Referat til bestyrelsesmøde. i Køge almennyttige Boligselskab. 17. juni 2021 kl. 16:30. i afdeling Lynggårdens Selskabslokaler

Transkript

1 Side 1 af 36 Initialer 1600 / Lejer : :00 Referat til bestyrelsesmøde i Køge almennyttige Boligselskab 17. juni 2021 kl. 16:30 i afdeling Lynggårdens Selskabslokaler Lynggården 13, 4600 Køge Til stede: Søren Dalgaard, Formand Birgit Ingvor Nielsen Annemette Ohlendorff Frank Frost Karen Keis Claus Rundqvist Viggo Strøm Børsting Annette Pheiffer Jan Karstensen Claus Højgaard Ohlsson Afbud: Jens Jørgensen Fra DAB deltog: Lars Østergaard, afdelingschef Marianne Toftgaard Jensen, teamchef Dorthe Fæster Sørensen, afdelingssekretær

2 Side 2 af 29 Indholdsfortegnelse 1) Køge almennyttige Boligselskab 4 a) Godkendelse af referat 4 b) Orientering ved formanden 4 c) Bestyrelsesforhold 5 d) Personaleforhold Lukket punkt 6 e) Nyt fra Herfølge samdriften 6 f) Evaluering af pilot projekt håndværkerydelser Lukket punkt 7 g) Sundhedsordning Bilag 1 7 h) Orientering fra DAB s bestyrelsesmøde 15. marts i) Frivillige aktiviteter på tværs af selskabets afdelinger 11 j) Planlægning af rundtur i selskabets afdelinger 12 k) TV / antenne / signalforsyning Køge almennyttige Boligselskab (Bilag 2) 12 2) Byggesager 13 a) Nyt aktivitetshus Ellemarken 13 b) Nyt ejendomskontor Herfølge samdriften 14 c) Nybyggeri i Køge almennyttige Boligselskab 16 3) Effektiv drift ) Afdeling Fuglevænget 18 a) Ny køkken- og bad pulje etape ) Afdeling Køgemarken 19 a) Projekt om nedgravet affaldssystem 19

3 Side 3 af 29 6) Afdeling Ellemarken 19 a) Nyt fra Ellemarken Lukket punkt 19 b) Status fra den boligsociale helhedsplan 20 c) Status på tryghedsindsatser i Ellemarken 21 7) Afdeling Torpgården 24 a) Torpgårdens Helhedsplan 24 8) Afdeling Nyemarken 25 a) Afdelingsmøde d. 24. juni 25 9) Afdeling Ll. Skensved 25 a) Ingen afdelingsbestyrelse 25 10) Afdeling Byskovparken 25 a) Ny Antenneaftale 25 11) Afdeling Harens Kvarter 26 a) Ingen afdelingsbestyrelse 26 12) Afdeling Skovbo Ældrebolig 26 a) Generel orientering 26 13) Næste møde 27 14) Eventuelt 28

4 Side 4 af 29 1) Køge almennyttige Boligselskab a) Godkendelse af referat Der er ikke modtaget indsigelser eller rettelser til referatet fra bestyrelsesmødet 3. marts Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver referatet ved formanden. Referat: Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. b) Orientering ved formanden Det indstilles, at bestyrelsen afventer formandens orientering. Referat: Søren Dalgaard oplyste, at han har være til følgende møder: Diverse møder med nye medarbejdere på Køgekontoret samt ny kontorchef Møde i DAB/Strategiudvalget Møde med Marie Stærke - orientering om selskabets aktiviteter. Havde en rigtig god snak Forskellige byggeudvalgsmøder Statusmøde for afdelingerne Ll. Skensved, Harens Kvarter og Skovbo Ældreboliger på foranledning af driftschef og ejendomskontor, der pt. er uden afdelingsbestyrelse. DAB repræsentantskabsmøde Møde i Herfølgesamdriften

5 Side 5 af 29 Telefonmøde d med Lau/Møllegården vedr. beboersag. 3-4 år gammel selvforskyldt vandskade som IKKE af beboer er anmeldt til kontoret. Tom siger, at den skal dækkes af ejendommen. Beboer har IKKE forsikring og lejligheden er meget misligholdt. Lau mener IKKE, at afdelingen skal hæfte for det, men at hele sagen skal takseres som misligholdelse. Tom vil skifte køkken samt genhuse beboer i husvogn på afdelingens regning. Jeg er enig med Lau, men vil lige høre bestyrelsens mening? Marianne Toftgaard Jensen oplyste, at såfremt det er en stabil lejer, kan man aftale en istandsættelse, lade afdelingen lægge ud - for derefter at lave en afdragsordning over 3-4 år. Det er tidligere gjort i vanskelige sager med stor misligholdelse. Søren Dalgaard oplyste yderligere, at der havde været afdelingsmøde i Ellemarken dagen før d. 16. juni og bestyrelsen var gået af grundet et mistillidsvotum. Så Ellemarken er nu uden bestyrelse. Marianne Toftgaard Jensen oplyste, at hun har sagt sin stilling op stopper som teamchef i Køge/Ishøj og starter pr. 1. oktober 2021 som chef konsulent i DAB på 30 timer. Bl.a. for at varetage opgaver for nyt selskab i Ishøj. Det skal også ses som en opgradering af teamet til Køge/Ishøj. Lars Østergaard vil overtage personaleansvaret pr. 1. juli, men Marianne vil fortsætte ledelsen af driften indtil ny teamchef er fundet. Afdelingschef Lars Østergaard præsenterede sig selv. Claus Ohlsson nævnte, at han udpeget endnu en periode for til Køge selskabet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. c) Bestyrelsesforhold

6 Side 6 af 29 Bestyrelsen for Køge almennyttige Boligselskab og de hertil knyttede afdelinger Fuglevænget, Skovparken, Nordgården, Køgemarken, Ellemarken, Torpgården, Blåbærparken, Holmebæk Huse, Præstebanken, Lynggården, Nonnebanken, Nyemarken, Ll. Skensved, Møllegården, Byskovparken, Harens Kvarter og Skovbo Ældreboliger bestod pr. 1. januar 2021 af: Afgangsår: Valgt af: Søren Dalgaard, formand Repræsentantskab Mette Ohlendorff Repræsentantskab Viggo Strøm Børsting Repræsentantskab Claus Lykke Rundqvist Repræsentantskab Annette Pheiffer Repræsentantskab Birgit Ingvor Nielsen, næstformand Repræsentantskab Jan Karstensen Karen Keis Frank Frost Jens Jørgensen Claus Højgaard Ohlsson Med DAB som administrator Repræsentantskab Repræsentantskab Repræsentantskab Ansatte DAB Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. d) Personaleforhold Lukket punkt e) Nyt fra Herfølge samdriften SMS ordningen er blevet opdateret så beboerne selv kan melde ændringer omkring telefonnummer ind.

7 Side 7 af 29 Henover sommeren gennemføres genudbud af e-syns arbejder inden for gulv, maler og rengøring i de 7 Herfølge afdelinger som hører under Køge almennyttige Boligselskab. Ejendomskontoret har i foråret gennemført malerudbud på malerarbejder i Tinggården, Holmebækhuse og Byskovparken. Det har vist sig at medføre besparelser at udbyde malerarbejdet. For nyligt fik Holmebækhuse nedgravede affaldsbeholdere og afdelingerne i samdriften er nu ved at være på plads mht. de nye sorteringskrav. De næste måneder frem er fokus på de grønne områder, som i denne her periode er i vækst. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. f) Evaluering af pilot projekt håndværkerydelser Lukket punkt g) Sundhedsordning Bilag 1 Fastansatte ejendomsfunktionærer har som led i deres ansættelse ret til en arbejdsgiverbetalt sundhedsordning. Boligorganisationer der ikke i forvejen har en sundhedsordning etablerer en ordning i PensionDanmark. (Tidligere blev denne håndteret gennem Falck Healthcare, men nu har PensionDanmark valgt selv at varetage deres sundhedsordning). I Køge almennyttige Boligselskab har I både tegnet en sundhedsordning i PensionDanmark og jeres egen sundhedsordning i Top Danmark. Det kan være uhensigtsmæssigt at have to sundhedsordninger for de samme medarbejdere, derfor har vi nedenfor opstillet en kortfattet sammenligning mellem jeres nuværende ordning og ordningen i PensionDanmark.

8 Side 8 af 29 Top Danmark Tværfaglige behandlinger med lægehenvisning Hurtig diagnose (udredning i privat regi inden 10 dage) og genoptræning Psykolog- og psykiatrihjælp med lægehenvisning Misbrugsrådgivning Sundhedsrådgivning Fysioterapi, kiropraktor, zoneterapi, akupunktur m.m. Landsdækkende behandlernetværk Operation på privat hospital + second opinion (yderligere vurdering af specialist) Sundhedsrådgivning Udvidet hjælp (hjemmehjælp, rekreation m.m.) PensionDanmark Tværfaglige behandlinger uden lægehenvisning Hurtig diagnose (udredning i privat regi inden fem dage) og genoptræning Psykologhjælp uden lægehenvisning Misbrugsrådgivning Sundheds- og socialrådgivning Fysioterapi, kiropraktor øvrige behandlinger efter aftale Landsdækkende behandlernetværk Operation på offentlig hospital Digital sundhedstest med mulighed for opfølgning af sygeplejerske Særlige indsatser ved længerevarende sygdom (Rehabilitering) Pris Top Danmark: Den årlige pris er kr pr. medarbejder. PensionDanmark: For medarbejdere med pension i PensionDanmark (ejendomsfunktionærer) er den årlige pris pr. medarbejder kr For medarbejdere uden pension i PensionDanmark er den årlige pris kr Der vil således være tale om en væsentlig besparelse på prisen. Alternativ leverandør DAB har indgået en aftale med PFA omkring en helbredssikring til medarbejderne i administrationen, som også er en mulighed for de administrerede selskaber. Den årlige pris er kr ,52 pr. medarbejder.

9 Side 9 af 29 Vedlægger oversigt på både PFA Helbredssikring og PensionDanmark sundhedsordning til orientering. Spørgsmål Hvis I på baggrund af ovennævnte overvejer at skifte leverandør på jeres sundhedsordning og har spørgsmål til ordningerne i forhold til, hvad et skift betyder for selskabet og selskabets medarbejdere, er I naturligvis velkomne til at kontakte HR i DAB. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om sundhedsordningen skal flyttes til PensionDanmark, PFA eller anden leverandør. Referat: Bestyrelsen drøftede, om sundhedsordningen skal flyttes til PensionDanmark, PFA eller anden leverandør. Bestyrelsen drøftede sundhedsordningen og besluttede, at overgå til PFA ordningen. Bestyrelsen ønsker, at ordningen evalueres, når der er gået 1 år for at vurdere, om den fungerer tilfredsstillende. h) Orientering fra DAB s bestyrelsesmøde 15. marts 2021 DAB s regnskab Årsregnskabet for 2020 viser et overskud på 8,96 millioner kroner, sammenholdt med et budgetteret resultat på 0,14 millioner kroner. Aktivitetsniveauet i 2020 var lavere på grund af Corona, hvilket har genereret et større overskud end budgetteret. Fremrykning af byggesagerne i Landsbyggefonden har også givet øgede indtægter. DAB har tilbageført 2,5 millioner kr. fra tidligere hensættelser, og DAB s egenkapital er blevet øget gennem en opskrivning af værdien af bygningen på Finsensvej. Det skal nævnes, at DAB har fastholdt sit administrationshonorar siden 2016 og dermed ikke fulgt med pristalsudviklingen. Bestyrelsen godkendte regnskabet, og at der sker en udbetaling af udbytte på kr.

10 Side 10 af 29 Afrapportering fra Effektiviseringsudvalget Udvalget har afsluttet deres arbejde med udarbejdelse af et inspirationskatalog og en mindre pjece som appetitvækker til kataloget. Inspirationskataloget kommer med en række forslag til, hvad selskabsbestyrelse, ejendomsfunktionærer og afdelingsbestyrelse kan arbejde med i forhold til effektiv drift. Inspirationskataloget og pjecen udgives både i en trykt version og på hjemmesiden. Samarbejde med BBC BBC Global News vil producere 15 korte film fra en række europæiske lande, som fortæller om de mange gode og innovative tiltag, der er i almene boligområder i Europa med fokus på grøn og social bæredygtighed. De har derfor taget kontakt til DAB, som har bidraget med forslag til to mulige cases. Filmene vil blive vist på BBC Global News website og Online-Festival film juni DAB s film vil blive lagt på dabbolig.dk. Afgjorte anker af ejendomsvurderinger DAB har i samarbejde med advokatfirmaet Kirk Larsen & Ascanius anket nogle gamle ejendomsvurderinger, hvilket har givet boligafdelinger pengene retur. DAB vil komme med fornyet rådgivning, når der foreligger ny offentlig ejendomsvurdering. Udvalg for Boligkultur og Miljø samt Udvalg for Bæredygtighed Begge udvalg er lagt ind under Strategiudvalget, som fremadrettet vil kunne støtte lokale bæredygtigheds- og beboerdemokratiske projekter. Ansøgningsskema findes på Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning.

11 Side 11 af 29 i) Frivillige aktiviteter på tværs af selskabets afdelinger Selskabets bestyrelse besluttede på sit møde den 22. januar 2020 at nedsætte et udvalg til at opstarte kontakt til de forskellige afdelinger og derigennem finde aktive beboere (ildsjæle), der har lyst til at deltage i dette arbejde. Udvalget fra selskabet består af næstformand i selskabet og afdelingsbestyrelsesmedlem i Ellemarken Birgit Ingvor Nielsen samt bestyrelsesmedlem i selskabet og formand for afdeling Nordgården Karen Keis. Medlemmer fra de enkelte afdelinger, som er tilmeldt udvalget; Peter Jepsen fra Torpgården Maj-britt Bendiksen fra Skovparken Winnie Kruse fra Ellemarken Bilal Gög fra Ellemarken På grund af Corona er det endnu ikke lykkedes udvalget at mødes. Der afventes ny mødedato i DAB har efter aftalt genudsendt en mail til afdelingsbestyrelserne den 24. marts 2021 med opfordring til at tilmelde sig udvalget. Det indstilles til bestyrelsen at tage ovennævnte til efterretning samt afvente udvalgets arbejde. Referat: Birgit Ingvor Nielsen oplyste, at fristen for svar er udgangen af juni Birgit har intet hørt fra nogen, så det ser ikke ud til, at flere vil tilmelde sig. Bestyrelsen tog ovennævnte til efterretning.

12 Side 12 af 29 j) Planlægning af rundtur i selskabets afdelinger Bestyrelsen besluttede på sit møde den 20. januar 2021, at selskabet tager på rundtur i alle afdelinger i sensommeren. Rundturen foretages over to dage, så der er tid til at se de enkelte afdelinger. På de tilbagemeldinger der er modtaget, ser er datoerne 16. september og 23. september ud som de, der er valgt og en invitation vil blive udsendt. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. k) TV / antenne / signalforsyning Køge almennyttige Boligselskab (Bilag 2) Sag ASG YouSee udmeldte i september 2020 om, at flere boligafdelinger med antenneanlæg, der har indgået en YouSee tv-aftale, vil få en betydelig prisstigning og sandsynligvis også få opsagt deres aftale. Dette er foreløbig sket for afdeling Byskovparken, som fik deres aftale opsagt og måtte genforhandle. Søren Dalgaard har ønsket punktet på dagsordenen med forslag om et udvalg, der ser på fremtidige muligheder for signalforsyning for alle afdelinger i selskabet. Rådgivningsfirmaet Karobella samarbejder med BL Danmarks Almene Boliger. Rådgivning til de almene boligselskaber og -afdelinger, sker på vegne af BL og som BL s underleverandør. Firmaet tilbyder flere forskellige pakkemuligheder med både analyser af boligselskabers muligheder, rådgivning samt også oplæg med drøftelser med afdelinger og selskabsbestyrelser. Vedhæftet bilag oplyser forskellige produkttilbud fra Karobella.

13 Side 13 af 29 Det indstilles til bestyrelsen at nedsætte et antenneudvalg. Det indstilles ligeledes til bestyrelsen at give tilskud til rådgivning på op til kr. fra selskabets arbejdskapital. Referat: Bestyrelsen bakkede op om at nedsætte et antenneudvalg. Bestyrelsen gav tilskud til rådgivning på op til kr. fra selskabets arbejdskapital. Antenneudvalget blev Søren Dalgaard, Jan Karstensen, Viggo Strøm Børsting og Marianne Toftgaard Jensen. Annette Pheiffer oplyste, at de i tidernes morgen fik stor hjælp fra Karobella. Søren Dalgaard oplyste, at han har hørt godt om Parknet. Viggo Strøm Børsting nævnte, at han sidder i et udvalg med netop disse udbydere, man skal være skarp. Har også hørt godt om Parknet, man skal dog streame hos dem. Man kan få det samme hos dem, men bare på en anden måde. Problemet er, at folk bare vil have det de plejer. 2) Byggesager a) Nyt aktivitetshus Ellemarken Sag PRJ Søren Dalgaard er tilknyttet byggeudvalget for det nye beboerhus (SD deltager ved de indledende møder). Byggeudvalget består derudover af Ivan B. Jensen (byggeudvalgsformand) samt Winnie Kruse. Endvidere to frivillige fra klubber og foreninger. Indtil ny projektleder er på plads er Byg og renoveringschef Steen Ejsing ansvarlig for sagen.

14 Side 14 af 29 Afdelingsbestyrelsen for Ellemarken har på deres afdelingsbestyrelsesmøde den 16. marts 2021 været enige om, at foreningen Drøvlen skal med i det nye hus, men at det ikke er værtshuset Drøvlen, der skal med i det nye hus. Dog afventes der stadig et møde med alle foreningerne og klubberne, hvor der skal være enighed om rammerne mellem klubberne. Mødet med klubberne har været udskudt på grund af Corona. Det indstilles til bestyrelsen at tage ovennævnte til efterretning. Referat: Birgit Ingvor Nielsen oplyste, alle parter skal være med til at aftale rammerne i et nyt hus. Pt. er der ingen afdelingsbestyrelse, og dermed ikke repræsentanter fra Ellemarken i byggeudvalget. Marianne Toftgaard Jensen oplyste, at bygningen ved Wika kan evt. blive ryddet og rumme et nyt ejendomskontor. Dette kan på sigt dække Ellemarken, Køge Nord og Køge Midt med mulighed for at opføre boliger ovenpå til udlejning. Søren Dalgaard tilføjede, at Ellemarken skal præsenteres for ideen. Claus Rundqvist spurgte, om der er parkeringspladser. Søren Dalgaard oplyste, at der hører 8 pladser til. Bestyrelsen tog ovennævnte til efterretning. b) Nyt ejendomskontor Herfølge samdriften sag ASG

15 Side 15 af 29 Byggeudvalget består efter 3. marts 2021 af Søren Dalgaard og Frank Frost samt en repræsentant fra afdelingsbestyrelsen i Torpgården (skiftevis Vibeke Andersen/Anette Pheiffer). Fra funktionærerne er tilknyttet ejendomskontorassistent Naja Bjarnø Lauritsen. Rådgiver fra TLA Entreprisestyring og byggerådgivning v/torben Linnemann er tilknyttet projektet. Fra DAB er Driftschef Kim Kornerup tilknyttet projektet. Ifølge aftale med Søren Dalgaard gennemgås projektet igen, da rådgiver Torben Linnemann har udtrykt usikkerhed om den økonomiske ramme kan holde. Endvidere er der nævnt andre usikkerheder, herunder om projekter er afstemt korrekt i forhold til det faktuelle behov. Der er derfor afholdt møde med rådgiver med deltagelse af Byg- og renoveringschef Steen Ejsing, driftschef Kim Kornerup samt teamchef Marianne Toftgaard Jensen. Mødets formål var at afklare økonomi, ønsker til projekt og muligheder for at komme i mål med det ønskede. Efterfølgende har der været afholdt møde med ejendomsleder Preben Koch omkring den afleverede behovsanalyse fra ejendomsfunktionærerne. Projektet er i denne forbindelse overgået til Byg- og renovering, hvor Steen Ejsing og projektleder Julie Jürs vil indkalde byggeudvalget til nyt møde med forslag om at genberegne projektet, så man snarest kan komme i mål med nyt ejendomskontor og med en økonomi indenfor rammerne. Det indstilles til bestyrelsen at tage ovennævnte til efterretning. Referat: Lars Østergaard tilføjede, at man i denne forbindelse bør beregne et prisforslag på billigste model, mellem model samt dyreste model, så byggeudvalget har nogle rammer at bestemme indenfor. Man burde have været skarpere på dette projekt tidligere i forløbet. Men godt, at der nu er stoppet op for at få den rette løsning. Bestyrelsen tog ovennævnte til efterretning.

16 Side 16 af 29 c) Nybyggeri i Køge almennyttige Boligselskab Sag ASG Køge kommune har den 26. maj 2021 kommet med et afslag på selskabets tilbud om nybyggeri. Kommunen oplyser, at have modtaget 10 købstilbud med tilhørende projektforslag for et grundareal på ca kvm. Samtlige tilbud og projektforslag er evalueret og bedømt fagligt ud fra tidligere oplyste kriterier, og det relativt bedste projektforslag er valgt. Køge Byråd har den 25. maj 2021 behandlet sag om udbud og tildeling af byggeprojekt til almene boliger i Køge Nord Skovby. Byrådet har besluttet at tildele byggeprojektet til boligorganisationen fsb. Køge Kommune oplyser endvidere; Der kan jo alene være ét vinderprojekt. Det er tydeligt, at der er arbejdet grundigt og seriøst med at tilbyde kommunen de bedste muligheder for en vellykket alment boligbyggeri. Også af DAB/ Køge almennyttige Boligselskab. Den store interesse for vort udbud til almene boliger i Køge Nord har været overvældende positiv, - vi håber at I også i fremtiden vil afgive tilbud og projektforslag til Køge Kommune. Det indstilles at, bestyrelsen tager ovennævnte til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog ovennævnte til efterretning.

17 Side 17 af 29 3) Effektiv drift Der er, som det måske er jer bekendt, indgået en ny effektiviseringsaftale mellem BL, KL og regeringen. Effektiviseringsmål er sat til 1,5 mia. kr. samlet set for hele branchen. Branchen skal desuden opnå energibesparelser for 300 mio. kr. Den tidligere indgået effektiviseringsaftale fra afsluttes efter sommerferien 2021, når de sidste selskaber får aflagt deres regnskab for Som det ser ud lige nu, forventes der, at være effektiviseret for mere end de 1,5 mia. kr. i første aftaleperiode. For DAB administrerede selskaber var målet 126 mio. kr. og der er allerede i 2019 opnået effektiviseringer for 122,5 mio. kr. Såfremt der i effektiviseres mere end de 1,5 mia. kr. vil kravet i blive reduceret tilsvarende. Aftalen evalueres midtvejs i 2023 grundet de mange helhedsplaner, der gennemføres i øjeblikket, da finansieringen af disse giver øgede udgifter på nogle af de konti, der måles på. Der sættes i perioden særligt fokus på indkøb af varer og tjenesteydelser samt energieffektiviseringer. Derudover understreges det igen, at det er selskabet der har ansvaret for effektiv drift i afdelingerne. Desuden styrkes kommunernes tilsyn via styringsdialogen og særligt over for de selskaber som i en årrække har lave effektiviseringstal. I følge DAB skal effektiviseringer tage udgangspunkt i gode holdbare kvalitetsløsninger med respekt for beboerdemokratiet. Det skal være til gavn for både beboere og ansatte ud fra en grundtanke om at arbejde smartere og digitalisere med mening. DAB har ansat en medarbejder til særligt at understøtte og arbejde med effektiv drift sammen med selskaberne. Vi vil samle op på de mange gode erfaringer selskaberne har gjort og på baggrund heraf forelægge alle selskaber konkrete initiativer, der kan medvirke til effektiv drift. I første omgang vil der være særligt fo-

18 Side 18 af 29 kus på de selskaber i DAB, hvor der vurderes at være størst effektiviseringspotentiale. Men alle selskaber vil i løbet af 2021 modtage tydelige og konkrete anbefalinger til arbejdet med effektiv drift, som der skal tages stilling til af de enkelte selskabsbestyrelser. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog ovennævnte til efterretning. 4) Afdeling Fuglevænget a) Ny køkken- og bad pulje etape 10 Afdelingen forventer ved en urafstemning i juni 2021 at godkende; 10 styk køkkener af maximalt kr , med afvikling over 10 år. Samlet finansieringsomkostninger bliver: kr ,-, inklusive honorar til DAB. 5 styk bad af maximalt kr , med afvikling over 15 år. Samlet finansieringsomkostninger bliver: kr ,-, inklusive honorar til DAB. Begge puljer er udregnet med udgangspunkt i finansiering via et realkreditlån med 3% rente. Det indstilles til bestyrelsen at godkende projekterne, samt finansieringen via realkreditlån. Referat: Mette Ohlendorff undrede sig over, at der ved urafstemningen ikke havde figureret bad moderniseringen. Marianne Toftgaard Jensen oplyste, at afdelingen allerede har en ubenyttet badpulje, men lovede at tjekke op på sagen. Bestyrelsen godkendte herefter projektet om køkkenpuljen samt finansieringen via realkreditlån. Efterskrift: Da der stadig er en pulje åben på 5 bade, som endnu ikke er benyttet, afventes med at søge om yderligere. Ansøgning til

19 Side 19 af 29 selskabet om køkkenpuljen er desværre ikke korrekt. Der fremsendes en skriftlig votering efterfølgende med korrekt tekst som er ønsket om et dispositionsfondslån fra selskabet og ikke et realkreditlån. 5) Afdeling Køgemarken a) Projekt om nedgravet affaldssystem MDR Selskabet godkendte på sit møde projekt om nedgravet affaldssystem med følgende økonomi og finansiering; Projektet koster kr. inklusive håndværkerudgifter, uforudsete udgifter, rådgiver honorar, DAB honorar og låneomkostninger. Projektet finansieres med et 15 årligt realkreditlån. Dette giver en årlig stigning på budgettet på kr. Dette svarer til en huslejestigning på 2,15 % i forhold til budget 21/22. Imidlertid var projektet beregnet på lån fra selskabets dispositionsfond og ikke et realkreditlån. Det ønskes derfor selskabets godkendelse af denne ændring. Det indstilles til bestyrelsen at godkende finansiering via lån fra selskabets dispositionsfond over 15 år. Referat: Bestyrelsen godkendte finansiering via lån fra selskabets dispositionsfond over 15 år. 6) Afdeling Ellemarken a) Nyt fra Ellemarken Lukket punkt

20 Side 20 af 29 b) Status fra den boligsociale helhedsplan Sag ASG Landsbyggefonden meddelte den 7. december 2020, at Ellemarken og de 3 øvrige boligområder i helhedsplanen er blevet prækvalificeret til en ny 4 årig helhedsplan. Således kan arbejdet med at udforme en ansøgning til en ny 4 årig helhedsplan påbegyndes. Denne skal udarbejdes af det nuværende sekretariat med inddragelse af afdelingsbestyrelserne, de fire selskaber og kommunen. Den nye 4 årig helhedsplan vil gælde fra september 2021 til Processen med udarbejdelsen af en ny helhedsplan er meget stram. Der skal sendes et udkast til en ny helhedsplan i midten af april til Landsbyggefonden, hvor de godkender udkastet, hvorefter det skal i faglig udvalg i kommunen for en endelig vedtagelse i Byrådet. Et udkast til en ny helhedsplan vil derfor tidligst være klar den 11. marts Derefter er der indkaldt til et endelig møde den 16. marts 2021 med Helhedsplanen samt Boligsocialt forum for endeligt udkast. Udover bestyrelsen for Køge almennyttige Boligselskab skal også afdelingen godkende helhedsplanen. I forhold til restriktioner til Corona, afholder afdelingen først beboermøde den 16. juni 2021, og vil derfor først godkende helhedsplanen på bagkant. Selskabsbestyrelsen har den 16. april 2021 modtaget en skriftlig votering om den kommende helhedsplan for Ellemarken. Den nye periode for den nye helhedsplan er fra september 2021 til I forhold til tidligere helhedsplaner, er den nye indsats skåret med næsten en tredjedel, fra 15.8 mio. kr. til 10.8 mio. kr.

21 Side 21 af 29 Med færre ressourcer vil fokus være på, at videreføre og kvalitetsudvikle de indsatser der fremmer tryghed og trivsel. Afdeling Ellemarken andel af den samlede finansiering af Helhedsplanen for er årligt kr. i 4 år eller i alt kr. for den nye periode. Afdeling Ellemarken har i sit budget for under ekstraordinære udgifter budgetteret med kr. årligt, og der er ligeledes budgetteret med kr. i tilskud fra selskabet. Medfinansieringen er således ikke ændret i forhold til foregående år. Alle selskabsbestyrelsesmedlemmer har godkendt den skriftlige votering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bekræfter godkendelse af skriftlig votering. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bekræftede godkendelse af skriftlig votering. c) Status på tryghedsindsatser i Ellemarken Sag ASG Køge byråd besluttede som bekendt i august 2020 at oprette en fremskudt indsats Ellemarken. Det betyder blandt andet, at Køge kommune i det nye år flytter en række medarbejdere til Ellemarken, ligesom indsatser indeholder udvidet klubtilbud til de unge. Det at blevet besluttet at kalde den fremskudte indsat for: Fælles fremtid og indsatsen vil gå under dette navn for fremtiden. Som tidligere nævnt, skal der opføres en midlertidig pavillon-bygning ved siden af ejendomskontoret, som skal huse Fælles fremtid og helhedsplanen. Pavillonen var planlagt til opsætning den 20. januar På grund af udfordringer, henunder placeringen, og idet at Køge Kommune ikke kan rykke

22 Side 22 af 29 ind med medarbejdere pga. Corona, arbejdes der nu på, at pavillonen starter op den 1. august 2021, men der vil dog være aktiviteter fra pavillonen i juli måned. Omkring den 1. juni 2021 kommer pavillonen, og hvor der skal bruges noget tid på indretning, etablering af It-systemer og etablering af vand mm. I forhold til sikkerheden for de medarbejdere som skal sidde i pavillonen, så er det faldet på plads. Det blev en dyr løsning, idet der skal være døre i begge ender af pavillonen. Køge kommune planlægger endvidere i samarbejde med DAB at udføre en beboerundersøgelse i form af både elektronisk spørgeskema og opfølgende personlige interviews. Beboerundersøgelse skulle havde været afholdt i starten på året, men har været udskudt indtil det bliver muligt at mødes med folk fysisk. Beboerundersøgelsen skal afdække hvorledes beboerne opfatter tryghed i området og trivslen. Sammen undersøgelse vil blive foretaget om 2 år, således at det er muligt at se, om de indsatser, der har været i afdelingen, også har båret frugt. Beboerundersøgelsen forventes at blive igangsat i starten af august måned. Videoovervågning ASG : Dansk KabelTV har vundet opgaven med videoovervågningsprojekt og fastlagt med et budget på 2,5 mill. kr. Vi er kommet godt i gang med projektet, og har monteret en del kabler, og nogle nye kameraer, projektet forløber som planlagt, og forventes afsluttet i uge 27. Indgangspartier, postkasser og adgangskontrol/dørtelefoner ASG

23 Side 23 af 29 Dansk KabelTV og Arne Pedersen har vundet opgaven med montage af nye Indgangspartier, postkasser og adgangskontrol/dørtelefoner. Projektet er godt i gang, alt forløber efter planen og forventes afsluttet i uge 27. Afdelingsmøde den 16. juni 2021 Afdelingsbestyrelsen har besluttet, at der afholdes et budgetmøde den 16. juni På beboermødet skal der behandles et eventuelt skift af firma der udarbejder varmeregnskab, fra Ista og tilbage til Techem. Ligeledes skal der på mødet tages stilling til, om der skal et eksternt firma på til en ekstra gennemgang af forrige varmeregnskab. Det indstilles til bestyrelsen at tage ovennævnte til efterretning. Referat: Birgit Ingvor Nielsen uddybede nogle af punkterne og kunne oplyse, at der er gang i salget i Ellemarken igen efter kl. 15. Eftersom afdelingsmødet sluttede med et mistillidsvotum, så blev der ikke behandlet nogle forslag. Birgit spurgte i denne forbindelse om foreningerne kan fortsætte deres arbejde. Bestyrelsen godkendte dette, såfremt der ikke er økonomi i sagen. Birgit oplyste i denne forbindelse, at der var godkendt og besluttet et Skt. Hans arrangement med et budget på kr. af den tidligere afdelingsbestyrelse. Kan dette gennemføres. Selskabet tilsluttede sig dette, og Marianne Toftgaard Jensen tilbød, at DAB kan lave en rekvisition til formålet, såfremt der skal betales noget. Der udover forespurgte Birgit om åbningsarrangementet med pavillonen i samarbejde med Helhedsplanen kan dette gennemføres. Bestyrelsen vil gerne se et budgetforslag, men syntes at dette bør gennemføres, såfremt Birgit gerne vil stå for arrangementet. Bestyrelsen tog ovennævnte til efterretning.

24 Side 24 af 29 7) Afdeling Torpgården a) Torpgårdens Helhedsplan Sag PRJ Fra selskabet er Søren Dalgaard tilknyttet byggeudvalget for helhedsplanen. Fra afdelingsbestyrelsen er tilknyttet Annette Pheiffer, Vibeke Birkedal Andersen samt Inger Margrethe Dahlstrøm. På selskabets møde den 20. januar 2021 blev Viggo Børsting ligeledes tilknyttet byggeudvalget. Claire Callaghan Olsen, DAB er udpeget som projektleder, men stopper ved udgangen af juni. I stedet for Claire Callagham, vil Peter Olesen blive udpeget som ny projektleder på sagen. Kim Kornerup, DAB er driftschef på projektet. Afdeling Torpgården afholdte ekstraordinær afdelingsmøde den 28. november 2020, hvor helhedsplanen blev godkendt. Ejendomsfunktionen har registeret de steder, hvor beboerne har opsat udestuer/overdækninger/markiser. I den forbindelse er det ved at bliver undersøgt om omfanget af overdækninger, der er givet tilladelse til. I forbindelse med projektet bliver der opsat forstærkninger på facaderne som kan holde til at der opsættes en markise på 3,5m * 2,0 m, uden at den nye facade tager skade. Det er fremadrettet tanken, at markiserne skal monteres der, hvor forstærkninger er placeret. Der er ligeledes blevet valgt lyskilder til indgangspartierne og til gangarealerne. I øjeblikket er udbudsmaterialet for projektet til granskning så evt. mangler kan blive rette inden det går i udbud. Det indstilles til bestyrelsen at afvente byggeudvalgets orientering. Referat: Bestyrelsen afventede byggeudvalgets orientering.

25 Side 25 af 29 8) Afdeling Nyemarken a) Afdelingsmøde d. 24. juni Afdelingen afholder afdelingsmøde torsdag den 24. juni Mødet skulle havde været afholdt i februar. Afdelingsbestyrelsen har haft et stort ønske om, at afdelingsmødet skulle afholdes, idet de i afdelingsbestyrelsen ikke har været så enige om det fremtidige arbejde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9) Afdeling Ll. Skensved a) Ingen afdelingsbestyrelse Formand Søren Dalgaard har afholdt møde med ejendomskontoret samt DAB omkring status på driften samt igangsætning af eventuelle restarbejder inden budgetårets afslutning pr. 30. juni I denne forbindelse blev der udarbejdet en lille beboerorientering omkring status for afdelingen, samt selskabet forventer at indkalde til ekstraordinært beboermøde i efteråret for valg af ny afdelingsbestyrelse. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10) Afdeling Byskovparken a) Ny Antenneaftale

26 Side 26 af 29 Afdelingens aftale med YouSee var blevet opsagt og afdelingen havde fået et nyt tilbud fra YouSee. Den nye aftale har været sendt til urafstemning blandt beboerne i afdeling Byskovsparken. Der var stort flertal for at afdelingen skal indgå en ny aftale med YouSee. 14 beboere ud af 19 beboere stemte for en ny antenneaftale. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Den nye aftale betød at prisen steg fra 202 kr. til 259 kr. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11) Afdeling Harens Kvarter a) Ingen afdelingsbestyrelse Formand Søren Dalgaard har afholdt møde med ejendomskontoret samt DAB omkring status på driften samt igangsætning af eventuelle restarbejder inden budgetårets afslutning pr. 30. juni I denne forbindelse blev der udarbejdet en lille beboerorientering omkring status for afdelingen, samt selskabet forventer at indkalde til ekstraordinært beboermøde i efteråret for valg af ny afdelingsbestyrelse. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12) Afdeling Skovbo Ældrebolig a) Generel orientering Bestyrelsen har på sit møde den 16. marts 2015 besluttet at have punktet på som fast punkt, da bestyrelsen ligeledes er afdelingsbestyrelse.

27 Side 27 af 29 Bestyrelsens kontaktpersoner for Skovbo Ældreboliger Søren Dalgaard og Claus Rundqvist vil informere om nyt siden sidste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen besluttede på sit møde den 20. januar 2021 at aflyse afdelingsmødet i februar Da selskabets repræsentere afdelingsbestyrelsen, er der således ikke valg til ny afdelingsbestyrelse. Formand Søren Dalgaard har afholdt møde med ejendomskontoret samt DAB omkring status på driften samt igangsætning af eventuelle restarbejder inden budgetårets afslutning pr. 30. juni I denne forbindelse blev der udarbejdet en lille beboerorientering omkring status for afdelingen. Da afdelingsmødet er aflyst i 2021 forventes der først afholdt nyt afdelingsmøde i februar Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13) Næste møde diverse (22. september 2021 kl i Lynggården) Regnskab (3. november 2021 kl i Lynggården) Repræsentantskabsmøde (24. november 2021 kl i Ellehuset i Ellemarken) Det indstilles, at bestyrelsen tager ovennævnte til efterretning. Referat: Der blev fastlagt datoer for det kommende år: Diverse møde, onsdag d Selskabsbudgetmøde, onsdag d Diverse møde, onsdag d

28 Side 28 af 29 Diverse møde, onsdag d Regnskabsmøde, onsdag d Repræsentantskabsmøde, onsdag d Diverse møde, onsdag d Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14) Eventuelt Søren Dalgaard oplyste, at DAB lukker Køge kontoret, da der ikke sidder ret mange. Marianne Toftgaard Jensen oplyste, at man ønsker at lægge Køge og Ishøj kontorerne sammen, da man gerne vil være ét team, Køgekontoret har en dårlig beliggenhed, og at der bliver kørt uforholdsmæssigt meget mellem kontorerne. Blåbærparkens ejendomskontor har en lokation med gode parkeringsforhold, og det er tænkt at forespørge afdelingen om at benytte dette som mødested for bestyrelser og DAB medarbejdere, så det stadig er muligt at mødes lokalt. Såfremt prøvesamdriften bliver en realitet, vil kontoret komme til at stå tomt pr. 1. januar Marianne Toftgaard Jensen og Søren Dalgaard vil tage kontakt til afdelingsbestyrelsen. Mette Ohlendorff nævnte, at hun godt kunne tænke sig adgang til listen fraflytter/indflytter. Så hun kunne sige velkommen til nye lejere. Om hun må det grundet PDGR. Søren Dalgaard oplyste, at det må hun ikke.

29 Side 29 af 29 Claus Rundqvist spurgte, om man kigger på arealer til nybyg. Søren Dalgaard oplyste, at man kigger i Herfølge. Mette Ohlendorff spurgte, om der kan laves en app, så man ikke hele tiden skal logge på med NemID. Søren Dalgaard oplyste, at First Agenda er på tapetet. Det er er godt system. Frank Frost spurgte, om Søren har været til møde angående ladestandere. Søren Dalgaard oplyste, at der er lavet en vejledning. Den er godkendt og vil blive sendt ud til samtlige selskaber. Claus Ohlsson oplyste i forbindelse med ladestandere, at der er artikler om afdelinger, der har et parkeringsselskab på. Så kan man holde max. 4 timer. Det skal bare ind i råderetskataloget. Søren Dalgaard oplyste, at de i Skovparken har indgået en aftale med City Parkering. Claus Ohlsson oplyste, at man kan få en brik eller app løsning til beboerne. Godkendt den Underskrift Søren Dalgaard