Arbejdsgang for barsler institutioner

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Arbejdsgang for barsler institutioner"

Jacob Krog
8 år siden
Visninger:

1 Dato Dok.nr Sagsnr Ref. Arbejdsgang for barsler institutioner Indhold Meddelelse om graviditet... 2 Fraværsregistrering af graviditeten... 2 Bekræftet modtagelse af anmeldt graviditet... 2 Faktisk fødsel... 2 Fædreorlov... 3 Barselsaftale... 3 Bekræftelse på modtagelse af barselsaftale... 4 Refusion... 4 Indlæggelse med barnet... 4 Dødfødsel, barnets død, eller bortadoption... 4 Bilag 1 Vejledning til indberetning af Barsel og Graviditetsgener i Vagtplan... 5 Bilag 2 Vejledning i oprettelse af barselssag i Rollebaseret Indgang /9

.. 3 Bekræftelse på modtagelse af barselsaftale... 4 Refusion... 4 Indlæggelse med barnet... 4 Dødfødsel, barnets død, eller bortadoption.

2 Meddelelse om graviditet Aftaleholder skal meddele lønmodtagerens graviditet til Personalekonsulenten (lønmodtageren skal senest 3 mdr. før forventet fødsel meddele Aftaleholder om graviditeten): 1. Anmeldelsen skal ske via blanket Anmeldelse af graviditet/adoption i Netblanket. 2. Aftaleholder gemmer dokumenterne i Personalemappen sammen med kopi af vandrejournal med ultralydsfastsat terminsdato. 3. Aftaleholder giver besked til Personalekonsulenten om at dokumenterne er lagt i Personalemappen. 4. Her er et link der kan hjælpe til beregningen af barslen: Fraværsregistrering af graviditeten Vagtplanbrugere: Fraværet registreres i Vagtplan jfr. proceduren i Vagtplan se bilag 1. Ikke vagtplanbrugere/øvrige: Aftaleholder opretter en barselssag i Rollebaseret Indgang under fanen Fravær/nærvær Se bilag 2. Personalekonsulenten enten indberetter eller kontrollerer, at Aftaleholder har indberettet BA, GG eller NSG (8 uger før forventet fødsel) i Rollebaseret Indgang. Bekræftet modtagelse af anmeldt graviditet Personalekonsulenten sender skrivelse til lønmodtageren: Bekræftet modtagelse af anmeldt graviditet. Barselsskema til udfyldelse medsendes skrivelsen. Kopi af skrivelse samt evt. barselsskema sendes pr. mail til Aftaleholderen. Alternativt sendes der besked til Aftaleholderen om at skrivelse ligger i Personalemappen. Faktisk fødsel Personalekonsulenten bliver automatisk via Folkeregistret gjort opmærksom på faktisk fødsel i meddelelser i KMD Opus. Vagtplanbrugere: Faktisk fødsel indberettes jfr. proceduren for vagtplan se bilag 1. 2/9

Aftaleholder gemmer dokumenterne i Personalemappen sammen med kopi af vandrejournal med ultralydsfastsat terminsdato. 3.

3 Ikke vagtplanbrugere/øvrige: Foretager sig ikke noget. Fædreorlov Faderen har ret til indtil 2 ugers fravær inden for de første 14 uger efter fødslen. Faderen skal underrette Aftaleholderen med 4 ugers varsel, hvornår han forventer at påbegynde fraværet samt om længden af fraværet. De 2 uger skal gives i sammenhæng. Faderen og Aftaleholder laver en skriftlig aftale om fraværets længde samt dets placering efter faktisk fødsel. Der gives besked til Personalekonsulenten om, at aftalen er lagt i Personalemappen. Vagtplanbrugere: Fraværet indberettes i vagtplan jfr. proceduren for vagtplan se bilag 1. Ikke vagtplanbrugere/øvrige: Personalekonsulenten enten indberetter eller kontrollerer, at Aftaleholder har indberettet fraværet i Rollebaseret Indgang. Barselsaftale Aftaleholderen skal sammen med lønmodtageren udfylde og aflevere barselsskema senest 8 uger efter fødslen til Personalekonsulenten. Husk i den forbindelse at aftale afholdelse/udbetaling/overførsel af ferie og 6. ferieuge samt overførsel/afholdelse af omsorgsdage jfr. gældende regler. Skriv indgåede aftaler i barselsaftalen. Vagtplanbrugere: Afholdelse af ferie, 6. ferieuge og omsorgsdage indberettes i Vagtplan af Aftaleholder. Udbetaling/overførsel af ferie og 6. ferieuge indberettes i Rollebaseret Indgang af Aftaleholder. Overførsel af omsorgsdage indberettes i Rollebaseret Indgang af Aftaleholder. Ikke vagtplanbrugere/øvrige: Udbetaling/overførsel/afholdelse af ferie og 6. ferieuge indberettes i Rollebaseret Indgang af Aftaleholder. Overførsel/afholdelse af omsorgsdage indberettes i Rollebaseret Indgang af Aftaleholder. Evt. barselsvikarer ansat uden tidsbegrænsning 3/9

Faderen og Aftaleholder laver en skriftlig aftale om fraværets længde samt dets placering efter faktisk fødsel. Der gives besked til Personalekonsulenten om, at aftalen er lagt i Personalemappen.

4 Ved indgåelse af barselaftalen skal Aftaleholder huske at meddele evt. barselsvikar en slutdato ved at fratræde barselsvikaren i Rollebaseret Indgang med bemærkning om, at barselsvikariatet slutter. Bekræftelse på modtagelse af barselsaftale Når Personalekonsulenten har modtaget barselsskemaet sendes der yderligere en skrivelse til lønmodtageren: Bekræftet modtagelse af barselsaftale. I denne skrivelse gør Personalekonsulenten opmærksom på sidste dag med løn samt vedlægger en kopi af barselsaftalen. Lønmodtageren har selv pligt til at give Udbetaling Danmark oplysning om, hvordan pågældende afholder sin barselsorlov. Dette skal oplyses i god tid inden lønnen ophører. Refusion Personalekonsulenten anmelder alle fraværstyper i forbindelse med graviditeten samt indhenter refusion løbende i barselsperioden i Virk.dk. Indlæggelse med barnet Hvis barnet indlægges inden for de første 46 uger fra fødslen kan orloven med løn forlænges med tilsvarende periode dog max i 3 mdr. Lønmodtageren skal dokumentere indlæggelsen med journaludskrift fra sygehuset eller lægeerklæring. Aftaleholder skal hurtigst muligt kontakte Personalekonsulenten med henblik på at få ændringen indarbejdet i barselsaftalen. Dokumentationen sendes ind til Personaleafdelingen og Udbetaling Danmark underrettes af lønmodtageren. Dødfødsel, barnets død, eller bortadoption Hvis barnet er dødfødt før udgangen af 22. graviditetsuge, har forældrene ingen ret til barsel, men kan sygemeldes med ret til dagpenge af egen læge eller en læge på sygehuset. Sker dødfødslen efter udgangen af 22. graviditetsuge har moren ret til 14 ugers fravær med sædvanlig løn. Faren har ret til 2 ugers sammenhængende fravær med sædvanlig løn inden for de første 14 uger efter fødslen. Dør barnet eller bliver det bortadopteret inden den 32. uge efter fødslen har moren ret til fravær med sædvanlig løn indtil 14 uger efter barnets død eller bortadoption. Faren har ret til 2 ugers sammenhængende fravær med sædvanlig løn inden for de første 14 uger efter fødslen. Orloven kan ikke gemmes eller deles mellem forældrene. 4/9

I denne skrivelse gør Personalekonsulenten opmærksom på sidste dag med løn samt vedlægger en kopi af barselsaftalen.

Bilag 1 Vejledning til indberetning af Barsel og Graviditetsgener i Vagtplan Når en medarbejder går på barsel, skal det indberettes i Vagtplan på følgende måde: På startdatoen for barslen

5 Bilag 1 Vejledning til indberetning af Barsel og Graviditetsgener i Vagtplan Når en medarbejder går på barsel, skal det indberettes i Vagtplan på følgende måde: På startdatoen for barslen dobbeltklikkes på den grå kasse ved siden af tjenesten, eller du stiller dig på det grå felt og vælger Registrer Afvigelse. I boksen der fremkommer, vælges BA. Dernæst udfyldes startdatoen, samt forventet fødselsdato. Systemet beregner selv slutdatoen for barslen som ligger 26 uger efter fødselsdatoen. Når barnet er født indberettes den faktiske fødselsdato ved at dobbeltklikke på afvigelsen og vælge Rediger linie. Når du udfylder den faktiske fødselsdato ændres slutdatoen automatisk. Aftal evt. med medarbejderen at helligdagene afvikles samme dage som de optjenes under barselsorloven, så du slipper for at sende en kopi af tjenesteplanen hver gang der afholdes en FO dag. I den periode hvor medarbejderen får dagpenge, tager Personalekonsulenten medarbejderen af vagtplan. Graviditetsgener indberettes på samme måde som barsel, dog med typen GG. Hvis medarbejderen har Graviditetsgener indtil fødslen, skal GG ikke ændres til BA i Vagtplan 4 uger før fødslen, da det giver den samme refusion. GG skal dog ændres til BA fra dagen efter fødselsdatoen og frem. For at sikre at det overføres korrekt, skal der indberettes slutdato på GG den ene dag og så først dagen efter indberette BA. Ved barsel og adoption er det nu blevet muligt at indberette følgende supplerende koder i Vagtplan: BAF (barsel/adoption fædre/reg. partner), BD (barsel/adoption drypvis), BG (barsel/adoption delvis genoptaget arbejde) og BUD (barsel/adoption udskudt). 5/9

Dernæst udfyldes startdatoen, samt forventet fødselsdato. Systemet beregner selv slutdatoen for barslen som ligger 26 uger efter fødselsdatoen.

Markering for med særydelser fjernes, men markering for med løn skal ikke fjernes, da løntrækket fortsat skal ske af personaleafdelingen af

6 Ved denne type fravær skal Personaleafdelingen, foretage en lønreduktion i medarbejderens løn i Opus Personale. I Vagtplan er det nu muligt, at indberette den korrekte fraværstype, som så videreføres til fraværssystemet Opus Fravær. Markering for med særydelser fjernes, men markering for med løn skal ikke fjernes, da løntrækket fortsat skal ske af personaleafdelingen af hensyn til bl.a. pension og feriepengeberegning. Ved supplerende type på barsel og adoption; vælg fraværstype BA eller AP, klik på pil ned ved supplerende kode og vælg mellem BAF, BD, BG og BUD. 6/9

7 Hvis en medarbejder har nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, kan dette nu indberettes med afvigelsen GG i Vagtplan. Under Suppl. kode vælges NSG Nedsat tjeneste pga. graviditetsgener. Der skal indberettes en Forventet fødselsdato, men ikke en start- og slutdato, da dette skal indberettes dag for dag. Den supplerende type NSG overføres til Opus Fravær. Når perioden er overstået kontakter Personalekonsulenten dig for at få at vide, hvor mange timer medarbejderen har været fraværende. 7/9

Der skal indberettes en Forventet fødselsdato, men ikke en start- og slutdato, da dette skal indberettes dag for dag.

8 Bilag 2 Vejledning i oprettelse af barselssag i Rollebaseret Indgang Gå i Rollebaseret Indgang Vælg fanen Tid og Tillæg Vælg Barsel til venstre 8/9

9 Find medarbejder via Medarbejdersøgning Tast Opret ny Tast Forventet dato for nedkomst: (Ultralydsfastsat termin) Vælg Barsel eller Adoption i Fødselsart Tast Gem Sker der ændringer kan oplysningerne ændres via Rediger Er det forkert kan hele barselsagen slettes (X) 9/9

eller Adoption i Fødselsart Tast Gem Sker der ændringer kan

Relaterede dokumenter

Arbejdsgang for barsel/adoption

Acadre: 15/10954 Arbejdsgang for barsel/adoption 1/11 Revideret den 14. juni 2016 Indhold Meddelelse om graviditet... 3 Graviditetsgener... 3 Faktisk fødsel... 4 Fædreorlov... 4 Barselsaftale... 4 Bekræftelse