Referat af ordinært bestyrelsesmøde mandag den 05.oktober 2015, kl , på boligorganisationens kontor, Estrupsgade 12.

Transkript

1 Referat af ordinært bestyrelsesmøde mandag den 05.oktober 2015, kl , på boligorganisationens kontor, Estrupsgade 12. Tilstede var: (JN) Joan Nielsen (SJ) Steen Johansen TP) Teddy Pedersen (SI) Susse Ibsen (PEH) Paul Erik Holmgaard (NT) Niels Thygesen (PD) Pia Dyrsting (GH) Grethe Hviid (FJ) Direktør Flemming Jensen Afbud fra: (HOZ) Hans Ole Zacho Sagsnr.: 2937 Godkendelse af referat fra mødet den 14. september Referatet blev godkendt og underskrevet. Sagsnr.: 2938 Revisionsprotokol. Intet nyt indført. Sagsnr.: 2939 Siden sidst fra forretningsudvalget og direktør. 1. Boligsocial helhedsplan Der har i gennem en længere periode været arbejdet med en boligsocial helhedsplan for Resedavej/Lupinvej og Arendalsvej. Projektet gennemføres i samarbejde med Arbejdernes Byggeforening og Silkeborg Kommune. Ansøgningen forventes godkendt af Landsbyggefonden den 9/ Herefter skal projektet godkendes på et ekstraordinært afdelingsmøde i de berørte afdelinger. Det er aftalt at gennemfører afdelingsmøderne i samarbejde med AB. På Arendalsvej holder afd. 22 og 25 et fælles møde onsdag den 28/10 kl. 18 i Varmecentralen På Lupinvej/Resedavej holder afd. 16 og 18 også fælles møde torsdag den 29/10. Afdelingsmødet vil starte med fællesspisning. Projektet, der løber over 4 år, omfatter også ansættelse af en social vicevært. Der vil på et senere tidspunkt blive udsendt en mere fyldestgørende beskrivelse af projektet.

2 2. Hvad har vi lært af afdelingsmøderne 2015 Generelt gode og positive møder. Det kunne være en idé at udvide rådgivningen af de beboere der indsender forslag til afdelingsmøderne. Idet nogle af at de indkomne forslag er blevet afvist på møderne, da de ikke var udformet, så der kunne stemmes om dem. Inden næste års afdelingsmøder, inviteres der til en fælles koordineringsdag mellem organisationsbestyrelsen og administration, hvor rollefordeling og prokura gennemgås. På afdelingsmøderne er der flere beboere, der har udtrykt ønske om en mere synlig strategi omkring kommunikation vedr. alle vores helhedsplaner. 3. Oversigt over årlig m2-leje efter afdelingsmøderne Oversigten blev udleveret og gennemgået. Den gennemsnitlige m2 leje hos AAB for 2016 er 776,42 kr. når der er korrigeret for de 3 højeste og 3 laveste huslejer. 4. Hvor skal vores administration være fremover (hvilke ønsker har bestyrelsen til indretning) Der arbejdes pt. Med 3 placeringsmuligheder. 1. Her på Estrupsgade. 2. På PV grunden 1. sal. 3. I erhvervslokalerne på Borgergade. Det forventes at der til næste møde kan præsenteres en oversigt over økonomi og indretning for de 3 muligheder. Bestyrelsen ønsker at der tages højde for at adgangsforholdende er optimale gerne ved jorden. Samt at placeringen sikre størst mulig synlighed. Øvrige detaljer indarbejdes i det udleverede disponeringsforslag. 5. BL 4715 Bestyrelsesvederlag Bestyrelsen drøftede, hvorledes de blev honoreret. AAB Silkeborg yder et bestyrelsesvederlag der svarer til det der kan ydes i forhold til lovgivningen. 6. Kursus, ny i afdelingsbestyrelsen Kurset afholdes d. 17. november. Paul Erik Holmgård deltager fra organisationsbestyrelsen og Torben Bennekov og Flemming Jensen deltager fra administrationen. 7. Netværk til tv og telefoni i lejlighederne

3 I dag ejes alle netværk af de indholdsmæssige udbydere. Skal vi fremover selv eje vores netværk? Bestyrelsen pålagde Flemming Jensen at udarbejde et notat der beskriver fordele og ulemper mere konkret. 8. Beboernes vedligeholdelsespligt af f.eks. haver. Der findes i dag ikke en egentlig formalisering af, at en beboer kan overtage, en del af afdelingens forpligtigelse til, at vedligeholde og renholde enkelte bygningsdele. Udfordringen er at vi har enkelte beboere der ikke overholder denne forpligtigelse. Vi ønsker derfor en mulighed for at kunne bringe dem i merleje mod at vi trækker denne forpligtigelse tilbage. Bestyrelsens ønsker at spørge repræsentantskabet om deres holdning til dette. 9. PV grunden. Onsdag d. 7. oktober er der møde mellem grundsælger, AAB Silkeborg og vores advokat for at forhandle de sidste detaljer på plads vedr. grundkøb. Det forventes at indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde d. 21. november Sagsnr.: 2940 Igangværende byggeriers stade. Igangværende helhedsplanner Afd. 1: Under udførelse. Afslutning ca Afd. 5: Under udførelse. Afslutning (Blok 3 opstart ). Hele afdeling estimeret efterår Afd. 7: Netop igangsat. Afslutning

4 Helhedsplaner der ønskes i gangsat. Afd. 11 (Børnehave): Udfordringer med finansiering/støtte. Vores bygherrerådgiver rykker ministeriet for svar alternativ privat regi. Afd. 33: Udfordringer med nedrivning herunder kommunal udtalelse. Kommunen påtænker at anvende ejendommen til flygtninge. Der har d. 5. oktober været møde med kommunaldirektør Leif Sønderup og AAB Silkeborg for at undersøge, om der kan indgås en evt. udlejningsaftale eksklusivt til flygtninge over 3-5 år inden at den oprindelige helhedsplan kan gennemføres. Under udvikling: Afd. 4: Afventer kalkule på totalrenovering contra nybyg fra Årstiderne. Afd. 11AB: Årstiderne går videre med kalkulationer og tegninger. Afd. 25: Afventer destruktiv undersøgelse. Der er kun betalt for udarbejdelse af bygningsrapport. Ny administration Estrupsgade 12, Borgergade eller PV grunden: Årstiderne er anmodet om at lave skitse på etablering af administration. Sagsnr.: 2941 Evaluering af Jubilæet. Jubilæumsudvalget havde på forkant udmeldt at alt udover 700 gæster var at betragte som en succes. Dagen var på alle måder en stor succes. Vi havde et sted mellem 1400 og 1500 gæster. En skøn fest. God stemning, dejlig underholdning og jubilæumsbogen fik stor ros og opmærksomhed.

5 Vi har ikke modtaget alle regninger endnu, men det ser ud til at vi kan holde os inden for budgettet, når der tages højde for de mange skønne ekstra gæster vi var velsignet af. Efter festen har der været stor efterspørgsel på jubilæumsbogen. Det er beslutte at alle de, af vores beboere, der ikke havde mulighed for at deltage på dagen, i oktober kvit og frit kan afhente et eksemplar på Estrupsgade 12. Alle andre kan købe bogen for 200 kr. Sagsnr.: 2942 Forespørgsler og meddelelser. Mødet afsluttet. Kl Næste møde d. 2. november 2015, kl