Transkript

1 Smart-ebizz Manual til Bookinsystem Indholdsfortegnelse Kom hurtigt i gang med dit booking system:... 3 Overblikket over dit bookingsystem... 4 Hovedside... 4 Kunder... 4 Opret ny Kunde... 4 Vagtplaner... 4 Indstillinger... 4 Bookingsystemets Hovedside... 5 Næste måneder... 5 Dagsoversigt med navigation på dagsniveau Kalendervisning for aftaler i dag... 5 Opret Ny kunde... 6 Kunder kan oprettes 2 steder i systemet:... 6 Rediger eller slet en eksisterende kunde:... 7 Rediger en kunde... 7 Slet en kunde... 7 Booking Indstillinger... 8 Butikker... 8 Medarbejdere... 8 Ydelser... 8 Kalender... 8 Opret Medarbejdere... 9 Obligatoriske: (Disse skal udfyldes)... 9 Valgfri: (Disse kan udfyldes)... 9 Avanceret: Opret din Butik Flere butikker: Opret Vagtplaner Sådan oprettes en vagtplan for en medarbejder: Smart-ebizz A/S Baldersbækvej b Ishøj Telefon: Mail: info@smart-ebizz.com

2 Fremtiden: Opret Basisydelser Basisydelser og avancerede ydelser Opret en basisydelse: Avancerede Ydelser: Opret Avancerede Ydelser Basisydelser og avancerede ydelser Opret en Avanceret Ydelse: Daglig anvendelse af Booking kalender Opret en aftale Flyt aftale: Annuller aftale Statusangivelse for aftaler Næste måneder og dagsoversigt... 16

3 Kom hurtigt i gang med dit booking system: Nedenfor finder du en liste over de mest basale ting som skal være oprettet, for at Smart-ebizz booking systemet er på plads. Det anbefales at elementerne oprettes i prioriteret rækkefølge som skitseret nedenfor. Alt dette oprettes under indstillinger i bookingsystemet. 1: Start med at oprette din butik På den første tab, oprettes en eller flere butikker alt afhængig af dit setup. Uden butikker, kan bookingsystemet ikke fungere. 2: Opret Medarbejdere. For at der kan bookes tid i butikkens kalender skal der være oprettet medarbejdere eller ansatte. Disse oprettes på den 2. tab under indstillinger. 3: Ydelser og Kataloger. Ydelser er de services som du tilbyder dine kunder. Disse skal naturligvis være oprettet for at de kan sælges. For at kunderne lettes kan finde de ydelser som passer til dem, skal der oprettes kataloger som bedst beskriver ydelserne i dem. Eksempelvis: Herrer, damer, børn og så videre. Kataloger skal oprettes først og ydelser, herefter. Disse oprettes under den 3 tab. under Indstillinger. 4:Kalender. På 4. tab under Indstillinger indstilles kalender og mail. a: Booking bekræftelses mailen skal udfyldes, da denne sendes til brugeren ved oprettelse af aftalen. Hvis denne ikke udfyldes, vil mailen være tom. b: Det samme gælder for mailindkaldelses mailen. Denne sendes til kunder som ved oprettelse af aftaler, ønsker at få en mail indkaldelse. Hvis denne ikke er udfyldt, er mailen til kunden tom. Begge redigeres ved at klikke Rediger besked.

4 Overblikket over dit bookingsystem Dette dokument giver dig et hurtigt overblik over hvad dit bookingsystem indeholder. Hvert punkt nedenfor, forklarer kort omkring de enkelte punkter, i dit system. For at få mere dybdegående hjælp, se de specifikke punkter nedenfor i dette dokument. Hovedside Fra bookingsystemets hovedside, holder du overblikket over alle dine bookinger, dags dato. Det er herfra du kan flytte, omrokere, annullere og skifte status på alle dine bookinger. Kunder I denne sektion af booking systemet holder du styr på dine eksisterende kunder. Det er her du redigerer alle dine kundespecifikke data såsom telefonnummer, adresse, tilmelder til nyhedsbrev osv. Opret ny Kunde Dette menupunkt i venstremenuen, er en hurtig opret kunde. Denne bruges oftest hvis kunder skal oprettes i forbindelse med et telefonkald. Den er meget let at bruge og lige ved hånden. Vagtplaner Vagtplaner er helt fundamentale for at kunne have et kørende bookingsystem. Vagtplaner er hvor du angiver hvornår din butik er åben og hvornår dine medarbejdere kan bookes. Hvis denne/disse ikke oprettes, kan bookingsystemet ikke bruges. Indstillinger Det er dette menupunkt det anbefales, at du starter med at bruge. Det er her du opretter Butikken, medarbejdere, ydelser og udseende på kalenderen. Skulle du være i tvivl om hvordan de enkelte elementer oprettes, se da den yderligere dokumentation på dette under dokumentationssektionen under bookingsystem.

5 Bookingsystemets Hovedside Booking systemets hovedside viser, hvad der sker i dag i din butik eller salon. I nedenstående eksempel vises en kalender med 2 frisører og 1 salon/butik og denne har åbent i dag. Næste måneder Øverst i billedet har du mulighed for at vælge at gå til en specifik dato, ved at klikke på den i en af de fremtidige kalendere. I dette eksempel er der valgt at vise 3 måneder. Dette kan ændres under indstillinger. Her kan man vælge at vise mellem igen (0) og 12 måneder. Her anbefales 3 måner, alt afhængig af skærmstørrelse. Klikkes på en dato, skifter kalenderen nedenfor, til netop visning af denne dag. Dagsoversigt med navigation på dagsniveau. d I midten af skærmen kan man vælge at navigere frem og tilbage mellem eksempelvis i går og i morgen, eller på uge-niveau, hvis man ønsker at få vist på torsdag. Klikkes på en dag, skifter kalenderen nedenfor til netop visning af denne dag. Kalendervisning for aftaler i dag Nederst, vises kalenderen med den valgte dag og de aftaler som er planlagt for denne. Vælges intet, vises idag. Her kan aftalerne, ombookes, redigeres og flyttes løbende. Det er her aftaler oprettes, bekræftes og redigeres, hvis kunden eksempelvis ringer ind og spørger til en eksisterende eller ny aftale.

6 Opret Ny kunde For at kunne oprette aftaler i booking kalenderen, skal man udover ydelser, medarbejdere og en butik også oprette de kunder som skal kunne bookes i kalenderen. Kunder kan oprettes 2 steder i systemet: 1: Via Opret ny kunde i venstre menuen 2: Via under kunder i venstre menuen. Uanset hvilket af ovenstående du vælger, vil du se nedenstående billede: Her er de røde felter (fornavn, efternavn og Postnummer) obligatoriske. Resten kan udfyldes efter behov. Det anbefales at der også oprettes kontaktinformationer såsom telefonnummer eller mail, således at man kan kontakte kunden med eventuelle nødvendige informationer, ang. aftalen. For at afslutte klikkes gem i bunden af billedet. Når kunden er oprettet, kan der oprettes aftaler i kalenderen som indeholder denne kunde. Der er altså ikke oprettet en aftale efter kunden er oprettet. Dette skal gøres efterfølgende

7 Rediger eller slet en eksisterende kunde: Med et Smart-ebizz booking system, vil du i løbet af relativt kort tid få rigtigt godt styr på dine eksisterende kunder. Men over tid, vil du have behov for at redigere, eller i enkelte tilfælde, være nød til at slette kunder, der er blevet inaktive hos dig. Dette skyldes, at det er utroligt vigtigt at have et opdateret kundekartotek dette har Smart-ebizz gjort nemt og enkelt. I dette dokument beskrives, hvordan begge dele foretages. Rediger en kunde Hvis en kunde eksempelvis flytter, skal kundekortet redigeres. 1: Klik Kunder i venstremenuen. 2: Søg efter den pågældende kunde i søgefeltet. 3: Vælg kunden. 4: Rediger det ønskede element og klik Gem. Husk at de 3 obligatoriske felter skal være udfyldt (Fornavn, efternavn og postnummer). Slet en kunde Såfremt en kunde ikke længere besøger din butik, kan det for overblikkets skyld, være nødvendigt at fjerne denne kunde fra kundelisten. I Smart-ebizz booking systemet er det ikke muligt at slette kunder, da disse bl.a. bærer historikken til ydelser og medarbejdere, men det er naturligvis muligt at gøre dem inaktive, hvorefter de ikke længere optræder i søgningen. Dette gøres ved at slå kunden op og i rediger-vinduet, nederst, klikke på den grønne Aktiv kunde knap. Hermed bliver kunden inaktiv. Der søges på inaktive kunder ved at sætte flueben i søgningen under Vis kun Inaktive og klikke søg.

8 Booking Indstillinger For at komme i gang med at bruge dit bookingsystem, skal du have opsat alt det grundlæggende omkring din forretning. Uanset om du er selvstændig i din egen forretning eller er chef for flere butikker, er det her (under indstillinger i venstremenuen), du opsætter dit setup. Butikker Under fanen Butikker opsættes alt omkring din enkelte eller hver enkelt af dine butikker. Helt ned på butiksniveau kan du angive åbningstider, hvornår din kalender skal starte, interval pr. time og meget meget mere. Medarbejdere På det 2. faneblad oprettes, redigeres og slettes medarbejdere. Medarbejdere kan tilknyttes flere butikker, da man i dag ser flere og flere butikker, dele medarbejdere eksempelvis med forskellige kompetencer. For at oprette en medarbejder skal der som minimum angives: fornavn, efternavn, bruger-login, password og bekræft password. Ydelser For at der kan oprettes aftaler med kunder og medarbejdere i kalenderen, skal de ydelser som skal leveres i forlængelse af aftalen oprettes. Dette gøres her. Ydelserne skal systematiseres således at de kan vises på den mest overskuelige måde til kunderne. Derfor skal der oprettes Kataloger først som inddeler butikkens ydelser i grupper således at de passer sammen. Katalog eksempler kunne være: Herrer, Damer og Børn. Ydelseseksempler kunne være: Permanent, Klip+Farv og Bundfarve. Kalender På den sidste tab angiver du hvordan dine kalendere skal vises. Både internt og på din hjemmeside. Her opsætter du også dine automatisk genererede mails til kunder ved bestilling.

9 Opret Medarbejdere Efter at du har oprettet din butik, er det næste step, at oprette dine medarbejdere. Dette gøres ved at vælge Indstillinger i venstremenuen og klikke på den 2. fane i toppen af billedet. Her vises dine oprettede medarbejdere. For at oprette en medarbejder klikkes Opret medarbejder. For at oprette medarbejderen, er der en række obligatoriske informationer som skal udfyldes, samt en række felter som kan udfyldes. Obligatoriske: (Disse skal udfyldes) For at oprette medarbejderen, skal du mindst oprette: fornavn, efternavn, bruger log ind, mail og angive og bekræfte password. Kalenderfarve (Farven som medarbejderen vises med i kalenderoversigten). Klik gem og medarbejderen er oprettet. Valgfri: (Disse kan udfyldes) Kommentarer. Her kunne man eventuelt skrive karriereforløb, specialer eller oprindelsessted. Dette vises til kunderne når de booker online. Butik. Her kommer din oprettede butik (eller butikker) til at stå. Rolle. Angiv rolle for din medarbejder. Enten administrator, frisør eller elev. Prioritet-kunder (Det laveste nummer kommer højest i listen over medarbejdere, som kunden skal vælge behandler/medarbejder ud fra.) Prioritet-kalender (Det laveste nummer kommer længst til venstre i kalendervisning). Kan udføre : Her angives de ydelser som den pågældende medarbejder kan udføre. Er ingen oprettet, er listen tom.

10 Avanceret: Billede af medarbejderen. Denne vises for dine online brugere når de skal vælge behandler/medarbejder. Billede Fil sti. Her angives billedet som skal bruges til denne medarbejder. Som noget af det første i forbindelse med opsætning af dit nye booking system, skal din butik opsættes. Opret din Butik 1: Vælg Indstillinger og opret butik 2: Indtast Navn, Adresse, by og land for din butik. 3: Vælg kalender start og stop. Dette er en angivelse af hvornår din pågældende butik har åbent på dagsbasis.. 4: Vælg kalender interval. Denne bestemmer både hvordan kalenderen inddeles, men skal også tilpasses efter de ydelser, som du tilbyder i din butik. Hvis du kun har ydelser som tager halve eller hele timer, er det rigeligt at inddele din kalender efter 30 minutters intervaller. Skulle du have behov for at inddele intervallerne til eksempelvis 10 minutters pauser eller behandlinger som tager 10, 20 eller 40 min, skal inddelingen laves derefter. Eksempelvis 10 minutters intervaller. Smart-ebizz anbefaler en 10 minutters interval-inddeling, da den passer på de fleste af vores eksisterende kunder og brugere. 5: Vælg start og slut dag på din uge. Denne bruges primært, hvis butikken har en ugentlig lukkedag. I eksemplet hvor mandag er lukkedag, ville man så sætte ugens startdag til tirsdag og slutdag til søndag.

11 Flere butikker: Skulle du have flere butikker, skal disse opsættes på samme måde som ovenstående. Opret Vagtplaner For at kunne oprette aftaler i Smart-ebizz booking systemet, skal du have angivet hvornår det pågældende butik har åbent. Dette kaldes Vagtplaner da der angives hvilken Resurse(medarbejder) er på job, den pågældende dag. Sådan oprettes en vagtplan for en medarbejder: 1: Vælg Vagtplaner i venstremenuen. 2: Angiv butik i rullegardinet. Hvis du kun har oprettet 1 butik, er denne automatisk valgt 3: Vælg den pågældende medarbejder, som du ønsker at oprette en vagtplan for. Klik på ikonet og vælg medarbejderen fra listen. 4: Under Aftaletype angiver du, om medarbejderen er ledig eller optaget. Hvis ledig vælges, kan medarbejderen bookes i dette tidsrum. De andre valgmuligheder i listen, bevirker at medarbejderen ikke kan bookes. 5: Vælg Start tidspunkt for vagtplanen via kalenderen. Det er herfra, medarbejderen kan bookes, den pågældende dag. 6: Vælg Slut tidspunkt for vagtplanen via kalenderen. Det er hertil, medarbejderen kan bookes, den pågældende dag. 7: Noter Noter kan bruges til at dele information som er forbundet med vagten for medarbejderen eller medarbejderne. Dette kunne eksempelvis være Petrea går tidligt hjem i dag, da hun har fødselsdag eller Petrea rydder op på lageret i dag imellem aftaler. Husk at disse aftaler kan ses af alle og vises lige over medarbejderens kalender.

12 Fremtiden: På sigt vil Smart-ebizz implementere en indlæsningsmulighed via Excel således at alle vagtplaner for alle medarbejdere (for en given periode) kan indlæses nemt. Dette forventes i løbet af foråret 2012.

13 Opret Basisydelser For at kunne booke aftaler i Smart-ebizz booking kalendersystemet skal man have oprette de ydelser, som kan bookes sammen med den enkelte medarbejder eller behandler. Da ydelser kan være både af simpel, men også af kompleks natur, skelnes der mellem disse 2. I dette dokument beskrives hvordan de simple (eller Basisydelser) oprettes. Basisydelser og avancerede ydelser. En basisydelse defineres ved, at denne kun indeholder den reelle tid som skal bookes i kalenderen. Altså en ydelse som kræver behandling uden pause. Eksempelvis en klipning. Opret en basisydelse: 1: Klik Indstillinger i venstremenuen og Ydelser i toppen af billedet. 2: Indtast Navn og Pris på ydelsen. 3: Vælg hvilket katalog ydelsen skal vises i. Eksempelvis herrer og vælg hvilke behandlere eller medarbejdere kan varetage denne ydelse. 4: klik Gem 5: Vælg rediger på ydelsen 6: Angiv rækkefølgen dette element har i ydelsen har (her vælges 1, da der i basisydelser kun er 1 element) Angiv hvor meget tid der anvendes på den pågældende ydelse. Eksempelvis 30 min. 7: Vælg type for behandlingen. I tilfældet hvor det ikke er en pause angives Arbejder. 8: Klik opret

14 Avancerede Ydelser: Skulle din butik have behov for at oprette ydelser hvor kunden skal vente imellem behandlinger (eksempelvis ved en klip og farv), anbefales det at du læser Opret Avanceret Ydelse i hjælpesektionen. Opret Avancerede Ydelser For at kunne booke aftaler i Smart-ebizz booking kalendersystemet skal man have oprette de ydelser, som kan bookes sammen med den enkelte medarbejder eller behandler. Da ydelser kan være både af simpel, men også af kompleks natur, skelnes der mellem disse 2. I dette dokument beskrives hvordan de simple (eller Basisydelser) oprettes. Basisydelser og avancerede ydelser. En basisydelse defineres ved, at denne kun indeholder den reelle tid som skal bookes i kalenderen. Altså en ydelse som kræver behandling uden pause. Eksempelvis en klipning. Opret en Avanceret Ydelse: 1: På samme måde som basisydelserne oprettes den første del af ydelsen. 2: Herefter oprettes det næste element af ydelsen. Eksempelvis en pause. Her angives ledig, således at medarbejderen kan bookes til at lave andet i kalenderen, mens kunden venter på at blive klar. 3: Herefter oprettes det 3. element i ydelsen. Eksempelvis en farv. Efter de 3 elementer af ydelsen er oprettet, kunne ydelsen se ud som billedet. Dette betyder at denne ydelse tager 30 min, efterfulgt af 15 minutter, hvor medarbejderen kan bookes til en anden behandling, og til sidst et afsluttende element på 20 minutter. Den skitserede ydelse tager altså 1 time og 5 minutter

15 i alt. Ydelseselementerne kan naturligvis oprettes og tilpasses således at de passer til netop jeres behov. For at ændre en allerede oprettet ydelse, fjernes eller redigeres de elementer af ydelsen som ikke ønskes, eller de elementer som ønskes ændret.

16 Daglig anvendelse af Booking kalender Så snart du har fået oprettet din butik, dine medarbejdere, ydelser og har fået oprettet din vagtplan er du klar til at bruge dit booking system. Nedenfor er de mest gængse funktionaliteter listet og anvendelsen beskrevet. Det antages at du står på hovedsiden i bookingsystemet og navigerer herfra. Opret en aftale. 1: Klik på starttidspunktet hos den medarbejder som skal tage sig af aftalen. 2: Vælg kunde 3: Vælg ydelse 4: Klik tilføj. Aftalen er nu oprettet. Flyt aftale: 1: Klik på ydelsen i aftalen 2: Rediger starttidspunkt for aftalen eller den udførende medarbejder. 3: Klik Opdater Aftalen er nu flyttet Annuller aftale 1: Klik på ydelsen i aftalen 2: Klik på Annuller aftale i øverste højre hjørne af billedet. 3: Klik ok Aftalen er nu slettet Statusangivelse for aftaler For at danne sig det bedste overblik over hvordan aftalerne forløber, har du mulighed for at angive statusser løbende til de enkelte aftaler. Eksempelvis kan en aftale være færdig, ikke betalt osv. Farveangivelsen for de enkelte statusser opsættes under Indstillinger. Næste måneder og dagsoversigt For at gøre navigationen lettere, har Kalenderen Quick knapper til dagsvisning på denne måned og de næste 2 måneder frem. For at komme tilbage til i dag klikkes I dag knappen under dagsoversigt. Rigtig god fornøjelse!