Nibe Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 26. februar 2014 kl , i fælleshuset, Munchs Vej 7 i Nibe.

Transkript

1 Nibe Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 26. februar 2014 kl , i fælleshuset, Munchs Vej 7 i Nibe. side 1 Godkendelse af referat Nibe Ældreboligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelseshonorar Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Revisionsprotokol Budget for boligorganisationen og afdeling Styringsrapport og styringsdialog Valg af webredaktør Udlejningsforhold Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Domeas Landskonference Domea Markedsføring og synlighed Boligselskabets afdeling Orientering fra afdelingen Næste møde Eventuelt... 8 I mødet deltog fra bestyrelsen/repræsentantskab: Grethe Jensen, formand Else Kristensen Ejgil M. Nielsen Flemming Christensen Svend Hviid Mogensen Peter Færch Poul Robert Jensen Fra Domea, driftschef Frank Hansen.

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 6. marts Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Nibe Ældreboligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet af Svend Hviid Mogensen. Referat: Svend Hviid Mogensen gennemgik Domea 2015 strategien, og hvad dette indebar for selskabet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Der udbetales p.t. ikke honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der ikke udbetales bestyrelseshonorar. Referat: Bestyrelsen godkendte, at der ikke skulle udbetales bestyrelseshonorar. Side 2 af 8

3 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Frank Hansen gennemgik årsregnskabet og svarede på spørgsmål. Årsregnskabet for boligorganisationen og afdeling blev godkendt. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.6 Budget for boligorganisationen og afdeling Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Frank Hansen gennemgik budgetterne og svarede på spørgsmål. Budgetterne for boligorganisationen og afdelingen blev godkendt. 2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt inden mødet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Side 3 af 8

4 Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Styringsrapporter blev gennemgået, tilpasset og godkendt. Det blev besluttet, at formanden deltager i dialogmøderne med kommunen, og såfremt Aalborg kommune modtager invitationen til at besøge afdelingen i forbindelse med det næste dialogmøde, bliver hele bestyrelsen inviteret. 2.8 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Referat: Poul Robert Jensen blev valgt som webredaktør. 2.9 Udlejningsforhold Udlejningssituation pr. 23. januar Munchs Vej ledig lejebolig går i tomgang pr. 1. april 2014 Huslejetab pr. 23. januar 2014 udgør 0 kr. Venteliste: Størrelse Aktive I bero Ialt 2 rums rums rums Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 4 af 8

5 2.10 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Nibe Ældreboligselskab kan vælge en repræsentant. P.t. er formanden udpeget. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 1 medlem til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Poul Robert Nielsen blev valgt, med Else Kristensen som stedfortræder Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Der afholdes to regionsmøder (hvis der er tilmeldinger nok) om året i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Formand og næstformand blev indstillet. Regionsmødet bliver afholdt onsdag den 7. maj 2014 kl på Hotel Scandic i Aalborg Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Side 5 af 8

6 Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge om fritagelse i dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingen. Der ville blive søgt fritagelse for indeværende regnskabsår Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigel sen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 313 kr. pr lejemålsenhed. Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 313 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/xx bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Referat: Bestyrelsen ønskede ikke indkøb af tablets/ipads på nuværende tidspunkt. Side 6 af 8

7 2.14 Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Domea 2015 Orientering gives på mødet. Referat: Frank Hansen gav en kort orientering, som bestyrelsen tog til efterretning. 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Her blev forskellige former for tiltag drøftet, bl.a. skal der arbejdes på at lægge plantegninger ind på nettet. Frank Hansen undersøger, om der ligger nogle tegninger på arkivet i Hjørring og Poul Robert Jensen undersøger, om der ligger nogle tegninger på arkivet i Nibe. Navnet Nibe Ældreboligselskab blev diskuteret, bl.a. om det gav nogle forkerte signaler. Der blev talt om at ændre navn, eventuelt til Domea Nibe- Aalborg. Problemstillingen med billeder af boligerne på nettet blev drøftet. Så længe der var B-ordning, hvor der ikke kan vises billeder af istandsatte lejligheder, var det vigtigt, at det var møblerede lejligheder, der blev taget billeder af. Side 7 af 8

8 4 Boligselskabets afdeling 4.1 Orientering fra afdelingen Orientering gives på mødet. Referat: Afdeling har på det netop afholdte afdelingsmøde diskuteret ændring af vedligeholdelsesordning fra B til A ordning. Det blev på afdelingsmødet aftalt, at der skal afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde den 6. maj 2014 kl Næste møde Aftales på mødet. Referat: Aftales på et senere tidspunkt. 6 Eventuelt Referat: Intet at bemærke. Domea Boligcenter Hjørring, den 5. marts Trine Bomholt/Frank Hansen Side 8 af 8