Indhold Opstartsprocedure... 3 Dankort... 3 Korrekt åbningsprocedure af dankortterminalen... 4 Korrekt lukkeprocedure af dankortterminalen...

Transkript

1 Quickguide

2 Indhold Opstartsprocedure... 3 Dankort... 3 Korrekt åbningsprocedure af dankortterminalen... 4 Korrekt lukkeprocedure af dankortterminalen... 4 Logon på Dynamics NAV... 4 Overblik over Dynamics NAV 2013 skærmbilledet... 5 Beskrivelse af kasseløsningen... 6 Salg på kassen... 7 Muligheder i ekspeditionsvinduet... 8 Betaling... 8 Kontant betaling... 9 Betaling med terminalkort Gavekort som betaling Fremmed gavekort (før Dynamics NAV) Papir gavekort (i Dynamics NAV) Elektroniske-/NETS Gavekort Tilgodebevis som betaling Eget tilgodebevis Fremmede tilgodebevis (Før Dynamics NAV) Kasseafslutning [1] Omsætning [2] Optælling [3] Afslut Genveje i Dynamics NAV:

3 Opstartsprocedure Ved opstart af Dynamics NAV, findes der to ting, som er essentielle for at en ekspedition kan påbegyndes, henholdsvis korrekt procedure for åbning og lukning af dankortterminalen samt af Dynamics NAV. Dankort Når I skal i gang med en ekspedition, skal dankortterminalen åbnes før Dynamics NAV. Nedenstående billede illustrerer de ikoner som er relevante ved åbning og lukning af dankortterminalen. Ud over dankortikonet, som på billedet er placeret venstre side, ses der nederst i højre hjørne et mindre dankort ikon som bruges til at åbne og lukke terminalen med. Det er ikke altid at det lille dankortikon ligger nede i højre hjørne, her dobbeltklikkes blot på dankortikonet på skrivebordet, hvorefter ikonet fremkommer nede i højre hjørne igen. Hvis der herefter højre klikkes på det lille dankortikon fremkommer en række funktioner som vil blive beskrevet nedenfor. Åben terminal: Ved at klikke på denne funktion åbnes terminalen, hvorved ikonet bliver grønt Luk terminal: Ved at klikke på denne funktion lukkes terminalen, hvorved ikonet bliver rødt Transaktionsoversigt: Oversigt over alle dagens transaktioner, gennemført såvel som de afbrudte Tøm terminal: Ved klikke på denne funktion tømmes terminalens transaktioner, hvilket vil sige at de bliver indsendt til NETS (forhenværende PBS). Denne funktion er ikke en del af den daglige drift og skal KUN bruges i samråd med NaviPartner Indstillinger: Under indstillinger er det muligt at definere dankortudskrift, dankortformatering, lyd etc. Luk: Ved klik på denne funktion lukkes terminalen, hvorved ikonet forsvinder nede i højre hjørne 3

4 Korrekt åbningsprocedure af dankortterminalen Hvis dankortikonet ikke ligger nede i højre hjørne dobbeltklikkes på dankortikonet på skrivebordet. Herefter fremkommer ikonet nede i højre hjørne Hvis dankortikonet er lukket (rødt ikon) højre klikkes på ikonet Vælg Åben terminal, hvorefter dankortterminalen åbnes. Dette kan ses ved at dankortikonet bliver grønt og der står Terminal er klar på terminalen Korrekt lukkeprocedure af dankortterminalen Når man skal lukke ned for dagens salg skal dankortterminalen lukkes Højre klik på dankortikonet og klik på Luk Programmet lukker nu helt ned Det er vigtigt at butikken husker at lukke dankortprogrammet når butikken lukkes. Dette skal gøres for at skabe overensstemmelse ml. overførslen til banken fra NETS (forhenværende PBS) og kontoen i Dynamics NAV. Hvis ikke man får lukket dankortprogrammet kan man risikere at dagens sidste transaktion bliver hængende i terminalen til dagen efter når den næste dankorttransaktion gennemføres. Det får den praktiske betydning, at der kan komme uoverensstemmelse per dag ml. det beløb der figurerer på den fysiske konto i banken, og det beløb der står på kontoen i Dynamics NAV. Den sidste transaktion kommer så først ind på den fysiske konto i banken med én dags forsinkelse ift. kontoen i Dynamics NAV. Logon på Dynamics NAV Når dankortterminalen er åbnet er næste step at logge på Dynamics NAV. Der er hos Navipartner to måder at logge på dit regnskab. Dette gøres enten ved at logge på et fjernskrivebord, eller ved at logge ind via en klient der er installeret lokalt på pc en. Begge login metoder forklares nedenfor. Logon på fjernskrivebord 1. Du logger på din Dynamics NAV ved at åbne det ikon der hedder Dynamics NAV på dit skrivebord. 2. Efterfølgende tilkobles computeren på NaviPartners server. Det er vigtigt at man her venter 15 sekunder indtil popupvinduer lukkes. 3. Sidste punkt er at logge på ens regnskab. Dette gøres ved at klikke på Dynamics NAV ikonet, som illustreret på nedenstående billede. 4

5 Logon via clickonce Clickonce er Dynamics NAVs nye løsning til at logge på systemet. 1. Her logger man på ved at trykke på nedenstående ikon på skrivebordet 2. Herefter vil der komme et login vindue frem der ser således ud 3. Indtast dine login oplysninger og du er nu klar til at benytte Dynamics NAV Overblik over Dynamics NAV 2013 skærmbilledet Skærmbilledet i Dynamics NAV kan groft opdeles i tre. Disse tre vil kort blive forklaret nedenfor Den øverste linje viser hvilket regnskab man er i, og dernæst stien til hvor du er i systemet. I dette tilfælde vil det være CRONUS Danmark regnskabet. Stien er så Startside. I venstre side af skærmen findes en navigationsrude hvor man kan tilgå de ønskede afdelinger og undermenuer hurtigt og overskueligt. Det er her muligt at tilpasse hvad man ønsker at få vist afhængigt af rolle i virksomheden og personligt behov. 5

6 Det store felt der fylder resten af billedet er arbejdsområdet og i dette tilfælde hvor stien er startside, vil man se et billede med ens personlige startside ens rolle er tildelt. Videre navigation ind på eksempelvis et varekort vil åbne en ny fane med oplysninger omkring den enkelte vare. Disse vinduer vil altid kunne lukkes ved at trykke på krydset oppe i hjørnet eller ved at trykke på ESC. Beskrivelse af kasseløsningen Kasseløsningen i Dynamics NAV rummer en lang række muligheder og funktioner, som oftest tager udgangspunkt i registrering af varer. Herefter kan der via Retail gives rabatter, laves debetsalg, ændres antal, laves gavekort osv. Kasseløsningen består af tre forskellige vinduer henholdsvis login-vindue, ekspeditionsvindue og betalingsvindue. Log in vindue Ekspeditions vindue 6

7 Log in vindue Betalingsvindue Salg på kassen Indtastning af varer på kassen kan ske på flere måder. Der er her en kort gennemgang af de forskellige muligheder: Manuel indtastning: Scan varen: Vareopslag: Stil markøren i varenummer feltet på ekspeditionsbilledet og indtast varenummeret på den ønskede vare. For at kunne scanne varen er det nødvendigt at varen er oprettet med en stregkode. Herefter er det blot at stå i varelinje feltet og scanne stregkoden med håndscanneren. Hvis man trykker på Opslag i ekspeditions vinduet åbnes et nyt vindue hvor du kan søge og finde den vare du skal bruge. Du kan filtrere opslaget ved at benytte søgefunktionen i vinduet. Salg på varegruppe: Når en varegruppe vælges kommer der et vindue op, hvor prisen på den givne vare skal indtastes. Der afsluttes ved at trykke på ok eller alternativt Enter-knappen på keyboardet. Herefter kommer varen ind på varelinjen og man vil herefter være klar til at registrere den næste vare eller afsluttes ekspeditionen ved at gå videre til betalingsvinduet. 7

8 Muligheder i ekspeditionsvinduet I øverste højre hjørne i ekspeditionsvinduet er der flere funktioner du kan benytte til det enkelte salg. Her gennemgås knapperne Rabat, Antal, Retur og udskrifter. Bemærk at disse kan variere fra regnskab til regnskab. Rabat: Antal: Retur: Opslag: Rabat kan gives enten som en procent rabat eller beløb rabat. Man kan også bestemme om det skal være rabat på linjen eller det skal være en totalrabat. I stedet for at scanne/indtaste en vare flere gange, kan man med antal knappen bestemme hvor mange af den enkelte vare man gerne vil tilføje til salget. Når en varelinje er scannet/indtastet kan man ved at trykke på retur knappen bestemme hvor mange man vil tage retur af den givne vare, og hvad varen har kostet da kunden købte den. Her kan man lave et opslag i varekartoteket og nemt vælge. Gem/Hent bon: Det er muligt at gemme en bon fra ekspeditionsvinduet ved at klikke på Gem og accepterer at man vil gemme bonnen. Man henter bonnen igen ved at trykke på Hent og derefter vælge den pågældende gemte bon. Betaling Der kan via kassen modtages betaling med stort set alle former for betalingsmidler Kontanter i enhver given valuta, de fleste betalingskort alt afhængig af butikkens forretningsaftale med NETS, gavekort både elektroniske og manuelle, tilgodebeviser og salg på kredit(debetsalg). Quickguiden gennemgår kontant, gavekort samt terminalsalg. 8

9 Kontant betaling For at lave et kontantsalg vælges [Kontant] i betalingsvinduet, jf. nedenstående billede. Systemet foreslår som standard, det fulde beløb som i dette tilfælde er 431kr. Der kan enten trykkes på [Kontant], hvorefter salget afsluttes og der udskrives bon, eller der vendes tilbage til log-in billedet/et tomt ekspeditions vindue afhængig af opsætning. 9

10 Det er også muligt at taste det modtagne beløb - eksempelvis 500kr. Hvis dette gøres fremgår byttepengene, som vist på nedenstående figur. Uanset om der bare tastes [Kontant] eller om det modtagne beløb tastes og der trykkes [OK], udskrives en bon og log-in billedet/ekspeditions vindue vises. Betaling med terminalkort Hvilke kort den enkelte butik kan modtage, afhænger udelukkende af butikkens forretningsaftale med NETS. NAV kan i princippet tage alle slags kort det er blot et spørgsmål om opsætning. For at modtage betaling med kort vælges knappen [Terminalkort] i betalingsvinduet. Hvis du er i tvivl om hvordan betalingsvinduet åbnes, se afsnittet Betaling. Når der trykkes på [Terminalkort] åbnes et vindue hvor der indtastes det beløb som skal trækkes på kortet. Når der trykkes [OK] startes kortdialogen. 10

11 Kortet er sat i terminalen. Betaling gennemført Såfremt der er modtaget betaling for alle varerne, afsluttes ekspeditionen og der udskrives bon. Gavekort som betaling Der findes en tre forskellige typer gavekort, som håndteres lidt forskelligt i systemet. De tre typer er: Papirgavekort fra før systemet blev taget i brug/fra et tidligere POS system (fremmed gavekort) Papir/bon gavekort oprettet i systemet Elektroniske/NETS gavekort Fremmed gavekort (før Dynamics NAV) Gavekort oprettet i et andet system eller manuelt registrerede papirgavekort kan godt bruges som betalingsmiddel. Denne type gavekort modtages ved at gøre følgende: I betalingsvinduet vil det være muligt at vælge fremmed gavekort. Denne ligger typisk som vist nedenunder under punktet øvrige i betalingsvinduet. 11

12 Herefter åbnes et vindue, hvor der indtastes det beløb gavekortet er på. OBS Systemet foreslår automatisk det fulde beløb på salget. Tryk [OK]. Såfremt den fulde betaling er modtaget, kan ekspeditionen sluttes og der udskrives bon. Hvis der er flere penge tilbage på gavekortet kan man enten give resterende tilbage kontant, via terminalkort eller oprette et tilgodebevis på de resterende penge, ved at trykke på [Nyt Tilgodebevis] i betalingsvinduet. Papir gavekort (i Dynamics NAV) Når gavekort er oprettet i Dynamics NAV modtages de som følge: Gå i betalingsvinduet og trykke på knappen [Gavekort] 12

13 Tast eller scan gavekort nummer/stregkode Gavekortnummer står som standard nederst på bongavekortet Når gavekort registreres ved at trykke [OK] til ovenstående, vises en oversigt over det gavekort som man har tastet Hvis nummer og beløb stemmer overens med gavekortet, trykkes der på [Vælg] og gavekortet bliver trukket over i betalingsvinduet Elektroniske-/NETS Gavekort Betaling med E-gavekort modtages på samme måde som ved terminalkort - se afsnittet Betaling med terminalkort. Elektroniske gavekort registreres automatisk når man vælger terminal som betalingsmiddel. 13

14 Tilgodebevis som betaling Tilgodebeviser behandles på stort set samme måde som gavekort. Der findes dog kun to typer tilgodebeviser dem der er oprettet i systemet og dem som er fra et tidligere system (fremmede tilgodebevis). Eget tilgodebevis Når et tilgodebevis er oprettet i systemet modtages det ved, at gøre som følge: Gå i betalingsvinduet og tryk på knappen [Tilgodebevis], som illustreret på figuren nedenfor. Herefter vises et vindue, hvor tilgodebeviset findes ved enten at taste eller skanne tilgodebevis nummeret. Tilgodebevis nummeret står som standard nederst på tilgodebeviset. 14

15 Efter indtastningen trykkes [OK] hvorefter en oversigt vises, hvor status på de tilgodebeviser systemet har genkendt vises. Hvis tilgodebeviset stemmer overens med det indtastede, trykkes på [Vælg] og tilgodebeviset vil blive trukket over i betalingsvinduet. Fremmede tilgodebevis (Før Dynamics NAV) For at modtage fremmed tilgodebevis gøres som følge: I betalingsvinduet finder du knappen fremmed tilgodebevis under øvrige i betalingsvinduet som vist nedenfor: Herefter åbnes et vindue, hvor tilgodebevis beløbet kan indtastes. Systemet foreslår automatisk det fulde beløb på salget. 15

16 Tryk [OK]. Derefter indtaster man et referencenummer for tilgodebeviset. Såfremt den fulde betaling er modtaget, afsluttes ekspeditionen og der udskrives bon. Kasseafslutning En kasseafslutning er en opgørelse af dagens indtjening på et givent tidspunkt. Det vil sige, at alle de penge som ligger i kassen på det pågældende tidspunkt skal optælles. Butikkerne kan opgøre deres kasser ubegrænset hver dag og der findes ikke regler for tidspunkt på dagen, dvs. en kasse ikke nødvendigvis skal opgøres efter luk. Fremgangsmåde Når en kasse skal afsluttes skal man i ekspeditionsbilledet vælge [Øvrige Funk.] [Afslut Kasse], hvorefter der skal gennemgåes en tre-trins formular. 16

17 [1] Omsætning Første trin i kasseafslutning skal udelukkende bruges til at få et overblik over de kassebevægelser der har været siden sidste gang at kassen har været afsluttet. Det er vigtigt at notere sig, at disse tal er baseret på revisionsrullen og derfor vil f.eks. debetsalg via en standard salgsordre IKKE blive vist i dette billede. [2] Optælling Andet trin i kasseafslutningen er selve optællingen, hvor kontanter i alle valutaer skal tælles op. I optællingsvinduet ses dagens bevægelser som Dynamics NAV har registreret, den optalte værdi samt eventuel difference. 17

18 Optællingsproceduren er som følge: Placer pilen på det ønskede betalingsmiddel og klik [Optæl Kontant] Optæl samtlige kroner og øre og tast dem ind som antal eller beløb. Det er også muligt at sætte totalt beløb, men dette kan ikke anbefales, da man derved ikke har overblik over pengene Tryk [Luk] Ovenstående skal også gøres for andre betalingsmidler hvis de anvendes i butikkens daglige drift. [3] Afslut I tredje og sidste fase af kasseafslutningen skal de optalte kontanter opdeles på henholdsvis [Ny kassebeholdning] og [Sættes i banken]. Punkt 1: Optalt (DKK) og difference (DKK) Dette punkt viser det samlede optalte beløb fra trin 2 samt evt. afledt difference i DKK. Differencer kan opstå af flere årsager. Ved difference skal penge altid tælles igen da denne kan skyldes fejl i optælling. Punkt 2: Ny Kassebeholdning I denne rubrik indsættes næste dags åbningsbeholdning (Tryk på [Beløb] og skriv beløbet). Punkt 3: Sættes i bank og pengepose nr. I denne rubrik er beløbet som ønskes overført til banken. Pengeposenummeret skal ikke udfyldes, men kan bruges som reference til den fysiske pengepose. Det samme pengeposenummer kan bruges til en eller flere kassetter i butikken. 18

19 Punkt 4: Restbeløb Denne rubrik bruges typisk hvis der køres en fast/ny åbningsbeholdning og der kun kan overføres sedler til banken (Pengeposer må ikke indeholde mønter). I dette tilfælde kan der være overskydende mønter, som man lægger til side i en vekselkasse i et pengeskab. Dette beløb udregnes ved: Restbeløb = Optalt Ny kassebeholdning Overført til bank Punkt 5: Beskrivelsesfelt I dette felt er der mulighed for at skrive en bemærkning til kasseafslutningen. 19

20 Genveje i Dynamics NAV: 20

21 21

22 Noter:

23

24