DUAB-retningslinie nr. 3 til afdelingsbestyrelserne: Hvad bør der stå i afdelingens husorden?

Transkript

1 Hellerup DUAB-retningslinie nr. 3 til afdelingsbestyrelserne: Kære afdelingsbestyrelse Hvad bør der stå i afdelingens husorden? DUAB s organisationsbestyrelse har besluttet disse retningslinier, som har betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne beskriver de emner, vi i DUAB mener, bør nævnes i alle afdelingernes husordener. Retningslinierne her er nr. 3 i en række af DUAB-retningslinier, som forklarer de forskellige arbejdsopgaver i DUAB og i afdelingerne. Retningslinierne gennemgår de regler, som er fastlagt i bl.a. lovgivningen, DUAB s vedtægter og administrationsaftalen med UngesBoligService.dk, men kommer også med forslag til, hvad I som afdelingsbestyrelse selv kan vælge at gøre. Retningslinierne er en vejledning til afdelingsbestyrelserne i deres løbende arbejde ikke en fortolkning af lovgivning, vedtægter osv. Hvis der opstår tvivl om forhold, der er omtalt i retningslinierne, er det derfor altid lovgivningen, DUAB s vedtægter, indgåede kontrakter og konkrete beslutninger truffet i DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse, der gælder. DUAB s organisationsbestyrelse har startet arbejdet med at lave retningslinierne, fordi vi gerne vil gøre det lettere for afdelingsbestyrelserne, ejendomsinspektørerne og UngesBoligService.dk at løse deres opgaver og samarbejde, samtidig med at vi sikrer at vi får en fælles forståelse for, hvem der gør hvad og hvordan det skal gøres. Retningslinierne har været sendt til gennemlæsning i afdelingsbestyrelserne, inden de blev endelig godkendt af organisationsbestyrelsen. Vi vil gerne takke de afdelingsbestyrelser, der kom med kommentarer og forslag, for deres bidrag. Retningslinierne kommer ud til jer efterhånden som vi får dem udarbejdet, så vi kan lære af jeres erfaringer med at bruge dem, når vi skal lave de næste retningsliner eller samle op på dem, vi allerede har lavet. Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til retningslinierne, så skriv til Gregers Andersen, gan@ungesboligservice.dk. Vi kommer også gerne ud til et afdelingsbestyrelsesmøde eller afdelingsmøde og gennemgår dem sammen med jer. Med venlig hilsen - DUAB s organisationsbestyrelse Denne retningslinie er vedtaget af DUAB s organisationsbestyrelse den 8. januar

2 Overskrifter: 1. Hvad er en husorden? 2. Hvorfor skal I have en husorden? 3. Hvordan kan en husorden se ud? 1. Hvad er en husorden? En husorden er de fælles regler for, hvordan afdelingens beboere og deres gæster skal opføre sig over for hinanden og hvordan afdelingens bygninger og udstyr skal behandles. DUAB s vedtægter bestemmer, at afdelingens husorden skal vedtages af afdelingsmødet, hvor alle afdelingens husstande har stemmeret. Det betyder også, at det er afdelingsmødet, der kan ændre husordenen senere. Når I laver ændringer i jeres husorden, skal I give besked om det til UngesBoligService.dk, så de ved hvordan reglerne er ude hos jer. Det er afdelingsbestyrelsen, der har ansvaret for at lave et forslag til en husorden, som kan behandles på afdelingsmødet. Når husordenen er vedtaget, er det afdelingsbestyrelsen, der skal sørge for at beboerne overholder reglerne. Det sker typisk i samarbejde med afdelingens ejendomsinspektør (læs mere om ejendomsinspektørens arbejde i DUAB-retningslinie nr. 1). 2. Hvorfor skal I have en husorden? DUAB s vedtægter bestemmer, at alle afdelinger skal lave en husorden, fordi erfaringerne viser, at der er brug for et sæt klare fælles regler, som alle skal følge hvis fællesskabet i afdelingen skal fungere. Husordenen er et vigtigt redskab, som hjælper jer med at skabe et godt socialt miljø, hvor afdelingens beboere respekterer hinanden og passer på de fælles værdier: bygningerne, udenomsarealerne og det fælles udstyr. En husorden med klare entydige regler, som respekteres af beboerne, kan være med til at spare jeres afdeling for sure udgifter til at reparere ting, der bliver ødelagt eller brugt forkert og det kan spare jer for langvarige konflikter og klagesager mellem afdelingens beboere. En husorden må aldrig fratage beboerne de rettigheder, de er sikret i lovgivningen. Når I vedtager eller retter i jeres husorden, skal I derfor være opmærksomme på, at indholdet i jeres husorden ikke må være i modstrid med de regler, der gælder for området. Helt konkret drejer det sig blandt andet om politivedtægten og brandvedtægterne, som I kan få ved at henvende jer til jeres ejendomsinspektør han ved også, om der er andre lokale regler, I skal følge. Inden for reglerne er det til gengæld vigtigt, at I tænker over, hvordan jeres husorden konkret skal se ud for at sikre, at den passer bedst muligt til lige netop jeres afdeling. Husk i den forbindelse at tale med jeres ejendomsinspektør: han kender ofte de problemer der har været i afdelingen op gennem historien, og gennem kontakten med de andre ejendomsinspektører kan han hjælpe med at finde ud af, hvordan man har forsøgt at løse problemer i DUAB s andre afdelinger. Det er også vigtigt at I tænker på, hvordan nye beboere præsenteres for husordenen. I nogen afdelinger tager formanden eller andre bestyrelsesmedlemmer mod nye beboere og fortæller dem om afdelingen og om husordenen. På den måde kan nye beboere stille spørgsmål til dem, der kender reglerne og afdelingsbestyrelsen er sikker på, at alle nye beboere kender husordenen. 2

3 3. Hvordan kan en husorden se ud? Nedenfor har vi lavet et forslag til husorden, I kan bruge som inspiration, når I laver eller retter jeres egen husorden. Vi har taget de overordnede emner med, som vi af erfaring ved er vigtige at tage højde for. Der kan være dog godt være særlige forhold i jeres afdeling, som vi ikke har fået med i vores oversigt så derfor skal I selv være opmærksomme på, hvordan I vil tilpasse vores forslag, så det tager hensyn til hvordan virkeligheden ser ud hos jer. Der er ikke umiddelbart nogen grænser for, hvor specifik og detaljeret en husorden kan være. Men jo mere detaljeret og omfattende man gør sin husorden, des sværere bliver det for beboerne at bevare overblikket og forstå husordenen og så risikerer I, at de vigtigste principper går tabt i vrimlen af detaljer. Så prøv at finde en balance mellem på den ene side det overordnede og principielle og på den anden side det konkrete og detaljerede. I er altid velkomne til at kontakte DUAB eller UngesBoligService.dk, hvis I vil have en snak om jeres husorden eller gerne vil have eksempler fra andre DUAB-afdelinger på, hvordan deres husordner ser ud. DUAB s forslag til husorden Den vigtigste hovedregel, som I bør tage udgangspunkt i, er at opfordre beboerne til i alle situationer at vise hensynsfuldhed over for afdelingens andre beboere og for bebyggelsen som helhed. Man bør afholde sig fra handlinger, der kan være til skade eller ulempe for andre eller ejendommen. Nedenfor finder I vores forslag til, hvad der bør stå i forretningsordenen. Ved nogen af forslagene har vi i kursiv skrevet nogle kommentarer om ting, I kan overveje i samme forbindelse. 1 Afdelingens husorden må ikke være i strid med gældende lovgivning. De andre regler, som afdelingen selv beslutter (f.eks. regler for netværk, fællesvaskeri, fælleskøkken og andre fællesområder) må ikke være i strid med de regler, der er sat op i husordenen. 2 Alle beboere skal bidrage til opretholdelsen af ro og orden i afdelingen ved at følge de forskrifter, der kommer fra afdelingsbestyrelsen, DUAB s organisationsbestyrelse eller UngesBoligService.dk. 3 Disse forskrifter og husordenens regler gælder også for gæster. Beboere hæfter for deres gæsters adfærd i afdelingen. 4 Beboerne skal respektere de begrænsninger på den enkeltes adfærd, som gives af afdelingsbestyrelsen, kollegiets inspektør eller UngesBoligService.dk for at tage hensyn til det fælles liv på kollegiet. Især skal beboere altid respektere de studerendes krav på læse- og nattero. 3

4 5 Støj og musik må ikke forstyrre de omkringboende. Enhver klage fra en beboer om at stoppe generende støj skal straks efterkommes. Overvej at sætte et tidsrum, hvor der ikke må spilles høj musik eller støjes. 6 Ved større arrangementer (fx fester i den enkelte beboers lejlighed, i fælleslokalet eller på udendørsarealerne) skal arrangørerne indhente godkendelse i forvejen fra afdelingsbestyrelsen. Overvej at skrive, om / hvordan dem, der holder fest, skal varsle de andre beboere i forvejen. I bør også overveje at skrive, hvor lang tid i forvejen man skal søge godkendelse fra afdelingsbestyrelsen, så I har tid til at behandle sagen ordentligt. 7 Alle beboere har et medansvar for at holde afdelingens fælleslokaler og arealer rene og i god orden. Når man bruger dem, må man ikke genere afdelingens øvrige beboere. Det er den enkelte beboers ansvar at rydde op og gøre rent efter sig og fjerne affald. 8 Alle beboere skal sørge for, at ting, som tilhører afdelingen, ikke bliver fjernet eller ødelagt. 9 Afdelingen tager som udgangspunkt ikke ansvar for beboernes personlige ejendele. Derfor bør den enkelte beboer opfordres til at tegne en indboforsikring. 10 Hvis en skade kan føres tilbage til en enkelt person, hæfter han/hun for udgifterne til at udbedre skaden. I situationer hvor en skade kan føres tilbage til flere personer, hæfter de solidarisk for skaden. 11 Husdyr er tilladt i afdelingen eller dyr er ikke tilladt i afdelingen med undtagelse af dyr i bur eller akvarium. Hvis man har et akvarium, skal man tegne en individuel forsikring mod vandskader. 12 Alle beboere og gæster skal overholde regler for brandsikkerhed og sørge for, at afdelingens brandmateriel ikke misbruges. 13 Af hensyn til rengøring og brandsikkerheden må der ikke stilles ting på gange og brandveje. 14 Udover denne husorden kan afdelingen lave specifikke regler for fx brug af netværk, vaskekælder, fælleskøkken og andre fællesområder. Beboerne skal overholde disse regler på samme måde, som de skal overholde reglerne i husordenen. 4

5 15 Beboere kan klage til afdelingsbestyrelsen, ejendomsinspektøren eller UngesBoligService.dk, hvis de oplever at husordenen bliver brudt. Klagen skal være på skrift og må ikke være anonym. Klagen bliver behandlet efter de regler, som afdelingsbestyrelsen har aftalt med UngesBoligService.dk. Behandling af klager er altid omfattet af tavshedspligt. Hvis klagen er berettiget, sender UngesBoligService.dk en klageskrivelse til den beboer, der er klaget over, og beder vedkommende om at overholde husordenen. Hvis der er tale om grov eller gentagen overtrædelse af husordenen, kan DUAB s organisationsbestyrelse og UngesBoligService.dk opsige eller ophæve lejemålet. En ophævelse kan eksempelvis ske, hvis en beboer groft forsømmer sine forpligtelser som lejer, ulovligt fremlejer sin lejlighed eller på grov eller gentagen vis bryder reglerne for god orden i afdelingen. Kommentar Hvad I kan skrive i dette punkt afhænger af, hvilken aftale I har med UngesBoligService.dk om, hvordan beboerklager skal behandles. Det kan I læse mere om i DUAB-retningslinie nr Afdelingsmødet vedtager husordenen og behandler forslag fra beboerne, afdelingsbestyrelsen eller UngesBoligService.dk til ændringer af husordenen. I bør overveje at foreslå jeres afdelingsmøde, at de tager nærmere stilling til, hvordan der kan stilles forslag om ændringer af husordenen, om forslagene skal uddeles til alle beboere senest et bestemt dage inden afdelingsmødet, så der er tid til at læse dem osv. Andre emner, der kan inddrages i en husorden: Her er en liste med nogle af de andre emner, der ofte enten tages med i selve husordenen eller er beskrevet i et selvstændigt sæt regler: Fremleje/intern flytning HUSK at skrive, at beboerne skal kontakte UngesBoligService.dk eller afdelingsbestyrelsen (alt efter hvad der er aftalt mellem afdelingen og UngesBoligService.dk om hvem der godkender fremlejeaftaler) og få godkendelse, før de fremlejer deres lejlighed. Brug af cykelkælder Brug af vaskerum Hvor og hvornår må der ryges og drikkes alkohol i afdelingen Brug af køkkener og gange Affaldssortering Brug af afdelingens udenomsarealer, fx gårde, gårdhaver eller græsplæner Energiforbrug Brug af opmagasinering på loft og i kælder Parkeringsregler for cykler og biler Fester 5