Projektbeskrivelse, Passagerpuljen Forprojekt om forbedret trafikinformation på hospitaler

Transkript

1 Projektbeskrivelse, Passagerpuljen Forprojekt om forbedret trafikinformation på hospitaler 1. Projekttitel Forprojekt om forbedret trafikinformation på hospitaler 2. Resumé Alle hospitaler har et stort trafikbehov for både patienter, pårørende og medarbejdere. Dette understøttes af både privat og kollektiv trafik. Desværre oplever stort set alle hospitaler, at den private trafik har en så stor andel, at det dels giver en række praktiske udfordringer parkeringsproblemer, trafikpropper hvilket f.eks. påvirker ambulancekørsel etc. og dels ikke i tilstrækkelig grad udnytter den kollektive trafik og dermed giver generelle trængsels- og CO2 problemer. Antagelsen for dette projekt er, at man i høj grad kan afhjælpe disse udfordringer gennem bedre information til de forskellige brugergrupper. Dette projekt vil således fokusere på at forbedre trafikinformationen for patienter, pårørende og medarbejdere i deres rejse til, på og fra hospitaler. Projektet vil gennemføre en række forskellige tiltag fx rejseplaner, der udsendes ved indkaldelse, touch-standere med trafikinformation og informationskampagne som alle skal være med til at forbedre informationen til brugerne. Projektet vil naturligvis også fokusere på analyse og evaluering af ovenstående tiltag og evt. andre fremtidige tiltag. Dette projekt vil således kunne bruges som eksempel både i forhold til at få flere passagerer i kollektiv trafik (såfremt dette er udbyttet) og i forhold til at afhjælpe nogle af de trafikale udfordringer, som store offentlige institutioner som bl.a. hospitaler har. 1

2 3. Baggrund Baggrunden for projektet er de udfordringer, der ligger i at transportere rigtigt mange brugere med forskellige formål, udgangspunkt og rejsevaner til, fra og rundt på samme snævre område. Fokus for projektet er at forsøge at håndtere disse udfordringer med afsæt i forbedret information og forsøge at afdække, om relativt lave investeringsomkostninger (i form af forbedret information) kan have relativt stor effekt. Projektet fokuserer på steder, hvor der er stor gennemstrømning af brugere og hvor sådanne tiltag derfor potentielt kan have stor samlet effekt både i forhold til flere passagerer i kollektiv trafik, men også generelt i forhold til håndtering af ovenstående udfordringer. 4. Formål Det overordnede formål med projektet er at afklare, hvordan forbedret information omkring mulighederne for kollektiv trafik kan øge brugen og dermed antallet af passagerer specielt på steder, hvor der er stort potentiale helt konkret hospitaler. Denne information skal gives inden, under og efter transport, fra dør til dør (helt til den enkelte afdeling) og være sammenhængende, både på tværs af kollektiv trafik og i sammenhæng med information om hospitalet og intern transport. Projektet har derudover som formål at afdække, hvorvidt man gennem forbedret information omkring kollektiv trafik kan afhjælpe specifikke udfordringer på hospitaler (men som dog kan genfindes en række andre steder) som lokale trafikale problemer, udeblivelse til aftaler med det offentlige og rejsetid hos personalet, og dermed hente økonomiske og ressourcemæssige gevinster udover det grundlæggende mål om flere kunder i kollektiv trafik. Projektet har således til formål at bruge Rejseplanens data og services i en ny sammenhæng for skabe værdi både i form af flere kunder i kollektiv trafik, men samtidig merværdi for de øvrige deltagende parter. 2

3 5. Projektets indhold Projektet gennemføres som en række forskellige tiltag, der alle handler om bedre information om kollektiv trafik. Det samlede projekt og hvert enkelt tiltag vurderes i forhold til den reelle effekt og de opsatte succeskriterier. Projektet gennemføres i samarbejde med Region H. og Herlev Hospital. Der vil være fokus på at sikre videns- og teknologioverførsel til alle interesserede og relevante parter under og efter projektet. Det samlede projekt indeholder følgende aktiviteter / tiltag (disse er uddybet efterfølgende): 1. Projektopstart - detailplanlægning 2. Brugerinvolvering og analyse - afklaring af konkrete behov i forhold til hvert enkelt tiltag og generelt i forhold til brugerbehov på og omkring hospitaler når der gælder transport til og fra og på hospitalet 3. Implementering af konkrete tiltag - teknisk / praktisk implementering a. Rejseplaner sendes til patienter sammen med indkaldelse b. Intern wayfinding på hospitalet c. Touch-standere med rejseplanlægning d. Medarbejderinformation til bedre transportvalg 4. Drift - driftsperiode med relevante tiltag 5. Evaluering - evaluering af tiltag set fra brugerne, organisation og andre relevante aktører 6. Afrapportering - opsamling og afrapportering af det samlede projekt 1) Projektopstart er en intern projektaktivitet, der (belært af erfaring) tager kalendertid og er nødvendig for at sikre, at projektet og alle relevante deltagere og interessenter kommer godt i gang og at projektet bliver detailplanlagt. Aktiviteten gennemføres som en række møder med projektdeltagere og internt arbejde i projektgruppen. Detaljeret projektplan 2) Brugerinvolvering og analyse er en afgørende del af projektet, dels for at kunne lave en 0-punktsmåling til den efterfølgende evaluering af de implementerede tiltag, men i endnu højere grad for at få nødvendigt input til det endelige design af disse tiltag. Samtidig med brugerinvolveringen omkring de konkrete tiltag, der afprøves i forprojektet, laves der en analyse, der fokuserer mere generelt på behovene hos brugerne på hospitaler, når der gælder transport til og fra og på hospitalet. Denne aktivitet gennemføres i samarbejde med et eksternt analysebureau, og den endelige udformning afklares i projektopstarten, men det forventes, at der gennemføres brugerundersøgelser og -interview, fokusgrupper etc. for at afdække brugernes behov. Resultatet af denne aktivitet er dels et grundlag for evalueringen og dels et konkret afsæt for den bedste implementering af hvert enkelt tiltag. Aktiviteten gennemføres af et eksternt analysebureau og forventes gennemført som workshops og spørgeskema / interviewundersøgelser. 3

4 0-punktsmåling (beskrivelse) af brugerbehov, samt designbeskrivelse (af hvert enkelt tiltag). Rapport med beskrivelse af generelle brugerbehov og resultater af analyser. 3) Implementering af konkrete tiltag igangsættes umiddelbart efter afslutningen af brugerinvolveringen. De konkrete tiltag er som følger: Rejseplaner ved indkaldelse Der implementeres en teknisk løsning, der gør det muligt at udsende rejseplaner med patientindkaldelser. Løsningen integreres således, at udsendelse sker automatisk og vedlægges den øvrige information, hvilket ikke giver ekstra arbejdsgange for den enkelte medarbejder. Endvidere implementeres muligheden for at patienten kan vælge rejseplanen som SMS eller som , såfremt dette er muligt for den enkelte patient. Mulighederne for alternative distributionskanaler afsøges i analysefasen, og såfremt det giver mening og kan afholdes indenfor de økonomiske rammer af projektet afprøves disse også. Rejseplanen-løsningen implementeres af hospitalets IT-afdeling og deres systemleverandør, og af Rejseplanen A/S. Intern wayfinding Sideløbende med dette igangsættes et implementeringsaktivitet omkring Wayfinding internt på hospitalet, således at brugeren / patienten bliver ledt hele vejen til den relevante afdeling. Projektet køres sideløbende med dette pilotprojekt og igangsættes i samarbejde med en privat virksomhed der indgår i pilotprojektet. Løsningerne tænkes sammen således at slutbrugeren får en samlet rejseplan fra (hoved-) dør til (afdelings-) dør. Der lægges fokus på også at evaluere dette i evalueringsfaserne både med fokus på en sådan løsning og effekten for slutbrugeren, men samtidig både mulighederne og effekterne i et sådan sammenfatning af data, med skelen til mulig udbredelse til andre brancher / dataområder etc. Wayfinding projektet gennemføres og finansieres af en ekstern leverandør (House of IT) i samarbejde med hospitalet. Touch-standere Der opsættes Rejseplanen-touch-standere, hvor brugere kan søge rejseplaner og finde generel trafikinformation. Dette sker som et supplement til de nuværende informationsskærme og skal understøtte et behov for A til B planlægning. Der kan også indlægges generel information om hospitalet og intern transport. Touch-standerene opsættes og driftes af en ekstern leverandør. Indhold leveres af Rejseplanen A/S og evt. deltagende hospitaler. Medarbejderinformation 4

5 Der igangsættes en mindre intern kampagne rettet mod medarbejdere omkring deres trafikvalg. Til dette bruges Rejseplanens services som BilRejseplanen, miniafgangstavler etc. Kampagnen skal være med til at sikre, at medarbejderne har taget et informeret valg omkring deres transport. Kampagnen og de forskellige løsninger implementeres af hospitalets kommunikationsafdeling og Rejseplanen A/S. Implementering af hvert enkelt tiltag og en beskrivelse af implementeringsforløb (til brug ved senere udbredelse af disse tiltag). 4) Pilotperiode på 4 6 måneder for at sikre, at de enkelte tiltag er blevet fuldt implementeret og brugerne har haft tid til at bruge og forstå disse. Ingen forventede leverancer. 5) Evaluering gennemføres i slutningen af driftsperioden og gennemføres for hvert enkelt tiltag. Evalueringen gennemføres af et eksternt analysebureau og gennemføres ved målinger, der matcher før-målingerne og ved opsamling med de enkelte deltagere i projektet (eks. interview). En evalueringsrapport, der evaluerer hvert enkelt tiltag og det samlede projekt, med afsæt i de opsatte succeskriterier. 6) Afrapportering sker som en samlet rapport med alle delleverancer og evaluering til Trafikstyrelsen. Med rapporten udarbejdes en casebeskrivelse, der kan bruges til promovering og udbredelse af de konkrete tiltag, både i forhold til kollektiv trafik og de øvrige succeskriterier. En sådan casebeskrivelse kan eks. bruges af regionerne / trafikselskaberme / kommunerne / Trafiksstyrelsen til at udbrede samme / lignende løsninger andre steder. Samlet afrapportering og casebeskrivelse. 5

6 6. Passagertal før projektets gennemførelse Det forventede antal potentielle passagerer, der vil blive berørt af projektet, dækker over patienter, berørende og ansatte på de deltagende hospitaler. Herlev hospital har indlagte patienter og ambulante patienter, ansatte og et ukendt antal pårørende (2007 tal) plus øvrige rejser til og fra hospitalet. Det antages således i denne projektansøgning, at det samlede potentielle passagertal til og fra hospitalet dagligt vil være mellem og passagerer (og dermed det dobbelte antal rejser). 7. Succeskriterier for passagertilvæksten efter projektets gennemførelse Succeskriterierne for passagertilvækst er 3 5 % flere rejser indenfor den berørte passagergruppe (som beskrevet i afsnit 6) i dette projekt. Dog skal det bemærkes, at eftersom dette er et forprojekt, skal projektet netop være med til at afdække effekten (passagertilvæksten etc.) i de konkrete tiltag og afdække evt. andre mulige tiltag og de affødte effekter. 8. Øvrige succeskriterier for projektet Da dette er et for-projekt, er der ikke opstillet (øvrige) konkrete succeskriterier for projektet. Dog er der opsat en række målepunkter, der vil blive analyseret i projektet. Disse er: Er de enkelte tiltag med til at forbedre det generelle image af kollektiv trafik, f.eks. omkring sammenhæng mellem transportformer, frekvens, tilgængelighed etc. Er de enkelte tiltag med til at nedbringe antallet af patienter, der udebliver fra aftaler og i så fald hvad er / hvor stor er effekten? Er de enkelte tiltag med til at nedbringe / formindske de trafikale udfordringer ved og omkring hospitalet (manglen på P-pladser, kø ved udkørsel etc.) og i så fald hvad er / hvor stor er effekten? Med afsæt i evalueringen udarbejdes en decideret business-case for de relevante tiltag, der beskriver den konkrete effekt og den økonomiske gevinst. Business-casen skal være en del af den samlede case beskrivelse. 9. Projektorganisering Rejseplanen A/S står som projektejer overfor Trafikstyrelsen, men projektet forankres praktisk hos Rejseplanen A/S, Region Hovedstaden og Herlev Hospital. Rejseplanen leverer projektledelsestimer og bidrager i øvrigt med ressourcer til projektet i det omfang, det kræves. Herlev hospital leverer projektressourcer til udviklingsarbejdet og generelle projektressourcer omkring kommunikation etc. 6

7 Projektet organiseres i en fælles styregruppe med deltagelse af Rejseplanen A/S, Region Hovedstaden og Herlev Hospital (og evt. leverandører). Der etableres underliggende projektgrupper i det omfang, det er nødvendigt. Denne organisering sikrer dels den nødvendige forankring i de relevante organisationer til at gennemføre projektet, men giver samtidig en stærk platform til udbredelse af løsninger til andre hospitaler. 10. Tidsplan Nedenfor er den overordnede tidsplan for projektet skitseret. En detailtidsplan udarbejdes i begyndelsen af hovedaktivitet 1 - projektopstart. Aktivitet Beskrivelse Måneder Kalendertid Hovedaktivitet 1 (afrapportering i februar 2012) Jan Sep 2011 Projektopstart Detailplanlægning 2 måneder Jan Feb 2011 Brugerinvolvering og analyse Implementering af tiltag Afklaring af konkrete behov i forhold til hvert enkelt tiltag (2 måneder) / generel afklaring af brugerbehov på og omkring hospitaler når der gælder transport til og fra og på hospitalet (4 måneder) Aktiviteterne igangsættes samtidig. Teknisk / praktisk implementering 2 (4) måneder Mar Juni måneder Maj Dec 2011 Hovedaktivitet 2 (afrapportering i april 2012) Pilotperiode Driftsperiode med relevante tiltag Sep 2011 Apr måneder Sep Feb 2012 Evaluering Afrapportering Evaluering af tiltag set fra brugerne, organisation og andre relevante aktører Opsamling og afrapportering af det samlede projekt 2 måneder Feb Mar måned Apr Rapportering af projektet Den samlede plan for leverancer til afrapportering er beskrevet i tidsplanen og beskrivelsen af effektmålingerne findes dels i afsnittet om projektets indhold og dels i afsnittene om succeskriterier. Der afrapporteres for hver enkelt hovedaktivitet. Dog er det værd at bemærke, at der udarbejdes en casebeskrivelse, der kan bruges til at videreformidle de gode erfaringer og tiltag. 7

8 12. Projektets finansiering Se vedlagte budget for en detaljeret beskrivelse af de enkelte aktiviteter. Rater: Projektet opdeles i 2 rater med tilhørende afrapportering. Hver enkelt rate følger hovedaktiviteterne i budgettet. 8