Supplier Workflow online fakturering. Quickguide til Supplier Workflow for danske og norske leverandører til Danske Bank Danmark

Transkript

1 Supplier Workflow online fakturering Quickguide til Supplier Workflow for danske og norske leverandører til Danske Bank Danmark

2 Digitaliseret fakturering Supplier Workflow er en online e-faktureringsportal, som er udviklet og hostet af HighJump Software Aps (herefter omtalt HighJump), Danske Banks digitale samarbejdspartner. Der er ikke omkostninger forbundet med at blive registreret som bruger, og det er gratis at sende fakturaer til Danske Bank, når I er registreret som leverandør til Danske Bank. Du kan blive registreret her: Supplier Workflow indeholder en masse muligheder for digital samhandel, men som leverandør til Danske Bank kan du kun bruge ordre- og faktureringsdelen af Supplier Workflow. Vigtigste funktioner - Nem adgang via web-browser - Modtagelse af ordrer fra Danske Bank - Afsendelse af fakturaer og kreditnotaer til Danske Bank - Afsendelse af fakturarykkere - Danske Bank modtager dokumenter i digitalt format - Statistik, der giver viden om dit samarbejde med Danske Bank Fordele - Alt-i-én-webapplikation til digital fakturering - Høje sikkerhedsstandarder for både Danske Bank og leverandøren mod kompromitterende indgriben eller digital svindel - Nem og hurtig konfiguration - Høj gennemsigtighed og gode sporingsmuligheder i hele processen Supplier Workflow guideline - Danske Bank DK vers Side af 8

3 Krav til leverandørfaktura fra Supplier Workflow til Danske Bank Når du sender en elektronisk faktura til Danske Bank via Supplier Workflow, er det vigtigt, at du indtaster alle relevante informationer, således at Danske Bank kan behandle fakturaen digitalt. Såfremt du modtager en ordre fra Danske Bank i Supplier Workflow, vil de fleste data til brug for fakturering være til stede. Opret faktura: For at sikre, at fakturaen kan behandles hos Danske Bank, er der en række oplysninger, der skal være indeholdt i fakturaen. Bl.a. er det vigtigt, at der altid er enten et ordrenummer, et kontrakt-/sagsnummer, et projektnummer og/eller et registreringsnummer/stednummer. Vær derfor opmærksom på, at følgende felter er udfyldt (se eksempel på næste side):. Danske Banks GLN-nr.: (for Danske Bank Danmark) 2. Kontaktperson hos Danske Bank 3. Reference hos Danske Bank anvend mindst en af følgende fire muligheder (prioriteret rækkefølge) 3.. Ordrenummer (anvend feltet ordrenummer og angives som: P023457) 3.2. Kontraktnummer (anvend feltet kontraktnummer og angives som: 234_DBDK_0) 3.3. Projektnummer (anvend feltet leverandørnote og angives som 2345_9875 indhold kan varierer feltet er alfanumerisk) 3.4. Registreringsnummer/stednummer (anvend feltet Leverandørnote og angiv som: 358) 4. Leverandørens CVR-nr. 5. Leverandørens bankkontonummer. Betalingsbetingelser (standard er 30 dage fra fakturadato) 7. En sigende fakturatekst (Husk, at det er vigtigt med en sigende fakturatekst, hvor du f.eks. skriver, at det er en møntsorteringsmaskine og ikke bare et modelnummer som f.eks. DP258 teksten kan max. være 40 karakterer) Supplier Workflow guideline - Danske Bank DK vers Side 2 af 8

4 Eksempel på faktura med Ordrenummer (felt 3.) - se beskrivelse af felterne på side Supplier Workflow guideline - Danske Bank DK vers Side 3 af 8

5 Eksempel på faktura med Kontraktnummer (felt 3.2) - se beskrivelse af felterne på side Supplier Workflow guideline - Danske Bank DK vers Side 4 af 8

6 Eksempel på faktura med Projektnummer (felt 3.3) - se beskrivelse af felterne på side Supplier Workflow guideline - Danske Bank DK vers Side 5 af 8

7 Eksempel på faktura med Registreringsnummer (felt 3.4) - se beskrivelse af felterne på side Supplier Workflow guideline - Danske Bank DK vers Side af 8

8 Kontakt Alle leverandørhenvendelser vedrørende fakturastatus samt betalinger skal ske til: Danske Bank, 4759 Invoice Processing: Telefon: eller [email protected] (Bemærk, at henvendelsen skal være på engelsk) Leverandørhenvendelser af teknisk karakter kan sendes via til adressen: [email protected] Typiske henvendelser fra Danske Banks leverandør: Hjælp til at spore et dokument, som Danske Bank ikke har modtaget Problem med at forstå fejlmeddelelse fra HighJump Skift af password i SWF + andre spørgsmål relateret til SWF Minimum informationer som bedes oplyst til HighJump ServiceDesk: Leverandør til Danske Bank vedr. aftale nr Leverandør Firmanavn Leverandør Kontaktnavn Leverandør Telefonnummer Leverandør Leverandør sender-id (kan være: GLN/EAN eller CVR nummer ) Danske Bank modtager-id (Danske Banks GLN nummer) Dokument-ID (faktura- /kreditnotanummer) Dato/tid for dokumentafsendelsen (dd.mm.yy / hh.mm) En kort beskrivelse af din henvendelse Supplier Workflow guideline - Danske Bank DK vers Side 7 af 8