Bilag 1: Effektiviserings/omstillingsforslag og forslag til strukturelle effektiviseringer

Transkript

1 Bilag 1: Effektiviserings/omstillingsforslag og forslag til strukturelle effektiviseringer Økonomiudvalgets effektiviserings/omstillingsforslag Effektiviseringsforslag (1000. kr. ) Nr Effektiviserin g ØK E1 Fælles uddannelse 300 X ØK E2 ITudviklingspulje 500 X 1.30 ØK E3 Restbeløb tilbagebetaling af underskud 0 X Type Servicereduktio n Omstillin g ØK E4 Lægeerklæring og tolke 300 X 2.40 i alt 0 ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan og Boligudvalg, KMU=Klima og Miljøudvalg, BUU=Børne og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Økonomiudvalgets forslag til strukturelle effektiviseringer Effektiviseringsforslag (1000. kr. ) Type Nr ØK ST1 Konsolidering af IT & Indkøb ØK ST2 Indkøbsbesparelse bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne ØK ST3 Reimplementering af digital post ØK ST4 Tjenestebiler ØK ST5 Konsolidering af ITsystemer i alt ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan og Boligudvalg, KMU=Klima og Miljøudvalg, BUU=Børne og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg 1

2 EFFEKTIVISERINGSFORSLAG/OMSTILLINGSFORSLAG sstiller Nummer Bevilling Styringsområde (politikområde) Økonomistaben ØK E1 Fælles uddannelse Ledelse og administration Tabel 1: ets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Bevilling og funktion Udisponeret ramme Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Der har i de seneste regnskaber været et mindreforbrug til fælles uddannelse. Det vurderes, at budgettet kan reduceres med 0,3 mio. kr. (Mindreforbrug i 2012: kr.) Medfører at mulighederne for at tage centrale initiativer til uddannelsesaktiviteter reduceres. 2

3 EFFEKTIVISERINGSFORSLAG/OMSTILLINGSFORSLAG sstiller Nummer Bevilling Styringsområde (politikområde) Økonomistaben ØK E2 IT udviklingspulje Ledelse og administration Tabel 1: ets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Bevilling og funktion Udisponeret ramme Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Beløbet har været reserveret til udvikling af telefoni generelt. Beløbet har ikke været disponeret de sidste 45 år. Midlerne har været en del af mindreforbruget hovedkonto 6 de senere år. Ønskes der et nyt telefonisystem rækker beløbet under alle omstændigheder ikke og der må derfor søges fra anlægspuljen hvis der skal ske en større investering på telefoniområdet. Det nuværende telefonisystem fungerer pt. uden problemer. 3

4 EFFEKTIVISERINGSFORSLAG/OMSTILLINGSFORSLAG sstiller Nummer Bevilling Styringsområde (politikområde) Økonomistaben ØK E3 Restbeløb tilbagebetaling af underskud Ledelse og administration Tabel 1: ets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Bevilling og funktion Udisponeret ramme Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Baggrund og motivation for, at forslaget stilles I regnskabet for 2010 var der oparbejdet er underskud i administrationen som skulle afvikles i de efterfølgende år med 1,7 mio. kr. årligt. I den forbindelse blev administrationens budgetter reduceret med 1,7 mio. kr. som blev placeret i en pulje sammen med det opsamlede underskud. I budgetlægningen for 2013 blev puljen reduceret med 0,4 mio. kr. som en teknisk budgetændring hvorefter puljen er på 1,3 mio. kr. Underskuddet er med virkning fra 2014 helt afviklet hvorfor puljen på 1,3 mio. kr. årligt kan udgå af budgettet. 4

5 EFFEKTIVISERINGSFORSLAG/OMSTILLINGSFORSLAG sstiller Nummer Bevilling Styringsområde (politikområde) Økonomistaben ØK E4 Lægeerklæringer og tolke Ledelse og administration Tabel 1: ets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Bevilling og funktion Udisponeret ramme Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Der har i de seneste regnskaber har der været et mindreforbrug til lægeerklæringer og tolke. Det vurderes, at budgettet kan reduceres med 0,3 mio. kr. selv om det må forventes, at udgifter til tolkebistand som følge at ny aftale, vil blive forøget. Hertil kommer at dele af budgettet skal omplaceres til f.eks. juridisk bistand (B2013) samt medvirke til at lukke evt. huller, når den tekniske del af budgetlægningen foretages i relation til B2014. (Mindreforbrug i 2012: kr.) 5

6 STRUKTURELT EFFEKTIVISERINGS FORSLAG sstiller Økonomistaben Nummer ØKST1 Indkøbsbesparelse bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne Bevilling Styringsområde (politikområde) Angiv det styringsområde (politikområde) som forslaget vedrører Tabel 1: ets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Bevilling og funktion Indkøbsbesparelse Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Ringsted kommune har nu arbejdet med at købe bedre, smartere og billigere ind i en årrække. I forhold til effektiviseringen af området er de lavt hængende frugter således allerede høstet. Det er dog vurderingen, at der stadigvæk er penge at spare ved en bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne, idet indkøbsrapporteringen viser at netto complience, dvs. hvor gode man er til bruge aftalerne, kunne være bedre for en række institutioner. ets økonomi Der lægges derfor op til, at der fra 2014 årligt skal spares 2,0 mio. kr., stigende til 4,0 mio. kr. i 2015 og frem ved en bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne. ets indhold Besparelsen realiseres ved en opstramning af den administrative praksis i kommunen for så vidt angår køb af vare og tjenesteydelser. Ønsker institutioner/enheder fremover at købe en varer eller ydelse udenfor de kommunale indkøbsaftaler, skal købet fremover forelægges for IT/indkøbschefen og/eller Direktionen med en tilhørende begrundelse for, hvorfor det er nødvendigt at købe ind uden for aftalerne. Det vil sige fremover bliver alle ledere endnu tydeligere forpligtiget til at købe i henhold til en indkøbsaftale og få en bemyndigelse såfremt man ønsker en afvigelse fra denne praksis. Hertil kommer, at fremtidige 6

7 indkøbsaftaler i stadig større grad vil få et standardiseret præg, hvilket i praksis vil begrænse institutionernes valgmuligheder i forhold til en given vare/tjenesteydelse. forslagets forventede effekt et betyder, at kommunens netto compliance, dvs. i hvor høj grad man i kommunen udnytter de indgåede aftaler, stiger og kommunen sparer derved penge. Implementering af forslaget et indgår som en del af IT og indkøbsstabens arbejde. ets konsekvenser for serviceniveauet et er en stramning af den administrative praksis for så vidt angår indkøb af varer og tjenesteydelser i kommunen. Ligger forslaget eventuelt i forlængelse af eksisterende politikker, kvalitetskontrakter, målsætninger m.v. et skal ses som en del kommunens indkøbs og udbudspolitik. Der er i forhold til politikken tale om en opstramning, idet forslaget lægger op til, at det fremover er Direktionen, der beslutter om et indkøb kan fravige indkøbsaftalerne. Nøgletal og benchmarking Kommunens netto compliance er steget med 1 procent i Fra 87 procent i 2011 til 88 procent i Netto compliance er beregnet ud fra Kontraktbelagt og Indkøb udenfor kontrakt. Kommunens brutto compliance er steget 12 procent i Fra 45 procent i 2011 til 57 procent i Brutto compliance er beregnet ud fra Indkøb udenfor kontrakt, ingen kendt kontrakt, kontraktbelagt, sociale ydelser og specielle ydelser. Samlet budget for området Der blevet samlet set for Ringsted Kommune købt varer og tjenesteydelser for 796,6 mio. kr. i

8 EFFEKTIVISERINGSFORSLAG/OMSTILLINGSFORSLAG sstiller Staben Nummer ØK ST3 Reimplementering af digital post Bevilling Angiv den bevilling som udvidelsesforslaget vedrører Styringsområde (politikområde) Angiv det styringsområde (politikområde) som forslaget vedrører Tabel 1: ets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Bevilling og funktion Brutto driftsbesparelse Driftsomkostninger ved ny løsning afledt drift (varig driftsudgift) Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering DUT Implementering/driftsomkostninge r i alt Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Beskrivelse af forslaget Med Lov om Offentlig Digital post får alle borgere en digital postkasse fra 1. november 2014, som alle offentlige myndigheder kan sende al post til. Det samme gælder for virksomheder, hvor loven træder i kraft i Ringsted kommune skal således tilpasse sine manuelle postrutiner til digitale postrutiner. Nærværende projekt omhandler således digitalisering af post rutiner. Status: I forhold til IT understøttelse har Ringsted kommune anskaffet et IT system (Doc2mail), som har været i drift i ca. 2 år. Benyttelsesgraden af systemet er dog lav, i det implementeringen af systemet ikke har været succesfuld og ledelsesfokus på vigtigheden af omlægningen ikke har været tilstrækkeligt. Dette betyder, at vi pt. betaler til et system, som ikke anvendes tilstrækkeligt. Samtidig hermed bliver Ringsted kommune DUT et i forhold til potentialet i besparelsen for digital post. Besparelsen i forhold til digital post kan dels hentes ved effektivisering af arbejdsgangen i forhold til afsendelse af breve (KL regner med en besparelse på 2,9 minutter pr. brev 1 ), i det medarbejdere ikke skal printe, sende, frankere etc. Ydermere er der en besparelse i forhold til 1 KL regner med at afsendelse af et manuelt brev tager 3,5 min. (print, pakning mv.), hvorimod afsendelse af brev digitalt (via fjernprint og digital post) er estimeret til at tage 0,6 min. 8

9 porto. Udgiften til porto har i de senere år været lidt faldende (i 2012 var udgiften ca ,) Desværre skyldes faldet ikke anvendelse af Doc2mail, men nok rettere afsendelse af almindelige s. I forhold til afsendelse af s er der sikkerhedsrisici i forhold personfølsomme data. Alt i alt er det af yderste vigtighed, at Ringsted kommune realiserer gevinsten i forhold til at få høstet effektiviteten med digital post samt får strømlignet kommunikationsprocesserne i forhold til virksomheder og borgere. Der er således en sammenhæng mellem dette effektiviseringsforslag og effektiviseringsforslaget vedr. Ny kommunikationsplatform samt effektiviseringsforslaget omkring Sammenlægning af Borgerservice og Biblioteket samt optimering af digitale processer i Ringsted kommune. ets økonomi KL har udarbejdet nøgletal over kommunernes besparelsespotentialer ved fuld implementering af digital post. Ringsted kommune bliver DUT et jf. beløbene i ovenstående tabel. Det forventes dog ikke, at det er realistisk at opnå det fulde besparelsespotentiale, i det den reelle omlægning kræver langvarigt fokus og vedvarende effektivisering af arbejdsgange. ets personalemæssige konsekvenser Besparelsen vil ske i form af tværgående personalebesparelser samt portobesparelser. ets forventede effekt Ud over at skabe de besparelser som er nødvendige for at kompensere for DUT besparelsen, så vil effektivisereingen af arbejdsgange give en mere effektiv borgerservice og sikre den digitale kommunikation med borgerne, som er den fællesoffentlige digitaliseringsstrategis mål i Afledte effekter på andre forslag og/ eller bevillingsområder Ikke uddybet nærmere Implementering af forslaget Gennemførsel af projektet vil ske i samarbejde mellem Byrådssekretariatet, IT & Indkøbs Staben samt i samarbejde med superbrugere i afdelingerne. Overordnet tidsplan: Fase 1: Igangsættes 1. maj 2013: Teknisk reimplementering og evt. opgradering af system) Fase 2: Igangsættes 15. juni 2013: Direktionsindstilling og detailplanlægning Fase 3: Igangsættes 15. august 2013: Kommunikation og udarbejdelse af vejledninger Fase 4: Igangsættes 15. oktober 2013: Udrulning af digital post på de virksomhedsrettede områder; Teknisk forvaltning, Jobcentret, Ungeenhed og Borgerservice Fase 5: Igangsættes 1. januar 2014: Udrulning af digital post på alle øvrige områder Fase 6: Igangsættes 1. marts 2014: Fokus på øget digitalisering af borgere i Ringsted kommune Ifølge ovenstående plan vil det indledende arbejde omkring reimplementeringen træde i kraft før endelig vedtagelse af budget Dog vil der være tale om indledende 9

10 forberedelse, selve udrulningen vil først igangsættes fra 15. oktober ets konsekvenser for serviceniveauet Gennemførsel af forslaget vil have den konsekvens at alt materiale som virksomheder og borgere modtager fra Ringsted kommune vil blive digitalt. Dette er en stor omvæltning, men da det er en del af Lovgivningen om obligatorisk digital selvbetjening og digital post, vil virksomheder og borgere blive vænnet til at modtage digitalt fra alle myndigheder. Ligger forslaget eventuelt i forlængelse af eksisterende politikker, kvalitetskontrakter, målsætninger m.v. Jævnfør national og lokal digitaliseringsstrategi. 10

11 Omstruktureringsforslag Fagudvalget Styringsområde (politikområde), bevilling Økonomiudvalget ØK ST4 Tjenestebiler Tabel 1. ets samlede økonomiske konsekvenser kr p/l Funktion(er) Bruttodriftsbesparelse Driftsomkostninger ved ny løsning (varig driftsudgift) Kørselskoordinator Implementerings/driftsomkostninger (midlertidig driftsudgift) Samlet driftsændring Note: Effektivisering/omstillingsforslag angives med positivt fortegn +0,5 +0,5 +0,5 +0,5 Baggrunden for forslaget Ringsted Kommunes medarbejdere kører ca km årligt (gennemsnit over 2010, 2011 og 2012). Dette sker til høj takst som i 2013 er 3,82 kr. pr. km. ets indhold et får ud på at etablere en flåde af tjenestebiler (ca. 4050), som benyttes til tjenestekørsel i stedet for medarbejderens private bil. Totaludgiften ved at køre i en tjenestebil (ud fra et antal på 20), er ca. 2,30 kr. pr. km. Der oprettes en central funktion som koordinerer brug af bilerne samt vedligehold mv. Bilerne udstyres med teknologi som registrerer hvem der kører i bilerne, samt hvor de kører fra/til. Opkrævning af de enkelte forvaltninger/afdelinger sker automatisk. Medarbejdere som fortsat vælger at køre i egen bil, opnår efterfølgende laveste takst som i 2013 er 2,13 kr. pr. km. Medarbejdere der som en del af deres ansættelse er blevet pålagt at køre i egen bil, vil forsat kunne honoreres med højeste takst. Konsekvenser for serviceniveau Medarbejdere kan blive tvunget til at køre i tjenestebiler i stedet for egne biler. Medarbejdere opnår kun refusion på laveste takst ved kørsel i egen bil. 11

12 Nøgletal/benchmarking Samlet budget for området Det samlede forbrug forventes at være ca. 3,0 mio. kr. fordelt på forvaltninger og institutioner. 12

13 STRUKTURELT EFFEKTIVISERINGS FORSLAG sstiller Nummer Bevilling Styringsområde (politikområde) Staben IT & Indkøb ØKST5 Konsolidering af ITsystemer ØK Tabel 1: ets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Bevilling og funktion Brutto driftsbesparelse Konsolidering af ITsystemer og data Driftsomkostninger ved ny løsning afledt drift (varig driftsudgift) Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Ringsted Kommune har flere ITsystemer end nødvendigt. Der købes flere datasæt (f.eks. CPR, BBR m.fl.) ind til brug for systemerne end der reelt er behov for. ets indhold For at kunne får overblik og konsolidere ITsystemerne er der behov for at dokumentere kommunens ITarkitektur. Med baggrund i arkitekturen, vil der kunne stilles forslag til konsolidering og udfasning af konkrete ITsystemer. Der er en detaljeret baggrundsbeskrivelse i ønske til ITinvesteringspuljen: ITarkitektur. Her er tillige de afledte konsekvenser beskrevet. ets økonomi I forslag til ITinvesteringspuljen: ITarkitektur, er der ansøgt om midler til dækning af ressourcer til projektet. De opnåede effektiviseringsbesparelser kan kun opnås, hvis de nødvendige ressourcer bevilliges 13

14 fra ITinvesteringspuljen. ets personalemæssige konsekvenser Der ansættes 2 medarbejdere i samarbejde med Sorø Kommune. forslagets forventede effekt Det vil være muligt at konsolidere ITsystemer og dataindkøb. Det vil være muligt at implementere og udnytte de fremtidige KOMBIT systemer. 14