Sådan opsætter du dit CompuBook bookingsystem med henblik på online salg via TouristOnline. Manual version 2.0

Transkript

1 Sådan opsætter du dit CompuBook bookingsystem med henblik på online salg via TouristOnline Manual version 2.0

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDENDE FORKLARING SÅDAN STARTER DU! ADGANG OG LOGIN OPRETTELSE AF EN PROFIL OPSÆTNING AF AUTOPOSTER INDTASTNING AF ALTERNATIVE PRISER/SÆSONPRISER ØKONOMI DU ER NU KLAR TIL AT BLIVE ONLINE BOOKBAR BILAG - MULIGE PRODUKTKODER/PROFILNAVNE I TOURISTONLINE

3 1. Indledende forklaring For at gøre det lettere for alle vandrerhjem at sælge værelser via har Danhostel fået udviklet en integration mellem TouristOnlines bookingsystem og Danhostels bookingsystemer Websuite og Compubook. Denne integration gør det muligt at sælge værelser online i real time, således at bookinger foretaget via TouristOnline går direkte ind i eget bookingsystem uden vedligeholdelse af allotment og uden fare for dobbelt- eller overbooking. At kunne sælge værelser online via TouristOnline system kræver opsætning af TouristOnline-profiler i dit eget bookingsystem. På kan du se en opdateret liste over de hjemmesider, dit vandrerhjem vil blive online bookbart på ved at sætte værelser til salg via TouristOnlineintegrationen. I 2010 er der pt. over 100 hjemmesider/salgskanaler, heriblandt Der er 24 foruddefinerede produktmuligheder (profiler) som kan sælges i TouristOnlines system listen på disse koder finder du i bilaget under punkt 9 i denne manual. Gennemse listen før du starter din opsætning i eget system! Ønsker du at sælge andre produkttyper, eks. hytter, kan dette aftales med TouristOnline. 2. Sådan starter du! Danhostel Danmarks Vandrerhjem har stået for integrationen mellem TouristOnline og Websuite/Compubook, men for at du kan blive online bookbar, skal der indgås en særskilt aftale mellem dit vandrerhjem og TouristOnline. For at blive online bookbar på TouristOnlines system bedes du derfor starte med at kontakte Tobias Willaume-Jantzen på tlf eller pr. [email protected] vil forsyne dig med de nødvendige informationer omkring opsætningen i TouristOnlines system og sørge for fremsendelsen af den kontrakt, der skal indgås. Så snart aftalen med TouristOnline er på plads og underskrevet, kan du fortsætte med opsætningen i dit eget bookingsystem ved at følge punkt 3 og fremefter. Når du har afsluttet din opsætning i eget bookingsystem, bedes du igen kontakte Tobias for at blive online bookbar i TouristOnlines system. Se mere om dette under punkt Adgang og login Du logger ind i dit bookingsystem på almindelig vis. Når du er logget ind skal du vælge Diverse i øverste menulinie, og så undermenuen Bookingprofiler. 3

4 Har du ikke adgang til dette menupunkt, kontakt da dit systems superbruger eller CompuSoft for at få adgang. 4. Oprettelse af en profil Da du ikke tidligere har oprettet profiler med henblik på salg via TouristOnline, skal dette gøres nu. For at oprette din første profil til salg på TouristOnline klikker du på Ny. Kald den nyoprettede profil TouristOnline denne profil skal fungere som menu-profil for dine TouristOnline-profiler. Det er vigtigt at du navngiver din profil nøjagtigt, som det står skrevet her (uden, uden mellemrum i ordet og med stort T og stort O), da integrationen ellers ikke fungerer. Klik herefter på Ny igen, navngiv din næste profil med koden for den profil, du ønsker at sælge på TouristOnline. Som nævnt under punkt 1 findes der 24 foruddefinerede produktkoder/profiler, som du kan sælge i TouristOnlines system. Se punkt 9 i denne manual for listen over de mulige profilnavne/produktkoder. Nu skal du vælge de værelser (Enheder) du ønsker at tilknytte din nye profil. Du kan gøre dette på to måder: enten vælger du værelserne enkeltvis ved at klikke på dem med musen 4

5 og trække dem over under din nye profil, hvor du igen giver slip på dem. Eller også vælger du hele kategorier (gruppe af værelser med samme egenskaber) på samme måde. Husk at klikke på Gem efter at du har tilføjet de ønskede værelser. Åben nu menuen Webshop oplysninger og udfyld punktet Angiv evt. bookingrelationer med dine relevante bookingrelationer samt Varenr. dagspris og Varenr. ugepris. OBS: Har du valgt en profil med morgenmad skal du sørge for, at det varenummer du indsætter under Varenr. dagspris og Varenr. ugepris indeholder prisen på værelset inkl. morgenmad. Har du ikke i forvejen et sådant varenummer, skal du selv oprette det, inden du kan tilføje det under webshopoplysningerne. Luk billedet Webshop oplysninger igen ved at trykke på Esc. 5

6 For at oprette flere profiler, gennemfører du blot hele punkt 4 forfra. Afslut din oprettelse af profiler ved at samle dem alle under din først oprettede profil med navnet TouristOnline ved at klikke på dem i Booking profil feltet og trække dem over i feltet under profilen TouristOnline. Husk at klikke på Gem. 5. Opsætning af autoposter Når du har oprettet din(e) profil(er), som beskrevet under punkt 4, skal du i gang med at opsætte autoposter for hver af profilerne. Autoposterne fortæller dit bookingsystem, hvilke varer der skal posteres på en gæsts regnskab i Compubook, når gæsten booker online via TouristOnline. For at oprette autoposter på en profil, klikker du på profilen i oversigten og vælger punktet Notater i menuen øverst til højre. Vælg Oversigt over ALLE notattyper 6

7 Vælg herefter Autoposter Udfyld skemaet med de relevante varenumre husk varenummeret vedr. antal personer af hensyn til overnatningsstatistikken. Har du under opsætningen i TouristOnline valgt, at den pågældende profil også indeholder morgenmad, skal du sørge for at tilføje det varenummer, der indeholder værelsespris og morgenmad som autopost til profilen (samme som du tilføjede under webshop-oplysninger). Hvis morgenmad skal trækkes med ud på din morgenmadsliste, kan du dog med fordel tilføje varenummeret for værelsesprisen og dit sædvanlige varenummer vedr. morgenmad separat så længe de to varenumre tilsammen giver samme sum som det samlede varenummer, der blev indtastet under webshopoplysninger. Når du har opsat de relevante autoposter for den pågældende profil, lukker du boksen med autoposter på det lille kryds i højre hjørne af boksen. Herefter fortsætter du nu med opsætningen af autoposter på alle dine øvrige profiler ved at følge hele punkt 5 igen. 7

8 6. Indtastning af alternative priser/sæsonpriser Har du samme pris på dine værelser hele året, skal du ikke indtaste alternative priser i CompuBook, og du kan dermed springe dette punkt 6 over. Men har du differentierede priser på dine værelser over året altså sæsonpriser er det vigtigt, at du også får indtastet disse i systemet, hvis du ikke allerede har gjort det. Det gælder altså de varenumre, som du har anvendt under opsætningen af dine profiler til Touristonline. For at indtaste alternative værelsespriser går du i dit bookingsystem ind under Diverse og vælger menuen Priser og tekster. Her vælger du så i oversigten det varenummer, som du ønsker at oprette en alternativ pris på. Har du eks. på én af dine profiler tilføjet varenummer 3030 som autopost, skal du ind på dette varenummer og indtaste en eventuel alternativ pris. Dette gør du ved at klikke på varenummeret i oversigten for at markere det, og der åbnes et nyt vindue med informationer om dette varenummer. I feltet Pris bør være indtastet den pris, værelset koster størstedelen af året. For at indtaste en alternativ pris, klikker du på ikonet Alternative priser i menuen øverst Udfyld skemaet med de relevante datoer, samt den alternative pris. 8

9 7. Økonomi På nuværende tidspunkt indeholder integrationsløsningen med TouristOnline ikke nogen betalingsløsning dvs. at gæsten først betaler for sit ophold ved ankomsten, og at du ikke har mulighed for at trække no-show betalinger via et kreditkort. Der er ingen gebyrer eller andet for gæsten ved bestilling. TouristOnline arbejder dog på at kunne tilbyde en betalingsløsning i løbet af 2010, og nærmere informationer følger fra TouristOnline, når løsningen er etableret. For hver booking du modtager via TouristOnlines system afregner du 10% + moms i provision af det samlede bookingbeløb til TouristOnline. Denne opgørelse foretages månedligt bagud læs nærmere under punkt Du er nu klar til at blive online bookbar Når du har afsluttet hele opsætningen i dit eget bookingsystem, er du klar til at blive sat online bookbar i TouristOnlines system. For at blive online bookbar kontakter du Tobias Willaume-Jantzen på tlf eller pr. [email protected]. Du modtager et adgangslink til TouristOnlines administrationsmodul, når din aftale med TouristOnline er underskrevet. Bruger ID og adgangskode skal aftales med TouristOnline så snart systemet tages i brug. I administrationsmodulet skal du være opmærksom på følgende: Provisionsopgørelse (påkrævet) Hver måned skal du i administrationsmodulet checke den månedlige provisionsopgørelse, da den danner baggrund for den månedlige provisionsfaktura, du modtager fra TouristOnline. Du modtager fra Touristonline en , der gør opmærksom på, at det nu er tid at checke din afregning. Der afregnes kun, såfremt der er reservationer for over 100 kr. i provision ellers overføres den skyldige provision til den følgende måned. Du modtager med almindelig post en provisionsfaktura fra TouristOnline. Den månedlige afregning vedrører ikke de bookinger, du har modtaget den foregående måned, men derimod for de bookinger, der er realiseret den foregående måned. Hvis en gæst i januar måned booker et ophold til juli måned, afregnes provisionen for denne booking først ved udgangen af juli måned, når gæsten har overnattet på dit vandrerhjem. Bliver bookingen i mellemtiden annulleret, sker der ingen afregning med TouristOnline der afregnes dermed kun for realiserede bookinger. Annulleringer (påkrævet) Når du checker provisionsopgørelsen, kan du samtidigt gøre opmærksom på bookinger, der er blevet annulleret rettidigt at gæsten du betaler ikke provision af annullerede bookinger. Du kan også logge ind i administrationsmodulet og annullere en booking, så snart du har modtaget den fra gæsten pr. eller telefon. I så fald vil bookingen ikke fremgå af den månedlige provisionsopgørelse. Gæsten har desuden mulighed for selv at annullere sin booking via et link og en kode i sin bekræftelsesmail. Benytter gæsten denne mulighed, går annulleringen helt automatisk både i TouristOnlines administrationsmodul og i dit eget bookingsystem og du behøver dermed ikke foretage dig yderligere. Du modtager en notifikation pr. , når en gæst selv har annulleret via linket. 9

10 Priser (frivilligt) Alle dine værelsespriser styres i dit eget bookingsystem også alternative priser i udvalgte perioder. I TouristOnlines administrationsmodul har du dog mulighed for at angive dine listepriser dvs. den højeste pris, der kan forekomme over året. Det kan være en fordel at indtaste dine listepriser, hvis du har perioder på året, hvor dine priser ligger 5% eller mere under dine listepriser. Forklaring: når en gæst søger på dit vandrerhjem via én af TouristOnlines kanaler, så vil listeprisen blive vist (overstreget) samtidigt med den aktuelle pris, og gæsten vil dermed kunne se, at der i denne periode er tale om en god rabat. Produktbeskrivelser (frivilligt) Der er af Danhostel opsat standard produktnavne og produktbeskrivelser (se bilag under punkt 9). Du har dog mulighed for at tilpasse disse beskrivelser, hvis du ønsker at uddybe eks. faciliteter på de forskellige værelsestyper eks. kørestolsvenligt, havudsigt osv. Salgs- og forretningsbetingelser (påkrævet) Der er af Danhostel opsat nogle standard salgs- og forretningsbetingelser, der er gældende for hele kæden. Du har dog mulighed for at tilføje i disse betingelser, hvis du ønsker at skrive noget om åbningstider i receptionen, parkeringsforhold m.m. I Salgs- og forretningsbetingelserne er også nævnt priser for hhv. morgenmad, leje af linnedpakke og køb af vandrerhjemskort/internationale kort. Prisen for kortene er fastlagt af Danhostel Danmarks Vandrerhjem, så her skal du ikke ændre noget. Men det er vigtigt, at du i teksten indsætter din pris på morgenmad og leje af linnedpakke. Som standard er prisen angivet med XX kr. i teksten. Stamdata (frivilligt) Du kan selv ændre stamdata vedr. eks. adresse som du modtager din statistik og provisionsopgørelse fra TouristOnline på eller eks. navn på kontaktperson. Under stamdata ligger også tidspunktet for, hvornår gæsten senest kan foretage en booking til samme dag. Der er af Danhostel opsat et standardtidspunkt, således at gæsterne efter kl. 7:00 ikke kan booke online via TouristOnlines system til ankomst samme dag. Dette tidspunkt kan du selv ændre, hvis du synes det skal ligge før eller efter standardtidspunktet. Gæsteanmeldelser (frivilligt) Når en gæst har overnattet på dit vandrerhjem, vil vedkommende 2 dage efter afrejse modtage en med opfordring til at anmelde sit ophold. Anmeldelserne bliver vist sammen med øvrig info om dit vandrerhjem på TouristOnlines salgskanaler. Du har selv mulighed for via administrationsmodulet at kommentere alle anmeldelser, hvis du mener, at der er behov for det. Du kan dog kun kommentere på tekstanmeldelser ikke på ratings. Undervisning/introduktion Tobias Willaume-Jantzen giver dig ca. 15 minutters undervisning og introduktion til TouristOnlines administrationsmodul, inden dit vandrerhjem bliver sat online bookbart. 10

11 9. Bilag - mulige produktkoder/profilnavne i TouristOnline Produktkode Enkeltværelser: TR1 TR1E TR1M TR1EM 2-sengsværelser: TR2 TR2E TR2M TR2EM 3-sengsværelser: TR3 TR3E TR3M TR3EM 4-sengsværelser: TR4 TR4E TR4M TR4EM 5-sengsværelser: TR5 TR5E TR5M TR5EM 6-sengsværelser: TR6 TR6E TR6M TR6EM Beskrivelse Enkeltværelse uden bad og toilet Enkeltværelse med bad og toilet Enkeltværelse uden bad og toilet inkl. Morgenmad Enkeltværelse med bad og toilet inkl. Morgenmad 2-sengsværelse uden bad og toilet 2-sengsværelse med bad og toilet 2-sengsværelse uden bad og toilet inkl. Morgenmad 2-sengsværelse med bad og toilet inkl. Morgenmad 3-sengsværelse uden bad og toilet 3-sengsværelse med bad og toilet 3-sengsværelse uden bad og toilet inkl. Morgenmad 3-sengsværelse med bad og toilet inkl. Morgenmad 4-sengsværelse uden bad og toilet 4-sengsværelse med bad og toilet 4-sengsværelse uden bad og toilet inkl. Morgenmad 4-sengsværelse med bad og toilet inkl. Morgenmad 5-sengsværelse uden bad og toilet 5-sengsværelse med bad og toilet 5-sengsværelse uden bad og toilet inkl. Morgenmad 5-sengsværelse med bad og toilet inkl. Morgenmad 6-sengsværelse uden bad og toilet 6-sengsværelse med bad og toilet 6-sengsværelse uden bad og toilet inkl. Morgenmad 6-sengsværelse med bad og toilet inkl. Morgenmad Du bestemmer selv ud fra ovenstående liste, hvilke profiler du ønsker at sælge via TouristOnlines system du behøver ikke at sælge dem alle for at blive online bookbar. Ønsker du at sælge andre produkttyper, eks. hytter, kan dette aftales med TouristOnline. 11

12 This document was created with Win2PDF available at The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only. This page will not be added after purchasing Win2PDF.