Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb

Transkript

1 Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb Auditforløb november 2015

2 Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, Odense C Tlf: socialstyrelsen@socialstyrelsen.dk 2

3 Indledning Socialstyrelsen gennemfører i 2015 en række audits. Auditforløbene indgår i Socialstyrelsens opgave med at følge og understøtte socialtilsynene i deres opgavevaretagelse. På grundlag af auditforløbene opstiller Socialstyrelsen anbefalinger til de fem socialtilsyn, som kan styrke opgaveløsningen og en ensartet udvikling i praksis i socialtilsynene. Anbefalingerne har generel karakter og opstilles på baggrund af sagsmaterialet og drøftelserne i auditforløbet. Anbefalingerne kan både udspringe af eksempler på god praksis i de konkrete sager, eller i forhold, der vurderes at kunne forbedres. Foruden anbefalingerne fremhæves en række fokuspunkter. Det vil sige områder, hvor der vurderes at være behov for et fælles fokus i forhold til den videre udvikling af socialtilsynet. Fokuspunkterne knytter an til områder, der særligt kendetegner den tilbudstype, som er genstand for auditten. Fokuspunkterne kan inddrages i senere auditforløb eller læringsgrupper på Socialstyrelsens initiativ. Fokuspunkterne kan også følges op af socialtilsynene individuelt og/eller på tværs af socialtilsynene. Auditpanelets drøftelser, som ligger til grund for anbefalinger og fokuspunkter, fremgår af afsnittet Redegørelse for anbefalinger om fokuspunkter Udgangspunktet for rapporten, har været en faglig drøftelse af 2 temaer i kvalitetsmodellen, vedrørende Organisation og ledelse og Kompetencer. Drøftelsen tog afsæt i to udvalgte sager fra to Socialtilsyn. Begge sager omhandlede regodkendelse af et herberg jf. Servicelovens 110 og var udvalgt af de deltagende socialtilsyn. Auditpanelet bestod af tilsynsførende fra de 2 socialtilsyn og en tilsynschef. Derudover deltog en ekstern vidensperson, der har særlig viden om voksne udsatte, deres behov for støtte og de organisatoriske udfordringer, som særlig kendetegner den tilbudstype, der er fokus på i auditforløbet. Den eksterne vidensperson fungerer desuden som VISO specialist. 3

4 Formål med auditforløbet Formålet med auditforløbet er overordnet: At understøtte koordinering af opgaveløsningen og en tilnærmelsesvis ensartet udvikling i praksis i socialtilsynene. Gennem læringsorienterede forløb at understøtte den faglige dialog på tværs af socialtilsynene. At skabe rum til faglige refleksioner, der skal munde ud i anvendelige faglige anbefalinger. At sætte fokus på centrale aspekter af den samlede tilsynsproces på en måde, så læring og udvikling kan forplante sig i det fremadrettede arbejde med tilsynsprocessen Som led i den løbende udvikling af auditkonceptet er der i nærværende auditforløb afprøvet en ny model. Modellen indebærer en lokal proces, hvor tilsynsførende, som ikke deltager i selve auditforløbet, men som arbejder med tilsvarende problemstillinger, bliver inddraget og bidrager med viden og erfaringer som kan kvalificere drøftelserne i auditpanelet samt de efterfølgende anbefalinger. Formålet med den lokale proces er at: vidensbasere auditanbefalingerne dvs. at anbefalingerne i auditforløbet baseres på et bredere vidensgrundlag end deltagerne i panelet. Derudover at: understøtte videndeling dvs. at medarbejdere, der ikke deltager audit, får mulighed for at bidrage med viden og erfaringer internt og i forhold til den aktuelle audit anvende audit som afsæt for faglig udvikling - dvs. refleksion/fordybelse i forhold til håndteringen af specifikke problemstillinger med henblik på læring og øget kvalitet i opgaveløsningen På baggrund af nærværende auditforløb er der opstillet to anbefalinger og tre fokuspunkter til socialtilsynene. 4

5 Anbefalinger 1. Socialstyrelsen anbefaler, at socialtilsynene i vurderingen af kvaliteten i tilbuddet lægger særlig vægt på, hvorvidt medarbejdernes kompetencer ses anvendt i den konkrete indsats i forhold til borgeren. 2. Socialstyrelsen anbefaler, at socialtilsynene i vurderingen af kvaliteten i tilbud med selvhenvendeprincip, lægger vægt på, at tilbuddet har en tydelig optagelsesprocedure, som bl.a. sikrer, at der ikke afvises borgere, der falder indenfor tilbuddets godkendte målgruppe. For alle anbefalinger gælder, at Socialstyrelsen efter 6 måneder har mulighed for at følge op på, om deltagerne i auditforløbet har kunnet anvende de opstillede anbefalinger. Opfølgningen vil ske i form af et kortfattet spørgeskema til deltagerne. Derudover vil Socialstyrelsen anbefale socialtilsynene, at rapportens indhold, med jævne mellemrum, drøftes i de faglige miljøer med henblik på at fastholde udvikling af området og understøtte ensartet faglig kvalitet i opgaveløsningen. Særlige fokuspunkter Auditpanelet peger på, en række forhold i afdækningen af temaerne Organisation og ledelse og Kompetencer, som det vil være relevant at have opmærksomhed på i tilsynet med herberg. Fokuspunkterne skal ses i lyset af, at tilbudstypen er kendetegnet ved at have et såkaldt selvhenvender princip, ligesom målgruppen er borgere, som har massive sociale, fysiske og psykiske problemer 1. Det er generelt en forudsætning for optagelse, at andre hjælpemuligheder skal være udtømte. Dette stiller særlige krav til tilbuddenes ledelse og organisering og personale kompetencer med henblik på at sikre, at borgeren tilbydes den nødvendige støtte og omsorg. I de tilfælde, hvor det enkelte tilbud ikke har mulighed for dette fx pga. pladsmangel, eller 1 1 Der henvises til: SEL 110 samt Vejledning nr. 14 af 15/ om botilbud mv. til voksne efter reglerne i almenboligloven, serviceloven og friplejeboligloven (Vejledning nr. 4 til serviceloven) 5

6 såfremt borgeren falder udenfor målgruppen, bør det sikres at borgeren henvises til et andet relevant tilbud. På den baggrund er der behov for, at socialtilsynene har fokus på følgende: a. Der er behov for, at socialtilsynene er opmærksomme på, hvorvidt tilbuddet opsamler viden om afvisningsgrundlaget vedrørende de borgere, der ikke bliver optaget i tilbuddet, og at denne viden anvendes til læring og udvikling af tilbuddet 2 b. Der er behov for, at socialtilsynene er opmærksomme på, at de tilsynsførende har grundlæggende viden om målgruppens problemstillinger og behov for støtte med henblik på bl.a. at vurdere medarbejdernes kompetencer og understøtte udviklingen af tilbuddet. c. Der er behov for, at socialtilsynene er opmærksomme på, hvordan tilbuddet samarbejder med det omgivende samfund med henblik på, at borgerne i tilbuddet får den støtte de har behov for, og med henblik på at kunne henvise borgere, der ikke kan optages i herberget, til andre relevante tilbud. Forløb og deltagere i auditforløbet Audit forløbet består i alt af 3 møder: Et forberedende møde, hvor auditdeltagerne hilser på hinanden, bliver introduceret til auditmodellen og får præsenteret de to sager, som er genstand for auditdrøftelsen. Auditmødet, hvor panelet, på baggrund af de udvalgte sager, drøfter vurderingen af udvalgte kriterier og temaer Et afsluttende møde, hvor auditpanelet drøfter udkastet til auditrapporten, herunder de anbefalinger og fokuspunkter, som er fremkommet af drøftelsen på audit mødet. Auditforløbet indledes med, at deltagerne udfylder et vurderingsskema med en række temaer og spørgsmål, som skal bedømmes på en skala fra i høj grad tilfredsstillende til slet ikke tilfredsstillende/stillingtagen ikke mulig. Deltagerne har vurde- 2 Det bemærkes jf. persondatalovens 8, at den opsamlede viden ikke må indeholde personhenførbare oplysninger. 6

7 ret/auditeret på baggrund af skriftligt materiale i sagerne, herunder primært godkendelsesrapporten, hvoraf socialtilsynets bedømmelse af indikatorerne i kvalitetsmodellen og vurdering af kvaliteten i tilbuddet fremgår. I nærværende auditforløb har tillige indgået oversigter over personaleomsætning og personalekompetencer, kompetenceudviklingsplaner. En oversigt over ledelseskompetencer samt retningslinjer for udmøntning af tilbuddets værdier. Det skriftlige materiale blev suppleret mundtligt af sagsejerne på mødet. Auditeringen af sagerne har taget afsæt i tema 4 Organisation og ledelse og i tema 5 Kompetencer og har blandt andet haft fokus på, hvordan tilbuddets ledelse og personale kompetencer bliver belyst og vurderet i relation til målgruppens kompleksitet. I auditforløbet deltog i alt 5 ansatte fra de 2 socialtilsyn alle med erfaring og viden om voksen udsatte området. - Fra Socialtilsyn Syd deltog 2 tilsynsførende. Der var afbud fra en faglig konsulent. - Fra Socialtilsyn Midt deltog 1 tilsynschef og 2 tilsynsførende - En ekstern vidensperson (VISO specialist) Redegørelse for anbefalinger og fokuspunkter I det følgende redegøres der overordnet for auditdeltagernes drøftelser på auditmødet. Der er ikke tale om en komplet gengivelse af auditmødets indhold, men en fremstilling af de mest centrale problemstillinger og læringsperspektiver på baggrund af de gennemgåede sager. Personale kompetencer (1. anbefaling) Auditpanelet drøftede datagrundlaget for at vurdere ledelses og personale kompetencer. Auditpanelet drøftede, at der, i de 2 sager auditpanelet vurderede, på papiret så ud til at være de formelle og relevante kompetencer til stede. Auditpanelet drøftede, at dokument oversigter over personale kompetencer imidlertid ikke kan stå alene, da socialtilsynet reelt først kan vurdere om der er de nødvendige kompetencer tilstede, når disse ses omsat af de ansatte i samspillet med borgeren. Auditpanelet drøftede, at medarbejdernes kompetencer bl.a. kan afdækkes yderligere ved konkret at bede medarbejderne om at beskrive situationer, der illustrerer, hvordan de fx anvender de oplyste metoder og pædagogiske tilgange i praksis, hvil- 7

8 ken betydning metoden har for borgeren og hvad der gør de anvendte metoder bedre end andre metoder. Auditpanelet drøftede, at tonen i tilbuddene kan blive forrået pga. målgruppens kompleksitet. Det kan derfor også være relevant at observere de ansattes sprogbrug om borgerne, i dagbogsnotater, i de ansattes samspil med borgeren og endelig, hvordan borgerne omtaler de ansatte. Et opmærksomheds punkt kan være at observere, om der er en ligeværdig kommunikation mellem borgere og ansatte, svarende til den kommunikation, der er mellem to kollegaer? Auditpanelet drøftede videre, at et opmærksomhedspunkt også kunne være tilbud, hvor der er meget lav personaleudskiftning. Dette kan på den ene side tyde på et godt arbejdsmiljø, hvor det er trygt at være ansat. På den anden er det ikke nødvendigvis udtryk for høj faglig kvalitet, da det også kan være udtryk for, at arbejdsmiljøet vægtes så højt, at tilbuddet ubevist ekskluderer de borgere, der har allermest behov for hjælp og støtte fordi de kan være besværlige og fagligt udfordrende. Auditpanelet drøftede derfor, at det altid er væsentligt at inddrage borgerens perspektiv med henblik på at belyse, om medarbejderne er kompetente og yder en faglig kvalificeret indsats. Auditpanelet drøftede, at dette kan afdækkes ved at interviewe borgeren og ved at observere de ansatte i samspillet med borgeren. På baggrund af ovenstående opstiller Socialstyrelsen følgende anbefaling: 1. Socialstyrelsen anbefaler, at socialtilsynene i vurderingen af kvaliteten i tilbuddet lægger særlig vægt på, hvorvidt medarbejdernes kompetencer ses anvendt i den konkrete indsats i forhold til borgeren. Optagelsesprocedure (2. anbefaling) Auditpanelet drøftede, at et særligt forhold, der er gældende for herberg jf. SEL 110 er, selvhenvender princippet. Dette indebærer, at borgeren kan henvises af de kommunale myndigheder eller selv kan rette henvendelse og ansøge om optagelse. Det er lederen af tilbuddet, som træffer afgørelse om optagelse, herunder således også hvem der evt. skal afvises. Borgeren kan klage over afgørelsen til lederen af tilbuddet. Auditpanelet drøftede, at der i praksis er tale om afgørelser, som træffes på alle tider af døgnet af de medarbejdere, som er på arbejde, og at borgerens klagemulighed næppe får aktuel betydning i en situation, hvor der gives afslag på optagelse fx om natten. Auditpanelet drøftede, at det af hensyn til borgerens retssikkerhed 8

9 derfor er væsentligt at have fokus på, at tilbuddet har en optagelsesprocedure, som sikrer en korrekt optagelse eller afvisning og at borgeren informeres om klagemuligheder. Heri ligger, endvidere, at tilsynet bør have fokus på, hvorvidt tilbuddet har en opmærksomhed på, at det udelukkende er borgere, som ikke lever op til tilbuddets godkendte målgruppe, der afvises og at medarbejderne er bekendte med, hvordan korrekt optagelse sker, fx ved brug af vikarer og når ledelsen ikke er til stede i aften og nat timerne. På baggrund af ovenstående opstiller Socialstyrelsen følgende anbefaling: 2. Socialstyrelsen anbefaler, at socialtilsynene i vurderingen af kvaliteten i tilbud med selvhenvendeprincip, lægger vægt på, at tilbuddet har en tydelig optagelsesprocedure, som bl.a. sikrer, at der ikke afvises borgere, der falder indenfor tilbuddets godkendte målgruppe. Fokus på opsamling af viden om borgere, der ikke optages i tilbuddet (a. fokuspunkt) I forlængelse af ovennævnte afsnit vedr. optagelse, drøftede auditpanelet, at tilbud med selvhenvender princip i særlig grad bør være optagede af, hvilke borgere der ikke optages i tilbuddet og anvende denne viden som afsæt for udvikling af tilbuddet. Auditpanelet drøftede, at oplysninger om problemstillinger og begrundelsen for, at borgere ikke kan optages i tilbuddet kan give tilbuddet viden om, hvilke problemstillinger tilbuddet har vanskeligheder ved at håndtere og derved medvirke til at vidensbasere fx udvikling af nye indsatser og opkvalificering af medarbejderens kompetencer. På baggrund af ovenstående opstiller Socialstyrelsen følgende fokuspunkt: a. Der er behov for, at socialtilsynene er opmærksomme på, hvorvidt tilbuddet opsamler viden om afvisningsgrundlaget vedrørende de borgere, der ikke bliver optaget i tilbuddet, og at denne viden anvendes til læring og udvikling af tilbuddet 3 Fokus på, at de tilsynsførende har viden om målgruppen og målgruppens behov for støtte (b. fokuspunkt) 3 Det bemærkes jf. persondatalovens 8, at den opsamlede viden ikke må indeholde personhenførbare oplysninger 9

10 Auditpanelet drøftede, hvilken viden de tilsynsførende har behov for med henblik på at kunne vurdere, hvorvidt medarbejderne i tilbuddet er i besiddelse af relevante og tilstrækkelige kompetencer, og med henblik på, at kunne indgå i dialog og understøtte udviklingen i tilbuddene. Auditpanelet havde forskellige synspunkter vedrørende dette spørgsmål. Et synspunkt var, at der ikke var behov for, at de tilsynsførende havde specifik viden om metoder, da det afgørende var, at tilbuddet kunne redegøre for, hvad en metode går ud på, hvordan den virker, og om der er gode resultater. Et andet synspunkt var, at de tilsynsførende ikke på forhånd skulle lade sig begrænse af, om der anvendes bestemte metoder eller faglige tilgange, da det kan resultere i et skævt fokus og, at der blev kigget efter noget bestemt. Auditpanelet var enige om, at de tilsynsførende skal have en grundlæggende viden om målgruppens problemstillinger og behov for støtte med henblik på at: - kunne vurdere om de oplyste personalekompetencer er relevante og anvendes relevant i samspillet med borgerne - kunne vurdere om de anvendte metoder og faglige tilgange er fagligt relevante - tilsynet føres i overensstemmelse med lovens intentioner om at være to skridt foran og kunne være i ligeværdig kritisk dialog med ledelsen om udvikling af kvaliteten i tilbuddet. På baggrund af ovenstående opstiller Socialstyrelsen følgende fokuspunkt: b. Der er behov for, at socialtilsynene er opmærksomme på, at de tilsynsførende har grundlæggende viden om målgruppens problemstillinger og behov for støtte med henblik på bl.a. at vurdere medarbejdernes kompetencer og understøtte udviklingen af tilbuddet. Fokus på tilbuddets samarbejde med det omgivende samfund (c. fokuspunkt) Auditpanelet drøftede, at borgere på herbergerne er kendetegnede ved at have massive sociale, psykiske og fysiske problemer, og at de er ofte er faldet igennem alle andre systemer. Auditpanelet drøftede, at der i en af sagerne, var medarbejdere som manglede kompetencer i forhold til misbrug og psykiatri, hvilket sås at være problematisk, da det 10

11 kan medføre, at kernemålgruppen bliver udstødt af tilbuddet, eller at borgere, der er i tilbuddet ikke hjælpes videre til den rette hjælp i behandlingssystemet. Auditpanelet drøftede i den forbindelse, at der på medarbejder niveau var behov for basisviden indenfor følgende områder: - viden om de mest udbredte psykiske lidelser og hvordan man håndterer mennesker med psykoser, hjerneskade mv. - viden om misbrug og håndtering af påvirkede mennesker - viden om kognitive funktionsnedsættelser - viden om tilknytningsforstyrrelser Auditpanelet drøftede, at målgruppens kompleksitet og manglende faglige redskaber hos medarbejderne kan medføre et øget angstniveau blandt medarbejdere og aktivere forsvarsmekanismer i organisationen, som derved bliver en verden i verden, der er afsondret fra det omgivende samfund. Et væsentligt opmærksomhedspunkt er derfor, at medarbejderne har de fornødne basiskompetencer og kan vurdere, når der er borgere, som har behov for en anden indsats end herberget kan tilbyde. Endvidere at tilbuddet har fokus på vigtigheden af at have formaliserede samarbejdsrelationer med det omgivende samfund som kan medvirke til at sikre, at borgerne, får den hjælp de har behov for, og at borgere, der ikke kan optages i tilbuddet, bliver henvist til andre relevante tilbud. Dette kan fx være psykiatrisk skadestue, det somatiske sundhedssystem fx praktiserende læge, retshjælp, andre herberg, private tilbud fx varmestuer mv. På den baggrund opstiller Socialstyrelsen følgende fokuspunkt: c. Der er behov for, at socialtilsynene er opmærksomme på, hvordan tilbuddet samarbejder med det omgivende samfund med henblik på, at borgerne i tilbuddet får den støtte de har behov for, og med henblik på at kunne henvise borgere, der ikke kan optages i herberget, til andre relevante tilbud. 11