Referat til HSU. Deltagere:

Transkript

1 Referat til HSU Mødedato Mandag den 23. marts 2015 Starttidspunkt Kl. 13:15 Sluttidspunkt Kl. 16:00 Mødested Vestre Engvej 51C, 7100 Vejle Mødelokale Deltagere: Medarbejderrepræsentanter: Jesper Zimmer Wrang TR for AC Læreruddannelsen på Fyn (næstformand) Helle Waagner - TR for AC - Pædagoguddannelsen i Jelling Hanne Reinhold Dinesen TR for HK Tværgående Uddannelsesudvikling og Center for Undervisningsmidler Poul Danchell TR DS - Administrationsbachelor- og Socialrådgiveruddannelsen Leila Pedersen TR for HK Blangstedgårdsvej Lene Iversholt TR for AC Videreuddannelse og praksisudvikling og F&I Jørgen Markussen TR for 3F Finn Ravnkilde Marlet TR for Danske Fysioterapeuter uddannelserne til Ergoterapeut, Fysioterapeut og Radiograf og Bioanalytiker Niels Stefan Kvium TR for AC Pædagoguddannelsen i Jelling (suppleant for Henriette Vognsgaard Hjernø) Ledelsesrepræsentanter: Erik Knudsen Rektor (Formand) Søren Pedersen Vicedirektør (til kl ) Jørgen Hansen Vicedirektør Ulla Mulbjerg - Vicedirektør Afbud: Henriette Vognsgaard Hjernø TR for AC Pædagoguddannelsen i Odense Helle Guldborg K. Nielsen, TR for DSR Sygeplejerskeuddannelsen i Odense Til stede: Ved pkt. 5: Økonomichef Lars Valentin Lund Ved pkt. 6: Forsknings- og Udviklingsdirektør Jørgen Thorslund Ordstyrer: HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Sekretariatsbetjening: Lene Synnøve Andersen HR og Kommunikation side 1/8

2 Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Opsamling på temadag og præsentation af øvrige temaer for institutionen i Opfølgning på spørgsmål rejst af medarbejderrepræsentanter til bestyrelsesmødet den 18. feb Opfølgning fra sidste møde Årsrapport (årsregnskab) 2014, herunder afrapportering på udviklingskontrakten Opfølgning på APV Evaluering af mobbe- og chikanepolitik Nyt fra HAU - skriftlig orientering Udarbejdelse af stress-politik Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering) Korte punkter Eventuelt... 8 Intet til eventuelt Foreløbige punkter til næste møde:... 8 side 2/8

3 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt 2. Opsamling på temadag og præsentation af øvrige temaer for institutionen i 2015 Det blev aftalt, at brugeroplever kvalitet skal tilføjes i Jørgen Thorslunds model. Derudover blev det aftalt, at følgende drøftelse om kvalitet skal finde sted. Overordnet defineres indledningsvis med afsæt i værdikæden hvem der er kernebruger. Det var denne beskrivelse af værdikæden, der blev henvist til: Arbejdsgruppen må drøfte beskrivlesen, med henblik på at afklare, om det kunne være det fælles grundlag. 1. Medarbejderoplevet kvalitet i hverdagen Det skal beskrives, hvem der er kernebruger for den enkelte afdeling. Definition af Hvem er de enkelte afdelingers brugere hvad er kerneopgaven og målgruppen for ydelser fra henholdsvis undervisere, TAP og ledelse. Hvordan hænger det sammen med værdikæden. Er der sammenhæng eller potentiel konflikt. 2. Samspil og inddragelse Samspil og inddragelse i beslutningsprocesser de relevante brugere skal involveres fx ved implementering af administrative systemer. Dette sker i fremtiden ved at digitaliseringsprojekter skal følge den vedtagne beslutningsmodel (se beskrivelse: ) og store tværgående projekter (fx Niels Bohrs Allé). Definere hvilke parametre, som de enkelte niveauer skal involveres i. Samspillet mellem medarbejder og leder skal sikre klarhed om opgaverne og kvaliteten af ydelserne i forhold til ressourcerne. 3. Kvalitet og ressourcer Drøftelserne skal foretages med afsæt i værdikæden Det blev besluttet at nedsætte en lille arbejdsgruppe, som laver kort oplæg til HSU om ovenstående temaer til HSU mødet i juni. Fra medarbejdersiden er udpeget Finn Ravnkilde Marlet og Jesper Zimmer. 2 ledelsesrepræsentanter udpeges snarest. Oplæg af Erik Knudsen: temaer for UCL i 2015 (præsentation er vedlagt referatet). 3. Opfølgning på spørgsmål rejst af medarbejderrepræsentanter til bestyrelsesmødet den 18. feb. Svar på spørgsmålene fra medarbejderrepræsentanterne (bilag 3.1), ses på mit.ucl.dk. Hverken ledelse eller medarbejdere havde yderligere at tilføje. side 3/8

4 HSU tog svarerne på spørgsmålene fra medarbejderrepræsentanterne til efterretning. 4. Opfølgning fra sidste møde 1. Vilkår for tillidsvalgte er justeret i forhold til referat fra HSU-møde den 15. december HSU tog orienteringen til efterretning. 2. Tidsplan for involvering af tillidsrepræsentanter for TAP-området ved indførelse af NAV HSU tog orienteringen til efterretning. 3. Evaluering af mobbe- og chikanepolitik HSU godkendte den reviderede mobbe- og chikanepolitik (se også punkt 7) 4. Oplæg om ophavs- og videreudnyttelsesret. Udsat til møde i HSU i juni. HSU tog orienteringen om praksis i UCL indtil retningslinjer foreligger til efterretning. 5. Årsrapport (årsregnskab) 2014, herunder afrapportering på udviklingskontrakten Økonomichef Lars Lund fremlagde med afsæt i bilag (udsendes med referatet) Det samlede resultat er 1,6 mio. kr. bedre end budget (budget 14,6 mio. kr., resultat 16,2 mio. kr.), hvilket primært skyldes positiv afvigelse for F&U, som har modtaget midler, der som noget nyt, skal indtægtsføres det år, hvor de modtages. Resultatet for de Pædagogiske og Samfundsfaglige uddannelser, er 2,8 mio. kr., hvilket er 7,1 mio. kr. dårligere end budgetteret. Det skyldes, at læreruddannelsen har modtaget mindre taxameter-indtægter og haft større personaleomkostninger samt igangsættelse af Socialrådgiveruddannelsen i Vejle. side 4/8

5 Sundhedsuddannelsernes resultat er 10,7 mio. kr., hvilket er 2,7 mio. kr. bedret end budgetteret. Tværgående Uddannelsesudvikling er 1 mio. kr. bedre end budgetteret. Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler har haft et samlet overskud på 9,1 mio. kr., hvilket er 0,2 mio. kr. bedre end budgetteret. Der ses en positiv budgetafvigelse for F&U på 7 mio. kr., hvilket bl.a. skyldes at der nu er krav om at forskningsbevilling skal indtægtsføres i det år, de er bevilget uanset om bevillingen er brugt eller ej, i modsætning til tidligere, hvor de først indtægtsførtes, når de blev anvendt. Fælles administration og Ledelse viser en negativ budgetafvigelse på kr. 2,2 mio. kr. Vedr. udviklingskontrakten. Målopfyldelsen er vurderet. Der ses en udfordring i forhold til andelen af de studerende, der gennemfører uddannelsen. Der er lavet opfølgningsnotat til, hvordan UCL har tænkt at adressere udfordringen. Herudover er der tilfredsstillende målopfyldelse. Afklaring på spørgsmål på mødet: Der er en negativ renteswap på godt 28 mio. kr. UCL har to renteswaps (indgået ved hhv. ombygning på Blangstedgårdsvej samt Niels Bohrs Allé). Den negative renteswap hænger sammen med, at en faldende rente medfører, at renteswappenes markedsværdi falder. Den dag renteswappen udløber, vil værdien være nul. Stiger renten, vil markedsværdien stige. Ændringerne i renteswappenes markedsværdi, vurderes dog ikke at være nogen finansiel risiko for UCL. Værdien af renteswap påvirker egenkapitalen, men ikke årets resultat. HSU tog orienteringen til efterretning. 6. Opfølgning på APV HAU har fået forelagt den samlede APV-rapport med identificerede problemstillinger, som har været i Strategisk Ledelse. Bud på løsning af problemstillinger, ønskes drøftet i HSU. Drøftelse Det foreslås, at handleplanen justeres jf. drøftelserne på temadagen så det fremgår, at løsninger, der allerede er igangsat synliggøres. APV-handleplanen (bilag 6.2) blev drøftet. Problematisk, at udtryk som f.eks. intern projektmodel (PID) ikke er almen kendt. Herudover problematisk, at der som løsning på ubalance mellem krav og ressourcer, angives kodeks om god ledelse. Det er vigtigt, at problemstilling og løsning hænger sammen. side 5/8

6 Mht. mobning og bagtalelse, er dette ikke angivet i handleplanen, da disse er adresseret i UCLs mobbepolitik. Handlepunkter Der arbejdes videre med formuleringer i løsninger af problemstillinger (bilag 6.2). Medarbejdersiden indbydes til at komme med kommentarer til formuleringerne herom. HSU godkendte den videre proces samt fremtidig procedure for behandling af den samlede APV-rapport. HSU indstiller, at formuleringerne omkring løsninger af problemstillinger omformuleres og gøres tydeligere i forhold til rejste problemstillinger. 7. Evaluering af mobbe- og chikanepolitik HSU godkendte den reviderede mobbe- og chikanepolitik (se også punkt 4.3) 8. Nyt fra HAU - skriftlig orientering Temadag for arbejdsmiljøorganisationen Fraværsstatistikker 2014 HSU tog orienteringen til efterretning. 9. Udarbejdelse af stress-politik Handlepunkter HSU nedsatte arbejdsgruppe bestående af: Poul Danchell, Dorte Brygger og 2 ledelsesrepræsentanter (udpeges snarest). Arbejdsgruppen præsenterer udkast til stresspolitik på juni-mødet i HSU. HSU nedsatte arbejdsgruppe bestående af: Poul Danchell, Dorte Brygger og 2 ledelsesrepræsentanter (udpeges snarest). Arbejdsgruppen præsenterer udkast til stresspolitik på juni-mødet i HSU. side 6/8

7 10. Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering) Vilkår for tillidsvalgte 11. Korte punkter 1. Koncepet for medarbejderudvikling Vurderes som en god ide. Det skal blot sikres, at der er ledelseskapacitet hertil. HSU tog orienteringen til efterretning. 2. Nyt adjunktprogram Behovet for tydelighed i tildeling af ressourcer (tid), blev drøftet. Hvis der skal være gennemsigtighed i UCL, ønskede medarbejdersiden, at ressourcetildeling fremgår tydeligt. Dette er ikke indsat, da det er en aftale mellem medarbejder og leder - som dog vil være transparent. Det har været et ønske om et mere styret vejlederkorps. Med ovennævnte benærkninger, som justeres i adjunktprogrammet tog HSU orienteringen til efterretning. 3. Revision af UCL s it-politik Handlepunkter HSU nedsatte arbejdsgruppe bestående af: Niels Kvium, Finn Ravnkilde Marlet og 2 ledelsesrepræsentanter (udpeges snarest). Arbejdsgruppen præsenterer udkast til revideret it-politik på juni-mødet i HSU. HSU nedsatte arbejdsgruppe bestående af: Niels Kvium, Finn Ravnkilde Marlet og 2 ledelsesrepræsentanter (udpeges snarest). Arbejdsgruppen præsenterer udkast til revideret it-politik på juni-mødet i HSU. side 7/8

8 12. Eventuelt Intet til eventuelt. Næste møde: Den 15. juni 2015 (Blangstedgårdsvej) Foreløbige punkter til næste møde: Godkendelse af dagsorden Opfølgning fra sidste møde Budgetopfølgning 1. kvartal 2015 Udviklingskontrakt - afrapportering - drøftelse af udvalgte områder Evaluering af MUS Ophavs- og videreudnyttelsesret i UCL Stresspolitik (arbejdsgruppe) Revideret it-politik (arbejdsgruppe) Nye/reviderede politikker/retningslinjer /hjemmelgrundlag Korte punkter: HAU udarbejder handleplan med centrale initiativer for sygefravær 2014 (er nu forankret i HAU - gives til HSU som orienteringspunkt). Eventuelt side 8/8

9 U N I V E R S I T Y C O L L E G E L I L L E B Æ L T Strategisk Alignment Vi samarbejder Vi bygger på viden Vi er nysgerrige Erik Knudsen, HSU 23. marts 2015 UNIVERSITY COLLEGE U N I V E R S I T Y C O L L E G E L I L L E B Æ L T I ucl.dk

10 Strategisk alignment i UCL Fokus i 2015: Generelle udfordringer - Tværgående og tværprofessionelt samarbejde Justering af kvalitetssystemet som følge af manglende institutionsakkreditering Fokus på uddannelsernes kvalitet ex. med diskussionen om de studerendes manglende feed back er der sammenhæng mellem det vi siger og det vi gør. Det skal vi kunne stå på mål for! Opbygning af kompetencer Øget fokus på medarbejdernes kompetencer Større vidensbasering Mere samspil mellem undervisere og studerende Studieintensitet U N I V E R S I T Y C O L L E G E L I L L E B Æ L T I ucl.dk

11 Økonomi Faldende indtægter de kommende år (alt andet lige) Frafald på uddannelserne Fortsat høj prioritering af campus-forberedelserne (NBA): Campusprincipper fra papir til virkelighed På området for Tværgående uddannelsesudvikling de særlige indsatser mhp. styrkelse af fokus. På forskningsområdet - samspillet med uddannelserne skal i fokus, bl.a. via docenterne, som er et naturligt afsæt for et øget og mere naturligt samspil med uddannelserne. Vidensopbygning hænge sammen med uddannelsernes handleplaner og områdestrategierne. Det samlede uddannelses-f&i-interface skal styrkes og nytænkes. På kompetenceudvikling og undervisningsmidler- samspillet med grunduddannelserne og vice versa. U N I V E R S I T Y C O L L E G E L I L L E B Æ L T I ucl.dk

12 Fortsat fokus på vicedirektørernes tværgående samspil - måles på helt konkrete handlinger: At man koordinerer og udnytter erfaringer for at sikre de bedste fælles løsninger. Fortsat fokus på sammenhæng mellem ledelsesniveauerne, særligt til niveau 3, gennem styrket involvering, nedsivning/kommunikation og mere koordinerede samspilsformer. U N I V E R S I T Y C O L L E G E L I L L E B Æ L T I ucl.dk

13 Kvartalsregnskab pr. 31. december Ansvar: All(All) 4. kvartal 2014 År til dato ( ) Kr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomk. UCL Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat