Du har den 12. maj 2016 rettet henvendelse til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsyn med kommunerne.

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til en borger Dato: Henvendelse vedrørende aktindsigt Du har den 12. maj 2016 rettet henvendelse til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsyn med kommunerne. Du har i henvendelsen klaget over Favrskov Kommunes brud på regler om aktindsigt i forbindelse med behandlingen af din aktindsigtsbegæring af 28. januar Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at den tid der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning ikke ligger inden for lovens rammer. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Favrskov Kommune ikke har overholdt bestemmelsen om underretning i offentlighedslovens 36, stk. 2, 3. pkt. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Line Mussegaard Christensen Telefon: EAN-Nr skriv til os via borger.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på Endelig er det Statsforvaltningens opfattelse, at Favrskov Kommune ikke har overholdt bestemmelsen om vejledningspligten i offentlighedslovens 38, stk. 1, om muligheden for at indbringe kommunens afgørelser om afslag på aktindsigt for den kommunale tilsynsmyndighed, og at kommunen ikke har handlet i overensstemmelse med remonstrationsordningen i offentlighedslovens 37, stk. 2, 2. pkt. Da din anmodning om aktindsigt efterfølgende er imødekommet og Statsforvaltningen forventer, at kommunen fremadrettet vil overholde offentlighedslovens sagsbehandlingsregler, foretager Statsforvaltningen ikke videre i sagen. For så vidt angår kommunens sagsbehandlingstid i forbindelse med besvarelse af dine henvendelser af henholdsvis 5. marts og 10. april 2016, vedrørende retsgrundlaget for Favrskov Kommunes forpligtelser efter kommunalreformen i forhold til den daværende Hammel Kommune, 1

2 finder Statsforvaltningen ikke grundlag for at rejse en tilsynssag. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Det fremgår af din henvendelse til Statsforvaltningen af 12. maj 2016 med bilag, at du den 28. januar 2016 søgte Favrskov Kommune om aktindsigt i et referat fra et møde i 2007, samt i navnet på en sagsbehandler. Det fremgår videre, at du oprindeligt søgte om aktindsigt i det ovennævnte referat den 12. og 19. november Statsforvaltningen har den 7. juni 2016 anmodet Favrskov Kommune om en redegørelse for sagsforløbet i forbindelse med din anmodning om aktindsigt af 28. januar 2016, herunder den tid, der er forløbet under sagens behandling. Det fremgår af kommunens redegørelse til Statsforvaltningen af 15. juni 2016, at dine anmodninger af 12. og 19. november 2015 blev besvaret af kommunen den 24. november 2015, med følgende: Du beder i dine breve af 12. og 19. november 2015 om aktindsigt i et referat fra et handleplansmøde i Favrskov Kommune er ikke i besiddelse af dette referat, hvorfor der ikke er noget at bevilge aktindsigt i. Det fremgår videre af redegørelsen, at kommunen den 14. marts 2016 besvarer din aktindsigtsanmodning af 28. januar 2016 med, at kommunen ikke har yderligere bemærkninger, og at tilsvarende svar gives den 19. maj 2016 på din rykker til kommunen af 10. april Endelig fremgår det af redegørelsen, at kommunen i forbindelse med gennemgangen af sagsforløbet har fundet frem til det omhandlede referat og nu har imødekommet din anmodning om aktindsigt. Du har endvidere den 13. juni 2016 rettet henvendelse til Statsforvaltningen vedrørende Favrskov Kommunes sagsbehandlingstid i forbindelse med dine anmodninger af henholdsvis 5. marts og 10. april 2016, om at modtage oplysninger om retsgrundlaget i relation til Favrskov Kommunes forpligtelser efter kommunalreformen i forhold til daværende Hammel Kommune. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningens tilsyn er et retligt tilsyn, og vi beslutter selv, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag. Det følger af kommunestyrelseslovens 48a, at Statsforvaltningen kun rejser en sag, hvis der foreligger oplysninger, der giver os grundlag for at antage, at kommunen har overtrådt den lovgivning, som vi påser overholdelsen af. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Offentlighedslovens 36, stk. 1-2, 37, stk. 1-2, 38, stk. 1, og 39, stk. 1-3, har følgende ordlyd: 2

3 36. Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. [ ] 37. Afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed m.v., hvis afgørelsen der klages over. Myndigheden skal, hvis den vil fastholde afgørelsen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen. [ ] 38. En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i 37, stk. 2. [ ] 39. Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Myndigheden skal, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden. Ved forsinkelser uden fyldestgørende grund kan klageinstansen undtagelsesvis træffe afgørelse om aktindsigt. Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over sagsbehandlingstiden have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår klagen kan forventes færdigbehandlet. [ ] Statsforvaltningen er ikke en klageinstans, og der eksisterer derfor ikke en egentlig klageadgang i forhold til kommunernes afgørelser om aktindsigt. Adgangen til at påklage sagsbehandlingstiden særskilt til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1, finder derfor ikke anvendelse i forhold til Statsforvaltningen. Spørgsmål om kommuners afgørelser om aktindsigt kan dog indbringes for Statsforvaltningen som kommunal tilsynsmyndighed, jf. offentlighedslovens 38, stk. 1. 3

4 Sagsbehandlingstid og underretningspligt Offentlighedslovens 36, stk. 2, indeholder regler om sagsbehandlingstid og underretningspligt i aktindsigtssager. Det følger af offentlighedslovens 36, stk. 2, 1. pkt., at en anmodning om aktindsigt skal behandles snarest. Det fremgår af de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at med udtrykket snarest er det tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Dette indebærer, at vedkommende myndighed skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. Efter bestemmelsen i 36, stk. 2, 2. pkt., skal en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter anmodningen er modtaget, medmindre dette på grund af for eksempel sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Der er ikke tale om en udtømmende opregning, hvorfor også andre forhold kan begrunde en udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning. Det kan for eksempel være berettiget at udsætte færdigbehandlingen i de tilfælde, hvor den pågældende myndighed på grund af tidligere indgivne anmodninger om aktindsigt ikke kan behandle sagen inden for 7 dage, eller at myndigheden må behandle andre hastesager, der i øvrigt er under ekspedition hos myndigheden. Desuden kan ressourcemæssige og personalemæssige forhold begrunde en kortvarig udskydelse af afgørelsen, hvis de specifikt rammer den del af myndigheden, som skal behandle anmodningen om aktindsigt. En udskydelse kan også begrundes ud fra, at den pågældende sagsbehandler er midlertidigt fraværende på grund af sygdom, bortrejse og lignende (f.eks. deltagelse i et efteruddannelseskursus af nogle dages varighed), jf. pkt i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven samt Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, s Almindelige ressourcemæssige forhold kan imidlertid ikke begrunde en udskydelse af aktindsigtsanmodningen. Det skyldes, at aktindsigtsanmodninger generelt skal behandles med særlig høj prioritet. I de tilfælde, hvor sagens omfang eller kompleksitet kan begrunde en fristoverskridelse, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage. I helt særlige tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser for eksempel juridiske spørgsmål af meget kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage. Det kan for eksempel være tilfældet, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed behandler. Der henvises til de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar

5 I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 639, er det i tilknytning hertil anført: Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes, at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog have den helt undtagelsesvise karakter. Som eksempel kan tænkes en særdeles vidtgående aktindsigtsanmodning fra pressen f.eks. aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, der er behandlet inden for de seneste 3 år og hvor myndigheden vælger at behandle den, selvom anmodningen muligvis kunne være afslået med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. pkt. 1 i kommentaren til 9, stk. 2, nr. 1. I pkt i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven er det om udtrykket 7 arbejdsdage anført, at lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis en kommune vælger at holde lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegningen. Såfremt en anmodning om aktindsigt undtagelsesvist ikke kan færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. Underretningen skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter anmodningen om aktindsigt. Der henvises til Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 647. Favrskov Kommune har ikke i den konkrete sag overholdt bestemmelsen om sagsbehandlingstid i offentlighedsloven 36, stk. 2, idet dine anmodninger om aktindsigt, som er fremsat henholdsvis den 12. og 19. november 2015, er besvaret den 24. november Din anmodning af 28. januar 2016, er besvaret den 14. marts 1016, og din anmodning af 10. april 2016, er besvaret den 19. maj Kommunens imødekommelse af dine aktindsigtsanmodninger sker imidlertid først den 15. juni 2016, hvilket er mere end 7 måneder efter din oprindelige anmodning om aktindsigt. Favrskov Kommune har ikke i sin redegørelse til Statsforvaltningen begrundet fristoverskridelserne. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at den tid der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodninger ikke ligger inden for lovens rammer. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at sagsbehandlingen af sager om aktindsigt skal prioriteres højt, og at der ikke i den konkrete sag synes at være tale om, at sagens omfang eller kompleksitet skulle kunne begrunde den lange sagsbehandlingstid. 5

6 Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Favrskov Kommune ikke har overholdt bestemmelsen om underretning i offentlighedslovens 36, stk. 2, 3. pkt. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at kommunen ikke ses at have foretaget underretning om grunden til fristoverskridelserne og om, hvornår dine aktindsigtsanmodninger kunne forventes færdigbehandlet. Klagevejledning og genbehandling (remonstration) Offentlighedslovens 38, stk. 1, indeholder regler om kommuners vejledningspligt i forhold til muligheden for at indbringe en afgørelse om afslag på aktindsigt for den kommunale tilsynsmyndighed. Ifølge offentlighedslovens 37, stk. 2, 2. pkt. skal myndigheden, hvis den vil fastholde den afgørelse, der klages over, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelse af klagen videresende sagens og dens dokumenter til den kommunale tilsynsmyndighed. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Favrskov Kommune ikke har overholdt bestemmelsen om vejledningspligten i offentlighedslovens 38, stk. 1, idet kommunen i samtlige ovennævnte besvarelser af dine aktindsigtsanmodninger ikke ses at have vejledt om muligheden for at indbringe kommunens afgørelser om afslag på aktindsigt for den kommunale tilsynsmyndighed. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Favrskov Kommune ikke har handlet i overensstemmelse med remonstrationsordningen i offentlighedslovens 37, stk. 2, 2. pkt., idet kommunen ikke har indbragt sagen for Statsforvaltningen i forbindelse med dine henvendelser af henholdsvis 28. januar og 10. april Da din anmodning om aktindsigt efterfølgende er imødekommet og Statsforvaltningen forventer, at kommunen fremadrettet vil overholde offentlighedslovens sagsbehandlingsregler, foretager Statsforvaltningen ikke videre i sagen. Vejledningspligten efter forvaltningsloven Det følger af offentlighedslovens 7, stk. 1, at enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprette af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Ifølge Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 173, kan generelt materiale, såsom love og faglitteratur herom ikke anses som dokumenter, der er indgået eller oprettet på en sag hos myndigheden, hvorfor dette materiale ikke er omfattet af retten til aktindsigt, jf. offentlighedslovens 7, stk. 1. Det følger af forvaltningslovens 7, stk. 1, at en forvaltningsmyndighed i fornødent omfang skal yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. 6

7 Du har anmodet om aktindsigt i retsgrundlaget i relation til Favrskov Kommunes forpligtelser efter kommunalreformen i forhold til daværende Hammel Kommune. Favrskov Kommune har den 19. maj 2016 svaret på dit spørgsmål. Du har den 13. juni 2016 klaget til Statsforvaltningen over den tid, som er medgået til kommunens besvarelse af dit spørgsmål. Statsforvaltningen har besluttet ikke at rejse en tilsynssag, da vi ikke finder grundlag for at antage, at en nærmere undersøgelse af sagen vil føre til en konstatering af, at Favrskov Kommune har overtrådt den lovgivning, som Statsforvaltningen påser overholdelsen af. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at kommunen ses at have overholdt sin vejledningspligt efter forvaltningslovens 7, stk. 1, ved besvarelsen af dit spørgsmål, og at der ikke er fastsat særlige svarfrister i henhold til vejledningspligten efter forvaltningsloven. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Favrskov Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Line Mussegaard Christensen 7