Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED

Transkript

1 Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side 1. Mødedato: 21. marts 2017 Mødet påbegyndt: kl. 12:30 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Lokale 428 Rådhuset Fraværende: Annette Riis, Tom K. Andersen og Louise Djernæs For Annette Riis deltog Christina K. Larsen Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget og økonomi marts Fleksibel arbejdstid 3 3 Feriefonden - Valg af bestyrelse 4 4 Trivselsmåling indledende drøftelse 5 5 Røgfri arbejdstid 6 6 Personalepolitikker - Tidsplan for revision 8 7 Revision af retningslinjer fra MTHSU 10 8 APV - orientering 11 9 Eventuelt Marts

2 Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side P Budget og økonomi marts 2017 Sagsfremstilling Status på budget og økonomi, herunder tidsplan. Budgetproces: Tommy Christiansen orienterer om Direktionens indstilling til Økonomiudvalget, som afholder møde den 22. marts. Materialet til Økonomiudvalgets møde 22. marts eftersendes endvidere til Hovedudvalget. (Tilknyttet sagen 17. marts). Der gives samtidig en status på regnskabsresultatet. Der henvises til sagsfremstillingerne for de enkelte udvalgsområder, samt den overordnede regnskabssag, der kan findes på Økonomiudvalgets dagsorden til 22. marts. Det indstilles, Til drøftelse Beslutning Orientering v/tommy Christiansen. Årsberetning 2016 giver et fint billede af status, og eftersendes til udvalget. Budgetprocessen: Hovedudvalget forventes at blive inviteret med i budgetprocessen forud for Byrådets møde i Juni. Her vil senere blive sendt mere information ud om tid og sted. De egentlige budgetforhandlinger vil foregå i september: Hovedudvalget vil blive inddraget en del af tiden 6./7. september. Bilag Dagsordenpunkt ØK 22. marts - Forslag til budgetproces ØK 22. marts - Bilag 1 - Overordnede forudsætninger ØK 22. marts - Bilag 2 - Budgetproces for budget 2018 Tidsplan for budgetlægning for

3 P Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side Fleksibel arbejdstid Resumé SF's byrådsgruppe har fremsendt et beslutningsforslag til byrådet om fleksibel arbejdstid for Hjørring Kommunes ansatte. Dette fremsendes hermed til Hovedudvalget med henblik på, at udvalget kommer med en udtalelse. Følgende vedlægges som samlet bilagspakke: Sagsfremstilling til ØK 22. marts. Beslutningsforslaget til byrådet Beskrivelse af nuværende ordninger udarbejdet af Løn og Personale Udkast til udtalelse fra Hovedudvalget, udarbejdet af sekretariatet på baggrund af dialog med formand og næstformand for Hovedudvalget. Det indstilles, At Hovedudvalget udarbejder udtalelse til Økonomiudvalgets og Byrådets behandling af sagen. Beslutning Udvalget drøftede forslaget, og var i store træk enige om indholdet i denne. Medarbejdersiden kom med få ændringsforslag til udtalelsen, som sekretariatet indarbejder i udtalelsen inden den sendes videre. Hovedpunkter i ændringsforslag: ArbejdspladsMED kan drøfte spørgsmålene, såfremt medarbejderne har ønske herom. Anerkendelse af at fleksibilitet er fremmende for arbejdsglæden. Bilag Sagsfremstilling Fleksibel Arbejdstid Bilag 1 beslutningsforslag Fleksibel arbejdstid Bilag 2 ordninger med øget fleksibilitet Udtalelse vedr. fleksibel arbejdstid Udtalelse vedr. fleksibel arbejdstid revideret efter mødet.

4 P Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side Feriefonden - Valg af bestyrelse Sagsfremstilling I vedtægterne for Hjørring Kommunes Feriefond er retningslinjerne for valg til bestyrelsen beskrevet. Bestyrelsens medlemmer udpeges blandt Hjørring kommunes ansatte af Hovedudvalget efter indstilling fra de underliggende MEDudvalg. Udpegningen sker hvert tredje år i maj måned. Seneste udpegning var i maj Der skal udpeges i alt 7 medlemmer og genvalg kan finde sted. Den nuværende bestyrelse er sammensat således: Ulrik Just Andersen, formand, BSU Heidi Lykkegard, næstformand, SÆH Anitta Topholt Andersen, kasserer, Stabene Karen Hougard, Arbejdsmarkedsområdet Mette Rosendal Vestergaard, T&M Lars Bidstrup Hansen, BSU Kari Lundholm, SÆH Alle kandidater stiller sig til rådighed for genvalg. Det anbefales at Hovedudvalget godkender de opstillede kandidater, som tidligere er indstillet af OmrådeMEDudvalgene. Det indstilles, Drøftelse med henblik på godkendelse. Beslutning Hovedudvalget drøftede proceduren for valg og udpegning af bestyrelsesmedlemmer. Hovedudvalget ønsker at Feriefonden sikrer valgproceduren som tidligere og indhenter kandidater fra områderne via områdemed. Disse sendes til det kommende møde i Hovedudvalget med henblik på udpegning. Udpegningen vil ske ud fra følgende sammensætning aftalt tidligere i Hovedudvalget: 2 fra BSU, 2 fra SÆH, 1 fra T&M, 1 fra AMO og 1 fra Stabene. Bilag

5 Feriefondens vedtægter Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side P Trivselsmåling indledende drøftelse Sagsfremstilling Siden 2008 er der gennemført trivselsmålinger efter samme overordnede koncept fra samme eksterne firma. Målingerne har været gennemført som pilotforsøg i 2008 og derefter i fuld skala samtidigt på alle kommunens arbejdspladser i 2009, 2012 og Med den proces, der har været de seneste gange, er det nu ved den tid, hvor der igen skal tages stilling til en kommende trivselsmåling. Direktionen har på med udgangspunkt i tilbagemeldingerne efter seneste måling i 2015 og på baggrund af nyere forskningsresultater valgt at lade en gruppe af ledertalenter have det som en opgave på en bootcamp i slutningen af januar måned at beskrive en alternativ måde, hvor man erstatter den traditionelle trivselsmåling i 2018 og i stedet gennemfører en indsats, hvor der arbejdes på at styrke arbejdspladsernes fokus på kerneopgaven for derigennem at øge trivslen på arbejdspladserne. Resultatet af gruppens arbejde er så interessant, at der nu foreslås afholdt en fælles temadag for Hovedudvalg og område MED-udvalg med det formål at få en drøftelse af muligheder og behov for at erstatte trivselsmåling med en ny og helt anderledes tilgang end tidligere. Det foreslås, at nævnte temamøde finder sted den 17. maj kl og dermed erstatter Hovedudvalgets ordinære møde dette tidspunkt. Der er udsendt en foreløbig indkaldelse til formænd og næstformænd for MED-udvalgene for at sikre, at flest mulige i givet fald kan deltage i dette arrangement. Hovedudvalget foreslås at afholde ordinært møde samme dag kl Temamødet foreslås at indeholde følgende: - nærmere beskrivelse af opgave og tilgang samt en fremlæggelse af talentgruppens svar på opgaven - oplæg fra ekstern oplægsholder, f.eks. Anders Seneca - drøftelse i område MED-udvalg med efterfølgende drøftelse af foreløbige konklusioner fra Hovedudvalget Indledning v/tommy Christiansen

6 Det indstilles, - at Hovedudvalget tager en indledende drøftelse med henblik på at fastlægge den videre proces. Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side 6. Beslutning Udvalget drøftede forslaget til temamøde. Den opgave som er stillet ledertalenterne fremsendes til deltagerne den 17. maj. Temamødet den 17. maj bruges til at præsentere oplægget og på junimødet drøftes de input som kom fra temamødet P Røgfri arbejdstid Resumé Resume: Udmøntning af Økonomiudvalgets handleplan om styrket indsats for røgfri arbejdstid på de kommunale arbejdspladser Sagsfremstilling Byrådet har nu godkendt alle fagudvalgenes handleplaner i forbindelse med implementering af sundhedspolitikken, herunder også Økonomiudvalgets handleplan om styrket indsats for røgfri arbejdstid på de kommunale arbejdspladser (bilag vedlagt). Fokus i den forrige handleplan var at motivere til røgfri arbejdstid på kommunens arbejdspladser. Hovedudvalget nedsatte i den forbindelse en arbejdsgruppe, som skulle bistå arbejdet. Blandt flere indsatser kan det fremhæves, at arbejdsgruppen; har udarbejdet diverse dialogmateriale vedrørende røgfri arbejdstid til kommunens ansatte, som ligger offentligt tilgængelig på hjoerring.dk har etableret rygestopkurser for alle kommunens ansatte - i samarbejde med Borgersundhed Den nye handleplan er i vid udstrækning en videreførelse af den forrige handleplan, hvor fokus stadig er at motivere kommunens arbejdspladser til røgfri arbejdstid. Hovedudvalget skal fremadrettet fokusere på initiativer, der motiverer til røgfri arbejdstid, herunder fortsætte med at udbyde rygestopkurser til kommunens ansatte, såfremt det efterspørges. Herudover skal Hovedudvalget;

7 undersøge om strukturelle tiltag kan iværksættes som led i motivationen til røgfri arbejdstid. Her kan der eksempelvis opfordres til dialog om, hvor og hvornår der må ryges i arbejdstiden. undersøge og drøfte, om kommunens røgpolitik bør revideres. Den nedsatte arbejdsgruppe består af: Lone Steen (HU), Arbejdsmarkedsområdet Jette S. Jensen (HU), Fællestillidsrepræsentant David Nordstrøm (HU), Fællestillidsrepræsentant Ulrik Just Andersen, BSU Mette Maria Meyer, Borgmesterkontoret Birthe Toft, Borgersundhed Kurt Larsen og Lise Løth Gregersen (sekretariat), Arbejdsmiljø og MED Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side 7. Det indstilles, Det anbefales at sagen drøftes, herunder om arbejdsgruppen i næste fase skal sammensættes på en anden måde, således at der kommer AMR og/eller TR repræsentation fra decentrale arbejdspladser. Historik Økonomiudvalget den 14. december 2016 punkt 28. Beslutning Udvalget drøftede det fremsendte og støttede at gruppen udvides med repræsentanter fra arbejdspladniveau. Jette S. Jensen ønsker at udtræde fra gruppen og erstattes af Heidi S. Lykkegård. Arbejdsgruppen træder sammen indenfor kort tid og herefter drøftes de videre skridt. Bilag Handleplan - Økonomiudvalget

8 Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side P Personalepolitikker - Tidsplan for revision Sagsfremstilling Oplæg til procesplan og rækkefølge for revision af personalepolitikker. Hovedudvalget igangsatte i efteråret 2016 en revision af personalepolitikkerne. De første retningslinjer fra tidligere MTHSU* er allerede på vej til en revision. Udvalget har tidligere tilkendegivet at skabelonen for revision af personalepolitikker, som er benyttet til sygefraværspolitikken er et godt udgangspunkt og at man gerne ser en forenkling af politikkerne. (Unødig støj som henvisning i politikkerne må gerne fjernes). På mødet fællesmødet den 8. november 2017 tilkendegav deltagerne, at der ikke er behov for større ændringer i politikkerne. Politikkerne anvendes og lever på arbejdspladserne i tråd med den værdibaserede tilgang. Samlet bekræftede de input der kom på temamødet Hovedudvalgets tanker om en forenkling af politikkerne. Der var et fælles ønske om at hver politik indeholder tydelige afsnit som fortæller, hvilke opgaver der ligger til MEDudvalgene i forhold til politikkerne. Foreslået rækkefølge jf. tidligere tilkendegivelser fra Hovedudvalget: Trivsel og stress samt vold og mobning. Disse må gerne ses i en sammenhæng. ( Trivsel frem for stress Mobning og chikane samt Vold og trusler om vold ) Alkoholpolitik Rygepolitik Arbejdsmiljøpolitik Kompetenceudvikling Værdiramme for frivillighed Sygefraværspolitikken er ny. Der tages udgangspunkt i skabelonen for den. Forslag til den videre proces: Sekretariatet udarbejder et forslag til forenkling på de enkelte politikker i

9 ovennævnte rækkefølge. Hovedudvalget drøfter herefter de nye forslag, som kan sammenlignes med nuværende politik på området. Herefter gives input som indarbejdes i en endelig udgave som godkendes af udvalget. Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side 9. Politikkerne tages op løbende på Hovedudvalgets dagsorden. Implementering og formidling For at sikre implementering og formidling informeres der løbende til MEDorganisationen via nyhedsbreve om Hovedudvalgets arbejde med politikkerne. De opgaver der følger politikkerne for de enkelte udvalg, vil dermed komme løbende hen over året og formentlig det kommende år. Derudover lægges politikkerne efterhånden som de revideres på som erstatning for de tidligere. *Midlertidige Tværgående HovedSamarbejdsUdvalg nedsat af repræsentanter fra de 4 kommuner og Nordjyllands Amt før sammenlægning af kommuner Det indstilles, Hovedudvalget bedes drøfte om procesplanen kan godkendes og dermed sættes i gang. Beslutning Helle Hostrup og Karen Margrethe Bak indgår i en sparringsgruppe sammen med Kurt Larsen og Grethe Jakobsen. Gruppen arbejder frem efter procesplanen.

10 Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side P Revision af retningslinjer fra MTHSU Sagsfremstilling På seneste møde aftalte Hovedudvalget at retningslinjerne for MTHSU skulle revideres. Løn og Personale har nu lavet udkast til nye retningslinjer for: Jubilæum, Time-dagpenge, Fleksibel arbejdstid, Frihed med løn, Orlov, Kørselsgodtgørelse. Udover det Hovedudvalget har bedt om, er der også vedlagt udkast til retningslinjer vedrørende brug af kommunens biler. *Midlertidige Tværgående HovedSamarbejdsUdvalg nedsat af repræsentanter fra de 4 kommuner og Nordjyllands Amt før sammenlægning af kommuner Det indstilles, Til drøftelse med henblik på godkendelse. Beslutning Lillian Andersen gennemgik de enkelte politikker og de ændringer som er indarbejdet heri. Udvalget gav deres bemærkninger til de enkelte politikker. Der lægges en overordnet formulering ind over retningslinjerne som afspejler de overordnede værdier for samarbejde i Hjørring kommune. Bilag Jubilæumsregler Retningslinjer for time-dagpenge Retningslinjer for fleksibel arbejdstid - administrationen Retningslinjer for frihed med løn Retningslinjer for orlov Retningslinjer for udbetaling af kørselsgodtgørelse Retningslinjer for brug af kommunens biler Erklæring om gyldigt kørekort

11 P Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side APV - orientering Sagsfremstilling I det nyhedsbrev, der blev udsendt til samtlige arbejdsmiljøgrupper den 1. marts blev der gjort opmærksom på, at der skal udarbejdes arbejdspladsvurdering, APV, i Ifølge reglerne skal arbejdspladsen revidere sin APV, når der sker ændringer i arbejdet eller i den måde, arbejdet udføres på, hvis det har betydning for arbejdsmiljøet. Det kan også være nødvendigt at justere APV en, hvis man får ny viden eller nye erfaringer. Sker der fx en arbejdsulykke eller en markant stigning i antallet af sygemeldinger, og det viser sig, at dette skyldes forhold i arbejdsmiljøet, kan det være nødvendigt at justere APV en. APV'en skal under alle omstændigheder dog revideres mindst hvert 3. år. Det er derfor ikke nødvendigvis alle arbejdspladser, der følger kommunens kadence og skal igang med ny APV nu, men anbefalingen går på at tjekke, hvor gammel den tidligere APV er, så man overholder tidsfristen på de 3 år../. Der er metodefrihed i forhold til at gennemføre en APV, hvilket betyder, at arbejdspladserne kan benytte den metode de foretrækker eller kender. Der er dog formkrav til udarbejdelse af APV, derfor er det vigtigt at orientere sig i Arbejdstilsynets vejledning om APV. Den findes på linket arbejdspladsvurdering. Det ligger desuden som en opgave for MED-udvalg at koordinere arbejdsmiljøarbejdet, herunder APV, så opgaven er ikke alene forankret hos arbejdsmiljøgrupperne. Nyhedsbrevet er udsendt via HeltSikkert til arbejdsmiljøgrupper, og informationen om pligten til at udarbejde APV vil også blive udsendt til ledere via niveau-3 lederne. Det indstilles, Til drøftelse. Beslutning Orienteringen taget til efterretning. Bilag: HeltSikkert

12 Hjørring Kommune 21. marts 2017 Side P Eventuelt Marts 2017 Sagsfremstilling Hovedudvalgets årsplan vedlagt som bilag. Under eventuelt drøftes Hovedudvalgets årlige møde med Økonomiudvalget, herunder hvilke emner der ønskes taget op. Beslutning Kommunens indkøbs og udbudspolitik skal behandles på Økonomiudvalgsmøde den 22. og har været sendt rund til medlemmerne af Hovedudvalget for at indhendte eventuelle bemærkninger forud for denne behandling. Hovedudvalget har drøftet denne og der var ingen bemærkninger. Udvalget skal mødes med Økonomiudvalget i juni og blev opfordret til at finde emner til dette møde, herunder også gerne en samlet tilbagemelding på tidligere års budgetprocesser. Invitation til temadag om Det rummelige arbejdsmarked. Orientering om møde mellem Arbejdsmiljø og Politiet vedr. procedure ved anmeldelsen af vold. Bilag Hovedudvalgets emner rev.marts

13 Åben dagsorden Økonomiudvalget Borgmesterkontoret Hjørring Kommune 22. marts 2017 Side 1. Mødedato: 22. marts 2017 Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Mødelokale 122, 1. sal, Hjørring Rådhus Fraværende: Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 3 Forslag til budgetproces

14 Hjørring Kommune 22. marts 2017 Side S Forslag til budgetproces Resumé Direktionen har til forelæggelse for Økonomiudvalget udarbejdet forslag til overordnet skitse til budgetproces for budget Sagsfremstilling I budget er der tolv overordnede vilkår eller forudsætninger for budgetlægningen for for Hjørring Kommune jf. bilag 1. Der er for en række af de budgetterede indtægtsposter fra 2018 og frem stor usikkerhed om, hvorvidt de budgetterede indtægter rent faktisk vil blive realiseret. Det kan f.eks. nævnes: at der pt. ikke er truffet beslutning om, hvorvidt kommunerne i 2018 vil blive tilført styrket finansiering. I 2017 fik Hjørring Kommune et tilskud på godt 60 mio. kr. i styrket finansiering at for demografi bliver der taget udgangspunkt i et af Danmarks Statistik i løbet af maj 2017 skønnet befolkningstal pr. 1. januar 2018, når tilskud og udligning for 2018 skal udmåles til de enkelte kommuner. Selv minimale befolkningsskydninger for Hjørring Kommune i forhold til hele landet har store økonomiske konsekvenser for Hjørring Kommune at der i 2018 er indarbejdet en merindtægt på 10,0 mio. kr. pga. udligningsreformen, som ikke vil blive realiseret pga. udsættelse af udligningsreformen til 2019 at Hjørring Kommune jf. det aftalte i Finansloven for 2018 i 2017 fik et ikke budgetteret tilskud på 20,3 mio. kr. fra en ny særtilskudspulje. Kriterier for dette tilskud bliver måske justeret for 2018 jf. beslutning herom i Økonomi- og Indenrigsministeriet, og derfor pt. usikkert hvor meget Hjørring Kommune i 2018 og frem vil få i årligt tilskud fra denne særtilskudspulje Direktionen finder, at der for nuværende ikke samlet netto er grundlag for at revurdere det for 2018 og frem forudsatte på indtægtssiden, og Direktionen anbefaler på den baggrund, at der ikke igangsættes udarbejdelse af reduktionskataloger i budgetprocessen hen over foråret.

15 I notat om budgetproces jf. bilag 2 er der bl.a. anført, at der i budget 2017 for årene er indarbejdet driftsreduktioner i forhold til 2016 på ca. 90 mio. kr. i 2017 og omkring 150 mio. kr. fra En del af disse driftsreduktioner er blevet disponeret til at finansiere driftsudvidelser pga. demografi mv. Hjørring Kommune 22. marts 2017 Side 3. Direktionen har på møder i marts måned 2017 bl.a. på baggrund af ovennævnte drøftet, hvordan Direktionen vil foreslå, at budgetprocessen for overordnet bliver fastlagt. Der er udarbejdet notat om budgetproces for budget jf. vedlagt bilag 2. Direktionens forslag til overordnet budgetproces for kan kort skitseres således: at der tages udgangspunkt i et PL-fremskrevet budgetoverslagsår 2018 i budget 2017 at fagudvalgene skal foretage afrapportering til Byrådet, såfremt (forventede) afvigelser for 2017 og 2018 giver anledning til behov for omprioriteringer, som kræver Byrådets godkendelse at fagudvalgene som noget nyt udarbejder særskilt bilag om behovet for yderligere reguleringer i fagudvalgenes budgetrammer, som demografien giver anledning til uden at disse demografireguleringer indarbejdes i fagudvalgenes budgetmateriale at Økonomiudvalget tager stilling til den videre budgetstrategi herunder demografireguleringer for 2018 og frem på første møde i august 2017, når bundlinjen for 2018 er tilnærmet kendt at Borgmesteren har initiativforpligtelsen i efteråret 2017 med henblik på at få udarbejdet et ansvarligt budget for Hjørring Kommune for på baggrund af en bred aftale Lovgrundlag LBK nr. 769 af 9. juni 2015 om Kommunernes Styrelse. Økonomi Ingen særskilte bemærkninger. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Hovedudvalg, Område-MED og sektor-med inddrages løbende i hele budgetprocessen, mens øvrige MED-fora inddrages i det omfang budgetoplægget

16 medfører egentlige ændringer for den organisatoriske enhed, som MED-udvalget dækker. Hjørring Kommune 22. marts 2017 Side 4. Formålet hermed er bl.a. at sikre, at medarbejdersiden får mulighed for at kvalificere konsekvensbeskrivelserne i budgetmaterialet. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger: Bilag 1. Nogle overordnede vilkår eller forudsætninger for budgetlægningen for for Hjørring Kommune. 2. Notat om budgetproces for budget Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget godkender det i sagsfremstillingen anførte herunder det i bilag 2 skitserede forslag til overordnet budgetproces for at rammeudmeldingen til fagudvalgene her i foråret 2017 for sker jf. det i sagen anførte Beslutning

17

18

19

20

21

22 Hjørring Kommune 15. marts 2017 Notat Budgetproces for budget 2018 I. Udgangspunkt for budgetudarbejdelsen for I budget 2017 er der for årene indarbejdet driftsreduktioner i forhold til 2016 på ca. 90 mio. kr. i 2017 og omkring 150 mio. kr. årligt fra En del af disse driftsreduktioner er blevet disponeret til at finansiere driftsudvidelser pga. demografi mv. Byrådet har tidligere vedtaget: At for budgetoverslagsåret 2020 i budget 2017 forudsættes budgetrammerne fastsat som for 2019 under hensyntagen til, at der i 2018 kommer en ny udligningsreform udligningsreformen er efterfølgende udsat til 2019 jf. udmelding af 5. oktober 2016 herom. At Byrådet på et senere tidspunkt tager stilling til, om den nuværende demografiregulering skal ændres fra 2018 jf. oplæg fra Direktionen. Der er således allerede indarbejdet driftsreduktioner fra 2016 til 2017 og yderligere driftsreduktioner fra 2017 til Fagudvalgene er garant for, at implementeringen af de allerede vedtagne driftsreduktioner for 2017 og 2018 sker planmæssigt jf. den gældende praksis for trykprøvning af udvalgsrammer og gennemførelse af budgetstrategier i øvrigt. Fagudvalgene skal foretage afrapportering til Byrådet, såfremt (forventede) afvigelser giver anledning til behov for omprioriteringer, som kræver Byrådets godkendelse. Fagudvalgene udarbejder som noget nyt særskilt bilag om behovet for reguleringer i fagudvalgenes budgetrammer, som demografien giver anledning til, såfremt den nuværende demografiregulering var gældende for Disse potentielle demografireguleringer skal ikke indarbejdes i fagudvalgenes egentlige budgetmateriale. Direktionen finder, at der for nuværende ikke skal indarbejdes yderligere driftsreduktioner i budgetprocessen for i forhold til det tidligere besluttede. Som det fremgår af vedlagte bilag 1 til sagen, så er der meget stor usikkerhed om en række indtægtsposter fra 2018 og frem. Økonomiudvalget tager derfor på møde den 9. august 2017 stilling til den videre budgetstrategi, når hovedparten af indtægtsposterne for 2018 er kendte og disse

23 Side 2 sammenholdes med tilbagemeldingerne fra fagudvalgene vedrørende udgiftssiden, efter at der er sket trykprøvning vedrørende demografi mv. Der tages jf. praksis for budget 2018 udgangspunkt i et P/L-fremskrevet budgetoverslagsår 2018 i budget II. Det videre budgetarbejde når indtægtssiden for 2018 er kendt Økonomi- og Indenrigsministeriet udmelder erfaringsmæssigt tilskud til særligt vanskeligt stillede kommuner og lånedispensationer for 2018 ultimo august Når disse udmeldinger er sket, så kan den tværgående politiske proces med Hjørring Kommunes budget 2018 igangsættes. Borgmesteren tager primo september 2017 initiativ til, at der optages budgetforhandlinger med henblik på at indgå bred aftale om et budget for Hjørring kommune for Borgmesterens initiativforpligtelse medfører, at Borgmesteren indkalder til politiske forhandlinger og dels foranlediger, at administrationen løbende udarbejder nødvendigt supplerende budgetmateriale til brug i budgetforhandlingerne. Der tages senere stilling til nærmere plan for dette arbejde, efter at tilskud til vanskeligt stillede kommuner for 2018 og lånedispensationer for 2018 er kendt formentlig ultimo august III. Tværgående fokusområder: a) Mini-budgetkonferencer i fagudvalgene Før sommerferien afholder de enkelte fagudvalg en såkaldt mini-budgetkonference. Formålet med mini-budgetkonferencen i de enkelte fagudvalg er at sikre, at de enkelte fagudvalgs medlemmer så vidt muligt har et indgående detaljeret og opdateret kendskab til de forudsætninger mv., som er indarbejdet i budgetmaterialet. Endvidere får fagudvalgenes medlemmer mulighed for nærmere at drøfte det enkelte fagudvalgs implementering af tidligere vedtagne driftsreduktioner jf. bl.a. det vedtagne i budget 2017 for årene De enkelte fagudvalg drøfter også behovet for væsentlige anlægsprojekter herunder specielt behovet for anlægsprojekter i 2018 bl.a. under hensyntagen til igangværende anlægsprojekter. b)temamøder for Byrådet: Borgmesteren foreslår, at der i budgetfasen reserveres en række dage til brug for byrådssamlinger til brug for en mere indgående behandling af enkeltemner. På disse temamøder for Byrådet vil der være mulighed for at sikre overlevering af evt. særlige opmærksomhedspunkter fra fagudvalgene, gennemgang af indtægtssiden og anlæg. Direktionen udarbejder senere under hensyntagen til eventuelle forslag fra fagudvalgene mv. forslag til Økonomiudvalget om, hvilke temaer der foreslås behandlet på de foreslåede Byrådssamlinger.

24 Side 3 c) Budgettering administration Administrative kommunale medarbejdere henhører som udgangspunkt under Økonomiudvalgets ansvarsområde. Men i lighed med tidligere år foreslås, at de enkelte fagudvalg udarbejder indstilling til Økonomiudvalget om, hvorvidt der foreslås ændringer i det administrative personale, som servicerer omhandlede fagudvalg. Derved får fagudvalget mulighed for at omprioritere fra eget ansvarsområde til den administrative del eller omvendt. Økonomiudvalget har stadig alene det umiddelbare personaleansvar for f.eks. borgmesterkontoret og borgerservice mv. d) Budgetbemærkninger og det nye Byråd Udarbejdelse af budgetbemærkningerne til budget 2018 bør ske, så budgetbemærkningerne kan anvendes af det nye Byråd dels som styringsredskab og dels som informationskilde til brug for det nye Byråds arbejde fra 2018 og frem. e) Anlæg: Hjørring kommune har i budget 2017 for overslagsårene budgetteret med følgende nettoanlægsbudget: 99,92 mio. kr. i ,54 mio. kr. i ,39 mio. kr. i Der er for i nuværende budgetmateriale budgetteret med at realisere en række igangsatte anlægsprojekter, og fagudvalgenes budgetforslag for udarbejdes under hensyntagen hertil. Hertil kommer at en række anlægsprojekter vil være særdeles hensigtsmæssige at realisere f.eks. pga. driftsbesparelser ved realisering af anlægsprojektet. For 2018 prioriterer de enkelte fagudvalg inden for fagudvalgets anlægsramme anlægsprojekterne i tre hovedgrupper: 1) Igangværende anlægsprojekter. 2) Anlægsprojekter der bør prioriteres pga. afledte driftsbesparelser. 3) Andre anlægsprojekter der ønskes realiseret. f) Inddragelse af MED-udvalg i budgetarbejdet: Budgetudarbejdelsen for 2018 sker i relation til Hovedudvalget mv. i henhold til den aftalte procedureretningslinje fra Medarbejdersiden forventes specielt inddraget i forbindelse med realisering af driftsreduktioner jf. det i budget 2017 vedtagne for årene 2017 og MED-udvalgene herunder Hovedudvalget inddrages i budgetarbejdet bl.a. for at sikre, at medarbejdersiden får mulighed for at kvalificere udmøntningen af de tidligere vedtagne driftsbesparelser herunder specielt de personalemæssige konsekvenser af de budgetterede tiltag.

25 Hjørring Kommune 20. marts 2017 Tidsplan for budgetlægning for Den overordnede tidsplan for budgetlægning er som følger: Dato Opgave 22. marts 2017 Økonomiudvalget udarbejder oplæg til Byrådet om budgetproces herunder principper for rammeudmelding for drift og anlæg for marts 2017 Byrådet godkender overordnet budgetprocedure og tidsplan for budgetlægning for herunder principper for udmelding af drifts- og anlægsrammer for maj 2017 Byrådstemamøde inden Byrådsmøde vedr. budget fra kl Juni 2017 Mini-budgetkonferencer i fagudvalg, hvor Område- MED på de respektive fagudvalgsområder deltager. 28. juni 2017 Byrådstemamøde inden Byrådsmøde vedr. budget fra kl august 2017 Økonomiudvalget fastlægger udvalgsfordelte budgetrammer for drift under hensyntagen til lov- og cirkulæreprogrammet. Økonomiudvalget tager endvidere stilling til, om der er behov for yderligere korrektioner i driftsrammerne på udvalgsniveau fra 2018 f.eks. pga. demografi eller opdaterede finansieringsmuligheder. 30. august 2017 Byrådstemamøde før Byrådsmøde vedr. budget fra kl Primo september 2017 Der afholdes høringsmøde for handicaprådet Dato pt. ikke fastsat. Primo september 2017 Der afholdes høringsmøde for ældrerådet Dato pt. ikke fastsat.

26 Side 2 4. september 2017 Borgmestermøde for 98 borgmestre, drøftelse af landsprognose vedrørende såvel budget 2018 og regnskab september 2017 Fagudvalgene fremsender senest kl budgetforslag for drifts- og anlægsområdet for til Økonomisk Forvaltning iht. Økonomiudvalgets seneste rammeudmelding. 6. september 2017 Budgetseminar for Byrådet fra kl september 2017 Økonomiudvalget: a) Tager stilling til om der er behov for at skabe yderligere økonomisk råderum efter at både indtægtssiden og udgiftssiden for 2018 er kendt. b) Fastlægger eventuelt reviderede budgetrammer for anlæg for udmelding fra ministeriet formentligt ultimo august 2017 om tildeling af lånedispensationer og tilskud som vanskeligt stillet kommune. 7. september 2017 Budgetseminar for Byrådet fra september 2017 Der afholdes høringsmøde for integrationsrådet. 13. september 2017 Økonomiudvalget udarbejder budgetforslag til Byrådets 1. behandling. 15. september 2017 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling udsendes. 20. september 2017 Byrådets 1. behandling af budgetforslag september 2017 Borgmestermøde for 98 borgmestre, drøftelse af landsprognose vedrørende budget september 2017 Reserveret til afsluttende budgetforhandlinger med reservation af hele Byrådet. 28. september 2017 Kl er sidste frist for ændringsforslag til budgetforslag oktober 2017 Økonomiudvalget udarbejder indstilling vedrørende ændringsforslag. 11. oktober 2017 Byrådets 2. behandling af budgetforslag.

27 Resume Socialistisk Folkepartis byrådsgruppe har via administrationen fremsendt et beslutningsforslag til Byrådet om fleksibel arbejdstid for Hjørring Kommunes ansatte. I beslutningsforslaget lægges op til en lokal afprøvning af den ordning om fleksibel arbejdstid som Københavns Kommune har afprøvet i kommunens Sundheds- og Omsorgsforvaltning. Forslaget indebærer at afprøvning og eventuel udrulning gennemføres inden for de vedtagne økonomiske- og overenskomstmæssige rammer. Beslutningsforslaget ligger op til at der i de enkelte afdelinger periodisk, f.eks. hvert halve år, aftales arbejds- og arbejdstidsfordeling. Ved en ændring i arbejdstiden sker for den enkelte medarbejder en tilsvarende ændring i vedkommendes løn. Sagsfremstilling Beslutningsforslaget fra Socialistisk Folkepartis byrådsgruppe fremgår af bilag 1. De centrale elementer heri er, at der mellem den enkelte medarbejder og den organisatoriske enhed hvori den pågældende arbejder, for en nærmere fastsat periode (f.eks. et halvt år), kan aftales en ændring af medarbejderens ugentlige arbejdstid, såvel op som ned. Ændringen i arbejdstiden medfører en tilsvarende ændring i medarbejderens løn, pensionsindbetaling m.v. Der lægges i beslutningsforslaget op til, at ordningen gennemføres inden for de gældende økonomiske- og overenskomstmæssige rammer. Beslutningsforslaget bygger på et pilotforsøg under gennemførelse i Københavns Kommunes Sundhedsog Omsorgsforvaltning. Pilotforsøget løber frem til november 2017 og omfatter 76 medarbejdere, herunder en hjemmeplejegruppe på 37 sosu-hjælpere og sosu-assistenter samt en sygeplejegruppe på 39. I første gruppe er 86 procent kvinder, i sidste gruppe 95. I første halvdel af forsøget har 7 procent af medarbejderne i hjemmeplejegruppen valgt at ændre arbejdstid, i sygeplejegruppen 13 procent. Det er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens vurdering, at forsøgene med fleksibel arbejdstid positivt har understøttet driften. Københavns Borgerrepræsentation vedtog den 2. Februar 2017 med udgangspunkt i pilotforsøget at lade udarbejde en rammemodel for gennemførelse af yderligere pilotforsøg med fleksibel arbejdstid i minimum to af kommunens forvaltninger samt at der gennemføres en evaluering heraf. På baggrund af ændringsforslag fra Enhedslisten skal minimum et af pilotforsøgene ske på en arbejdsplads hvor majoriteten af medarbejderne er mænd. Det understreges, at rammerne for såvel de yderligere forsøg som en eventuel senere fuld implementering af fleksibel arbejdstid er de eksisterende økonomiske rammer, gældende overenskomster samt sikker drift. I forhold til et forsøg med fleksibel arbejdstid i Hjørring Kommune er det relevant at forholde sig til, hvilke muligheder ordningen giver for medarbejderne, som de ikke allerede har i dag. I Hjørring Kommune har medarbejderne generelt nogle overenskomstmæssige og personalepolitiske muligheder i forhold til justeringer af den enkelte medarbejders arbejdstid, se bilag 2. Herudover har en grupper særlige rettigheder, f.eks. seniorer hvor der via muligheden for aftaler om seniordage kan ske en nedsættelse af arbejdstiden, samt børneforældre hvor der via orlovsordninger og omsorgsdage skabes mulighed for fleksibilitet. I forlængelse af ovenstående ligger helt generelt i Hjørring Kommunes personalepolitikker og værdigrundlag, at der som udgangspunkt skal ses positivt på ønsker fra medarbejderne om justering af deres arbejdstid. Der kan derfor stilles spørgsmålstegn ved, om der i forbindelse med fleksibel

28 arbejdstid er et større uopfyldt behov, om der er konkrete eksempler på, at medarbejdere i Hjørring Kommune har fået afslag på et ønske om nedsat/forøget arbejdstid med en tilsvarende lønnedsættelse/lønstigning. Løn- og Personaleforvaltningen er således ikke bekendt med sådanne eksempler. Såfremt ordningen med fleksibel arbejdstid sker inden for de givne økonomiske- og overenskomstmæssige rammer, ses umiddelbart ikke åbenbare barrierer herfor. I områder med mange medarbejdere med mindre en 37 timers ugentlig arbejdstid, kan de økonomiske rammer være en begrænsning, såfremt flere medarbejdere ønsker at gå op end ned i arbejdstid. Da justeringer af arbejdstiden sker efter aftale med de organisatoriske enheder, ses dog ikke en egentlig risiko for en kompromittering af de økonomiske rammer. I forhold til sikker drift i opgaveløsningen, kan der være enheder eller faggrupper, hvor en lettere adgang til justering af arbejdstiden for den enkelte vil skabe vanskeligheder for arbejdsplanlægningen, f.eks. i vagtfunktioner. Lovgrundlag Ingen bemærkninger Økonomi Ingen økonomiske konsekvenser, da beslutningsforslaget påpeger at ordningen skal holdes inden for de vedtagne økonomiske rammer. Personale Se sagsfremstilling Sundhed Ingen bemærkninger Indstilling Direktionen indstiller at, Hovedudvalget behandler og fremsætter bemærkninger til forslaget fra Socialistisk Folkepartis byrådsgruppe forinden dette fremsendes til behandling i Økonomiudvalget og Byrådet.

29 Beslutningsforslag til byrådet om fleksibel arbejdstid blandt kommunale ansatte. SF foreslår, at fleksibel arbejdstid for kommunalt ansatte, også bliver en mulighed i Hjørring Kommune, ligesom det er blevet det i en række andre kommuner. Efter meget succesfulde forsøg i København, ved borgmester Ninna Thomsen, er ideen om fleksibel arbejdstid ved at brede sig til andre steder i landet. Her i kommunen er man allerede ved at implementere tankegangen hos Materialgården, Park & Vej. Fordelen ved en mere fleksibel arbejdstid er, at der kan skabes en bedre balance og sammenhæng imellem privat- og arbejdsliv. Arbejdstiden kan tilpasses den livsfase, den enkelte medarbejder befinder sig i. For småbørnsfamilier er det velkendt, at det til tider kan være et meget vanskeligt puslespil, at få dagligdagen til at fungere og ofte overlades børnene i længere tid til institutioner og pasningsordninger, end det er hensigtsmæssigt eller ønskeligt for forældrene. I andre livsstadier kan der derimod være mulighed for at yde en ekstra indsats på arbejdsmarkedet. Samfundsøkonomisk vil en mere fleksibel arbejdstid også få positive konsekvenser i forhold til stressbetingede sygdomme og børns generelle velfærd. Lønnen reguleres naturligvis efter arbejdets timetal. Forslaget tænkes i første omgang afprøvet indenfor en række begrænsede afdelinger eller institutioner (udvalgt i nært samarbejde med direktion og MED-udvalg). Falder erfaringerne dér heldigt ud, kan det så udbredes til resten af organisationen. Ordningen holdes indenfor de udstukne økonomiske og overenskomstmæssige rammer. Det overlades til de enkelte afdelinger internt at aftale arbejds- og arbejdstidsfordelingen, eksempelvist for et halvt år ad gangen (påbegyndende 1/1 og 1/7). Venlig hilsen Jørgen Bing SF

30 Rammeaftale om seniorpolitik Der kan tilbydes nedsættelse af arbejdstiden med opretholdelse af fuld pension, hvis forholdene på arbejdsstedet m.v. tillader det. Målgruppen er medarbejdere som er fyldt 52 år. Ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn (seniordage). Målgruppen er medarbejdere som er fyldt 60 år og allerede fra 58 år for faggrupper med fysisk belastende arbejde. Fraværet omfatter op til 5 dage pr. kalenderår. Centralt indgåede arbejdstidsaftaler Intentionerne med arbejdstidsaftalerne er bl.a. at tilrettelæggelsen af arbejdstiden skal have en god forankring på arbejdspladserne. Parterne skriver i forordet til de enkelte arbejdstidsaftaler det er væsentligt, at der på arbejdspladserne finder en drøftelse sted mellem medarbejdere og nærmeste leder omkring de overordnede principper for arbejdstiden og at udmøntningen af de overordnede principper udfoldes i dialog. Rammeaftale om decentrale arbejdstidsaftaler De decentralt aftalte arbejdstidsregler skal sikre, at der skabes bedst mulig sammenhæng mellem produktionen, de ansattes arbejdsliv og familieliv/privatliv. Barn 1. og 2 sygedag Der gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af sygt barn på dettes første og anden sygedag. Tjenestefrihed Overenskomsterne angiver, at der kan gives tjenestefrihed uden løn, hvis det er foreneligt med arbejdet. Ansættelsesmyndigheden har ansvaret for, at der er en ledig stilling efter endt tjenestefrihed. Deltidsansattes ret til adgang til et højere timetal Når der opstår permanente ledige timer til besættelse, har kommunen pligt til at tilbyde de ledige timer til allerede ansatte medarbejdere som er på deltid. Omsorgsdage Jf. Aftale om fravær af familiemæssige er der ret til 2 omsorgsdage pr. barn pr. kalender. Retten gælder til og med det kalenderår barnet fylder 7 år. Aftale om fravær af familiemæssige årsager Der er ret til frihed i situationer af familiemæssige årsager.

31 Hjørring Kommunes frihedsbestemmelser Frihed med løn i svære livsmæssige situationer Fleksibel arbejdstid for det administrative område Ledere der er selvtilrettelæggende uden højeste arbejdstid

32 Udtalelse vedr. fleksibel arbejdstid Hovedudvalget har på sit møde den 21. marts 2017 drøftet behovet for mere fleksibel arbejdstid for medarbejderne i kommunen. Udvalget er af den opfattelse, at der allerede i dag er flere og gode muligheder i vore nuværende overenskomster og arbejdstidsaftaler for at indgå lokale og individuelle aftaler om arbejdstid. Med den værdibaserede tilgang, der er bærende for samarbejdet i kommunen, er det muligt i særlige situationer f.eks. at aftale andre mødetidspunkter eller anden ansættelsesgrad under forudsætning af, at det kan ske uden at det går ud over de opgaver, der skal løses på arbejdspladsen. Det er naturligvis altid en drøftelse værd om mulighederne bruges rigtigt, og derfor kunne man benytte denne lejlighed til at overveje, om det kan gøres anderledes og bedre: Kan der tilbydes mere fleksible arbejdstider og er man på arbejdspladserne opmærksomme på at benytte de muligheder, der allerede er til stede eller er der forhold, der hindrer det. Hovedudvalget vil anbefale, at disse spørgsmål drøftes i arbejdspladsernes MED-udvalg. I denne anbefaling kan det understreges, at ordninger af denne karakter skal ske på baggrund af ønsker fra den enkelte medarbejder og skal kunne gennemføres indenfor arbejdspladsens økonomiske ramme og med hensyn til opgaveløsningen. Hovedudvalgets konklusion er derfor i korthed, at det ikke er nødvendigt med yderligere regler eller aftaler på området på nuværende tidspunkt, og at man opfordrer til lokal drøftelse for at minde om muligheder og afdække behov og ønsker.

33 Udtalelse vedr. fleksibel arbejdstid Hovedudvalget har på sit møde den 21. marts 2017 drøftet behovet for mere fleksibel arbejdstid for medarbejderne i kommunen. Hovedudvalget finder at fleksibilitet er fremmende for arbejdsglæden. Udvalget er af den opfattelse, at der allerede i dag er flere og gode muligheder i vore nuværende overenskomster og arbejdstidsaftaler for at indgå lokale og individuelle aftaler om arbejdstid. Med den værdibaserede tilgang, der er bærende for samarbejdet i kommunen, er det muligt i særlige situationer f.eks. at aftale andre mødetidspunkter eller anden ansættelsesgrad under forudsætning af, at det kan ske uden at det går ud over de opgaver, der skal løses på arbejdspladsen. Det er naturligvis altid en drøftelse værd om mulighederne bruges rigtigt, og derfor kunne man benytte denne lejlighed til at overveje, om det kan gøres anderledes og bedre: Kan der tilbydes mere fleksible arbejdstider og er man på arbejdspladserne opmærksomme på at benytte de muligheder, der allerede er til stede eller er der forhold, der hindrer det. Hovedudvalget vil anbefale, at disse spørgsmål drøftes i arbejdspladsernes MED-udvalg såfremt medarbejderne ønsker det. I denne anbefaling kan det understreges, at ordninger af denne karakter skal ske på baggrund af ønsker fra den enkelte medarbejder og skal kunne gennemføres indenfor arbejdspladsens økonomiske ramme og med hensyn til opgaveløsningen. Hovedudvalgets konklusion er derfor i korthed, at det ikke er nødvendigt med yderligere regler eller aftaler på området på nuværende tidspunkt, og at man opfordrer til lokal drøftelse for at minde om muligheder og afdække behov og ønsker.

34

35

36

37 Handleplan Indsats: Styrket indsats for røgfri arbejdstid på de kommunale arbejdspladser Målsætning, som indsatsen vedrører (Derfor vil vi. i sundhedspolitikken ) Fremme røgfrie miljøer, herunder øge andelen af arbejdspladser med røgfri arbejdstid. Beskrivelse af indsats (Overordnet beskrivelse af indsatsen) I den indledende fase af sundhedspolitikkens implementering, har Hovedudvalget fået til opgave at igangsætte en proces, hvor det undersøges og drøftes, hvordan målsætning og formål tilgodeses gennem motivation. Hovedudvalget har via en nedsat arbejdsgruppe igangsat flere initiativer, som opfordrer til dialog om rygning og røgfri arbejdstid på arbejdspladserne. Blandt andet er der udarbejdet diverse dialogværktøjer, som arbejdspladserne kan bruge i forbindelse med dialogen om røg i arbejdstiden. Et andet initiativ er tilbuddet om rygestopkursus til alle kommunens ansatte. Dertil er der lavet en måling på antallet af rygere på kommunens arbejdspladser. Hovedudvalget skal fremadrettet fortsat fokusere på initiativer, der motiverer til røgfri arbejdstid, herunder fortsætte med at udbyde rygestopkurser til kommunens ansatte, såfremt det efterspørges. Hovedudvalget skal endvidere undersøge, om strukturelle tiltag kan iværksættes som led i motivationen til røgfri arbejdstid. Her kan der eksempelvis opfordres til dialog om, hvor og hvornår der må ryges i arbejdstiden. Afslutningsvis skal Hovedudvalget undersøge og drøfte, om kommunens 1

38 røgpolitik bør revideres. Formål (Hvorfor vil vi gennemføre indsatsen?) Målgruppe (Hvem henvender indsatsen sig til?) Aktører (Hvilke aktører indgår i indsatsen?) Tidsplan (Hvornår iværksættes og afsluttes indsatsen?) Økonomiske konsekvenser (Har realisering af indsatsen økonomiske konsekvenser?) Formålet er at øge sundheden for den enkelte og begrænse risikoen for at blive udsat for passiv rygning. Primær målgruppe: Ansatte på kommunens arbejdspladser. Sekundær målgruppe: De borgere som Hjørring Kommunes medarbejdere yder service. Hovedudvalget, Sundhedscenteret (leverandør af rygestopkurser) og kommunens arbejdspladser. Der arbejdes i stadig større udstrækning med motivation til rygestop, røgfrie miljøer samt røgfri arbejdstid frem mod udgangen af De økonomiske konsekvenser afklares løbende i forbindelse med udarbejdelse af løsningsforslag. Udgiften til medarbejdernes rygestopkursus, finansieres af arbejdspladserne. Målbare succeskriterier (Hvornår er indsatsen en succes?) I tilfælde af, at økonomien er en barriere for, at visse arbejdspladser igangsætter initiativer, der fremmer røgfri arbejdstid og røgfrie miljøer (eksempelvis hjælp til rygestop), anbefaler medarbejdersiden i Hovedudvalget, at Økonomiudvalget overvejer, om der skal etableres en fælles pulje. At der på kommunens arbejdspladser generelt arbejdes for at fremme de røgfrie miljøer. At flere arbejdspladser er blevet helt røgfrie (røgfri arbejdstid). At flere medarbejdere tager imod tilbud om rygestopkursus At nedbringe antallet af rygere i 2

39 Hjørring Kommune inden for alle kategorier - herunder voksne, unge samt blandt borgere med kort uddannelse. Opfølgning (Hvordan vil vi følge op på indsatsen?) Inden udgangen af 2018 udarbejdes endnu en måling på antallet af rygere på kommunens arbejdspladser. 3

40 JUBILÆUM Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende jubilæum Hjørring Kommunes ansatte er omfattet af følgende retningslinjer for jubilæum: Jubilæumsdage Personalegruppe Alle ansatte ved Hjørring Kommune med undtagelse af reglementsansatte pædagoger og lærere m.fl. med placering i den lukkede gruppe af tjenestemænd i folkeskolen. Reglementsansatte pædagoger. Lærere m.fl. med placering i den lukkede gruppe af tjenestemænd i folkeskolen. Jubilæumsdag Den dag, hvor den ansatte har været ansat ved Hjørring Kommune i henholdsvis 25 år, 40 år og 50 år. Den dag, hvor den ansatte har været ansat i henholdsvis 25 år, 40 år og 50 år, jf. bestemmelserne i cirkulære af 15. april 2011 om jubilæumsgratiale til ansatte i staten. Den dag, hvor den ansatte har været ansat ved Hjørring Kommune i henholdsvis 25 år, 40 år og 50 år. Jubilæumsanciennitet Den enkelte ansatte bevarede sin optjente jubilæumsanciennitet ved overgangen til den nye Hjørring Kommune pr. 1. januar Jubilæumsancienniteten er herefter den eventuelt overførte anciennitet pr. 1. januar 2007 tillagt følgende perioder efter overgangen til den nye Hjørring Kommune: Ansættelsesperioder med løn ved Hjørring Kommune Tjenestefrihedsperioder med løn ved Hjørring Kommune Barselsperioder uden løn i ansættelsesforløbet ved Hjørring Kommune Faste timelønsansættelser ved Hjørring Kommune. Jubilæumsgratiale Gratialet udbetales på en lønseddel, således beløbet er til rådighed senest på jubilæumsdagen. Efter ligningslovens 7 U betales der skat og arbejdsmarkedsbidrag af gratialer og godtgørelser fra arbejdsgiveren, idet omfang det samlede beløb i indkomståret overstiger kr. Der gælder følgende satser for jubilæumsgratiale:

41 Personalegruppe Alle ansatte ved Hjørring Kommune med undtagelse af reglementsansatte pædagoger og lærere m.fl. i den lukkede gruppe af tjenestemænd i folkeskolen. Reglementsansatte pædagoger og lærere m.fl. i den lukkede gruppe af tjenestemænd i folkeskolen Beløb 25 år kr. 40 år kr. 50 år kr. Der udbetales gratiale i henhold til cirkulære om jubilæumsgratiale til ansatte i staten: 25 år kr. ( niveau) - kr , jf. satser pr. 1. april år kr. ( niveau) - kr , jf. satser pr. 1. april år kr. ( niveau) - kr , jf. satser pr. 1. april På det tidspunkt den ansatte har jubilæum som ansat i Hjørring Kommune, udbetales den eventuelle forskel mellem kr og ovenstående beløb efter statens regler. Eksempel ved 25 år: kr kr. = kr. Frihed i forbindelse med jubilæum Der kan såfremt jubilaren ønsker det gives en fridag med løn i forbindelse med 25 års, 40 års og 50 års jubilæum som ansat i Hjørring Kommune. Sammenkomst ved jubilæum som ansat ved Hjørring Kommune Arbejdsstedet kan afholde et arrangement i anledning af jubilæet, hvis jubilaren ønsker det. Lederen har pligt til at tage en dialog med jubilaren om emnet i rimelig tid inden jubilæet. Sammenkomsten holdes indenfor en nærmere fastsat beløbsramme på p.t kr. og finansieres indenfor arbejdsstedets eget budget. Beløbet kan ikke udbetales direkte til jubilaren, men anvendes til betaling af regninger i tilknytning til arrangementet. Sammenkomsten afholdes primært for jubilaren og dennes kollegaer. Kan sammenkomsten ikke afholdes indenfor den fastsatte beløbsramme på grund af jubilarens eventuelle specielle ønsker, betaler jubilaren selv den eventuelle merudgift. Information om jubilæer på arbejdspladsen jubilæum som ansat ved Hjørring Kommune Lederen har pligt til, at informere om jubilæer på arbejdspladsen uanset medarbejderens ønske vedrørende sammenkomst.

42 Gaver fra arbejdspladsen Arbejdsstedet kan ikke finansiere køb af gaver til jubilaren. Der kan på den enkelte arbejdsplads være en gavekasse som finansieres og administreres af medarbejderne selv. Disse ordninger er ikke omfattet af Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende jubilæum. Dronningens fortjenstmedalje Hjørring Kommune tager initiativ til, at ansatte der opnår 40 års jubilæum som ansat i kommunen indstilles til Dronningens fortjenstmedalje såfremt forudsætningerne for modtagelse af fortjenstmedaljen er opfyldte. Indstillingen sker efter aftale med jubilaren. Lederen har pligt til at tage en dialog med jubilaren om emnet i god tid inden jubilæet. Hjørring Kommune betaler omkostninger til transport i det tilfælde jubilaren ønsker at møde op til audiens hos Dronningen for at takke for fortjenstmedaljen. Tidspunkt for retningslinjernes ikrafttræden Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra

43 TIME- OG DAGPENGE Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende time- og dagpenge Godtgørelse i forbindelse med møder, rejser, kurser m.m. I forbindelse med møder, rejser, kurser og lignende kan ansatte i Hjørring Kommune udbetales følgende skattefri godtgørelse efter Skatterådets satser: Grundlag Rejse/fravær under 24 timer. Rejse/fravær uden overnatning. Rejse/fravær over 24 timer. Rejse/fravær med overnatning. (Begge kriterier skal være opfyldt samtidigt) Godtgørelse Faktisk afholdte udgifter kan godtgøres på grundlag af foreliggende dokumentation (regning). Dagpenge Ved rejse med overnatning kan der til dækning af fortæring og småfornødenheder ydes en godtgørelse pr. døgn og pr. påbegyndt time i tilslutning til et døgn. Er udgiften til fortæring helt eller delvist betalt af kommunen reduceres døgnsatsen med 15 %, 30 %, 30 % for henholdsvis morgenmad, frokost og middag. eller faktiske udgifter godtgøres efter regning. Nattillæg Godtgøres på grundlag af regning Udlandsrejser. Udlandsrejser skal forelægges direktionen til godkendelse Rejseudgifter Godtgørelse jf. ovenfor Rejseudgifter godtgøres på grundlag af regning. Benyttes egen bil betales kørselsgodtgørelse i henhold til retningslinjerne for kørselsgodtgørelse i Hjørring Kommune Skatterådets satser Skatterådets satser findes på linket: Tidspunkt for retningslinjernes ikrafttræden Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra

44

45 FLEKSIBEL ARBEJDSTID Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende fleksibel arbejdstid i administrationen Indledning Retningslinjerne et supplement til de overenskomst- og aftalemæssige bestemmelser om arbejdstid mv.. Retningslinjerne kan ikke udmøntes på de enkelte arbejdspladser i modstrid med disse bestemmelser. Dækningsområde: Retningslinjerne er gældende for medarbejdere på Hjørring Rådhus og Jobcentret. Formål: Retningslinjerne skal være med at sikre, at arbejdet tilrettelægges og udføres på en fleksibel måde med henblik på at tilgodese følgende hensyn: At den enkelte medarbejder har mulighed for at tilrettelægge egen arbejdstid under hensyntagen til at familie- og arbejdsliv skal hænge samme At brugere og borgere kan serviceres kvalificeret indenfor den åbningstid, der er defineret At der tages hensyn til løsning af alle opgaver Retningslinjerne skal endvidere bidrage til, at arbejdspladserne er attraktive og understøtter arbejdsglæden i de enkelte enheder. Retningslinjer for fleksibel arbejdstid Indenfor de enkelte direktør-/kontorchefområder fastsættes der efter behov bestemmelser om Fix-tid /minimumsbemanding med udgangspunkt i at kontorerne er rimeligt bemandet indenfor kontorets åbningstid. Den enkelte medarbejder tilrettelægger selv sin arbejdstid indenfor de fastsatte ramme for fixtid. Er der af hensyn til bemanding i åbningstiden fastsat minimumsbemanding koordineres arbejdstiden med medarbejdere og leder i eget team. Den enkelte medarbejder kan opsamle følgende på egen saldo: - Underskud maksimalt 20 timer - Overskud maksimalt 50 timer Den enkelte medarbejder har selv ansvaret for egen saldo. Der sker ingen registrering i flex-ur eller lønsystem. Såfremt den ansatte har problemer med at holde sig indenfor timegrænserne og/eller at få afviklet en saldo drøftes dette med nærmeste leder. Opsamling af +/-timer udover grænserne

46 kan kun ske efter aftale med nærmeste leder. Opfølgning fra lederside sker løbende gennem dialog og med tillid til, at den enkelte medarbejder selv kan tilrettelægge opgaveløsning og arbejdstid. Ledelsen har ansvaret for at opgaver og ressourcer hænger sammen. Tidspunkt for retningslinjernes ikrafttræden Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra

47 FRIHED MED LØN Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende frihed med løn Indledning: Disse retningslinjer et supplement til de overenskomst- og aftalemæssige bestemmelser om arbejdstid m.v. Retningslinjerne kan ikke udmøntes i modstrid med dette. Retningslinjerne er udtømmende og dermed kan der ikke indgås supplerende lokale retningslinjer. Retningslinjerne gælder for alle ansatte i Hjørring Kommune Svære sociale begivenheder Hjørring Kommune ønsker at støtte de ansatte i forbindelse med svære sociale begivenheder. Udover tjenestefrihed med løn i relevant omfang kan der tages konkrete hensyn i tilrettelæggelsen af opgaverne. I Hjørring Kommune gives der frihed med løn i relevant omfang i forbindelse med svære sociale begivenheder, f.eks. sygdom og dødsfald hos nærtstående. Frihedens omfang fastsættes i dialog mellem nærmeste leder og den ansatte ud fra en konkret individuel vurdering af pågældendes situation, herunder begivenhedens karakter og den ansattes mulighed for at trække på eget netværk. Ledelsen har tillid til at den ansattes ønsker er begrundet i hændelsen og relationerne til de berørte. Sygt barn Som supplement til de overenskomstmæssige bestemmelser om frihed i forbindelse med barns sygdom vil Hjørring Kommune i videst muligt omfang give den ansatte mulighed for at planlægge ferie, afspadsering m.v. i forbindelse med barns sygdom. Der kan ud fra en konkret individuel vurdering gives tjenestefrihed med løn i situationer, hvor medarbejderen ikke har mulighed for at anvende ferie, afspadsering m.v. eller trække på eget netværk. Læge- og tandlægebesøg Der kan ud fra en konkret vurdering gives tjenestefrihed med løn til læge- og tandlægebesøg i det tilfælde, hvor den ansatte ikke har mulighed for at planlægge disse til afholdelse udenfor arbejdstiden eller i forbindelse med afvikling af afspadsering, ferie eller lignende. Friheden aftales i dialog mellem nærmeste leder og den ansatte.

48 Festlige begivenheder Hjørring Kommune vil i videst muligt omfang give medarbejderen mulighed for at planlæge ferie, afspadsering m.v. i forbindelse med festlige begivenheder, f.eks. egen runde fødselsdag, eget bryllup og bryllup/fødselsdag hos nærtstående. Tidspunkt for retningslinjernes ikrafttræden Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra

49 ORLOV Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende orlov uden løn Indledning: Disse retningslinjer er et supplement til de overenskomst- og aftalefastsatte bestemmelser om orlov. Aftalen kan ikke udmøntes i strid mod disse bestemmelser. Formål: Hjørring Kommune ønsker at være en attraktiv arbejdsplads. Orlovsmuligheder anses som en del af en attraktiv arbejdsplads. Retningslinjer for orlov uden løn Aftaler om orlov uden løn beror på en individuel og konkret vurdering. Det afklares i dialog mellem nærmeste leder og den ansatte om der kan bevilges orlov uden løn og i givet fald i hvilket omfang. Tidspunkt for retningslinjernes ikrafttræden Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra

50 Kørselsgodtgørelse Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende kørselsgodtgørelse Indledning Aftale om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel på tjenesterejser indgået mellem Forhandlingsfællesskabet og KL er gældende for alle ansatte i Hjørring Kommune. Endvidere gælder de eventuelle særlige bestemmelser som måtte være aftalt i overenskomster og aftaler for bestemte personalegrupper. Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende kørselsgodtgørelse skal ses som et supplement til Aftalen om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel og eventuelle særlige overenskomst- og aftalemæssige bestemmelser. Sats Hjørring Kommune udbetaler kørselsgodtgørelse med den høje sats ved benyttelse af egen bil og egen motorcykel ved tjenestekørsel. For kørsel ud over km i et kalenderår udbetales godtgørelse dog med den lave sats. Princip om merkørsel Hjørring Kommune udbetaler kørselsgodtgørelse ud fra princippet om merkørsel. Det betyder, at den afstand, som man i forvejen har mellem hjem og arbejde fratrækkes som sparet kørsel i givne situationer. Kørselsgodtgørelsen udbetales normalt for afstanden mellem arbejdspladsen og det sted, som tjenesterejsen går til. Hvis tjenesterejsen har et andet start- og/ eller andet slutpunkt end arbejdspladsen (f.eks. bopælen), og det ikke vil være rimeligt for den ansatte eller arbejdspladsen, at arbejdspladsen er start- og slutpunkt, kan det faktiske start- og /eller slutpunkt efter konkret vurdering anvendes ved beregningen. Der kan dog ikke under nogen omstændigheder udbetales godtgørelse for mere end det faktisk antal kørte km og for flere km end der er mellem arbejdsstedet og rejsemålet. Vejledning Retningslinjerne og herunder sammenhængen til Aftale om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel på tjenesterejse indgået mellem Forhandlingsfælleskabet og KL, lovgivning m.v. beskrives nærmere i en vejledning udarbejdet af Løn & Personale. Tidspunkt for retningslinjernes ikrafttræden Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra

51

52 BRUG AF KOMMUNENS BILER Hjørring Kommunes retningslinjer vedrørende brug af kommunens biler Kørekort Hjørring Kommune må i henhold til Færdselsloven ikke overlade føringen af kommunens køretøjer til personer, som ikke lovligt kan føre det pågældende køretøj. Det er derfor en forudsætning for benyttelse af Hjørring Kommunes køretøjer, at den ansatte som skal anvende køretøjet har et gyldigt kørekort hertil. Det er den enkelte leders ansvar at sikre, at ansatte, som benytter sig af kommunens køretøjer, har et gyldigt kørekort til det pågældende køretøj, førend den ansatte må overlades føringen af køretøjet. Overlevering af bil til en kollega: Såfremt der skulle opstå behov for, at overlade kommunens køretøj til en kollega, er den ansatte der på tidspunktet er ansvarlig for brug af køretøjet forpligtet til at sikre, at den pågældende kollega er i besiddelse af gyldigt kørekort til køretøjet. Hjørring Kommunes køretøjer må ikke overlades til andre end en kollega. Brugen af kommunens biler En beskrivelse er undervejs. Erklæring om gyldigt kørekort Stillinger, hvor benyttelse af Hjørring Kommunes køretøjer kan forekomme: Ansatte skal i forbindelse med ansættelsen udfylde og underskrive en erklæring om gyldigt kørekort. Den udfyldte erklæring skal journaliseres og opbevares på den ansattes løn- og ansættelsessag. Journalisering sker gennem lønsystemet Silkeborg Data. Nægter en ansat at udfylde erklæring om kørekort, må den ansatte ikke overlades føringen af kommunens køretøjer. Stillinger, hvor benyttelse af Hjørring Kommunes køretøjer sker som et fast led i opgavevaretagelsen: Hvis det er en forudsætning for stillingens opgavevaretagelse, at medarbejderen har gyldigt kørekort til det pågældende køretøj, skal dette fremgå af stillingsopslaget samt stilles som et vilkår i forbindelse med ansættelsen. Den ansatte skal i forbindelse med ansættelse fremvise et gyldigt kørekort overfor den nærmeste leder, samt udfylde og underskrive en erklæring om gyldigt kørekort. Den udfyldte erklæring skal journaliseres og opbevares på den ansattes løn- og ansættelsessag. Journalisering sker gennem lønsystemet Silkeborg Data. Såfremt den ansatte nægter at fremvise et gyldigt kørekort samt udfylde erklæringen herom, kan ansættelsen ikke finde sted. Regelmæssig opfølgning:

53 I de af Hjørring Kommunes ansættelsesområder, hvor benyttelse af Hjørring Kommunes køretøjer sker som et fast led i opgavevaretagelsen, har den nærmeste leder ansvaret for, at der ud over den ovenfor beskrevne fremgangsmåde ved ansættelse, ligeledes fremvises et gyldigt kørekort med regelmæssige tidsrum. Dette kan eksempelvis passende ske ved de årlige MUS-samtaler. Ovenstående gør sig særligt gældende for ansættelsesområder som Park og Vej samt Hjemmeplejen. Andre ansættelsesområder, som falder ind under beskrivelsen om benyttelse af køretøjer som et fast led i opgavevaretagelsen, skal dog ligeledes følge den beskrevne fremgangsmåde om fremvisning af gyldigt kørekort med regelmæssige tidsrum. Frakendelse af førerretten: Ved udfyldelse af erklæring om gyldigt kørekort, skriver den enkelte ansatte under på, at den pågældende informerer sin nærmeste leder, såfremt vedkommende frakendes retten til at føre en eller flere typer køretøjer. Side 2 Såfremt en ansat, der som et fast led i opgavevaretagelsen benytter Hjørring Kommunes køretøjer, mister retten til at føre det pågældende køretøj, vil det efter omstændighederne kunne få ansættelsesretlige konsekvenser for den ansatte. I dette tilfælde skal Løn & Personale kontaktes med henblik på en drøftelse af sagens håndtering. Fartbøder og anden overtrædelse af færdselsloven Kommunens ansatte er forpligtet til at køre forsvarligt i kommunens biler og herunder overholde hastighedsbegrænsningerne. En bøde for overtrædelse af hastighedsbegrænsninger vil tilgå Hjørring Kommune som bilejer. Overtrædelsen vil dog få økonomiske konsekvenser for den medarbejder som har overtrådt hastighedsbegrænsningen. Et beløb svarende til bødens størrelse vil blive modregnet i den ansattes løn. Tidspunkt for retningslinjernes ikrafttræden Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra

54 Hjørring Kommune Erklæring om gyldigt kørekort Navn Personnummer Jeg erklærer herved, at jeg er i besiddelse af gyldigt kørekort til (sæt x): Knallert Traktor Motorcykel Bil indtil kg. (B) Lastbil over kg. (C) Personbil med over 8 siddeplader (D) Påhængskøretøj i forbindelse med B, C eller D Jeg har pligt til at informere min nærmeste leder, såfremt jeg mister retten til at føre en eller flere typer køretøjer. Hvis jeg overdrager et køretøj i forbindelse med tjenstlig kørsel til en kollega, er jeg forpligtet til at sikre mig, at vedkommende har gyldigt kørekort til det pågældende køretøj. Underskrift: Dato Underskrift

55 Se dette nyhedsbrev i en browser Læs om: Gevinsten ved struktur i arbejdsmiljøarbejdet - Bryd vanen - Arbejdsmiljødagene - Justeret registrering af arbejdsulykker - Nye rygestopkurser - Ny leverandør og nye APBér - Så er det i år vi laver fysisk APV - Besøg i alle arbejdsmiljøgrupper Digital chikane Der er en stigende tendens til, at utilfredse borgere hænger offentligt ansatte ud på nettet. Det kan have alvorlige konsekvenser for den enkelte, men også generelt for arbejdsmiljøet på arbejdspladsen. Men hvad skal vi finde os i på jobbet, og hvordan håndterer vi digital chikane? Journalist og forfatter Abelone Glahn kommer med sit bud på, hvordan vi skal forholde os til cyberchikane på arbejdsmiljødagene i Vrå. Læs mere her Arbejdsmiljødage i Vrå 2017 Slutspurten er i gang med tilmeldingen til to dage med inspiration, netværk og godt humør. Som vanligt holdes Arbejdsmiljødagene i Idrætscenter Vendsyssel og i år sker det onsdag d. 22. og torsdag d. 23 marts. Den røde tråd på årets arbejdsmiljødage er arbejdsmiljøgruppens samarbejde, opgaver og udfordringer. Programmet er spækket med spændende og lærerige workshops, du kan vælge imellem, og vi tager imod tilmeldinger indtil fredag, d. 17. marts Tilmelding er bindende. Klik på linket og find program og tilmelding ved hjælp af koderne: Brugernavn: struktur Password: 2090 Allerede nu kender vi datoerne for Arbejdsmiljødagene i Det bliver den 21. og 22. marts 2018 i Idrætscenter Vendsyssel. Har du ideer til temaer og oplægsholdere, så send en mail til Lise Løth Gregersen eller Jeanett Simonsen i Arbejdsmiljø & MED. Vi ses i Idrætscenter Vendsyssel. Gevinsten ved struktur Alle arbejdsmiljøgrupper i Hjørring Kommune har en række opgaver, som ligger fast. Opgaverne rækker vidt fra de daglige små opgaver med opdatering af brugsanvisninger til kemi og tjek af hjælpemidler til de årlige bredere og mere opsamlende opgaver. Derfor anbefaler vi, at arbejdet i arbejdsmiljøgruppen bliver struktureret og sat i system. På Hjørring Ungdomscenter har de en lang tradition for dialog, tillid og struktur på arbejdsmiljøopgaven. Læs mere her

56 Besøg i arbejdsmiljøgrupperne I øjeblikket gennemfører konsulenterne fra Arbejdsmiljø & MED en besøg hos samtlige arbejdsmiljøgrupper i Hjørring Kommune. Formålet er at få repeteret udgangspunktet for arbejdsmiljøarbejdet, opgaver, roller, pligter og ansvar. Vi er næsten i mål med besøgene i arbejdsmiljøgrupperne på BSU området og er så småt gået igang med at besøge de mange arbejdsmiljøgrupper i Sundhed, ældre og handicapområdet. Disse besøg er besluttet af Hovedudvalget, som en del af den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Udover en snak om opgaver og pligter, vil man på besøget også blive orienteret om den justerede praksis for anmeldelse/registrering af ulykker. Samtidig giver besøgene anledning til en snak om de særlige udfordringer, som I sidder med på jeres område. Alle arbejdsmiljøgrupper vil blive indkaldt til møde. Vi besøger et område af gangen og rækkefølgen er således fordelt: BSU, SÆH,T&M, Arbejdsmarked, Stabe. Besøgene i arbejdsmiljøgrupperne forventes gennemført inden sommerferien. Få bugt med de dårlige vaner Vi har alle vaner - nogle bedre end andre. Spørgsmålet er, hvordan det lige er, vi ændrer vores vaner? På Arbejdsmiljødagene 2017 vil vi gerne byde velkommen til et tempofyldt, inspirerende, lærerigt, humoristisk og provokerende oplæg, hvor Torben Wiese tager vaner under kærlig behandling. Forfatter og konsulent Torben Wiese svarer på: Hvad er en vane? Hvilke typer vaner er der? Hvad er en god og en dårlig vane? Og hvorfor elsker hjernen vaner? - og hvordan bryder man vanen. Mød manden med styr på vanerne her OBS - Revideret procedure for anmeldelse og registrering af arbejdsskader Fra 1. januar blev proceduren for anmeldelse og registrering af arbejdsulykker ændret. Det sker af flere grunde: Der er kommet nye retningslinier for anmeldelse og registrering af arbejdsulykker i forbindelse med vold og trusler - vær særlig opmærksom på en frist på 72 timer for anmeldelse eller beskrivelse. Den ændrede procedure gør det enklere for arbejdsmiljøgruppen og andre at arbejde forebyggende med de ulykker og tilløb til ulykker, der registreres på arbejdspladsen Vi ændrer praksis, så kun ulykker der giver anledning til fravær og/eller behandlingsudgifter mv. skal indberettes i arbejdsskadesystemet EASY Arbejdsmiljø og MED vil på besøg hos arbejdsmiljøgrupperne fortælle mere om ændringerne. Du kan også blive guidet gennem ændringerne her

57 Startskud til fysisk APV Så er vi i 2017 og det er igen blevet tid til at lave den fysiske ArbejdsPladsVurdering (APV). Der er metodefrihed, hvilket betyder, at I kan bruge den metode I kender eller foretrækker til at kortlægge arbejdsmiljøforholdene. Det kan fx være via en dialog på et personalemøde mellem arbejdsmiljøgruppen og medarbejderne. Foretrækkes udlevering af et spørgeskema, er det også en mulighed, som mange er bekendt med. Af andre ideer kan nævnes interviews. Selvom der er metodefrihed i forhold til APV'en, skal man sikre sig at man kommer rundt om alle problemstillinger. Følger I af en eller anden grund ikke kommunens kadence - med fysisk APV - så tjek om jeres APV er forældet. En APV skal revideres mindst hvert tredje år. Da der er formkrav til udarbejdelse af APV, er det vigtigt at orientere sig i Arbejdstilsynets vejledning om APV. Den findes på linket Derudover er der god hjælp at hente i Arbejdstilsynets Arbejdsmiljøvejvisere, der er brancheopdelte. Vejviserne oplyser om de gængse arbejdsmiljøproblemer i en branche og som det derfor er vigtigt at forholde sig til i APV arbejdet. Vær opmærksom på, at flere vejvisere kan være nødvendige at gennemse for at jeres arbejdsplads er dækket. På en skole kan det fx være relevant at se både vejviseren Undervisning og Kontor. Til handleplanerne bruges kommunens handleplan modul, som findes på MedarbejderWeb! OBS - Vi skifter leverandør af rengøringsartikler Den 14. april bliver ABENA kommunens nye leverandør af rengøringsartikler og erstatter dermed Stadsing. Når der skiftes leverandør skal arbejdsmiljøgruppen være opmærksom på at ændre arbejdspladsbrugsanvisningerne (APB er). Kommunen har abonnement på Dansk Kemidatabase hos den autoriserede arbejdsmiljørådgiver ALECTIA. Online databasen indeholder arbejdspladsbrugsanvisninger på over gængse produkter fra mere end 1200 leverandører. ALECTIA arbejder lige nu på at gennemgå ABENAS produkter og gøre databasen klar, så du kan søge ABENAS produkter frem, udfylde de lokale oplysninger og derefter have en klar og opdateret APB. Så er der igen mulighed for at komme på rygestopkursus i arbejdstiden Der har været stor succes på rygestopholdene i efteråret. Det er lykkes godt 8 ud af 10 rygere at kvitte røgen. Vil du også gerne mærke friheden og gøre noget for helbredet, så har du nu chancen for at få hjælp af din arbejdsplads. Der er åbnet for tilmelding til nye rygestophold. Du kan enten deltage som enkelt person eller samle en gruppe kollegaer med samme ønske som dig. Alt du skal gøre er at henvende dig til din leder og fortælle om dit ønske om hjælp til rygestop. Du kan læse mere om indhold og tilmelding her "Helt sikkert" udsendes med regelmæssige mellemrum til arbejdsmiljøorganisationens ca. 200 medlemmer. Vi tilstræber, at indholdet er interessant og relevant for dig, der er medlem af en arbejdsmiljøgruppe i Hjørring Kommune. Har du ideer til emner, forslag til forbedringer mv., så hold dig ikke tilbage. Får du kendskab til andre interesserede, der gerne vil have "Helt sikkert" tilsendt, så kan de tilmeldes ved at skrive til redaktionen. Med venlig hilsen Jeanett Simonsen jeanett.simonsen@hjoerring.dk