Tjekliste til BK Udstillinger

Transkript

1 Table of Contents 1 Før Udstillingen: Hvad bliver leveret fra BK til udstillingen IT Udstyret Dommer Telte Ring mapper & 1 Sekretariats mappe Udstillings kufferterne, rosetter, medaljer Til BK s Årsvinder udstilling Til årets sidste udstilling Hvilke dokumenter skal printes eller forberedes til udstillingsdagen Backup dokumenter til hvis der skal bedømmes manuelt Hvad skal som minimum være klar ved ringene for dommer & ringpersonalet Til Årsvinderen skal der endvidere sørges for Hvis udstyret kommer direkte fra en anden gruppes udstilling På Udstillingsdagen inden udstillingens start: Hvad skal gennemgås med Dommer(ne), Ringpersonalet, Sekretariatsgruppen Tjekliste for udstillingslederen for alle udstillinger: Tjekliste for udstillingslederen til Årsvinder udstillingen Hvordan opstarter I ringene På Udstillingsdagen efter udstillingens er lukket: Hvad skal afleveres tilbage til BK UDST og inden hvornår

2 Udstillingslederens Tjekliste til BK Udstillinger Det dokument er en tjekliste til at give et overblik over disse vigtige punkter for jeres udstilling. Denne tjekliste sendes til Udstillingslederen 2 gange: 1) Når DKK har godkendt ansøgningen, så er denne Tjekliste med i informations pakken, så man som Gr. Udstillingsleder kan forberede sig 2) Dokumentet sendes herefter igen til Gr. Udstillingslederen ca. 14 dage inden udstilling start, med rette password til ringene (sat af BK UDST). Nu skal dokument printes i 3 eksemplarer og indsættes i de 2 Ringmapper og i sekretariatsmappen. Dokumentet findes ligeledes på BK s hjemmeside under udstillings dokumenter. 1 Før Udstillingen: 1.1 Hvad bliver leveret fra BK til udstillingen Alt efter hvad som er blevet aftalt til jeres udstilling, så kommer UDST udstyret, samt IT udstyret enten med en fra Udstillingsudvalget, en fra Bestyrelsen eller er aftalt at blive afhentet af gruppen IT Udstyret Udstyret kommer med en fra Bestyrelsen og afleveres til jeres IT ansvarlige, som så skal opsætte routerne og sikre der er netværk til pc erne. Laptop 1 til Ring 1 Laptop 2 til Ring 2 Laptop 3 Sekretariat 3G Router 1 3G Router 2 Såfremt gruppen har brug for det, kan der ligeledes stilles en A3 printer til rådighed. Det kan bestilles ved BK UDST. A3 Printer 2

3 1.1.2 Dommer Telte Dommertelte leveres af BK s UDST/ BK s Bestyrelsen eller det bliver aftalt, hvor gruppen kan hente disse (Evt. ved sidste BK Gruppe) 2 Dommer telte Ring mapper & 1 Sekretariats mappe Der er 3 mapper med alle relevante dokumenter i for udstillingen. 1 mappe til hver ring & ringpersonale, samt en til Gruppens sekretariat. I mapperne fra BK s Udstillingsudvalg er /skal være følgende: Liste over hunde som ikke kan modtage Klubvinder Certifikat (hanner & tæver) (sendt på mail inden udstilling & indsættes i mappe af Gr. udstillingsleder) 2 DKK certifikat kort (i sekretariats mappen / eller i sorte kuffert) 2 Klubvinder certifikater fra BK (i sekretariats mappen / eller i sorte kuffert) 2 Klubchampion certifikater fra BK (i sekretariats mappen / eller i sorte kuffert) Diverse dokumenter: Udprint af BK hjælpe-manual til DKK systemet Udprint af Manual Resultat og kritikprogram til brug for Ringsekretæren & når I logger på Udprint af Brugervejledning i klubsystem 20xx - til brug i DKK Udstillings systemet Udprint af DKK vejledning udstilling 20xx til brug ved spørgsmål til udstillingsleder Bog (rød) eller udprint af DKK Udstillingsreglement 20xx (Ring-kufferterne) til brug for alle regler omkring udstillingen Udstillings kufferterne, rosetter, medaljer Til alle udstillinger afleveres / afhentes: 2 blå ring kufferter med præmierings bånd ( husk at opfylde, hvis den ikke kommer direkte fra UDST. Ekstra bånd ligger i den sorte kuffert) 1 sort kuffert med ekstra præmierings bånd til ringkufferterne (evt. certifikat kort) 5 stk. Rosetter: o 1 BIM (grøn/hvid), o 1 BIR (rød/gul) o Bedste baby (lyserød) (ny per november 15) o Bedste hvalp (rød) o Bedste Veteran (ny per august 16) 12 Medaljer med Boxer logo på o Bronze - Bedste Baby Han (ny per november 15) 3

4 o Bronze - Bedste Baby Tæve (ny per november 15) o Bronze - Bedste Hvalp Han o Bronze - Bedste Hvalp Tæve o Bronze - Bedste Junior Han o Bronze - Bedste Junior Tæve o Bronze - Bedste Mellemklasse Han o Bronze - Bedste Mellemklasse Tæve o Sølv - Bedste Åben Klasse Han o Sølv - Bedste Åben Klasse Tæve o Guld - Bedste Brugsklasse Han o Guld - Bedste Brugsklasse Tæve 3 Medaljer med Boxer logo på - Opdrætterklasse Guldmedalje Sølvmedalje Bronzemedalje 3 Medaljer med Boxer logo på - Avlsklasse Guldmedalje Sølvmedalje Bronzemedalje Til BK s Årsvinder udstilling Til Årsvinder udstillingen bliver der yderligere leveret følgende fra BK UDST: 10 Medaljer med Boxer logo på o Årsvinder Baby Han (ny per marts 16) o Årsvinder Baby Tæve (ny per marts 16) o Årsvinder Hvalp Han o Årsvinder Hvalp Tæve o Årsvinder Junior Han o Årsvinder Junior Tæve o Årsvinder Bedste Han o Årsvinder Bedste Tæve o Årsvinder Veteranklasse Han o Årsvinder Veteranklasse Tæve Årsvinderen vandrepokaler: o Bedste Dansk opdrættede Boxer på Årsvinderen - "M. & H. Guldmann- Svendsens vandrepokal o Bedste Danske Opdrætterklasse på Årsvinderudstillingen, Grosserer S. Cantor's Mindepokal o Udstillingens Bedste hvalp på Årsvinderudstillingen, Pokal fra Gr Århus De 3 vandrepokaler for BK Årsvinder bliver leveret af tidligere vindere i aftale med BK UDST. eller fra BK selv 4

5 1.1.6 Til årets sidste udstilling Mindepokal bliver afleveret af BK s Bestyrelse til årets sidste udstilling Ærespræmie for bedste opdrætterklasser, Mindepokal for Asta & Johs. Hartig 1.2 Hvilke dokumenter skal printes eller forberedes til udstillingsdagen Tilsendt på mail fra BK UDST som skal printes & indsættes i ringmapperne til ringpersonalet Klubvinder & Klubchamp hanner / tæver Træk disse lister i systemet & print og indsæt i ringmapperne: Præmieringslister fra Udstillingsystemet for alle hunde (2stk til hver ringmappe). Præmieringslister for Avlsklassen (2stk til hver ringmappe) Præmieringslister for Opdrætterklassen (2stk til hver ringmappe) (Se BK manual : Forbered backup papirer) Evt. Print af Ring liste pr ring / per dommer (BK manual Se 6.3.3) Der står detaljeret i BK Hjælpemanualen for DKK Systemet, hvorledes disse dokumenter findes Backup dokumenter til hvis der skal bedømmes manuelt Hvis udstillings-systemet skulle fejle og der skal bedømmes manuelt, så er det godt at have følgende dokumenter klar: (Se BK manual 6.3.2: Forbered backup papirer) Gemt Kritiks liste for Opdrætterklassen Gemt Kritiks liste for Avlsklassen I tilfælde af at DKK system er nede så anbefales det, at Ringsekretæren skriver udstillings beskrivelsen i et almindeligt word-dokument og gemt på skrivebordet. Et dokument med en hund per side under hundens Udstillings nr., så det er nemt for Sekretariatet at printe til udstillerne bagefter. Præmierings lister og kritikker kan føres ind i DKK systemet bagefter udstillingen. Se mere under 6.7 for system nede i BK Hjælpemanual til Dkk udstillings system 5

6 1.3 Hvad skal som minimum være klar ved ringene for dommer & ringpersonalet Ringene skal som minimum opsættes med følgende: Bord til Ringesekretæren med god plads til Laptop, ringmappe og papirer Stol til Ringsekretær og til dommeren (gerne tæpper til dem også) En bordlampe El Bord / stol til kufferten med præmeringsbånd Bord til BK medaljerne & til vandrepokaler (Årsvinderen) Noget at skrive på og skrive med Håndsprit til dommeren, så vi undgår smitte mellem hundene Til Årsvinderen skal der endvidere sørges for 12 buketter blomster til Årsvinderne samt til 1. vinder af Opdrætterklasse og Avlsklasse. Blomsterne skal købes af Gruppen, men BK betaler (beløbet iht. BK Lov & Regler) (Baby Han, Baby Tæve, Hvalp Han, Hvalp Tæve, Junior Han, Junior Tæve, Årsvinder Han, Årsvinder Tæve, Veteranklasse Han, Veteranklasse Tæve i alt 10 stk. samt 2 til bedste Avls- og Opdrætsklasse) 1.4 Hvis udstyret kommer direkte fra en anden gruppes udstilling Hvis udstyret kommer direkte fra en anden gruppe eller ikke afleveres af Udstillingsudvalget så SKAL udstillingslederen gøre følgende: Genfylde begge ringkufferter med præmeringsbånd (sorte kuffert indeholder ekstra bånd) Fjerne forrige Gruppes Tjekliste dokument fra de 2 Ringmapperne & sekretariatsmappen, og udskifte dem med egen Tjekliste dokument altså et print af dette dokument. Såfremt der ligger medaljer, rosetter, dyrlæge attester etc. fra sidste udstilling, lægges dette i kassen Tilbage til BK UDST Der bliver via sendt lister over Hvilke hunde ikke kan modtage Klubchamp- og Klubvinder certifikater fra BK s UDST. Disse skal printes og sættes ind i Ringmapperne. Den fra forrige udstilling fjernes fra mappen, så der ikke opstår fejl. 6

7 2 På Udstillingsdagen inden udstillingens start: 2.1 Hvad skal gennemgås med Dommer(ne), Ringpersonalet, Sekretariatsgruppen Tjekliste for udstillingslederen for alle udstillinger: Det er udstillingslederens ansvar at sikre at alle gøremål er kommunikeret videre til de rette folk og at opgaverne bliver udført. Informerer Sekretariatet: Der skal lave en kopi af Præmieringslisterne som Ringsekretærene har ført. Kopien skal lægges i den tomme plastlomme i Sekretariats mappen til BK Udstillingsudvalg. Der laves en seddel / mail med navn på hvilken han & hvilken tæve fik Klubchamp certet, samt Klubvinder certet Følgende dokumenter SKAL lægges i plastlommen i sekretariats-mappen (bagerst) efter endt udstilling. Såfremt BK UDST ikke er på udstillingen skal disse scannes og sendes via mail til UDST@boxer-klubben.dk; UDST-medlem@boxer-klubben.dk; UDST-medlem2@boxerklubben.dk BK Printeren kan scanne til . Informerer ved morgenmødet med Ringpersonale og dommer(e): Til Ring sekretæren(e): Fortæl at Udstillings-ID & Password findes i deres mappe / eller gi dem den printede side af dette dokument (s. 8) Fortæl at der SKAL udfyldes præmieringslister. Listerne findes i deres mappe / eller gi dem de printede sider Bliv enige om ved system problemer, hvordan I vil forholde jer og hvilke back up dokumenter er klar Til Ring assistent(erne): Informere dem om hvilke hunde som IKKE kan tildeles Klubvinder- eller Klubchamp certifikat. Dokumenterne skulle være printet og siddende i ringmappen til dem Sikre at de kender de udstillingsforløb, som de er defineret pr. maj Begge forløbene (standard udstilling & Årsvinder forløb) er i Ringmapperne Informere om at der er rosetter til Bedste Baby (pink), Bedste Hvalp (rød), samt Bedste Veteran (lilla), udover BIM & BIR Til Dommer(erne): Få Dommer til at underskrive alle certifikat kortene (sidder i sekretær mappen / eller i sorte kuffert) Udenlandske dommer, skal der gerne forklares hvorledes CK gives (og gerne ligeledes at man ikke giver det til alle placerede) Udstillingslederen selv skal: Underskrive alle certifikat kortene og de skal bringes ned i ringene. 7

8 2.1.2 Tjekliste for udstillingslederen til Årsvinder udstillingen For Årsvinderen skal Udstillingslederen ligeledes sørge for følgende: Til Dommerne & Ringassistenterne: For Årsvinderen SKAL man opsummere Årsvinder forløbet. Det sidder i ringmappen på både Dansk & på Engelsk. Gennemgå den grafiske tegning med dem alle. De 3 vandrepokaler som tidligere vindere kommer med, skal ned til ringene 2.2 Hvordan opstarter I ringene Det kan anbefales at gruppen selv logges ind i Kritik systemet og ring(ene) åbnes i rigtig god tid inden udstillingen. Såfremt Ringsekretæren er der i god tid kan dette ligeledes gøres at dem, men det anbefales i al fald, at det gøre i så god tid at der er tid til at gøre ting i DKK Udstillings systemet, hvis nødvendigt og evt. tid til at ringe til DKK Support, såfremt der er problemer - Alt dette INDEN udstillingsstart Der logges ind i systemet som beskrevet i Manual Resultat og kritikprogram. Der sidder et print af denne manual i Ringmappen. Udstillings-ID & Password til Ringpersonalet Det er ID nummer som udstillingen har i DKK Systemet, samt det password som BK UDST har sat for udstillingen. Udstillings-ID Password 16xxxx bkxxxxx Såfremt der er problemer med at Pc en Husker sidste udstillings login og det derfor ikke ser rigtigt ud i henhold til manualen, så skal I fjerne cash på Pc en først og herefter prøve igen HUSK ved problemer ring til DKK Support: weekender & helligdage Nummeret til hotline er = På Udstillingsdagen efter udstillingens er lukket: 3.1 Hvad skal afleveres tilbage til BK UDST og inden hvornår Følgende dokumenter lægges i plastlommen i sekretariats-mappen (bagerst) ved udstillingens afslutning og gives til BK UDST. Såfremt BK UDST ikke er på udstillingen skal disse scannes og sendes via mail, allersenest dagen efter udstillingen. Sendes til UDST@boxer-klubben.dk; UDST-medlem@boxer-klubben.dk; UDSTmedlem2@boxer-klubben.dk BK Printeren kan scanne til . 8

9 Lave en kopi af Præmieringslisterne som Ringsekretærene har ført. Kopien skal lægges i den tomme plastlomme i Sekretariats mappen til BK Udstillingsudvalg Der laves en seddel / mail med navn på hvilken han & hvilken tæve fik Klubchamp certet, samt Klubvinder certet 9