LEVERING OG KLARGØRING AF FILM

Transkript

1 OFFENTLIGT UDBUD LEVERING OG KLARGØRING AF FILM 2013 V/GENTOFTE KOMMUNE PÅ VEGNE AF 28 KOMMUNER DECEMBER 2013 KAPITEL 1 GENERELLE UDBUDSBETINGELSER - 1 -

2 Forord Gentofte Kommune udbyder herved film samt klargøring af disse til udlån. Udbuddet er et offentligt udbud i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Gentofte Kommune gennemfører nærværende udbud på vegne af 28 kommuners biblioteker. Dette udbudsmateriale med bilag omfatter samtlige ønsker og krav til tilbudsgiverne. Udbudsmaterialet er offentliggjort og elektronisk tilgængeligt via Gentofte Kommunes hjemmeside

3 Indholdsfortegnelse 1.1 Indledning Deltagende kommuner Aftaleperiode Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Tilbudsfrist og formkrav Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist Sprog Honorar Alternative tilbud Delbud Konsortier Spørgsmål til udbudsmaterialet Rammeaftale Tidsplan Historisk volumen... 8 Bilag Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 2: Tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder udelukkelsesgrundene i Art. 45 i Rdir. 2004/18/EF Bilag 3: Erklæring om arbejdsforhold Bilag 4: Tilbudsliste Appendiks 1: Oversigt over deltagende kommuner - 3 -

4 Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning Dette udbud omhandler levering og klargøring af film: Bluray og dvd. Udbuddet omfatter indgåelse af 3 parallelle rammeaftaler med tre leverandører. 1.2 Deltagende kommuner Udbuddet gennemføres af Gentofte Kommune på vegne af biblioteker i nedenstående 28 kommuner: Rudersdal, Ishøj, Halsnæs, Fredensborg, Aarhus, Høje-Taastrup, Ballerup, Rødovre, Hørsholm, Dragør, Gribskov, Glostrup, Furesø, København, Hillerød, Herlev, Helsingør, Vallensbæk, Brøndby, Frederikssund, Egedal, Allerød, Lyngby-Taarbæk, Albertslund, Gladsaxe, Tårnby, Frederiksberg og Gentofte kommuner. Hver kommune er ordregiver i det aktuelle udbud. Ansvarlig for gennemførelse af udbuddet er: Dorthe Friis-Vigh, Indkøbskonsulent Gentofte Kommune, Økonomi-Indkøb Bernstorffsvej 161 DK-2920 Charlottenlund Telefon: (+45) oekonomi-indkoeb@gentofte.dk Udbudsmaterialet er tilgængeligt på kommunens hjemmeside via link: Al korrespondance i forbindelse med udbuddet annonceres via hjemmesiden. Spørgsmål og svar uploades løbende på hjemmesiden. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om nye svar og informationer. De 28 kommuner tiltræder samtidigt på rammeaftalerne. Af Appendiks 1 fremgår de enkelte kommuner. 1.3 Aftaleperiode Rammeaftalerne træder i kraft 1. april 2014 og løber indtil 30. september Udvælgelseskriterier Tilbudsgivers tilbud skal bilægges nedenstående dokumentation: Tro og loveerklæring om at tilbudsgiver ikke har gæld til det offentlige, jf. bilag 1. Tro og loveerklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelseskriterierne i art. 45 i Rdir. 2004/18/EF, jf. bilag 2. Erklæring om arbejdsforhold, jf. bilag

5 Årsregnskab fra seneste regnskabsår. Årsregnskabet skal være fra det selskab, der i givet fald vil blive indgået kontrakt med (ikke et moderselskab). Regnskabet skal være revisorpåtegnet. Forelæggelse af en liste over de opgaver af lignende størrelse, der er udført i løbet af de seneste tre år. 1.5 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingen af de tre rammeaftaler bliver foretaget på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af kravspecifikationens punkt Ø1-Ø5. De tre tilbudsgivere, som opnår højeste pointtildeling på besvarelserne, får tildelt rammeaftalerne. Vægtning af delkriterier: Delkriterium 1. Kvalitet - vurdering af prøve på klargøring 2. Levering og service, herunder - tilbudte services i forhold til effektivisering af bibliotekernes arbejdsgange (Ø1) - sortimentsbredde (Ø2) - mulighed for kundesupport (tidsrum, kontaktmuligheder, kundeportal) (Ø3) - håndtering af hold-back (Ø4) - bestilling af enkelte dele af et bokssæt (Ø5) Vægtning i procent 40 % 60 % Ved tilbudsafgivelsen på rammeaftalerne afgives samtidigt tilbud på klargøring, jf. bilag 4, men klargøringspriserne vil ikke indgå ved selve tildelingen af rammeaftalerne. Tilbudspriser for indbinding/klargøring af materialerne skal angives som enhedspriser jf. de specifikke krav til klargøring der fremgår af kapitel 2. Priserne på klargøring skal være i danske kr. ekskl. moms, inkl. alle eventuelle tillæg, håndteringsgebyrer, transportomkostninger m.m. I aftaleperioden tillades der ikke omkostninger faktureret særskilt udover materialets pris. Tildelingen af den enkelte ordre foregår efter tildelingen af rammeaftalerne, når det enkelte behov opstår. Leverandørerne skal følge de oplyste tidsfrister, jf. kravspecifikationens K8. Herefter tildeles den enkelte ordre på baggrund af laveste pris på baggrund af: - De af leverandøren indlæste priser i bibliotekernes IT-system. Prisen skal være bibliotekernes samlede anskaffelsespris eksklusiv klargøring. Hertil tillægges: - De afgivne tilbudspriser på klargøring, som tillægges individuelt af den enkelte indkøber. BEMÆRK: Klargøringsprisen tillægges kun, hvis bibliotekerne har behov for det ifht. deres indretning, jf. appendiks 1. Det enkelte bibliotek er ikke forpligtet til at købe klargøring. Vurdering af kvalitet: De fremsendte vareprøver vurderes på finish og holdbarhed. Vareprøverne vil endvidere danne grundlag for den løbende vurdering/status af den oplevede kvalitet på leverancerne i kontraktperioden. Vurdering af levering og service : Vurderingen fortages med udgangspunkt i de besvarelser, der afgives jf. kapitel 2, Ø1-Ø

6 Det vil blive vurderet i hvor høj grad, tilbudsgiver kan karakteriseres som en samarbejdspartner, som fortsat arbejder på udvikling af services, der kan effektivisere arbejdsgange og processer ifht. film. Der vil blive vurderet på tilbudsgivers beskrivelse af filmsortiment, herunder tilbudsgivers evne til at understøtte bibliotekernes målsætning om at kunne præsentere et bredt og aktuelt kulturtilbud til borgerne. Der ønskes mulighed for personlig kundesupport, samt onlineadgang til kundeportal. Der lægges vægt på let tilgængelig kontakt og hurtigt handling på eventuelle problemstillinger, samt muligheden for online overblik. 1.6 Tilbudsfrist og formkrav Tilbud skal være skriftligt og skal være Gentofte Kommune, i hænde inden den 30. januar 2014 kl på adressen, Gentofte Kommune, ATT: DBFV Økonomi-Indkøb, Bernstorffsvej 161, 2920 Charlottenlund. Tilbuddets emballering skal være mærket med EU-udbud af Film må ikke åbnes. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer samt 1 eksemplar på usb-stik e. lign. Denne skal indeholde tilbuddet, hvor bilagene i udbudsmaterialet er brugt i uændret format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, gælder det skriftlige tilbud. I evalueringen indgår en vurdering af tilbudsgivers klargøring af materialer. Kontakt Gentofte Kommune, Att: Dorthe Friis-Vigh, oekonomi-indkoeb@gentofte.dk for fremsendelse af materialer til klargøring. Dvs. Gentofte Kommune leverer materialerne, som tilbudsgiver skal klargøre. Der skal før udløbet af tilbudsfristen afleveres fire eksempler på klargøring: - 1 klargøring til opstilling på hylder i mapper inklusiv leverandørens egen RFID-tag, - 1 klargøring til opstilling i krybber i pose inklusiv leverandørens egen RFID-tag, - 1 klargøring til opstilling på hylder i originalemballage inklusiv leverandørens egen RFID-tag og - 1 fremstilling og isætning af farvecovers i forbindelse med klargøring af bokssæt i poser, hvor hver dvd har sit eget faust nr. Klargjorte materialer skal være Gentofte Kommune i hænde senest ved udløb af tilbudsfristen. Alle fremsendte materialer skal være tydeligt mærket med Tilbudsgiver og Klargøringspris jf. Tilbudslisten. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, og tilbuddet skal emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. 1.7 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, eller til at få oplysninger om indholdet heraf. 1.8 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder at regne fra tilbudsfristen

7 1.9 Sprog Tilbud skal være på dansk. Al daglig kommunikation i forhold til den daglige samhandel med bibliotekerne skal ligeledes foregå på dansk. Bilag kan være på dansk, øvrige nordiske sprog eller engelsk Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Tjekliste for aflevering af tilbud Dokumentation for opfyldelse af udvælgelseskriterier, jf. punkt 1.4 Besvarelse af Levering og service, jf. punkt 1.5 Levering af prøver til klargøring, jf. punkt 1.6 Tilbudspriser på klargøring jf. bilag Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver og det skal af tilbuddet fremgå, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (=konsortium) skal oplysningerne under afsnittet Udvælgelseskriterier, gives for hver deltager i konsortiet Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Dorthe Friis-Vigh, oekonomi-indkoeb@gentofte.dk. I emnefeltet skal fremgå: Spørgsmål til udbud af Film. Alle spørgsmål der fremsendes senest 16. januar 2014 vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristen udløber. Alle svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Gentofte Kommunes hjemmeside på senest 6 dage før tilbudsfristen Rammeaftale Den rammeaftale, der udgør en del af udbudsmaterialet, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for rammeaftalens betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning

8 1.16 Vejledende tidsplan Aktivitet Offentliggørelse af udbud Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet Tidspunkt 20. december januar januar 2014 Frist for tilbud Inden 30. januar 2014 kl Tilbudsevaluering 30. januar 15. februar 2014 Tildeling af rammeaftale 18. februar 2014 Stand-still periode 18. februar 28. februar 2014 Aftaleindgåelse Uge 11 Aftalestart 1. april Historisk volumen Nedenfor følger en oversigt over kommunernes estimerede volumen det seneste år. De angivne mængder skal ikke ses som en forventet fremadrettet volumen. Omsætning dkk /år Mængde enheder/år Film 13 mio