Mødedeltagere fra boligorganisationen: Flemming Grebak Annie Munk Jette Mejhart Flemming Buss Jan Dahl Jeanet Strømmen

Transkript

1 Boligselskabet Domea Køge Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Der afholdtes mandag den 29. juni 2015 kl i Servicecenter Solrød beliggende Lindeholmen 6, st. th Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Valg af medlem til Domeas repræsentantskab Kompetencedelegering m.v Eventuelt... 5 Mødedeltagere fra boligorganisationen: Flemming Grebak Annie Munk Jette Mejhart Flemming Buss Jan Dahl Jeanet Strømmen Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Kundechef Kent Kivsmose, Driftsleder Udsendt den 3. juli 2015 Side 1 af 5

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Til dirigent valgtes Bent Michelsen, der konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i alle henseender. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 8 til 9. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. 5 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Afdelingernes årsregnskaber for senest afsluttede regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Godkendt Side 2 af 5

3 6 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, sendes til det lokale servicecenter, eller til Referat: Der var ikke indkommet nogen forslag. 7 Valg af formand Ifølge vedtægternes 6 stk. 2 træffer repræsentantskabet beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. Formanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet beslutter at bestyrelsen vælger formand/næstformand. Referat: Repræsentantskabet besluttede at det er bestyrelsen der vælger formand/næstformand. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 3 medlemmer. Repræsentantskabet vælger medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Thomas Holluf Nielsen Formand 2015 Bent Fjord Næstformand 2015 Karsten Pedersen Medlem 2015 Afgangsorden indebærer, at Thomas Holluf Nielsen, Bent Fjord og Karsten Pedersen er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 3 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Repræsentantskabet foretog nyvalg af Jan Dahl (på valg igen i 2017), Flemming Buss ( på valg igen i 2016) samt Flemming Grebak (på valg igen i 2017) Repræsentantskabet drøftede i forbindelse med valget, antallet af bestyrelsesmedlemmer og ønskede at der på førstkommende repræsentantskabsmøde blev stillet forslag om vedtægtsændringer på dette punkt således, at de samlede antal bestyrelsesmedlemmer kom op 7. Heraf kunne Side 3 af 5

4 en være udpeget af Domea, hvilket der er tradition for i mange af de selskaber som Domea administrerer. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Som suppleanter valgtes Annie Munk, Jette Mejhart samt Jeanet Strømmen. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2014 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Repræsentantskabet foretog genvalg af Revisionsaktieselskabet BDO. 11 Valg af medlem til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Køge kan vælge op til 1 repræsentanter. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 1 medlem til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Referat: Repræsentantskabet besluttede at overlade til organisationsbestyrelsen, at udpege repræsentanten. Side 4 af 5

5 12 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. Referat: Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation 13 Eventuelt Referat: Intet Som dirigent og referent: Bent Michelsen Som formand: Jan Dahl Side 5 af 5