Udkast til arbejdsbeskrivelse for kordegn Supplerende kommentarer fra udvalget

Transkript

1 Aktivitetsudvalget og andre udvalg nedsat af menighedsrådet Grøndalslunds venner og andre frivillige ved kirken være med til at arrangere udflugter, ture, m.m. Bestille busser administrere kirkebilen booke foredragsholdere indgå og administrere aftaler/kontrakter med kunstnere etc. der udstiller eller optræder i sognegården/kirken. Varetage den fulde sekretærfunktion for udvalgene. Kordegnen vil derfor i et begrænset omfang skulle deltage i udvalgsmøder uden for almindelig arbejdstid fungere som sagsbehandler for udvalgene administrere kontaktlisten indkalde til og være med til at arrangere årlig frivillighedsfest deltage i arbejdet med at kontakte frivillige med henblik på at engagere dem i det kirkelige arbejde. Føre lister over hvilke opgaver de frivillige har påtaget sig holde de frivillige vel informeret om fremtidige mulige arbejdsopgaver udarbejde og udsende nyhedsbrev til alle frivillige ved kirken Gudstjenester Kordegnen deltager i et vist omfang i gudstjenester og kirkelige handlinger. Dette gælder bl.a. når der lejlighedsvis indgår relevante arbejdsfunktoner i gudstjenesten/den kirkelige handling, Kordegnen deltager i gudstjenester i forbindelse med alle de kirkelige højtider, med mindre der er truffet aftale med kontaktperson og præster om andet. Kordegnen deltager i gudstjenester i forbindelse med særlige mærkedage og anledninger ved kirken. IT Kordegnen administrerer alt it i kirke og sognegård i samarbejde med de enkelte brugere. kordegnen holder øje med brugsterminer på KM udstyr og sikre, at kendte udgifter kommer med på relevant budgetår kordegnen varetager dagligdagen omkring kopimaskinen inkl. at administrere/implementere de aftaler eller beslutninger MR evt. måtte træffe om brugen af denne kordegnen tilkalder service i det

2 fornødne omfang. Kordegnen bør i samarbejde med brugeren/brugerne - løbende komme med relevante indstillinger til MR om nødvendige udskiftninger og opgraderinger af IT udstyr i kirke og sognegård Kordegnen sikre i samarbejde med den sikkerhedsansvarlige at KM s krav bliver overholdt kirkebogsførende sognepræst Kordegnen bemyndiges af den kirkebogsførende sognepræst til at udføre alt arbejde i forbindelse med kirkebøger, civilregistrering etc. Dette arbejde inkluderer bl.a.: udskive attester føre den elektroniske kirkebog få verificeret i bund, sådan at alle, der er fødselsregistreret i sognet, er verificeret. Varetage alt nødvendigt arbejde for at vi kan få afleveret det ene sæt kirkebøger til landsarkivet Navneændringer modtage, underskrive og bogføre dødsfald og evt. bisættelse/begravelse udlevere underskrevet begravelsesanmodning til de pårørende evt. via bedemand Kirkegården koordinerer bisættelser og begravelser i samarbejde med kirkegårdslederen Kirkegårdsudvalget Kordegnen er sekretær og sagsbehandler for kirkegårdsudvalget kordegnen redigerer alle udvalgets publikationer foldere, annoncer, hjemmeside m.m. Dette kan også inkluderer publikationer fra kirkegården Kirken kordegnen administrerer kirkens kalender. Kordegnen bistår kirketjeneren i at sikre at kirken er klar til brug. Kirketjener Kordegnen skal bistå kirketjeneren og andre ansatte i deres arbejde i det omfang det er nødvendigt. Dette vil kunne betyde at kordegnen bliver bedt om at hjælpe til i kirken eller i sognegården. Kordegnen vil også kunne blive bedt om at agere kirketjenervikar sikre, at kirketjeneren har alle relevante

3 informationer om kirkelige handlinger, aktiviteter i sognegården, udlån etc. Kommunen navneændringer v borgerlig vielse Kontaktperson Bistår kontaktpersonen i arbejdet med at arrangere og afvikle det årlige lovpligtige medarbejdermøde Bistår kontaktpersonene i arbejdet med af føre ferie- og fridag- og fraværsslister for ansatte ved kirken Bistå kontaktpersonen i det administrative arbejdet med at afvikle MUS samtaler kordegnen deltager IKKE i samtalerne kordegnen bistår kontaktpersonen i arbejdet med at planlægge og sikre tilstrækkelig personale i kirke og sognegård. Inkl. arbejdet med at finde og kontakte kordegnevikarer bistår kontaktpersonen i arbejdet med at indgå aftaler med organistvikar bistå kontaktperson i arbejdet med at føre kalender over de ansatte relevante mærkedage bistå kontaktpersonen i arbejdet med syge-dagpenge refusion Kordegnevikarer Kordegnen udarbejder i samarbejde med præster og kontaktperson en arbejdsbeskrivelse for kordegnevikaren Kordegnen er i samarbejde med kontaktpersonen ansvarlig for at skabe et godt arbejdsmiljø for kordegnevikarer faste såvel som ad hoc vikarer Kordegnen indgår aktivt i arbejde med hele tiden at have kontakt til det nødvendige antal kordegnevikarer Kordegnen oplærer nye vikarer i samarbejde med kontaktpersonen Menighedsplejen Modtage og videreformidle ansøgninger udbetale hjælp efter aftale med plejen indkalde til og skrive referater fra møder i plejens udvalg administrere arkivering for plejens udvalg fører løbende kassekladde udfærdige og aflægge årsregnskab sagsbehandle de sager, der ikke drejer falder ind under begrebet: ansøgninger bistår udvalget i dets løbende opgaver efter aftale med menighedsrådet Menighedsrådet modtage al post til menighedsrådet inkl.

4 elektronisk post sorterer og behandle post for menighedsrådet Svarer på indgået post i samarbejde med formanden modtage punkter og bilag til MR dagsorden som cc. for at bistår formanden i arbejdet med at sammensætte dagsordenen Gennemgå punkter og bilag sammen med formand mhp. at gøre punkterne endelig klar til dagsordenen udarbejde udkast til dagsorden i samarbejde med formanden Undersøge love, cirkulærer, bekendtgørelser etc. til punkter på dagsorden, hvor dette kunne være relevant undersøge tidligere MR beslutninger, for at kontrollere hvorvidt disse strider mod nye tiltag og beslutninger. kordegnen skriver referat fra MR møder Kordegnen administrerer MR s liste over igangværende arbejde og projekter inkl. ansvarspersoner Bistå formanden i arbejdet med at føre kalender over mr medlemmer og frivilliges relevante mærkedage Minikonfirmandlærer Bistå i arbejdet med at udarbejde informationsfolder modtage tilmeldinger administrere holdliste formidle afbud og aflysninger andet administrativt sekretærarbejde Bygningsudvalget kordegnen indgår som sekretær og sagsbehandler for dette udvalg. kordegnen administrer udvalget arkiv i samarbejde med udvalgets formand bistår kirkeværgen i dennes arbejde. Herunder i arbejdet med at føre synsprotokoller og inventarlister Organist sikre, at organisten har alle relevante informationer om kirkelige handlinger og aktiviteter i sognegården. kordegnen varetager administrative sekretærfunktioner for organisten kordegnen varetager PR funktion for organisten PR lede arbejdet med at udvikle ny hjemmeside lede arbejdet med at finde et grafisk udtryk for kirke og kirkegård (evt. inkl.

5 logo), inkl. div. indstillinger til MR udarbejde alle annoncer i samarbejde med udvalg, præster etc. redigerer alle sognets platforme: Blade, foldere, liturgiark, sangark, hjemmeside etc. Indgår i det til enhver tid relevante udvalgsarbejde på PR området varetager den fulde sekretærfunktion for udvalget Administrere al arbejde i forbindelse med distribution af PR materiale vdr. kirkens arbejde inkl. uddeling og forsendelse af kirkeblade Sognegården Styre kalenderen indgå aftaler om enkeltstående udlejning/udlån klargøre og fremlægge aftaler om gentagende/vedvarende udlån for MR kordegnen står for en del af løsøre indkøb til kirke og sognegård. Dette skal ske inden for den godkendte budgetrammen og iflg. indkøbsinstruksen kordegnen indstiller til MR om større indkøb til kirke og sognegård Sognepræsterne trykke, pakke og sende post til konfirmander trykke, pakke og sende post til dåbsbørn trykke, pakke og sende post til andre relevante grupper: tidligere konfirmander, tidligere brudepar etc. holdlister: konfirmander, studiekredse, og andre hold/grupper, der indgår i kirkens arbejde Indkøbe bibler og undervisningsmaterialer og lign. efter aftale med præsterne ansvar for kirkens kollektindsamling i samarbejde med kirkens kasserer modtage forespørgelser vdr. kirkelige handlinger. administrere aftaler omkring kirkelige handlinger inkl. indhente fornødne attester, papirer, underskrifter etc. sikre at alle relevante parter er informeret om kirkelige handlinger etc. Økonomi bistår kassereren i arbejdet med at indsamle, regnskabsføre og indbetale/udbetale kollekter Bidrager til årsbudgettet inden for eget

6 ansvarsområdet. F.eks. indkøb af løsøre og anskaffelse af it-udstyr bistår kontaktpersonen i arbejdet med at indmelde forventede lønudgifter til årsbudgettet Øvrige Kordegnen deltager i og leder de ugentlige kalendermøder Kordegnen sikre at kalendermødet evt. flyttes hvor dette er nødvendigt eller belejligt. Kordegnen sikre at alle ansatte ved kirken er informeret om evt. ændringer for mødetidspunkt Kordegne deltager i mærkedage og anledninger ved kirken efter aftale med kontaktperson eller præster