Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

Transkript

1 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

2 Indhold 1. Introduktion til Stofmisbrugsdatabasen Registre Hvem skal indberette? Og hvad skal indberettes? Brugerprofiler (afløses efterår 2017 af NemLog-in) Rettigheder der skal tilknyttes brugerprofiler (udgår ved anvendelse af digital medarbejderlogin/nemlog-in) Login Flowet i indberetning til Stofmisbrugsdatabasen Tilbuddet er ejet af myndighed (kommunalt tilbud) Tilbuddet har flere adresser/afdelinger Hvor finder du mere viden? Vejledningsmateriale Termer Hjælp og support

3 1. Introduktion til Stofmisbrugsdatabasen Stofmisbrugsdatabasen (forkortes SMDB) er en fælles indberetningsløsning for en række registre VBGS, SIB, DanRIS og KvalHep (se mere om de forskellige registre i afsnit 1.1). De enkelte registre er fortsat selvstændige. Der er således alene tale om en administrativt forenklende indberetningsløsning, og ikke en registersammenlægning. Denne vejledning er tænkt som en kort introduktion til Stofmisbrugsdatabasen samt en guide, der kan vise dig videre til relevante informationer omkring Stofmisbrugsdatabasen. SIB: Siden 1. januar 1996 har landets amter og behandlingsinstitutioner indberettet oplysninger til Sundhedsstyrelsen om klienter ved indskrivning i stofbehandling til Register over stofmisbrugere i behandling. Såvel behandlings- som indberetningsansvaret på stofområdet overgik i forbindelse med Strukturreformens ikrafttræden fra amterne til de nye kommuner pr. 1. januar Den månedlige registrering af brugen af opioider i behandling af stofmisbrugere (i medfør af autorisationslovens 19) overgik til SIB. Fra 1. marts 2012 er ansvaret for registret overgået til Statens Serum Institut (Efterfølgende Sundhedsdatastyrelsen, SDS). DanRIS: Siden maj 2000 har Center for Rusmiddelforskning (CRF), Aarhus Universitet, arbejdet på at implementere et registrerings- og monitoreringssystem på danske institutioner for døgnbehandling af stofmisbrugere. I juni 2004 besluttede Socialministeriet, at døgnbehandlingsinstitutioner, som modtager klienter med tilskud fra det offentlige, er forpligtet til at lade sig registrere i DanRIS. I januar 2008 blev DanRIS udvidet til at omfatte alle ambulante stofmisbrugstilbud i Danmark. I første omgang blev den nye database placeret i Socialstyrelsen med Center for Rusmiddelforskning som ejer. VBGS: I 2008 lancerede Socialstyrelsen et nyt register, VBGS (Ventetider vedr. Behandlings Garanti for Stofmisbrugere) med behandlingsgarantien efter Servicelovens 101 som omdrejningspunkt. KvalHep: Er det seneste register, der er gældende pr. 1. januar Sammenlægning i Stofmisbrugsdatabasen, SMDB: I september 2009 blev det besluttet at lave en fælles indberetningsløsning for at samle indberetningen til de forskellige CPR-baserede registre om stofmisbrugere ét sted. På denne måde skulle de samme oplysninger ikke indberettes flere steder, og der var samtidig lejlighed til at revidere og tilpasse registerindholdet i SIB, VBGS og DanRIS i forbindelse med overgangen til SMDB. I juni 2011 åbnede Stofmisbrugsdatabasen under Socialstyrelsens ansvar. SMDB er således et resultat af et samarbejde mellem Center for Rusmiddelforskning, Socialstyrelsen, Sundhedsstyrelsen og Sundhedsdatastyrelsen. Fra 1. januar 2017 blev ansvaret for SMDB overdraget til Danmarks Statistik af Socialstyrelsen. 3

4 1.1 Registre 1. SIB (Stofmisbrugere i Behandling): Landets kommuner skal indberette oplysninger om klienter ved indskrivning i stofbehandling til dette register. Der indberettes hvilke stoffer der tages, hvordan de indtages, misbrugernes risikoadfærd og alder, geografisk herkomst, socialøkonomiske karakteristika, behandlingstype og behandlingens omfang. 2. VBGS (Ventetider vedr. behandlingsgaranti for stofmisbrugere): Dette register har til formål at indsamle oplysninger om ventetider på behandling, frit valg af behandlingssted, behandlingsform, behandlingsformål, status ved behandlingsophør m.m. 3. DanRIS (Dansk registrerings- og informationssystem): Formålet med DanRIS-døgn er at implementere et registrerings- og informationssystem på danske institutioner for behandling af stofmisbrugere. Formålet med DanRIS-ambulant er at monitorere ydelser. Der indsamles oplysninger vedrørende misbrugerens psykosociale og fysiske belastningsgrad (måles via EuropASI), hvilke ydelser misbrugeren tilbydes samt hvornår disse påbegyndes og afsluttes. 4. Kvalhep/Hep C (Kvalitetssikring af den lægelige behandling og den nationale handlingsplan til forebyggelse af hepatitis C): Registret indsamler data for at overvåge indsatsen mod hepatitis C blandt stofmisbrugere. Monitoreringen omfatter en registrering af foranstaltninger vedrørende hepatitis A, B og C samt HIV i form af oplysning og rådgivning, screening samt eventuelt vaccination og henvisning til behandling. Desuden indsamles oplysninger vedr. lægelig udredning, rådgivning og behandlingsplan for borgere i lægelig behandling (substitutionsbehandling). Kvalhep skal ikke udfyldes for alle stofmisbrugere i behandling, men kun for de borgere, som har fået iværksat substitutionsbehandling og/eller har haft risikoadfærd. Ved risikoadfærd forstås adfærd med risiko for kontakt med virus (HBV, HCV, HIV) ifb.m. anvendelse af sprøjter, kanyler, sniffe rør m.m. 1.2 Hvem skal indberette? Og hvad skal indberettes? Landets kommuner har ansvaret for indberetningen til Stofmisbrugsdatabasen. Både kommuner og tilbud (behandlingssteder) skal indberette til Stofmisbrugsdatabasen. Myndigheder/kommuner skal indberette SIB, VBGS og Kvalhep/Hep C. Tilbud skal indberette DanRIS. I DanRIS skal borgere, der er fyldt 18 år indberettes. Alle stofmisbrugere i behandling skal indberettes i SIB og VBGS. På Stofmisbrugsdatabasens oplysningsside kan du læse yderligere omkring lovgivningen vedrørende, hvad der er lovpligtigt at indberette: 4

5 2. Brugerprofiler (afløses efterår 2017 af NemLog-in) Der er to forskellige niveauer på hvilke du kan have adgang til Stofmisbrugsdatabasen. Den ene kaldes Myndighed og gælder kommuner. Den anden kaldes Tilbud og gælder behandlingssteder. Brugeren kan få tildelt en eller flere profiler, som afgør hvad brugeren har adgang til at foretage sig i systemet. En bruger i indberetningssystemet er som minimum knyttet til myndighedsniveauet eller tilbudsniveauet. En bruger kan også få tildelt profiler i både myndigheds- og tilbudsdelen. For myndighedsniveauet findes der fire forskellige profiler: 1. Administrator 2. Indberetter 3. Sundhedsfaglig 4. Leder For tilbudsniveauet findes der tre forskellige profiler: 1. Administrator 2. Indberetter 3. Leder 2.1 Rettigheder der skal tilknyttes brugerprofiler (udgår ved anvendelse af digital medarbejderlogin/nemlog-in) Til hver brugerprofil kan der være tilknyttet forskellige rettigheder. Det er administratoren, der sørger for at tildele rettigheder til brugerne via profiler. Det, at man kan udvælge hvilke brugere, der skal have hvilke profiler, muliggør, at den enkelte bruger kun har adgang til egne arbejdsområder. Der findes to niveauer af rettigheder: Rettigheder som organisationen har, og rettigheder som den enkelte bruger har. I SMDB systemet kaldes tildeling af rettigheder for at overdrage. Den overdragende part vil dog stadig have de rettigheder, som er overdraget videre. Dertil kan den overdragende part fratage rettigheden fra modtageren igen, hvis denne ikke længere skal bruge den. Det skal bemærkes, at man kun får disse rettigheder til egen organisation. Man kan således ikke give rettighederne videre til andre organisationer. Når der skal tildeles rettigheder mellem organisationer, kan man vælge om det skal være varetagende, betroet eller forvaltende. Varetagende og betroet rettigheder giver fulde rettigheder til modtageren. Varetagende rettigheder: gives fra en myndighed til en myndighed eller fra tilbud til tilbud. Betroet rettigheder: gives fra en myndighed til et tilbud. 5

6 Forvaltende rettigheder: begrænsede rettigheder, der gives fra en myndighed til et tilbud, for at modtageren kan indberette oplysninger for myndigheden uden at kunne se, hvad der ellers er indberettet. Forvaltende rettigheder er oplagte at bruge, når en myndighed ønsker at give et tilbud, der ikke er ejet af kommunen eller har visitationsret for kommunen, mulighed for at indberette oplysninger. Hvis man er i tvivl, om man skal vælge betroet eller forvaltende rettigheder, skal man altid vælge forvaltende det er naturligvis muligt at skifte til betroet rettigheder, hvis det bliver nødvendigt. Tabellen herunder giver et overblik over, hvordan de fulde og begrænsede rettigheder kan overdrages fra organisation til organisation. Til Fra Myndighed Tilbud Myndighed Varetagende (fulde rettigheder) Findes ikke Tilbud Betroet (fulde rettigheder) Varetagende (fulde rettig- Forvaltende (begrænsede rettigheder) heder) Det er ofte relevant at overdrage rettigheder til en anden organisation i disse tilfælde: 1. Tilbuddet er ejet af myndighed/kommune og varetager myndighedsopgaven (fx visitatio-nen). Behandles i kap Der er indgået en samarbejdsaftale om at en anden myndighed/kommune indberetter på myndighedens/kommunens vegne. Se kap Der sendes borgere i behandling uden for kommunen, og der er aftalt med det behandlende tilbud, at dette skal indberette oplysninger på myndighedsniveauet, fx ved skift i behandlingstype (samme procedure som punkt 1). 4. Tilbuddet har flere adresser/afdelinger. Behandles i kap. 7. 6

7 3. Login Når en systemadministrator i kommunen opretter dig som bruger vil du blive oprettet med digital medarbejdersignatur/nemlog-in. Frem til september 2017 kan tidligere tildelt brugernavn og adgangskode stadig bruges. 4. Flowet i indberetning til Stofmisbrugsdatabasen Indberetningsprocessens flow illustreres i FLOW diagrammet herunder. FLOW Diagram Bemærk: at tilbudstilknytning (punkt 3) samt hele tilbudsdelen (punkt 5-8) kan forekomme flere gange inden afslutning af behandling (punkt 9). Dette skyldes, at borgeren kan modtage behandling på flere tilbud samtidigt (dog ikke medicinsk behandling), samt at borgeren kan være i behandling på flere tilbud efter hinanden (eksempelvis ambulant behandling efterfulgt af døgnbehandling). Dvs. at behandlingsforløbet først skal afsluttes, når myndigheden ikke længere er ansvarlig for behandlingen. 7

8 1: Indberetter i myndighed registrerer anmodningen fra borger Borgeren henvender sig for at komme i behandling. Indberetter i myndighed registrerer anmodningen fra borgeren. I systemet registreres oplysninger om borgeren, dennes myndighed og anmodningsdatoen. Der registreres endvidere om borgeren tidligere har været i behandling, samt om borgeren er gravid (hvis kvinde) og om der optræder en psykisk funktionsnedsættelse i tilknytning til stofmisbruget. 2: Indberetter i myndighed iværksætter behandlingen Indberetter i myndighed registrerer iværksættelsen af borgerens behandling. Datoen for iværksættelsen angives. Systemet regner automatisk antallet af dage mellem anmodningsdato og iværksættelsesdato. Dette bliver ventetiden, som i henhold til Servicelovens 101, stk. 2 må være max 14 dage. Hvis ventetiden overskrider 14 dage, vil der ved iværksættelsen af behandlingen skulle angives årsagen hertil. Den kunne fx være mangel på plads, eller at borgeren udeblev. Ved iværksættelsen skal oplysninger om borgeren indtastes: antallet af børn, aktuel samlivssituation, aktuel boligsituation, uddannelsesbaggrund og indtægtskilde. Der skal desuden angives, om borgeren har indtaget stoffer den seneste måned og hvis ja: hvilke stoffer og mulig risikoadfærd. Alderen ved iværksættelse beregnes automatisk. 3: Indberetter i myndighed tilknytter tilbud til behandlingen Ved tredje trin i indberetningsprocessen skal tilknyttes det tilbud der står for behandlingen. Tilbuddets navn angives samt behandlingsintensitet og behandlingstype. Hvis behandlingstypen er medicinsk, anføres endvidere lægens autorisationskode. Dato for tilbudsstart angives. Hvis borgeren bliver visiteret til flere tilbud undervejs udfyldes tilbudsstartdato og tilbudsslutdato for hvert tilbud. Endelig angives, hvorvidt der følger barn/børn med borgeren (hvis det er et døgntilbud) og i så fald cpr-nummer for dette/disse. 4: Sundhedsfaglig indberetter i myndighed Kvalhep/Hep C Sundhedsfaglig i myndighed indberetter Kvalhep/Hep C. Indberetningskravet gælder kun ved opfyldelsen af særlige krav ved trin 2 og 3 dvs.: Alle nyindskrevne som har fået iværksat substitutionsbehandling og/eller har haft risikoadfærd. Ved risikoadfærd forstås adfærd med risiko for kontakt med virus (HBV, HCV, HIV) fx anvendelse/deling af sprøjter, kanyler, sniffe rør m.m. Spørgsmålene i Kvalhep/Hep C skemaet omhandler lægelige kerneydelser, som skal være foretaget inden for 12 måneder efter indskrivningstidspunktet. 8

9 5: Indberetter i tilbud indskriver borger i tilbud Indberetter i tilbud starter med at indskrive borgeren i tilbuddet. Hvis det er et ambulant behandlingssted angives blot indskrivningsdatoen, mens at der også indtastes nogle oplysninger om borgeren og dennes misbrug, hvis det er et døgnbehandlingssted. 6: Indberetter i tilbud registrerer ASI Indberetter i tilbud udfylder ASI skemaet. ( Indberetter i myndighed kan også udfylde et ASI skema). Det er lovpligtigt at indberette ASI for alle borgere, der er fyldt 18 år. Spørgsmålene i ASI skemaet vedrører områderne forbrug, arbejde, kriminalitet, familie og socialt samt helbred. 7: Indberetter i tilbud tilknytter ydelsespakker til borger Indberetter i tilbud tilknytter ydelsespakker til borgerens behandlingsforløb. Forudsætningen for dette er, at administrator i tilbud har oprettet ydelsespakkerne. Det er kun administrator i tilbud, der har rettigheder til at gøre dette. Når der tilknyttes ydelsespakker skal der angives startdato. Ved ydelsespakkens afslutning registreres slutdato samt årsagen til afslutningen. Det kan fx være at borgeren skifter til en anden ydelse, at borgeren er færdigbehandlet eller at borgeren er udeblevet. 8: Indberetter i tilbud udskriver borger fra tilbud Indberetter i tilbud udskriver borgeren. Årsagen til udskrivningen angives samt dato for tilbudsslut. Desuden udfyldes nogle oplysninger om borgeren ved udskrivning fra et døgnbehandlingssted. Husk: at vælge Afslut Ydelse, frem for Gem, når slutdato for ydelsen angives. 9: Indberetter i myndighed afslutter behandlingen Indberetter i myndighed afslutter behandlingen for borgeren, hvis denne ikke fortsætter i behandling på et andet tilbud. I det tilfælde skal borgeren tilknyttes det næste tilbud. Der indtastes dato for afsluttet behandling samt angives årsag til afsluttet behandling og status ved afslutning af behandling. Årsager til afsluttet behandling kan fx være, at borgeren er færdigbehandlet, flyttet, udeblevet eller at ophøret er sket på borgerens anmodning. Status ved afslutning af behandling kan fx være, at borgeren er ophørt eller reduceret. 9

10 5. Tilbuddet er ejet af myndighed (kommunalt tilbud) Hvis tilbuddet er ejet af en kommunal myndighed, vil indberetningen til Stofmisbrugsdatabasen typisk skulle foretages herfra. Det kan fx dreje sig om et kommunalt rusmiddelcenter, der varetager ambulant behandling og døgnbehandling samt myndighedsindberetningen (visitationen) Dette skal genskabes Indberetningsopgaven for tilbuddet vil da også omfatte myndighedsdelen, dvs. SIB, VBGS og Kvalhep. Denne del er i udgangspunktet ikke tilgængelige for en bruger, der er oprettet på et tilbud (der vil kun være adgang til DanRIS). Det er derfor vigtigt, at de relevante rettigheder i systemet er overdraget til det kommunale behandlingstilbud. Den kommunale myndighed skal overdrage fulde rettigheder til det kommunale behandlingstilbud (betroet tilbud). Således sikres, at en bruger på rusmiddelcentret kan få indblik i og indberette myndighedsdelen på vegne af alle kommunens borgere. Hvis den kommunale myndighed har samarbejdsaftale med andre kommuner, så kan samarbejdskommunen også overdrage fulde rettigheder (betroet) til tilbuddet. Bemærk: hvis man får overdraget rettigheder fra en anden organisation, skal disse rettigheder altid tildeles som profiler til de relevante brugere. På denne måde sikres, at medarbejdere ansat på rusmiddelcentret bliver oprettet som bruger på tilbuddet og får adgang til at indberette alle relevante oplysninger til SMDB med samme bruger. 10

11 6. Tilbuddet har flere adresser/afdelinger Et tilbud kendetegnet ved sit navn, sin adresse og tilbudstype (døgn-tilbud eller ambulant tilbud). Tilbud som har registreret flere leveringsadresser i Tilbudsportalen vil figurere som flere tilbud med samme navn, men forskellig adresse i Stofmisbrugsdatabasen. I dette tilfælde er der den mulighed, at du kan administrere indberetningen fra et af tilbuddene. Et af tilbuddene i Stofmisbrugsdatabasen vil fungere som det centrale tilbud (det grønne i billedet) og skal gøres til varetagende tilbud af de øvrige afdelinger (de blå i billedet). Når det centrale tilbud (grøn) er varetagende for de andre tilbud (blå) vil brugerne i det centrale tilbud (grøn) kunne indberette for de andre tilbud (blå). Såfremt det centrale tilbud (grøn) (eller et andet tilbud) skal indberette SIB og VBGS på vegne af en myndighed (orange), skal myndigheden tildele de relevante rettigheder til tilbuddet. Det kan enten være fulde rettigheder (adgang til alle forløb), hvor tilbuddet gøres til et betroet tilbud for kommunen (orange) eller begrænsede rettigheder (kun adgang til forløb, som tilbuddet selv har indberettet), hvor tilbuddet gøres til et forvaltende tilbud for kommunen (gul). Da tildelte rettigheder ikke kan videregives, vil det ikke være muligt for brugere i de andre tilbud (blå) at indberette på vegne af myndigheden. 11

12 7. Hvor finder du mere viden? Denne vejledning fungerer som en introduktion til, hvad Stofmisbrugsdatabasen er, og hvordan flowet er i systemet. Den demonstrerer derfor ikke alle funktioner i SMDB-systemet. Hvis du har brug for mere viden, kan følgende sider anbefales. 7.1 Vejledningsmateriale Udover denne vejledning, kan du finde mere vejledningsmateriale på Stofmisbrugsdatabasens hjemmeside bl.a. printvenlige skemaer. Tilgå siden her: Termer Der findes mange termer og begreber i relation til Stofmisbrugsdatabasen. Hvis du har brug for mere viden omkring dette, se venligst denne side: 8. Hjælp og support Hvis du har brug for hjælp til SMDB systemet, kontakt da venligst vores support. Telefon: Telefontid: smdb@dst.dk Hjemmeside 12