- Ikke rumfysik, men nogle husmandsbetragtninger om, hvordan vi har grebet digitaliseringen an i Odense -

Transkript

1 - Ikke rumfysik, men nogle husmandsbetragtninger om, hvordan vi har grebet digitaliseringen an i Odense - 1

2 Vedtaget i efteråret 2009 før kommunevalget delte nogle håndøre ud til vælgere. Sendte brev til partiernes gruppeformænd, da forvaltningen tilsyneladende afviste lokalarkivernes ansøgning uden at den var blevet politisk behandlet. Hjælp fortiden til at blive rustet til fremtiden! Digitaliseringen er blevet en væsentlig del af jeres hverdag. Vi sender mails, køber flyrejser på internettet, tager digitale fotos og skriver til familien på SMS. Men digitalisering koster penge. Det mærker vi på de små lokalhistoriske arkiver. Odense har 15 små lokalarkiver, der drives af omkring 100 frivillige, ulønnede odenseanere, der har omkring medlemmer i deres støtteforeninger. Gennem det kommunale Arkivudvalg får arkiverne tilsammen ca kr. i tilskud til deling. Bevillingens størrelse er fastlagt i slutningen af 1980erne og har siden da - bortset fra den årlige prisregulering - holdt sig på samme niveau. Arkiverne arbejder med fortiden, men det sker i nutiden og for fremtiden. Derfor handler det hele tiden om at følge udviklingen, og i disse år satser vi på øget digitalisering af samlinger og registreringer. Det gør vi både for at formidle materialet bredest muligt, men også af bevaringshensyn. Vi kender alle sammen til gamle kassette- og videobånd, der ikke længere kan afspilles. Hvad nytter det så, at der ligger et fantastisk interview med den gamle sognerådsformand, hvis båndet er ødelagt. Arkiverne har en stor samling - og den vokser til stadighed - af såkaldte ustabile medier (VHS, spole- og kassettebånd, nitratnegativer og smalfilm m.v.) Hvis 2

3 de fantastiske materialer, der har stor værdi som kilde til byens historie, ikke skal gå tabt, så må lokalarkiverne tænke i retning af digitalisering. Det er imidlertid dyrt at få arkivmateriale digitaliseret, hvis det skal laves hos private udbydere. De mange frivillige på arkiverne er derfor også indstillet på, at de selv skal gøre en stor indsats. Det forudsætter dog, at arkiverne i fællesskab kan etablere og drive et slags "digitaliseringsværksted", hvor de frivillige selv kan stå for langt størstedelen af arbejdet. Hvis et sådant fælles digitaliseringsværksted skal fungere optimalt, så kræver det, at udstyret løbende bliver opdateret og fornyet, så det altid er på omgangshøjde med tidens krav og muligheder. Der skal hele tiden købes nyt udstyr og nye programmer, så arkiverne også kan håndtere de nye materialetyper, der måtte dukke op. En digitalisering vil samtidig åbne for en bredere formidling af materialet både på lokale platforme og på fælles, landsdækkende websteder. Vi kan af vore egne midler ikke finansiere de løbende indkøb og digitaliseringer. Da vi ikke ønsker at blive hægtet helt af, er lokalarkiverne gået med i et landsdækkende program til registrering af vore samlinger, og som inden for nogle få år vil blive tilgængelige på internettet. Men det har også øget vore udgifter til edbdrift. Derfor: Skal Odenses lokalarkiver også i fremtiden passe på vor allesammens lokale kulturarv, så vil en forhøjelse på kr. af arkivernes årlige bevilling være en nødvendig forudsætning. Vi ved, det ikke er noget stort beløb, vi beder om - og beløbet vil takket være den store frivillige indsats være givet rigtig godt ud og forhindre uoverskuelige følger for mange sider af den lokale kulturarv. Bagefter tog såvel de konservative og dansk folkeparti æren for bevillingen dansk folkeparti nævnte lokalarkiverne i budgettalen. 1. Kommunelicens til Arkibas 2. Lokalarkiverne søgte kommunen om forøgelse af bevillingen til digitalisering bevaring, formidling og synliggørelse 2. Registreringer for at formidle materialet bredest muligt og af bevaringshensyn Af budgetforligsteksten fremgik det også, at dette arbejde skulle foregå i et digitaliseringsværksted, drevet af frivillige medarbejdere. 2

4 Spørgeskema: Lyd (spolebånd, kassettebånd, grammofonplader, Dat-bånd, andet) mængde, anslået spilletid, optagelsestidspunkt, bevaringstilstand, kvalitetsvurdering (hvor meget bør digitaliseres?) Film (16 mm, Standard 8 mm, Super 8 mm, andet) Videobånd m.m. (U-Matic, VHS, VHS-C, S-VHS, andet) Billeder (positiver, negativer, dias, glasplader, andet) Elektroniske medier (CD, DVD, 3½ disketter, Magnetbånd, andet) Stadsarkivet gennemfører en besøgs- og registreringsrunde til samtlige odenseanske lokalarkiver med henblik på at kortlægge mængden og omfanget af de forskellige typer af arkivmateriale, der skal digitaliseres. Besøgsrunden sker på baggrund af spørgeskemaet, der gennemgår forskellige materialetyper og registrere omfanget og bevaringstilstanden af disse materialer. 3

5 Kan vi stole på disse tal? Vi registrere ikke materialetyper konsekvent! Stadsarkivet har eksempelvis lavet interviews, der er båndet og siden udskrevet. Det er kun det udskrevne, som er registreret kassettebåndene er ofte placeret sammen med resten af afleveringen. Hvad dækker film over? Er alt lige værdigt til at blive digitalisereret? Hvordan skal kræfterne sættes ind? 4

6 Bevaring eller formidling? Der vil i forbindelse med besøgsrunden hos lokalarkiverne blive lavet en vurdering af, hvad der skal digitaliseres af bevaringshensyn og hvad der ønskes digitaliseret af formidlingshensyn. F.eks. ligger arkiverne inde med en del kassettebånd og VHS-bånd, som kræver en snarlig digitalisering for at bevare deres indhold for eftertiden. Hvorimod smalfilm, for de flestes vedkomne, holder sig langt bedre og en digitalisering af dem ikke behøver at ske hurtigt af hensyn til bevaring. Disse film har dog en høj værdi for arkiverne i forbindelse med formidling og i den sammenhæng ønskes de digitaliseret hurtigt. Skabe opmærksomhed om projektet lokalt og hos bevillingsgiverne. Fraugde som eksempel! Hvilke materialer bliver så typisk digitaliseret? De materialegrupper der især kræver digitalisering kassettebånd, VHS-bånd, nitratnegativer og diverse typer for smalfilm. Stort set alle arkiver har denne type materiale og ønsker dem digitaliseret og har ikke selv mulighed for at gøre det. Ser man på f.eks. kassettebånd, så har enkelte arkiver fået overspillet de, for arkivet, vigtigste bånd. Nogle arkiver har købt sig til denne tjeneste, men generelt er kassettebåndene et problematisk medie for de fleste arkiver, da det ikke er alle der har afspilnings muligheder og ikke ved hvordan man skal bevare lydfiler eller 5

7 overspille til et andet medie. Manglende afspilningsmuligheder død kapital, der er ved at forsvinde? Af de mere vanskelige medier at have med at gøre, har vi de forskellige typer af smalfilm. Et generelt problem hos arkiverne er, at meget få har mulighed for at afspille filmene og på den måde se hvad indholdet helt præcist er og kvaliteten af det. Der er dog enkelte arkiver der har afspilnings muligheder, bl.a. Fraugde. Det er også i Fraugde vi har den største samling af smalfilm (materiale fra plovfabrikken) blandt lokalarkiverne. 5

8 Nogle lokalarkiver var allerede gået i gang med digitalisering men vi var ikke altid med kvaliteten! Dias-scannere købt i discountmarkeder. Opstille nogle krav, som vi stillede til digitaliseringen Hvad har vi penge til? Er det eksempelvis råd til en scanning af smalfilm? Er der alternativer, der er næsten lige så gode, og hvor man bedre kan forsvare, at få digitaliseret smalfilm af mindre god kvalitet. Hvad anbefaler større ånder end os? Statens Arkiver 6

9 En af grund ideerne i ansøgningen og bevillingen var, at lokalarkiverne selv skulle være aktive i digitaliseringsprocessen. Digitalisering er tidskrævende Skal vi alle sammen købe dyrt udstyr, som vi kun har brug for i en periode, mens alt materialet digitaliseres og som hurtigt kan blive forældet. 7

10 Hvad kan arkiverne selv digitalisere? Hvad er simpelt teknologier hvad kræver lidt mere? Positiver, negativer, dias og glasplader er en materialegruppe arkiverne ligger inde med store mængder af. Hovedparten af arkiverne har dog mulighed for, at scanne positiver selv og er i for de flestes vedkomne i færd med dette. Det er dog de færreste, der kan scanne negativer og dias, hvilket gør, at disse materialetyper for de fleste arkiver ønskes digitaliseret. Enkelte arkiver har udover scanning af fotos også mulighed for at overspille VHS-bånd til DVD. Det ville dog generelt være en god idé, med nogle råd og retningslinjer fra Stadsarkivet angående hvilke formater man digitalisere til og hvor mange dpi man scanner i osv., da nogle af arkiverne bare er gået i gang uden at have undersøgt dette og deres arbejder derfor ikke helt har den fornødne kvalitet. 8

11 9

12 10

13 11

14 4. Forespørgelser fra arkiverne. I forbindelse med besøgene efterspurgte flere af arkiverne en vejledning angående digitalisering af diverse materialer, f.eks. retningslinjer i forbindelse med scanning af fotos, overspilning af lydfiler, håndtering af de forskellige materialer. De fik stillet i udsigt, at vi fra Stadsarkivet udarbejder nogle retningslinjer/vejledning og lægger dem ud på vores hjemmeside. 12

15 13

16 14

17 15

18 1. Formidling - Den lokale TV-stationer har vist interesse for gamle film, og derfor skal filmdigitaliseringen følges op af bedre registreringer, så f.eks. Kan præsenteres på nettet. - Den gamle biograf på nettet Vejlefilm, Frederiksbergfilm - Digitaliseringen har allerede ændret en del af den måde, vi formidler på. Filmklip i foredrag. 2. Bevaring - mulighed for at original materiale fjernes og lægges på køl, da lokalarkiverne har arbejdskopier. 3. Nye materialer - Digitalisering af f.eks. Sognerådsprotokoller m.m. fra de gamle kommunearkiver - nyt maskineri til f.eks. Betacam på evig jagt efter gammelt lort Flere andre lokalarkiver har henvendt sig for at få materiale digitaliseret. Foreløbig har vi udskudt at sælge den slags ydelser, eftersom de odenseanske lokalarkiver stod i første række, men det er ikke utænkeligt, at vi vil sælge digitaliseringsydelser til lokalarkiver i fremtiden. 16