Referat fra Ledelsesmøde 20. marts 2012 kl , Pouls kontor, Ledelsessekretariatet, Regionshospitalet Herning. Referat

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Staben HR HR-chef Lasse P. Hansen Plan- og sekretariatschef Poul Michaelsen Økonomichef Preben L. Sørensen Kvalitets- og udviklingschef Birgitte Ostersen Lægårdvej 12 DK-7500 Holstebro Tel Fax fra Ledelsesmøde 20. marts 2012 kl , Pouls kontor, Ledelsessekretariatet, Regionshospitalet Herning 1. Siden sidst BO Kvalitet og udvikling får en sygeplejerske i virksomhedspraktik formodentligt fra 1. april Hun hedder Gunilla Kirkeløkke. Hun kommer 2-3 timer tirsdag til torsdag, og vil primært skulle have funktioner omkring det infektionshygiejniske område. Endvidere arbejdes der på at få en praktikant indenfor sundhedsaftaleområdet, praktikanten skal samarbejde med en medarbejder i plan og strategi. PM En henvendelse fra DNV projektsekretariatet om behov for en medarbejder til at følge op på det arbejde Mette Ribberholt har deltaget i. Mette har fået nyt arbejde. Hanne I. Sørensen overtager arbejdet i DNV. Thomas Baggesen er på orlov frem til PLS Kommunikation oplyser, at AC medarbejders ansættelse slutter 1. maj Ansættelsen forlænges 5 mdr. og der søges ekstern finansiering til det videre forløb. Der forventes besparelser i forbindelse med projektet i størrelsesordenen 1 mio. kr. Der har været ansættelsessamtaler fredag i uge 11 til stillingen som DRG-medarbejder et vikariat på 8 mdr. Regionen har besluttet at annullere udbuddet af logistik opgaven der var forventning om et bud på opgaven på 13 mio kr., men det billigste bud er 27 mio. kr. Vi afventer en afklaring på løsning af logistikopgaven, og der er forventning om, at der arbejdes videre med at etablere et fælles cockpit. LPH: Dato Kontaktperson Susanne-Vibeke Hjannung Tel susanne.hjannung@vest.rm.dk Sagsnr Side 1

2 Alle tilkendegav, at det er vigtigt med løbende orientering af hinanden i forhold til væsentlige forandringer og udfordringer i relation til budget- og personalesituationen i Staben. PM / LPH /BO drøftelse af hvordan der kan støttes op omkring DNV møder i grupperne permanente ændringer i grupperne afgøres af formanden for gruppen. 2. fra sidste møde Bilag: fra mødet 28. februar 2012 godkendt 3. Stabens BUA 2012 Udkast til Stabens BUA er udarbejdet efter møde i Lederforum 28. februar 2012, derefter har BUA 2012 været på møde i LMU. Efterfølgende skal BUA på møde i Lederforum 27. marts 2012 til endelig godkendelse. Side 2 Kvalitet og udvikling har sendt bemærkninger til Henrik (implementeringsprocesser) Et kvalificeret udkast. Økonomi er ikke enig i at faglig kvalitet i staben er lig med ESDH. Drøftelse af at det enkelte steder er den generelle skabelon, der arbejdes med. 4. Stabens Budget for 2012 og Årsopgørelsen for 2011 (PLS) Drøftelse af budgetudkast for Staben Budgettet er i udgangspunkt lagt efter forbrug i 2011, derfor årsopgørelsen 2011 med. Der er sket justeringer, men ikke noget overraskende nyt. 5. Lukket punkt: Fra Kvalitet og Udvikling (BO). 6. Åbent Hus arrangement Regionshospitalet Holstebro (LPH) Åbent Hus arrangementet holdes fredag den 31. august 2012 fra eftermiddag til først på aftenen. Jeanette Henriksen deltager på vegne af DNV, hvis der kan findes noget, der kan matche årets emne. Ferieplanlægning (Alle) Drøftelse af ferien i 2012

3 Ledelsens ferie er planlagt til: Birgitte ugerne 28, 29, 30 eller 29, 30, 31 Preben ugerne 28, 29, dage i uge 32 Poul ugerne 29, 30, 31, 32 Lasse ugerne 28, 29, 30 Der følges op på, hvem der er livline i ugerne 29 og Implementering af elektronisk ankomstregistrering (BO) Forespørgsel fra Sundhedsstabsledelsen om anvendelse af elektronisk ankomstregistrering med sygesikringsbevis i HEV. Der er ikke balance mellem opgaver og ressourcer i KIT. Der er planlagt en temadag den 13. april 2012 for medarbejderne i KIT og Birgitte Ostersen, Klaus B. Olesen deltager som proceskonsulent. Formålet er at synliggøre og prioritere opgaver. Efterfølgende at få godkendt prioritering af opgaver i KIT-styregruppen og Afdelingslederkredsen. Drøftelse af hvordan de PCére der er på lager, og endnu ikke er fordelt - kan leases. Side 3 8. Trivsels og synergigruppen (LPH) a) Drøftelse af henvendelse fra HL om der skal et indlæg i HL s Nyhedsbrev eller en mail til Afdelingslederkredsen om arbejdet i trivsels- og synergigruppen. b) Drøftelse af det økonomiske i forbindelse med køb/tryk på krus. a) En passende balance på udmeldingen om arbejdet i gruppen. Der meldes ikke noget ud her og nu b) Markedet undersøges rent prismæssigt samt mulighed for at bestille mindre antal. 9. Intern Auditrapport om stillings- og funktionsbeskrivelser i Staben (LPH) HR har foretaget en intern audit af samtlige stillings- og funktionsbeskrivelser. Gennemgang af rapporten og prioritering af konkrete tiltag til eventuelle kvalitetsforbedringer i samråd med afdelingens kvalitetsudvalg. Ros til arbejdet med auditrapporterne Der er ikke skrevet nogen steder, at skabelonen skal benyttes, derfor kan det ikke forlanges, at den benyttes. Lone Krogh og Birgitte Ostersen ser på, hvordan opgaven kan

4 konkretiseres. 10. Kørsel i arbejdstid (LPH) Drøftelse af om der er vilkårsmæssige ting, der skal aftales i forbindelse med kørsel i arbejdstid. 11. Plan2learn (LPH) Ledelsen drøfter og beslutter om: 1. Staben skal invitere til teammøder, kurser m.m. via plan2learn, da det sikrer hurtig administration af afvikling af kurser, indbydelser, tilsagn om deltagelse, reminder, deltagerlister, kursusbeviser m.v. 2. Uddannelse af flere administratorer af modulet plan2learn for at udbrede brugen af det. (for nuværende er administratorer: Maria Bredvig og Kirsten Klejnstrup) Side 4 Plan2learn har en begrænsning: der kan ikke inviteres til teammøder, kurser m.m. hvis deltagelse af personer udenfor RM (systemet kræver RM-id) Klinisk Biokemisk har netop købt kursus via plan2learn for undervisning af nye administratorer til plan2learn. Det kostede kr., 3 deltagere (måske kan der deltage flere), afvikling i Århus. Der orienteres i Stabens Nyhedsbrev, om det nye system der er benyttet ved tilmelding til eksempelvis Temadage for afdelingsledelser og muligheden for at benytte plan2learn. 12. Dagsorden til møde i Lederforum 27. marts 2012 Drøftelse af punkter til mødet Rikke Henrik med til BUA delen. Henrik Iversen inviteres til mødet omkring punktet om BUA Punkter: a) Processen Vision og Mission for Staben b) Orientering om arbejdet i gruppen om kontorarbejdspladser i DNV. c) BUA Eventuelt 1) Forslag til disposition for møde med implementeringsgruppen for InfoRM

5 Den 17. april fra er der inviteret til opstartsmøde, hvor projektleder Michael Hyldgaard og projektkoordinator Dorte Selsmark kommer på besøg og vil introducere til det nye ledelsesoverblik i InfoRM. Orientering om mødet i Konsulent og sagsbehandler gruppen en sammenskrivning fra mødet er igangsat. Enighed om en rigtig god procesledelse. Drøftelse af behov for og en fordeling af kontorer i Staben i Holstebro. Næste møde er 17. april Side 5 Venlig hilsen Susanne-Vibeke Hjannung Sekretær