Gratis reservationssystem på Internettet

Transkript

1 Gratis reservationssystem på Internettet

2 Introduktion Valuenetics a/s introducerer nu version 2, af sit bookingsystem til sportsklubber, foreninger, virksomheder og private. Systemet er gratis at anvende og bruges via Internettet. De eneste krav til anvendelse af systemet er en PC og forbindelse til Internettet. En række klubber er allerede i fuld gang. De har oprettet en gratis bookingside på lagt alle deres medlemmer ind og fået en sponsor til at levere PC og Internetforbindelse til klubben. Alle medlemmer kan nu reservere tider på banerne hjemmefra eller fra arbejde. I klubben er det muligt at se, hvem der har booket hvad, og man er dermed sluppet af med det gamle tavlesystem. For de medlemmer, der ikke har Internetforbindelse, er det muligt at ringe til klubben, som så laver reservationen. Klubberne har mulighed for at sende nyheder til medlemmer via systemet. Nyhederne vises, når medlemmerne anvender systemet på Internettet. Dermed kan klubberne hurtigt levere aktuelle nyheder og er i højere grad sikre på, at alle læser dem. Systemet kan anvendes til alle former for reservering, f.eks. tennisbaner, squashbaner, bowlingbaner, golfbaner, badmintonbaner, skydebaner - eller for den sags skyld solcentre, trailere, speedbåde - simpelthen alt som kan reserveres af flere personer. Systemet er udviklet i samarbejde med en række klubber og er derfor blevet grundigt testet med hensyn til faciliteter og brugervenlighed. Systemet tilpasses løbende, efterhånden som der dukker ønsker op fra de aktive klubber. Ønskerne indsamles, vurderes og lægges ind i systemet i et tæt samarbejde med klubberne. Som nævnt er systemet GRATIS, både i anskaffelse og drift, så vores mål med systemet er at skaffe en hovedsponsor, som vil brande sit mærke/firma gennem siden.

3 Opsætning og administration af systemet Klubberne opretter selv deres bookingside og har derefter mulighed for at opsætte systemet, så det opfylder klubbens krav. Her er en lille beskrivelse af systemets muligheder. - Mulighed for at importere alle medlemmer fra ACCESS, EXCEL eller andre programmer, der kan generere kommaseparerede filer. Der er ingen begrænsning på antallet af medlemmer. - Oprette brugere og baner i ubegrænset antal. Der er 3 forskellige type brugere: - Administrator. Har adgang til systemadministrationen og har alle rettigheder på reservationssiden. - Time Manager. Har adgang til at administrere alle reservationer, men ingen systemrettigheder. - Bruger. Almindeligt medlem. - Der kan oprettes kategorier af baner, f.eks. udendørs baner, indendørs baner osv. De oprettede baner kan tilknyttes de oprettede kategorier. På de enkelte kategorier kan der laves følgende indstillinger: - Reservationsmetode. Om der skal reserveres faste tider, eller om brugeren selv kan bestemme varigheden af sin reservation. - Hvor mange medlemmer der må reservere den samme bane på samme tidspunkt. - Hvor mange baner et medlem må reservere på samme tidspunkt, f.eks. hvis der skal bruges 3 baner på et fastlagt tidspunkt til en mini-turnering. - Administratoren definerer selv åbningstiderne på banerne, dvs. hvilke tider der kan reserveres på hvilke dage. - Sidens funktioner defineres af administratoren, og der er mulighed for at indsætte: - Navnet på klubbens reservationsside samt en beskrivelse. - Internetnavnet på siden, f.eks. Vi har flere web-navne at vælge imellem: - BookingPortal.com - BookingPortal.dk - WEBBooking.dk så klubben kan få det navn på nettet, som passer bedst. - Antallet af aktive reservationer et medlem kan have af gangen. Denne indstilling kan også sættes for den enkelte bruger. - Hvilke type brugere, der har adgang til at skrive nyheder på siden. - Hvilke type brugere, der har adgang til at oprette arrangementer på siden. - Hvilke type brugere, der har adgang til online medlemsliste.

4 Administration af reserveringer Administrator og Time Manager har adgang til at: - Oprette og aflyse reservationer for andre brugere. - Indlægge faste gentagne tider, såsom træningstider og banevedligeholdelse. Medlemmerne Det er kun første gang, brugeren logger ind på systemet på en PC, at han skal skrive sit brugernavn - systemet husker navnet, indtil brugeren logger af igen. Brugerne har følgende muligheder: - Overskuelig oversigt over baner og tider, der kan reserveres. Medlemmerne klikker sig ind på den tid, de ønsker at reservere. - Kalender hvor medlemmerne kan vælge den dag, de ønsker at se eller reservere på. - Oversigt over egne, aktive reservationer. - Ved reservation er der mulighed for at invitere andre spillere/medlemmer til at være med. Dette foregår via . - Medlemmerne kan selv ændre deres personlige data samt evt. lægge et billede af dem selv ind, som vil blive vist i medlemskartoteket.

5 Medlemskartotek Komplet kartotek over alle medlemmer i klubben med følgende muligheder: - Søgning på medlemmer i klubben. - Detaljeret information om medlemmerne i klubben, inkl. billede af det enkelte medlem. - Administrator afgør hvilke type brugere, der har adgang til medlemskartoteket. Nyhedssystem Klubnyheder direkte på reservationssiden: - Nyhedsindtastning i online webredigeringsværktøj, giver mulighed for HTML formaterede nyheder. - Nyhederne kan også sendes som til alle medlemmer, der har lagt deres adresse ind i systemet. - Administrator afgør hvilke type brugere, der har adgang til at skrive nyheder på siden. Arrangementsystem Alle arrangementer, der kræver tilmelding, kan oprettes, f.eks. klubfester, turneringer osv. Medlemmerne kan melde sig til via Internettet. Arrangøren definerer selv reglerne for arrangementet, såsom: - Sidste tilmelding - Max. antal deltagere - Tidspunkt for selve arrangementet - Max. antal tilmeldte personer pr. medlem - Overskrift, beskrivelse og evt. billede - Tekst der skal vises, hvis sidste tilmelding er overskredet - Om deltagerlisten for arrangementet skal vises - Om tilmeldelsen er bindende Arrangementet kan ligeledes sendes som til alle medlemmer, der har lagt deres adresse ind i systemet. Arrangementsystemet benytter samme online redigeringsværktøj som nyhedssystemet.

6 Hjemmesidesystem (Mini CMS) Administratorer på systemet vil kunne en komplet hjemmeside direkte i BookingPortalen. Vha. et online Web redigeringsværktøj, kan brugeren uden brug af andre programmer fremstille HTML formaterede sider, og placere disse i en menu som Administratoren selv bygger. Ligeledes vil Administratoren kunne begrænse adgangen til de sider der laves i systemet, så de kun er tilgængelige for f.eks. medlemmer. Menuen med de sider der laves, vil være tilgængelig inden Logon, hvor sider der er tilgængelige for alle besøgende vil blive vist,

7 Sådan kommer I på systemet - Gå på og prøv systemet. Opret jeres klub eller forening i systemet. - Beslutningen om at benytte systemet skal vedtages. Det vil typisk for klubber og foreninger skulle vedtages på en generalforsamling. - Find en person med flair for IT. Kunne f.eks. være en af medlemmerne. - Skaf en PC der som minimum kan køre Windows 98, med Internet Explorer 5.5 eller højere. - Undersøg hvordan PCen skal placeres i klubben. - Skal den placeres i aflåst skab?. - Skal den sikres mod misbrug?. - Bestil som minimum en ISDN forbindelse til klubhuset. ADSL(Bredbånd) er ikke nødvendigt, men kan hvor der er meget aktivitet være billigere. ISDN vil for de fleste være rigeligt. - ADSL. Ca. 400,- i måneden med fri trafik. - ISDN. 490,- i kvartalet, + normal telefontakst. - Importér alle jeres medlemmer ind i systemet, og tilpas systemet til jeres reservationsregler. - Arranger noget undervisning for jeres medlemmer. Det vil gøre medlemmerne mere fortrolige med systemet, og mange spørgsmål vil kunne tages i opløbet. Undervisningsmateriale kan rekvireres hos Valuenetics a/s. - Systemet sættes nu i produktion. Valuenetics a/s laver applikationer til Internettet. Løsningene leveres enten som færdige systemer til vores kunder, eller vi vedligeholder applikationerne fra vores egne servere. Hvis du har spørgsmål til bookingsystemet eller ønsker en snak om mulighederne, så kontakt os pr. telefon eller . Valuenetics a/s Grønnekærvej Sønderborg Tel Fax info@valuenetics.com Web:

8 Hvorfor vælge BookingPortal.com? Systemet er gratis at bruge for både klubben og medlemmerne. Ingen driftsudgifter og ingen opstartsgebyr. Hvorfor betale for noget som i kan få gratis. Let administration Hele opsætningen af siden er så ligetil, at det er klubberne selv, der sætter systemet op. Klubben kan selv udnævne personer til at administrere siden og reservationerne. Nemt for medlemmerne De medlemmer, der har adgang til Internettet, kan sidde derhjemme eller på deres arbejde og reservere baner, se nyheder, læse om arrangementer eller finde kontaktinformationer på andre klubmedlemmer. Siden vil sandsynligvis meget hurtigt blive klubbens informationsorgan. Høj driftsikkerhed Systemet er koblet direkte op til Internettet via en af verdens største og bedste Internetudbyder, WorldCom. Vores driftsservere er fejlsikrede, og der foretages løbende back-up af databaserne. Gennemtestet Systemet har nu været i produktion i flere år, og mere end 5000 aktive brugere på systemet kan ikke tage fejl. Vi foreslår følgende: Opkoblet PC i klubhuset For at kunne reservere fra klubhuset skal der installeres en PC i klubhuset med Internetforbindelse. Vi anbefaler minimum en ISDN-forbindelse, som også vil være det økonomisk mest forsvarlige. Tyveri- og hærværksikring Computeren i klublokalet bør placeres i et computerskab, som kan aflåses, og der bør kun være adgang til skærm, tastatur og mus. Sikring mod misbrug For at minimere udgifter til telefonregningen, bør web-browseren på computeren sikres mod misbrug. Systemet skal kunne låses, så der ikke er adgang til andre sider på Internettet end lige de sider, som hænger sammen med reservationerne og måske et par andre relevante sider. Software til sikring mod misbrug kan hentes gratis på Internettet.