktion" vises seneste transaktion for materialet. Fra og med DDElibra version vises nu også transaktionen "Opfyldt res. slettet": 2.10 Kassation direkte i Fuld visning I DDElibra version er der tilføjet en kassationsknap i formatet Fuld visning ved hvert enkelt materialenummer. Denne knap giver mulighed for at kassere et materiale med det samme det kan f.eks. være et materiale, der er markeret til kassation i forbindelse med autokassation - eller et materiale, der ikke kan findes eller har stået inaktivt i lang tid. I standardopsætningen overføres reserveringen automatisk til Fjernlån med status 02 "Overf. reservering", hvis ved kassation af sidste eksemplar. Nyt i DDElibra version er tillige, at disse fjernlån kan bestilles online direkte i Fjernlån. Axiell Danmark A/S 18

20 2.11 Fundet Når materialet findes, trykkes der på knappen Fundet og titlen fjernes fra listen. Titlen forsvinder på alle de tablets, der benyttes samtidigt dvs. også hvis der ledes i andre afdelinger. Umiddelbart bliver titlen grå, knappen Fundet fjernes og titlen ses med markeringen (FUNDET) og titlen vil være væk fra listen næste gang, den søges frem. Bemærk, at der sker en natlig oprydning af alle bestillinger, der markeres Fundet, men hvor det viser sig, at materialet alligevel ikke kan opfylde bestillingen, alternativt aldrig bliver afleveret efterfølgende. Axiell Danmark A/S 19

21 Markering - Biblioteker markeres til sortering Når det er et bibliotek, der bestiller et materiale, markeres titlen med et hus. På denne måde kan personalet (på biblioteker uden sorteringsanlæg) med det samme sortere materialerne på bogvognens hylder til Forsendelse til bibliotekerne - og til Afhentningshylden til lånerne. Axiell Danmark A/S 20

22 2.12 Spring over Hvis det personale, der går rundt med listen, ikke er sikre på, om de har ledt det rigtige sted, kan de overlade eftersøgningen til andre ved at vælge knappen Spring over. Titlen vil på denne måde optræde på listen igen næste gang, den søges frem. Titlen vil umiddelbart blive grå med markeringen (VENTER): Axiell Danmark A/S 21

23 2.13 Ikke fundet Vælges knappen Ikke fundet tildeles materialet en ny Midlertidig udlånsregel Ikke fundet. Denne udlånsregel kan enten Håndteres manuelt efterfølgende af personalet f.eks. ved at søge disse titler frem 1 gang om måneden og bestemmer herefter det videre forløb f.eks. ved at lave en massekassation Alternativt kan den midlertidige udlånsregel sættes til automatisk kassation efter en vedtagen periode Statuskoden Ikke fundet bevirker, at materialet kan udlånes, men ikke reserveres. Axiell Danmark A/S 22

24 2.14 Skjul behandlede For at få et bedre overblik over den samlede liste, kan man fjerne de titler, man har behandlet i den aktuelle arbejdsgang - ved at klikke på Skjul behandlede foroven. Derved skjules de afmærkede Fundet - Ikke fundet og Spring over Axiell Danmark A/S 23

25 2.15 Fortryd Man kan når som helst fortryde et valg via knappen Fortryd. Herunder finder man ud af, at det alligevel ikke er den rigtige titel, der er fundet ved tryk på Fortryd vender titlen tilbage på listen: Man kan også fortryde Spring over uden problemer Fortryd Ikke fundet blanker Midlertidig udlånsregel Hvis man fortryder Ikke-fundet, bliver Midlertidig udlånsregel if Ikke fundet blanket i Beholdning automatisk. (I første version skulle man aflevere materialet for at sikre sig, at denne udlånsregel bliver fjernet). Axiell Danmark A/S 24

26 2.17 Afslut Afslut knappen benyttes, når man er færdig med listen for denne gang og ønsker en ny opdateret liste næste gang, der søges en liste frem. Ved Afslut afsluttes den aktuelle liste og man kommer tilbage til Søg bestillinger. Axiell Danmark A/S 25

27 Indstillinger gemmes ved Afslut I Søg bestillinger gemmes de aktuelle indstillinger: Bastrup Bibliotek > Voksen > Udlån: Indstillinger gemmes ved Logout Hvis der logges helt ud på Log ud knappen vil de sidste indstillinger på samme måde blive husket. Axiell Danmark A/S 26

28 2.18 Offline Hvis der ikke er velfungerende netadgang på hele bibliotekets område, kan fremfindingen fortsættes offline, da der opsamles data undervejs, som automatisk opdateres, når man igen er online. Dermed kan biblioteket også benytte løsningen i magasiner og lignende Opfølgning ved personalearbejdsplads Når man er færdig med listen, går man med bogvognen med materialerne hen til en personalearbejdsplads og afleverer materialerne. Først da vil fratagningsnoter, reserveringsmeddelelser m.m. blive udskrevet/sendt Materialer fjernes automatisk fra listen kriterier Når materialet findes Bestilling/reservering slettes af låner i webben Bestilling/reservering slettes af biblioteket i GUI en Når andet materiale, der kan opfylde bestillingen, afleveres Når materialet fratages eller reserveringen opfyldes Materialet udlånes til anden låner, inden det findes o Kan ses med det samme ved at trykke på Refresh i Materialehistorik herunder er materialet lånt ud til anden låner :19 grøn prik. o Næste gang listen søges frem, vil titlen være væk. Axiell Danmark A/S 27

29 3 Oprydning på selvafhentningshylden Listen over Ikke afhentede reserveringer kan også dannes i DDElibra GO via knappen Oprydning på selvafhentningshylden. Listen dannes pr. Afhentningssted og sorteres efter Afhentningsdato/løbenummer. Listen indeholder såvel Ikke afhentede reserveringer som Afviste reserveringer. Axiell Danmark A/S 28

30 3.1 Markering Fundet Hvis materialet findes på hylden, markeres det "Fundet". Herved slettes den ikke-afhentede reservering. Hvis materialet kan opfylde en ny reservering, vil der komme besked om dette på listen. Materialet kan herefter afleveres, hvorefter det bliver frataget/opfyldt, som det kendes fra Bestillingslisten. 3.2 Markering Ikke fundet Hvis materialet ikke findes, markeres det "Ikke Fundet". Herved slettes den Ikke afhentede reservering. Materialet opdateres samtidig med en midlertidig udlånsregel, der gør, at materialet ikke kommer med på bestillingslisten, hvis det kunne have opfyldt en ny reservering. 3.3 Låners fraværsperiode Nyt i DDElibra version er, at uafhentede reserveringer også vises på oprydningslisten, selvom det er i lånerens fraværsperiode. Axiell Danmark A/S 29

31 4 Opsætning Herunder nogle af standard-opsætningerne i DDElibra GO. Andre aftales med implementøren i startfasen. 4.1 Adgang til DDElibra GO Biblioteket aftaler med implementøren, hvem der skal have adgang til at bruge systemet. 4.2 Profil-kode og udlånsregler Ikke fundet Der oprettes en udlånsregel/materialesamling if = Ikke fundet. Der knyttes samme udlånsregler til denne, som der er til borte - koden, der sættes på regninger. Den midlertidige udlånsregel fjernes automatisk både ved udlån og ved aflevering af materialet. 4.3 Automater sættes til Fratagning Hvis biblioteket ikke kører med fratagning på selvbetjeningsautomater, vil dette blive slået til. Det betyder, at materialet rent teknisk er frataget, men uden fratagningsnote. Materialet vil først blive ægte frataget/opfyldt, når det efterfølgende afleveres på en personalearbejdsplads. 4.4 Bestillinger overføres til Fjernlån, hvis sidste ex. kasseres Bestillinger overføres automatisk til Fjernlån med status 02 Overført reservering, hvis sidste ex. kasseres. Nyt i DDElibra version er, at disse fjernlån kan bestilles online direkte i Fjernlån. Biblioteket vurderer, om nogle lånerkategoriers (f.eks. andre biblioteker ) reserveringer skal overføres til særlig fjernlånsstatus. Axiell Danmark A/S 30

32 4.5 Kasseret materiale genindsættes automatisk ved udlån og Aflevering Denne automatik der blev mulig i DDElibra vers er en del af standard opsætningen af DDElibra GO - for at minimere risikoen ved at benytte autokassation ved Ikke fundet koden. Biblioteker vurderer, hvilke kassationskoder dette skal gælde for. Det betyder, at kasserede materialer automatisk genindsættes i beholdning ved aflæsning af stregkoden i udlån, aflevering eller forny i GUI-klienten og ved aflæsning af stregkoden i forbindelse med udlån og aflevering i automater. Axiell Danmark A/S 31