Statsforvaltningens brev til en journalist. Viborg Kommune afslag på aktindsigt i interne dokumenter, herunder talepapir

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til en journalist Viborg Kommune afslag på aktindsigt i interne dokumenter, herunder talepapir Henvendelse vedrørende Viborg Kommunes afgørelse om delvist afslag på aktindsigt Du har den 3. november 2014 klaget til Viborg Kommune over dens afgørelse af 27. oktober 2014 om delvist afslag på aktindsigt i kommunens sag vedrørende oprettelse af begrebet æresborger og udpegningen af en navngiven æresborger. Afgørelsen er ønsket påklaget, og kommunen har herefter indbragt sagen for Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Statsforvaltningen har den 3. juni 2015 afgivet en vejledende udtalelse om sagen, hvori vi blandt andet har anmodet Viborg Kommune om at genoptage sagens behandling med henblik på at tage fornyet stilling til, om der skal gives aktindsigt i et talepapir udarbejdet af borgmesteren i kommunen. Økonomi- og Indenrigsministeriet (nu Social- og Indenrigsministeriet) har ved brev af 17. juni 2015 anmodet Statsforvaltningen om en udtalelse i sagen. Dato: Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Line Mussegaard Christensen Telefon: EAN- Nr skriv til os via borger.dk EKSPEDITIONS- OG TELEFONTIDER findes på Statsforvaltningen har efterfølgende besluttet at genoptage sagen for så vidt angår Viborg Kommunes afslag på aktindsigt i borgmesterens talepapir. For fuldstændighedens skyld har Statsforvaltningen gengivet vores vurdering af hele sagen nedenfor, selvom det kun er pkt. 2 vedrørende aktindsigt i borgmesterens talepapir, der er blevet genoptaget. Resumé 1. Vedrørende undtagelse af dokument nr. 1, 4-7, og 17 Det er fortsat Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, og 26, ved at give afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter. Det fremgår dog ikke af kommunens afgørelse, at kommunen har taget stilling 1

2 til spørgsmålet om ekstraheringspligten, jf. offentlighedslovens Vedrørende dokument nr. 16 borgmesterens talepapir Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, og 26, ved at give afslag på aktindsigt i borgmesterens talepapir. Det fremgår dog ikke af kommunens afgørelse, at kommunen har taget stilling til spørgsmålet om ekstraheringspligten, jf. offentlighedslovens 28. Statsforvaltningen har bedt kommunen om at genoptage sagens behandling og tage stilling til ekstraheringspligten i forhold til de pågældende dokumenter. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Din anmodning om aktindsigt angår følgende forhold: Ved af 21. oktober 2014 anmoder du som journalist på BT om aktindsigt i Viborg Kommunes oprettelse af begrebet æresborger. Du anmoder ligeledes om aktindsigt i udpegningen af en navngiven person som æresborger. Ved af 27. oktober 2014 meddeler kommunen dig delvist afslag på aktindsigt i de ønskede oplysninger, idet kommunen har undtaget 10 af sagens i alt 17 dokumenter. Kommunen begrunder sin afgørelse med, at de undtagne dokumenter alle er interne arbejdsdokumenter, jf. offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, og derfor ikke er omfattet af retten til aktindsigt. Kommunen henviser endvidere til, at de undtagne dokumenter ikke er omfattet af offentlighedslovens 26, stk. 1, hvorefter retten til aktindsigt uanset lovens 23, stk. 1, omfatter visse interne dokumenter, som foreligger i endelig form. Endelig oplyser kommunen, at der ikke kan gives aktindsigt i de undtagne dokumenter efter princippet om meroffentlighed i offentlighedslovens 14. Kommunen begrunder dette med, at den har foretaget en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger til grund for bestemmelsen i offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, og på den anden side den berettigede interesse, som avisen BT må antages at have i, at anmodningen om aktindsigt imødekommes, og at kommunen på den baggrund ikke har fundet grundlag for at udlevere de pågældende dokumenter. Ved af 3. november 2014 klager du til Viborg Kommune over afgørelsen af 27. oktober 2014 om delvist afslag på aktindsigt. Du oplyser i den forbindelse, at du finder det absurd, at den tale, som borgmesteren holdt til et arrangement, hvor pressen var til stede, ikke kan udleveres. Du oplyser ligeledes, at du finder det besynderligt, at kommunens grundlag for at træffe en beslutning, der giver en borger en bestemt titel, så længe den pågældende lever, ikke skal være underlagt offentlighedens ret til aktindsigt. 2

3 Endelig oplyser du, at du som medlem af den trykte presse vurderer, at de oplysninger, som du beder om aktindsigt i, er af almen interesse, og at Viborg Kommune i øvrigt kan vælge at give aktindsigt i videre omfang, end kommunen er forpligtet til. Ved af 10. november 2014 videresender Viborg Kommune din klage af 3. november 2014 samt sagens akter til Statsforvaltningen og oplyser, at den fastholder sin afgørelse af 27. oktober Kommunen henviser i sin redegørelse af 10. november 2014 til, at der er tale om undtagelse af interne dokumenter, der blandt andet indeholder et første udkast til dagsordenstekst, kommunens foreløbige overvejelser om, hvordan udpegningen af en æresborger skulle fejres, udkast til program, udkast til motivation for udpegningen som æresborger og lignende. Kommunen oplyser, at den finder det væsentligt, at den som myndighed kan foretage denne type foreløbige overvejelser mv., uden at det efterfølgende gøres til genstand for aktindsigt. Af samme årsag finder kommunen heller ikke grundlag for at udlevere de undtagne dokumenter som led i meroffentlighed efter offentlighedslovens 14. Kommunen oplyser samtidig, at den i forlængelse af sin afgørelse af 27. oktober 2014 er blevet opmærksom på, at de to diplomer, som nu fremgår af journaloversigten som dokument nr. 18 og 19, ved en fejl ikke tidligere er blevet journaliseret på sagen. Dokumenterne er efterfølgende fremsendt til den aktindsigtssøgende den 3. november 2014 forinden kommunens modtagelse af klagen. For så vidt angår det undtagne dokument nr. 16, borgmesterens talepapir, bemærker kommunen, at dette ikke tidligere er udleveret til pressen eller andre. Kommunen oplyser, at den omstændighed, at dokumentets indhold måtte være anvendt af borgmesteren som talepapir ikke efter kommunens vurdering indebærer, at dokumentet kan anses for afgivet til udenforstående. Kommunen henviser i den forbindelse til Offentlighedsloven med kommentarer, Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 413, hvor følgende blandt andet fremgår: Et dokument vil derimod ikke anses for afgivet, hvis embedsfolk under et møde blot læser op fra et dokument eller i øvrigt gør de pågældende mødedeltagere eller en person, der er mødt op i myndigheden bekendt med dokumentets indhold (f.eks. ved at give et referat af dokumentet), idet de udenforstående i en sådan situation ikke er blevet gjort bekendt med dokumentet på en måde og i et omfang, der ganske må sidestilles med, at dokumentet er gjort fysisk tilgængeligt for udenforstående. Et dokument kan heller ikke anses for afgivet, hvis det er oplæst eller refereret under en telefonsamtale med en anden myndighed eller person. Det samme gælder, hvis en minister under et møde i Folketinget eller under en offentlig forsamling holder en tale, der svarer til det (interne) taleudkast, som er udarbejdet af embedsværket. Taleudkastet bliver således først eksternt, hvis selve dokumentet gøres (fysisk/elektronisk) tilgængeligt for andre. Ved telefonisk henvendelse den 21. april 2015 anmoder Statsforvaltningen kommunen om at oplyse, om borgmesteren selv har udarbejdet det ovennævnte talepapir og efterfølgende overgivet det til forvaltningen, eller om talepapiret er udarbejdet af forvaltningen. Kommunen oplyser, at det er borgmesteren, der har skrevet dokumentet og har overgivet det til forvaltningen. 3

4 Den 3. juni 2015 afgiver Statsforvaltningen en vejledende udtalelse i sagen. Vedrørende pkt. 1 udtaler vi, at det er Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, og 26, ved at give afslag på aktindsigt i dokument nr. 1, 4-7, og 17. Vi beder dog kommunen om at genoptage sagen med henblik på at tage stilling til ekstraheringspligten, jf. offentlighedslovens 28, i forhold til de pågældende dokumenter. Vedrørende pkt. 2 udtaler Statsforvaltningen, at kommunen efter vores opfattelse ikke har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, ved at give afslag på aktindsigt i borgmesterens talepapir, hvorfor vi tillige anmoder kommunen om at genoptage sagens behandling vedrørende aktindsigt i dette dokument. Ved brev af 17. juni 2015 anmoder Økonomi- og Indenrigsministeriet (nu Social- og Indenrigsministeriet) Statsforvaltningen om en udtalelse i sagen, herunder nærmere at redegøre for, i hvilken egenskab og i hvilken anledning borgmesteren har udarbejdet det ovennævnte talepapir. I vores udtalelse af 9. juli 2015 til ministeriet oplyser vi blandt andet, at på baggrund af sagens oplysninger om, at det var byrådet, der den 27. februar 2013 besluttede, at der skulle udpeges en æresborger i kommunen, må borgmesteren anses for at have holdt talen for æresborgeren i sin egenskab af borgmester og ikke som privatperson. Statsforvaltningen oplyser videre, at det således nu er vores opfattelse, at det var i egenskab af borgmester som repræsentant for kommunen, at borgmesteren udarbejdede talepapiret, og at det blev udarbejdet i anledning af kommunens fejring af æresborgeren. Afslutningsvist oplyser Statsforvaltningen, at vi på denne baggrund har besluttet at genoptage sagens behandling og fremkomme med en ny vejledende udtalelse i sagen. Den 10. juli 2015 oplyser Social- og Indenrigsministeriet, at det på baggrund af Statsforvaltningens udtalelse af 9. juli 2015 ikke foretager videre i sagen. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Det tilsyn, som Statsforvaltningen udøver over for en kommune, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt kommunen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til spørgsmålet vedrørende skønsudøvelsen, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der følger af offentligretlig lovgivning og de offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Sagen har givet anledning til, at Statsforvaltningen behandler spørgsmålet om aktindsigt i interne dokumenter, herunder om en borgmesters talepapir er internt. Lovligheden af kommunens afslag på aktindsigt i interne dokumenter 4

5 Hjemmelsgrundlaget: Følgende fremgår af offentlighedslovens 7, stk. 1 og 2, 23, stk. 1, nr. 1 og stk. 2, 26 og 28 (lov nr. 606 af 12. juni 2013): 7 Stk. 1. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 23 Stk. 1. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokumenter anses 1) dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, Stk. 2. Dokumenter omfattet af stk. 1, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde. 26. Retten til aktindsigt omfatter uanset 23, stk. 1, interne dokumenter, som foreligger i endelig form, når 1) dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere efter 13, 3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, 4) dokumenterne indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller 5) dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder. 28. Stk. 1. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af 23, 24, stk. 1, 25 og 27, nr. 1-4, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er omfattet af 23, 24, stk. 1, 25 og 27, nr Stk. 2. Stk. 1 gælder ikke, i det omfang 1) det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, 2) de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller 3) oplysningerne er offentligt tilgængelige. 14. Stk. 1. Det skal i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overvejes, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end 5

6 hvad der følger af Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i lov om behandling af personoplysninger. Genstanden for retten til aktindsigt Udgangspunktet om retten til aktindsigt fremgår af offentlighedslovens 7. Det følger heraf, at det blandt andet er en betingelse for, at et dokument er omfattet af retten til aktindsigt, at det er undergivet administrativ sagsbehandling i den pågældende myndighed. Betingelsen indebærer, at en række forskellige typer af dokumenter, der befinder sig i en myndigheds besiddelse, falder uden for retten til aktindsigt, herunder dokumenter, der blot modtages til opbevaring (for eksempel i Statens Arkiver) eller alene undergives rent teknisk eller lignende bearbejdning (stempling, legalisering og lignende), jf. F.T , tillæg A, sp. 211 f., og betænkning nr. 857/1978 om offentlighedslovens revision, side 160. Kommunalpolitikeres talepapirer falder også under visse omstændigheder uden for retten til aktindsigt, hvis talepapiret ikke har været undergivet administrativ sagsbehandling i den pågældende myndighed, jf. nedenfor. Interne dokumenter der er undtaget fra aktindsigt Udgangspunktet om retten til aktindsigt modificeres af undtagelsesreglerne i offentlighedslovens 23, stk. 1, hvorefter interne dokumenter ikke er omfattet af retten til aktindsigt. Det følger af forarbejderne til bestemmelserne i 23, stk. 1, nr. 1-3, at de har til formål at sikre en beskyttelse af forvaltningsmyndighedernes interne og politiske beslutningsproces samt de forskellige stadier af disse processer. Bestemmelserne har endvidere til formål at sikre en beskyttelse af de offentligt ansattes arbejdsvilkår, så de sikres adgang til på en fri og formløs måde at foretage deres overvejelser og udføre forberedende arbejde, uden det pres en eventuel senere offentliggørelse af ufærdige eller foreløbige overvejelser kan udgøre, jf. de specielle bemærkninger til 23 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, og betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, kapitel 16, pkt Det fremgår af 23, stk. 1, nr. 1, i sammenhæng med stk. 2, at dokumenter, der udarbejdes af en myndighed, og som ikke afgives til udenforstående, har karakter af interne dokumenter. Det følger af lovens forarbejder, at et dokument, der udveksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed ( intern afgivelse), betragtes som et internt dokument, mens udveksling mellem to forskellige myndigheder ( ekstern afgivelse) indebærer, at dokumentet som udgangspunkt mister sin interne karakter. I lovens forarbejder bemærkes det endvidere, at brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes betragtes som intern. Statsforvaltningen henviser til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, under de specielle bemærkninger til 23, og til betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, kapitel 16, afsnit 2.3 og afsnit

7 Interne dokumenter i endelig form der er omfattet af aktindsigt Adgangen til at undtage interne dokumenter fra aktindsigt efter offentlighedslovens 23, stk. 1, modificeres af offentlighedslovens 26, hvorefter visse interne dokumenter der foreligger i endelig form, er omfattet af retten til aktindsigt. Det følger af lovens forarbejder, at baggrunden for bestemmelsen er, at de hensyn der ligger bag 23, stk. 1, - hensynet til navnlig embedsværkets arbejdsvilkår og hensynet til myndighedernes interne beslutningsproces - ikke taler for, at de i bestemmelsen angivne typer af dokumenter, uanset deres interne karakter, undtages fra aktindsigt. Ifølge lovens forarbejder er det en betingelse, at dokumentet foreligger i endelig form, og at det er udarbejdet som et selvstændigt dokument. Dokumentet vil dog kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler. Statsforvaltningen henviser til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, de specielle bemærkninger til 26. Kommunalbestyrelsesmedlemmers talepapirer Ifølge Indenrigsministeriets udtalelse nr af 18. oktober 1993 (på er udtalelsens årstal angivet til 1983), er det afgørende for, hvorvidt et kommunalbestyrelsesmedlems talepapir er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, om talepapiret har været undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med en forvaltningsmyndigheds virksomhed, jf. offentlighedsloves 4, stk. 1, 1. pkt. (nu 7, stk. 1). Et talepapir, der er udarbejdet af forvaltningen, er således som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, idet talepapiret har været undergivet administrativ sagsbehandling. Talepapiret er dog undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 7 (nu 23), idet det i almindelighed anses for at være er et internt arbejdsdokument. Talepapiret fortaber imidlertid sin interne karakter, hvis det udleveres til udenforstående, for eksempel til pressen, jf. Indenrigsministeriets ovennævnte udtalelse, side 2. Et talepapir, der er udarbejdet af kommunalbestyrelsesmedlemmet selv til støtte for medlemmets personlige indlæg i en debat eller lignende, og som ikke overgives til forvaltningen, vil ikke kunne anses for at tilhøre en sag og derfor heller ikke for omfattet af retten til aktindsigt, jf. Indenrigsministeriets ovennævnte udtalelse, side 2. Da et sådant talepapir således ikke tilhører en sag, vil det heller ikke kunne anses for at være omfattet af retten til aktindsigt, fordi det udleveres til for eksempel en journalist. Overgiver taleren derimod sit talepapir til forvaltningen, vil dokumentet være at anse som omfattet af en sag og vil, da det ikke kan anses for at være internt, som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt. Statsforvaltningen henviser til Indenrigsministeriets udtalelse nr af 18. oktober Ekstraheringspligten Selvom et internt dokument kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens 23, skal der efter lovens almindelige regler meddeles indsigt i visse oplysninger i det undtagne dokument (den såkaldte ekstraheringspligt), jf. 28, stk. 1. Det gæl- 7

8 der således oplysninger om en sags faktiske grundlag samt eksterne faglige vurderinger, i det omfang oplysningerne eller vurderingerne er relevante for sagen. Ekstraheringspligten gælder ikke, hvis ekstraheringen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis de pågældende ekstraheringspligtige oplysninger eller vurderinger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller hvis oplysningerne eller vurderingerne er offentligt tilgængelige, jf. 28, stk. 2. Statsforvaltningen henviser i øvrigt til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, de specielle bemærkninger til 28. Meroffentlighedsprincippet Offentlighedsloven tager som udgangspunkt kun stilling til, om myndighederne er forpligtet til at give aktindsigt. Men offentlighedsloven er en minimumslov. Det betyder, at myndighederne kan udlevere oplysningerne, selvom de ikke skal, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder reglerne om tavshedspligt og reglerne i persondataloven, jf. offentlighedslovens 14. Ifølge bestemmelsens ordlyd skal myndighederne overveje spørgsmålet om meraktindsigt. Myndighederne er således forpligtede til af egen drift at tage stilling til, om der i det enkelte tilfælde kan meddeles aktindsigt i de undtagne dokumenter eller oplysninger efter meroffentlighedsprincippet. Statsforvaltningen henviser til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, pkt. 4.6 i lovforslagets almindelige bemærkninger, samt til de specielle bemærkninger til 14. I forbindelse med vurderingen af, om der kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, skal der foretages en afvejning af modstående interesser. Der skal på den ene side tages hensyn til styrken, svagheden eller fraværet af den aktindsigtssøgendes interesse i at få aktindsigt i de pågældende dokumenter eller oplysninger, og på den anden side styrken af den beskyttelsesinteresse, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse og andre lovlige hensyn. I det omfang den nævnte afvejning fører til, at der ikke kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet skal forvaltningsmyndigheden begrunde afslaget nærmere. Begrundelseskravet kan opfyldes ved, at forvaltningsmyndigheden oplyser, at myndigheden har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, men at afvejningen af på den ene side hensynet til de beskyttelsesinteresser, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse, eller andre lovlige hensyn, og på den anden side hensynet til de interesser, der ligger bag anmodningen om aktindsigt, har ført til, at myndigheden ikke finder grundlag for at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Statsforvaltningen henviser til de specielle bemærkninger til 14 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen. Statsforvaltningens vurdering af lovligheden af kommunens afslag på aktindsigt i interne dokumenter 1. Vedrørende undtagelse af dokument nr. 1, 4-7, og 17 Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune har truffet en lovlig afgørelse om at undtage de pågældende dokumenter fra aktindsigt efter offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. 8

9 Vi har herved lagt vægt på, at dokumenterne alene indeholder kommunens overvejelser og udkast samt korrespondance mellem medarbejdere i Stabs- og Byrådssekretariatet, og at dokumenterne ikke ses at være afgivet til udenforstående. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune har truffet en lovlig afgørelse efter offentlighedslovens 26. Vi har herved lagt vægt på, at dokumenterne alene indeholder kommunens overvejelser af foreløbig karakter, herunder udkast til dagsordenstekst, foreløbige overvejelser om, hvordan udpegningen af æresborgeren skulle fejres, udkast til program for dagen, udkast til motivation for udpegning af æresborgeren og udkast til invitationer og deltagerliste. Det er dog Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune skulle have taget stilling til ekstraheringspligten i offentlighedslovens 28, stk. 1, der omhandler meddelelse af faktiske oplysninger og oplysninger om eksterne faglige vurderinger. Under henvisning til, at kommunen skulle have taget stilling til ekstraheringspligten, jf. offentlighedslovens 28, stk. 1, har Statsforvaltningen ikke fundet anledning til at tage stilling til kommunens afgørelse om afslag på aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet i offentlighedslovens 14. Statsforvaltningen har på den baggrund bedt kommunen om at genoptage sagens behandling og tage stilling til ekstraheringspligten i forhold til de pågældende dokumenter. 2. Vedrørende dokument nr. 16 borgmesterens talepapir Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune har truffet en lovlig afgørelse om at undtage borgmesterens talepapir fra aktindsigt efter offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Vi har herved lagt vægt på, at talepapiret er udarbejdet af borgmesteren i hans egenskab af repræsentant for kommunen, da talepapiret er udarbejdet i anledning af kommunens fejring af udnævnelsen af æresborgeren. Talepapiret er dermed efter Statsforvaltnings opfattelse omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, idet det har været undergivet administrativ sagsbehandling. Statsforvaltningen har endvidere lagt vægt på, at talepapiret må anses som et internt arbejdsdokument, der er undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Vi har herved lagt vægt på, at kommunen har oplyst, at talepapiret ikke tidligere har været udleveret til pressen eller til andre udenforstående, men blot har været anvendt af borgmesteren i forbindelse med hans afholdelse af sin tale ved fejringen af den udnævnte æresborger. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune har truffet en lovlig afgørelse efter offentlighedslovens 26. Vi har herved lagt vægt på, at talepapiret ikke er omfattet af bestemmelsens dokumenttyper. Det er dog Statsforvaltningens opfattelse, at Viborg Kommune skulle have taget stilling til ekstraheringspligten i offentlighedslovens 28, stk. 1, der omhandler meddelelse af faktiske oplysninger og oplysninger om eksterne faglige vurderinger. 9

10 Under henvisning til, at kommunen skulle have taget stilling til ekstraheringspligten, jf. offentlighedslovens 28, stk. 1, har Statsforvaltningen ikke fundet anledning til at tage stilling til kommunens afgørelse om afslag på aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet i offentlighedslovens 14. Statsforvaltningen har på den baggrund bedt kommunen om at genoptage sagens behandling og tage stilling til ekstraheringspligten i forhold til borgmesterens talepapir. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Viborg Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort på Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Line Mussegaard Christensen 10