Et navn der forpligter

Transkript

1 Organisationsmanual

2 Et navn der forpligter Kvalitet Service opstod efter en fusion mellem de to servicevirksomheder A-Z byg og Clean Dejavu i Begge virksomheder havde gennem årene opbygget en betydelig erfaring i løsning af serviceopgaver indenfor byggeri og rengøringsservice. For at tilpasse sig markedet, valgte Kvalitet Service i 2008 at fokusere sine kræfter udelukkende på professionel erhvervsrengøring. Fra en beskeden start med få medarbejdere, har Kvalitet Service udviklet sig til en større rengøringsvirksomhed med en bred vifte af services og med kunder indenfor både den offentlige og private sektor. Den store succes skyldes dels vores evne til at behandle vore kunder individuelt, dels vores store fokus på veluddannede og kompetente medarbejdere. Gennem velafprøvede og dokumenterede processer, sikrer vi kvaliteten i det daglige arbejde under hensyn til arbejdsmiljø og globalt miljø. Grundlaget for vort samlede arbejde udgøres af en stærk virksomhedsorganisation, som er udførligt beskrevet i denne manual gennem målsætning for virksomheden, organisationsdiagram, kompetenceniveauer mv. Velkommen til Organisationsmanual for Kvalitet Service! Indhold Organisationsmanual Velkomst og indhold Side 2 Indledning Side 3 Målsætning for virksomheden Side 4 Organisationsdiagram Side 5 Ansvar og kompetencer Side 6 Ansvarsområder Side 7 Profilbeskrivelse af Kvalitet Service Side 8 Organisationsmanualen er udarbejdet af Kvalitet Service, november 2010 og vil løbende blive revideret og optimeret.

3 Indledning Som anført på foregående side, har Kvalitet Service gennem årene opbygget væsentlige kompetencer indenfor løsning af serviceopgaver i byggeri og rengøring. Fra 2008 blev fokus rettet mod professionel erhvervsrengøring. Fra en beskeden start med få medarbejdere, har Kvalitet Service udviklet sig til en større rengøringsvirksomhed med en bred vifte af services og med kunder indenfor både den offentlige og private sektor. Visionen for Kvalitet Service er at fortsætte virksomhedens sunde vækst og fortsat kunne tiltrække markedets bedste medarbejdere. For vore medarbejdere er vores vigtigste ressource. Til dokumentation for vore værdier og vores overordnede processer, har vi udarbejdet en række manualer, som bl.a. omfatter Kvalitet, Miljø, Personale og Implementering. En stor medarbejderstab kræver imidlertid også en robust organisationsstruktur og nogle klart definerede retningslinjer, som virksomheden kan fungere efter. Vi har derfor udarbejdet denne manual, som beskriver vores organisationsstruktur samt de entydige værdier og kvalifikationer, som kendetegner denne. Organisationsmanualen definerer således kompetencer og ansvarsområder for alle dele af vores organisation og udgør som sådan sammen med virksomhedens øvrige manualer grundlaget for vores daglige arbejde. Organisationsmanual Side 3

4 Målsætning for virksomheden Målsætningen for Kvalitet Service er formuleret i følgende tre delmål: Udvikling og styrkelse af kerneydelserne i virksomheden, som omfatter daglig rengøring og supplerende services. Udvikling og fastholdelse af medarbejderstaben for at opretholde en attraktiv arbejdsplads med fokus på gensidigt samarbejde. Målrettet arbejde med virksomhedens vækst, så mål bliver til resultater. Samtidig skal vi beskæftige branchens bedste medarbejdere, som med stort engagement og tilknytning til virksomhedens corporate identity, skaber det kvalitetsprodukt, som vore kunder har krav på. Vi forventer således meget af vore medarbejdere, men vi yder til gengæld også den faglige og organisatoriske opbakning, som de har behov for, for til stadighed at kunne præstere deres bedste. Virksomhedens overordnede målsætning er således at skabe de bedste rammer for levering af rengørings- og serviceydelser af høj kvalitet. Dette skal til stadighed baseres på bæredygtige holdninger til kvalitet, miljø og personale, som er klart formuleret i vore manualer herfor. Organisationsmanual Side 4

5 Organisationsdiagram Kvalitet Service har fastlagt en specifik organisationsplan for virksomheden, der er defineret på denne side. Organisationsplanen ligger til grund for det daglige arbejde i Kvalitet Service og har primært til hensigt, gennem stabsfunktionerne, at understøtte virksomhedens driftsafdeling. Der kan forekomme reguleringer i organisationsstrukturen i forbindelse med løsning af specifikke serviceopgaver. Indkøb Ansvarlig for indkøb under hensyn til retningslinjerne i virksomhedens manualer Administration/Økonomi Ansvarlig for den daglige håndtering af økonomi og administration Ledelse Overordnet ansvarlig for virksomhedens daglige drift samt formulering af procedurer Serviceleder Ansvarlig for de lokale driftsopgaver i sit distrikt Salg og Udvikling Ansvarlig for salg under hensyn til retningslinjerne i virksomhedens manualer Personale Ansvarlig for HR under hensyn til retningslinjerne i virksomhedens manualer Til stede i arbejdstidsrummet på arbejdspladsen Arbejdsleder (større arbejdspladser) Servicemedarbejder Ansvarlig for egenkontrol Organisationsmanual Side 5

6 Ansvar og kompetencer Ledelsens ansvar og kompetence Ledelsen i virksomheden er overordnet ansvarlig for virksomhedens drift og aktiviteter. Dette omfatter bl.a. formuleringen af de retningslinjer og procesbeskrivelser, som ligger til grund for virksomhedens Kvalitetsstyring, Miljøpolitik samt Personalepolitik. Endvidere påhviler det ledelsen, at alle driftsprocedurer efterleves i overensstemmelse med virksomhedens retningslinjer herfor. Ledelsen i virksomheden er kompetent til at varetage forhandlinger på beslutningstagerniveau. Stabsfunktionernes ansvar og kompetence Indkøbsafdelingen er ansvarlig for indkøb af alle remedier, kemi, maskiner og andre driftsmidler, som virksomheden benytter i det daglige. Afdelingen skal således efterleve virksomhedens overordnede retningslinjer herfor, især dem som er beskrevet i vores Miljøpolitik og som bl.a. omfatter konsekvent indkøb af remedier og kemi, som er mindst mulig miljøskadelige og fremmende for medarbejdernes arbejdsmiljø. Dette omfatter bl.a. indkøb af Svanemærkede produkter og brug af mikrofiberbaseret teknologi til daglig brug. Salgsafdelingen skal sikre kvalificeret og tilstrækkeligt detaljeret tilbudsgivning på nye opgaver samt sikre indgåelse af aftaler, som bl.a. lever op til virksomhedens retningslinjer for Kvalitet og Miljø. Salgsafdelingen må således alene afgive tilbud, som er i nøje overensstemmelse med virksomhedens overordnede retningslinjer for acceptable kvadratmeterydelser og et sundt arbejdsmiljø for vore medarbejdere, som sikrer varige ansættelsesforløb. Administration/Økonomi er ansvarlig for den daglige administration og økonomihåndtering. Administrationen varetager endvidere opgaver på tværs af virksomhedens afdelinger og overvåger til stadighed virksomhedens økonomiske fundament. Personaleafdelingen er ansvarlig for håndtering af alle personalemæssige forhold, herunder rekruttering, ansættelse, instruktion, uddannelse og generel varetagelse af personalet i overensstemmelse med virksomhedens Personalepolitik. Driftsafdelingens ansvar og kompetence Servicelederne er ansvarlige for varetagelse af driftsopgaverne i deres tildelte område med direkte reference til driftsledelsen. Endvidere er de enkelte serviceledere ansvarlige for instruktion af medarbejdere, kvalitetsopfølgning samt kontakt til kunderne. Servicemedarbejderne er ansvarlige for egenkontrol af deres daglige indsats, som den er beskrevet i vores overordnede kvalitetsmanual. Organisationsmanual Side 6

7 Ansvarsområder Kvalitet Service har defineret ansvarsområderne for de enkelte stabsfunktioner i forhold til virksomhedens overordnede retningslinjer for Kvalitet, Miljø og Personale. Kvalitet varetages på overordnet niveau af driftsledelsen. Ledelsen har således formuleret specifikke retningslinjer og procesbeskrivelser for kvalitetshåndtering. I overensstemmelse hermed er det pålagt den enkelte serviceleder at gennemføre kvalitetssikring af sine underlagte medarbejderes indsats, bl.a. gennem vedvarende kontrol af de tildelte arbejdsområder, og dokumentere dette ved hjælp af kvalitetsrapporter. Samtidig skal servicelederen opretholde en åben og fagligt orienteret dialog med den enkelte kunde og sikre korrekt instruktion og kvalitetsopfølgning i forhold til den enkelte servicemedarbejder. Disse operationer bakkes op af ledelsen i Kvalitet Service. Miljø varetages på overordnet niveau af ledelsen, som i overensstemmelse med virksomhedens Miljøpolitik har pålagt de enkelte stabsfunktioner at agere under størst muligt hensyn til globalt miljø samt arbejdsmiljøet for vore medarbejdere. Dette gælder især ved indkøb af kemi og rengøringsremedier samt varetagelse af salg, herunder indgåelse af aftaler, som ikke på nogen måde tilsidesætter overordnede miljøhensyn. Personalet varetages på overordnet niveau af driftsledelsen, som i overensstemmelse med virksomhedens personalepolitik varetager de daglige processer i forbindelse med personalehåndteringen. Dette omfatter bl.a. rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere, instruktion og uddannelse heraf i samarbejde med de enkelte serviceledere samt håndtering af evt. faglige og ansættelsesmæssige spørgsmål i samarbejde med ledelsen i Kvalitet Service. Organisationsmanual Side 7

8 En uforbindende serviceløsning En rengøringsløsning fra Kvalitet Service er altid baseret på et grundigt forarbejde, hvor vi foretager nøjagtige opmålinger og fastsætter de nødvendige kvalitetsniveauer i samarbejde med kunden. Derefter udarbejder vi et tilbud med entydige beskrivelser af opgavens omfang og et attraktivt prisforslag, som står i nøje forhold til det beskrevne kvalitetsniveau. Kvalitet Service tilbyder en bred vifte af rengøringsservices til institutioner i den offentlige sektor samt private virksomheder i alle størrelser. Vore kerneydelser omfatter følgende primærservices, som er baseret på mange års praktisk erfaring: Daglig rengøring Vinduespolering Hoved-/håndværkerrengøring Linnedservice / Måtteservice Specialbehandling af gulve Kundedefinerede opgaver Vi vil med glæde udarbejde et uforbindende tilbud på løsning af Deres rengørings- og serviceopgaver. Kontakt os allerede i dag på telefon for et uforbindende tilbud. Kvalitet Service er Deres garanti for professionel erhvervsrengøring, hvor - Kunden er i centrum - Ingen opgave er for stor eller for lille - Rengøringen udføres miljøskånsomt - Alle medarbejdere er veluddannede, engagerede og omfattet af overenskomsten Kvalitet Service navnet forpligter! Kobbervej Herlev T F M kontakt@kvali-service.dk W kvali-service.dk