1 of 7. Den ny Maltfabrik. Samarbejdsaftale mellem Den erhvervsdrivende fond Den ny Maltfabrik og Syddjurs Kommune

Transkript

1 1 of 7 Den ny Maltfabrik Samarbejdsaftale mellem Den erhvervsdrivende fond Den ny Maltfabrik og Syddjurs Kommune

2 2 of 7 Den ny Maltfabrik Samarbejdsaftale - Fase 1 Mellem Den erhvervsdrivende fond Den ny Maltfabrik (herefter Fonden) v/bestyrelsesformand Anders Byriel og Syddjurs Kommune v/siddende udvalgsformand for Udvalget for Plan, Udvikling og Kultur, p.t. Kirstine Bille De to parter har den x.y 2014 indgået nærværende aftale om samarbejde vedrørende Den ny Maltfabrik i Ebeltoft i udviklings- og anlægsfasen, januar december I juni 2015 tager de to parter stilling til en evt. revision og forlængelse af samarbejdsaftalen. 1. Samarbejdets formål og grundlag Samarbejdet omfatter: 1. Byggeri og renovering af hhv. den gamle maltfabrik og udearealerne (Fonden) og Spiresalen (Syddjurs Kommune) 2. Fælles udvikling af det samlede projekt Den ny Maltfabrik. Mål og perspektiv for begge parter er at realisere planerne for den tidligere maltfabrik som ét samlet tilbud til brugere, borgere, besøgende og husets forskellige lejere. Udgangspunktet for samarbejdsaftalen er, at de to parter Fonden og Syddjurs Kommune har særlige kompetencer, netværk og muligheder, som skal søges udnyttet optimalt i forhold til det samlede projekt Den ny Maltfabrik. Samarbejdet skal foregå med fokus på synergi, innovation og fælles, optimal udnyttelse af ressourcer. 2. Økonomi Køb af anlæg og principperne herfor er aftalt og stadfæstet i Købsaftale à x.y. 2014(under indgåelse). Omkostninger til anlæg og drift følger ejerforholdene, således at: Syddjurs Kommune er driftsherre og står for nybyggeri, drift og vedligehold af den såkaldte Spiresal Fonden er driftsherre og står for byggeri og renovering af hhv. den gamle maltfabrik og udearealerne samt drift og vedligehold af samme Omkostninger ved anlæg og drift af fælles arealer og faciliteter aftales ad hoc

3 3 of 7 Omkostninger til udvikling af fællestiltag aftalt mellem parterne dækkes i princippet 1:1 imellem de to parter, med mindre andet forlods aftales. Som udgangspunkt efter den følgende model: Der budgetteres med en sum på i alt 1 mio. kr. årligt de første to år, dvs kr. årligt fra hver part Midlerne rejses på forskellig vis i de to systemer, herunder er det en generel præmis, at: o Fonden kan søge Syddjurs Kommune om bistand på lige fod med andre kultur- og fritidsinstitutioner Midlerne går bl.a. til aflønning af udviklingsmedarbejder i Fonden og ekstern konsulentbistand (kulturel bygherrerådgivning) samt andre prioriterede udviklingstiltag Syddjurs Kommune stiller herudover i et vist omfang med ressourcer til faglig koordinering og planlægning i forhold til det samlede projekt Den ny Maltfabrik. Midler til teknisk bygherrerådgivning, byggeprogram, konkurrence-/udbudsmateriale ligger ud over den pulje. Den kommunale økonomi til teknisk bygherrerådgivning, byggeprogram, konkurrence- /udbudsmateriale mm beregnes forholdsmæssigt ud fra kommunens anlæg af bibliotek/museum i forhold til det samlede projekt. Begge parter er forpligtet på at søge flest mulige eksterne udviklingsmidler samt på at koordinere fundraising-aktiviteter med relation til Den ny Maltfabrik. 3. Organisation Den overordnede organisation er en samarbejdsorganisation med to juridisk-økonomisk selvstændige enheder, hhv. Fonden med selvstændig bestyrelse (bestående af eksterne medlemmer) og Syddjurs Kommune (repræsenteret ved PUK-udvalget), illustreret som følger: Samarbejdsorganisationen Den ny Maltfabrik Syddjurs Kommune Bibliotek Museum Ny Malt Den erhvervsdrivende fond Ny Malt Konstruktionen omfatter to driftsherrer, to ejere, men skal i praksis fungere som ét fælles projekt. Udadtil skal Den ny Maltfabrik fremstå som én samlet institution med mange forskellige tilbud og muligheder for brugere, borgere, besøgende og husets lejere. Indadtil skal organisationen fungere med klare og indbyrdes forskellige ansvar, beføjelser og muligheder og mest mulig synergi. En grundlæggende præmis i øvrigt er, at der skal findes et fælles arkitektonisk udtryk for det samlede anlæg. Under de to driftsherrer indgår flere institutionelle og private parter.

4 4 of 7 Syddjurs Bibliotek er en kommunal institution under Syddjurs Kommune med biblioteksdrift fire steder i kommunen. Museum Østjylland er en tværkommunal institution med museumsdrift i tre kommuner, med Randers kulturudvalg som bestyrelse og med et tværgående repræsentantskab. Fonden vil have lejemål til private, kreative iværksættere, interesseorganisationer af forskellig art mv. Uanset ovenstående bemærkes, at nærværende aftale ikke indeholder en bemyndigelse fra den ene part til den anden til at indgå juridisk bindende aftaler med tredjeparter. De to driftsherrer og ovennævnte institutioner og parter kan ikke tegne hinanden i juridisk henseende, medmindre der foreligger en konkret, udtrykkelig, afgrænset, aftale herom. Ingen af aftalens parter må således give udtryk for at være bemyndiget til at tegne den anden part på baggrund af nærværende aftale. I Anlægs- og udviklingsfasen skal organisation og samarbejde i praksis fungere som en parallel organisation mellem de to overordnede driftsherrer, på både det strategiske, besluttende niveau og det operationelle driftsniveau: To strategiske enheder, der udarbejder og styrer efter en samarbejdsaftale (nærværende). De to enheder er hhv. Fondens bestyrelse og PUK-udvalget, Syddjurs Kommune samt som observatør koordinator for husrådet (se næste punkt). De to enheder følger huset overordnet og mødes 3 gange årligt, kaldet Malt-Strategi-Møder (MSM-møder). Datoer for disse fastlægges for et år ad gangen, med de to første møder i hhv. december 2013 og februar På MSM-mødet i februar konstituerer gruppen sig med en formand. Ligeledes vedtager gruppen en forretningsorden og drøfter udkast til strategiplan for det kommende år, udarbejdet af Husrådet med henblik på eventuelle justeringer og vedtagelse. To driftsenheder, der samarbejder på kryds og tværs i det daglige og herudover koordinerer systematisk i form af et husråd, og jf. fastlagte værdier og spilleregler (husregler). Husrådet består i Anlægs- og udviklingsfasen af 5 aktører, repræsenterende ledelses-/ beslutningsniveau fra hhv. Ny Malt De frie lejemål (koordinerende mandat blandt lejerne) indsættes i husrådet når udlejningen er begyndt at fungere Biblioteket Museet Syddjurs Kommune (koordinator fra Plan og Udvikling)

5 5 of 7 Husrådet etableres i løbet af foråret 2014, og på de første møder konstituerer rådet sig med en koordinator/talsmand. Ligeledes udarbejder husrådet udkast til strategiplan til drøftelse, evt. justering og vedtagelse i MSM-gruppen samt et sæt interne samarbejdsværdier og spilleregler, som også skal godkendes af MSM-gruppen. Det skal fremgå af spillereglerne, hvordan husrådet håndterer uenighed, og hvornår spørgsmål skal forelægges MSM-gruppen. I Anlægs- og udviklingsfasen har Husrådet ansvaret for den tværgående projektledelse og skal sikre fremdriften i det kulturelle og funktionsmæssige byggeprogram samt udviklingen af værdier og spilleregler, herunder inddragelse af medarbejdere og andre berørte parter, samt brugerinvolvering (brugerdrevet innovation) og ekstern kommunikation. Organisationen kan illustreres som vist i den følgende figur: Samarbejdsorganisation i Fase 1, Anlægs- og udviklingsfasen Fonden Syddjurs Kommune Nærmere beskrivelse af samarbejdsorganisationen fremgår af notat af , "Overordnet organisering - Den ny Maltfabrik" (bilag 1).

6 6 of 7 4. Forpligtelser Begge parter forpligter sig til at arbejde med en høj grad af transparens og åbenhed over for hinanden. Ligeledes arbejder parterne med høj grad af brugerinvolvering og gennemslag i kommunikationen over for og sammen med brugere, borgere, besøgende og husets forskellige lejere. Begge parter forpligter sig endvidere til at håndtere misforståelser og uoverensstemmelser åbent og konfliktforebyggende. Som nævnt i afsnit 2, er begge parter forpligtet på at søge flest mulige eksterne udviklingsmidler og på at koordinere fundraising-aktiviteter med relation til Den ny Maltfabrik. Syddjurs Kommune forpligter sig endvidere til at prioritere strategier, der understøtter og spiller sammen med aktiviteterne i Den ny Maltfabrik. Det kan fx være inden for kultur-, fritids-, turisme-, sundheds- og erhvervsområdet. Ny Malt forpligter sig endvidere til at skabe projekter, der understøtter disse strategier, samt fremstå som et åbent tilbud for kommunens borgere og besøgende. En part kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til andre uden den anden part skriftligt har meddelt samtykke til dette, 5. Fortrolighed Samarbejdsparterne praktiserer almindelig diskretion vedrørende fortrolige oplysninger, som modtages fra den anden part i forbindelse med denne aftale. 6. Rettigheder/royalty Rettigheder til de resultater, der fremkommer i samarbejdet, tilhører: De respektive basisinstitutioner-/organisationer, hvor der er tale om resultater skabt af de pågældende Fællesskabet Den ny Maltfabrik, hvor to eller flere af parterne har bidraget til at skabe resultater. De kan frit bruges af de enkelte basisinstitutioner/-organisationer med henvisning til fællesskabet, hvor dette er relevant Ved særlige projekter og resultater, hvor to eller flere af parterne har bidraget til at skabe resultater, aftales eventuelle rettighedsforhold forlods parterne imellem. 7. Ekstern kommunikation Udtalelser til offentligheden fra Den ny Maltfabrik kan ske med følgende afsendere, afhængig af indholdet: Den ny Maltfabrik, i form af Malt-Strategi-Mødet (ved overordnet strategisk indhold) og Husrådet (ved aktivitets- og brugerrelateret indhold) Den erhvervsdrivende fond Ny Malt (ved indhold relateret til fonden og fondens virke) Syddjurs Kommune (ved indhold relateret til kommunen og kommunens virke)

7 7 of 7 Syddjurs Bibliotek (ved indhold relateret til biblioteket og bibliotekets virke) Museum Østjylland (ved indhold relateret til museet og museets virke) Øvrige private og institutionelle lejere (ved indhold relateret til disses organisation og virke). Parterne forpligter sig til at informere hinanden og koordinere indbyrdes i forbindelse med ekstern kommunikation af betydning for fællesskabet. 8. Tvister Tvister mellem aftalens parter, de to driftsherrer, skal søges løst i mindelighed. Hvis dette ikke er muligt, skal tvisten søges løst ved mediation. Parterne skal være enige om mediation. Hvis tvisten ikke kan løses ved mediation afgøres tvisten ved en dansk domstol efter dansk rets almindelige regler. 9. Ikrafttræden Nærværende aftale træder i kraft på datoen for underskrivelse af denne aftale. Primo 2015 evalueres samarbejdsorganisationen og denne samarbejdsaftale. Eventuelle justeringer indarbejdes, og en eventuel ny samarbejdsaftale underskrives. 10. Opsigelse og ophævelse Aftalen kan ikke opsiges. Aftalen kan alene ophæves i tilfælde af væsentlig misligholdelse, og i så fald kan ophævelse alene ske, hvis den misligholdende part fortsætter misligholdelsen efter den anden part skriftligt har gjort opmærksom herpå. Den anden part er i så fald berettiget til at ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning. Spørgsmål om erstatning afgøres efter dansk rets almindelige regler. Underskrifter og dato: Den erhvervsdrivende fond Ny Malt,../ For Syddjurs Kommune,../