Brugervejledning til SMS-database i Lotus Notes.

Transkript

1

2 Brugervejledning til SMS-database i Lotus Notes. Denne brugervejledning er skrevet til personer, som har rollen [User] i denne SMS database. Åbn database 3 Oversigten: Mine SMS 4 Opret SMS 5 Oversigten: Min Brugerprofil 7 Opret Brugerprofil 8

3 Åbn database Når du åbner databasen, er skærmbilledet delt op i to dele. 1. Øverste del Oversigt Mine SMS, indeholdende alle dine oprettede SMS-beskeder. 2. Nederste del Oversigt Min Brugerprofil, indeholdende din Brugerprofil.

4 Oversigten: Mine SMS I oversigten Mine SMS, findes alle SMS-beskeder, som du har oprettet. Der er 4 knapper i denne oversigt: 1. Rediger Ved klik på denne knap, kan en ikke afsendt SMS-besked redigeres. 2. Opret SMS Ved klik på denne knap, opretter du en SMS-besked. 3. Hjælp Ved klik på denne knap åbnes dokumentet Brug af denne database. 4. Afslut Ved klik på denne knap, lukkes databasen.

5 Opret SMS For at sende en SMS-besked, skal der på denne formular, udfyldes 7 11 felter. 1. Modtager/Tekst 1.1. Tekst: Dette felt skal indeholde selve SMS-beskeden. Feltet kan max indeholde 640 tegn, dvs. 4 stk. SMSbeskeder. 1 SMS-besked bliver delt op for 160 tegn. Der kan ved hjælp at knappen Indsæt skabelon, indsættes standardtekster, som brugeren selv har oprettet i sin Brugerprofil. Det er kun dokumentets forfatter, som kan læse indholdet af dette felt Send til enkelte (valgfri): Dette felt skal indeholde en modtager af SMS-beskeden. Dette kan gøres ved enten at bruge knappen Vælg modtagere, klikke på den lille trekant ved siden af feltet eller at skrive modtagers mobilnummer i feltet. Skal der være flere modtagere af SMS-beskeden, adskilles hver modtager med et komma (,) Send til gruppe (valgfri): Dette felt skal indeholde det gruppenavn, som SMS-beskeden skal sendes til. Dette kan gøres ved at klikke på den lille trekant ved siden af feltet eller ved at skrive gruppenavnet i feltet. Flere grupper adskilles med komma (,) Afsender: Her vælges den/det tekst/nr. som skal stå som afsender af SMS-beskeden. Valgmulighederne kan også ses på din Brugerprofil. Vil man sende en hurtig SMS-besked, er det kun disse 4 ovenstående felter som skal udfyldes. 2. Flash 2.1. Flash SMS: Sættes feltværdien til Nej, vil SMS-beskeden forekomme i modtagers indbakke på mobiltelefonen. Sættes feltværdien til Ja, vil SMS-beskeden fremkomme direkte på displayet, på modtagers mobiltelefon. 3. Dato/tid 3.1. Dato/tid for levering: Dette felt skal indeholde dato og tidspunkt for levering af SMS-beskeden. Sættes leveringstidspunktet, før den aktuelle tid, vil SMS-beskeden blive leveret hurtigst muligt. 4. Mail kopi 4.1. Send kopi via mail: Sættes feltværdien til Ja, fremkommer der endnu 2 felter, som skal udfyldes. 5. Mail til 5.1. Send kopi til: Dette felt skal indeholde mailadressen/navnet på den modtager, som skal modtage SMS-beskeden via mail. Der kan enten vælges modtager fra standard Notes adressebøger eller skrives en mailadresse manuelt. Skal der være flere modtagere af kopien, adskilles hver modtager med et komma (,). 6. Vedr.

6 6.1. Vedr.: Dette felt skal indeholde f.eks. emnet for SMS-beskeden. 7. Modtag status 7.1. Modtag status: Sættes feltværdien til Ja på telefon eller Ja på mail fremkommer der endnu 2 felter. 8. Status tid 8.1. Modtag status efter 5 minutter: Dette felt skal indeholde antallet af minutter, der skal gå efter SMS-beskeden er afsendt, før en status skal afsendes til enten en mobiltelefon eller en mailadresse. Antallet af minutter må ikke være under Send status til mobil/mail 9.1. Send status til mobilnummer/ekstern mail Baseret på valget af felt 9, vil der her fremkomme enten et felt, som skal indeholde et mobilnummer eller et felt, der skal indeholde en mailadresse. Mailadressen må ikke være en typisk Notes mailadresse, da der bliver sendt ud af huset. Skal der være flere modtagere, adskilles hver modtager med et komma (,). Du vil på SMS-formularen kunne se din egen Brugerprofil, som du også kan få adgang til her. Klik på knappen Send SMS for at afsende din SMS-besked.

7 Oversigten: Min Brugerprofil I oversigten Min Brugerprofil, findes din personlige Brugerprofil. Du skal oprette en Brugerprofil inden du kan afsende en SMS-besked. Der er 5 knapper i denne oversigt: 1. Rediger Ved klik på denne knap, kan en Brugerprofil redigeres. 2. Opret Brugerprofil Ved klik på denne knap oprettes din personlige Brugerprofil. Efter oprettelse af Brugerprofil, er det muligt at redigere i Brugerprofilen. Denne knap vil forsvinde når du har oprettet din Brugerprofil. 3. Afsender Send mobilnummer Denne knap bruges, hvis [User] har ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Ved klik på denne knap, bliver man, i en boks, bedt om at indtaste det mobilnummer, som skal stå som afsender, på [User] s fremtidige SMS-beskeder. Der vil her efter blive sendt en pinkode til dette mobilnummer. Når man har modtaget pinkoden benyttes knappen Afsender 2. Send pinkode Send pinkode Denne knap bruges, hvis [User] har ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Ved klik på denne knap, bliver man, i en boks, bedt om at indtaste den modtagne pinkode. Denne pinkode bliver så sendt og valideret. Passer pinkoden, er det afsendte mobilnummer nu sat ind som et af [User] s afsendernumre Hent liste Denne knap bruges, hvis [User] har ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Ved klik på denne knap, hentes en liste over mulige afsendernumre som [User] kan bruge. Listen indsættes direkte på [User] s Brugerprofil og på fremtidige SMS-beskeder. 4. Hjælp Ved klik på denne knap åbnes dokumentet Brug af denne database. 5. Afslut Ved klik på denne knap, lukkes databasen.

8 Opret Brugerprofil Når du har klikket på knappen Opret Brugerprofil oprettes en sådanne automatisk. Det kan forekomme at der allerede er oprettet en Brugerprofil med samme Brugernavn og Adgangskode. Hvis dette er tilfældet, vil der i oversigten Min Brugerprofil, være et rødt X i kolonnen Status. For at afhjælpe en fejlbehæftet Brugerprofil, skal denne slettes og oprettes på ny. Det er kun Administrator, som kan slette Brugerprofiler. Kontakt derfor din Notes-Administrator. Når en Brugerprofil er oprettet med sit eget Brugernavn og sin egen Adgangskode, vil der i oversigten Min Brugerprofil være et grønt i kolonnen Status. På en Brugerprofil, kan du redigere felterne Standard afsender, Skabeloner til SMS samt feltet Signatur. Klik på knappen Rediger for at redigere Brugerprofilen. 1. Standard afsender I dette felt vælges, hvilken af de mulige afsendernumre, der skal benyttes som standard. Denne værdi vil blive overført til SMS-beskeden, når denne oprettes. 2. Skabeloner til SMS I dette felt er det muligt at tilføje/slette skabelontekster, som kan bruges når du skal oprette en SMSbesked. Ved indtastninger af flere skabelontekster, adskilles disse med linieskift. 3. Signatur I dette felt er det muligt at skrive en signatur til dine fremtidige SMS-beskeder. Signaturen overføres automatisk til dine fremtidige SMS-beskeder, hvis denne gøres aktiv. Klik på knappen Gem & Afslut for at gemme de nye indstillinger. Grupper: For at oprette en personlig gruppe, klikkes der på knappen Opret gruppe. Felterne Gruppenavn og Mobilnumre udfyldes, hvorefter dokumentet kan gemmes ved at klikke på knappen Gem & Afslut. Gruppen vil derefter ligge som et responsedokument til Brugerprofilen.