ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER

Transkript

1 ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER Sommer KULTURAFTALERNE Sommersprogkurser i Danmark december

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Kulturaftalerne 1. Generelle betingelser Krav til indhold af kurset Hvilke lande deltager i kulturaftalerne Hvilke studerende kan ansøge 5 2. Ansøgningsskema og evt. supplerende dokumentation for de studerende Supplerende dokumentation til ansøgningen 6 3. Behandling af ansøgninger: udvælgelse og oprettelse af lister Kriterier for udvælgelsen af stipendiaterne Liste over ansøgere Deltagerliste Venteliste 8 4. Dokumentation for de studerendes ophold Bevillingsbrevet (Letter of Confirmation) Afslagsbrevet Skabeloner til rådighed på hjemmesiden 8 5. Kontrakt og regnskab Kontrakt med kursusstederne For kursussteder, der ifølge deres ansøgning og kontrakt, ikke tilbyder stipendiater kost og logi: For kursussteder, der ifølge deres ansøgning og kontrakt, tilbyder stipendiater kost og logi: Udbetaling af tilskudsmidler til kursusstederne Afrapportering Force majeure Markedsføring af ordningen og evaluering Monitorering Frister og vigtige datoer 12 2

3 Kulturaftalerne Kulturaftalerne er et nationalt stipendieprogram, som giver studerende fra udvalgte lande mulighed for at komme til Danmark på: et sommersprogkursus i dansk og dansk kultur eller et længerevarende studie- eller forskningsophold af op til ét års varighed ophold på et dansk universitet eller lignende videregående uddannelsesinstitution. Danske studerende har i en vis grad mulighed for at opnå tilsvarende stipendier i udlandet inden for rammerne af en kulturaftale. Der er afsat 5,5 mio. kr. til Kulturaftalerne på Finanslovsforslaget for. 1. Generelle betingelser 1.1 Krav til indhold af kurset Et sommersprogkursus skal indeholde danskundervisning af høj kvalitet. Dertil skal kursusdeltagerne præsenteres for Danmark og dansk kultur. Typisk finder kulturdelen sted både i klasseværelset og på ekskursioner. Danskundervisningen De studerende skal modtage minimum 4 lektioner danskundervisning dagligt mandagfredag så længe kurset varer, dvs. 60 lektioner over 3 uger. Undervisningen forventes varetaget af undervisere med særlige kompetencer inden for dansk sprog, litteratur og kultur, og som har erfaring med at undervise udlændinge i dansk. Der kan eventuelt planlægges én enkelt heldagsekskursion, forudsat at dagens obligatoriske 4 lektioner danskundervisning lægges på et andet tidspunkt i programmet. Det er vigtigt, at kursusdeltagerne er velinformerede om det danskniveau, som kurset forudsætter, når de ankommer. Derfor kan kursusudbydere med fordel anvende den standardiserede europæiske ramme for sprogniveauer, CEFR, når de udbudte danskkursus-niveauer skal beskrives. Information om CEFR findes på: Kulturdelen Kursets kulturdel kan bestå af en række forskellige aktiviteter alt afhængig af den særlige profil, som kursusstedet har og de services og netværk, som kursusstedet og de ansvarlige for kurset har adgang til. Eksempelvis kan man lade formiddagens danskundervisning blive fulgt op af eftermiddagsforelæsninger i dansk politik og kultur. Andre aktiviteter kan være udflugter, 3

4 museumsbesøg, rundvisning hos offentlige og private organisationer med fokus på dansk kultur. 1.2 Hvilke lande deltager i kulturaftalerne Kulturaftalestipendier for sommersprogkurser i Danmark udbydes til studerende fra videregående uddannelsesinstitutioner fra 41 lande. Landene er opdelt i to stipendiepuljer: Gruppe 1: Belgien Island Norge Sverige Brasilien - NY 1 Italien Polen Sydkorea - NY 2 Bulgarien Japan Portugal Tjekkiet Cypern Kroatien Rumænien Tyrkiet Estland Letland Schweiz Tyskland Finland Liechtenstein Serbien Ungarn Frankrig Litauen Slovakiet Østrig Grækenland Luxembourg Slovenien Holland Makedonien Spanien Irland Malta Storbritannien Ansøgere til Gruppe 1 søger direkte hos sommerkursusudbyderne. Gruppe 2: Udvalgte institutioner i Canada, Kina, Rusland og : University of British Columbia, Department of Central, Eastern and Northern European Studies, Vancouver Beijing Foreign Studies University, The Danish Department, Beijing Fudan University, College of Foreign Languages and Literatures, Shanghai The Institute of European Language and Culture, Beijing Sino-Danish Centre for Education and Research (SDC), Beijing Lomonosov State University (MGU) (Moskva Lomonosov Statsuniversitet), Department of German and Celtic Philology, Moskva Canada Kina Kina Kina Kina Rusland 1 Ny i Ny i

5 Sankt-Peterburgskij Gosudarstvennyj Universitet, (Sankt Petersborgs Statsuniversitet), Institut for Skandinavistik og Nederlandsk Filologi, Sankt Petersborg Moskvas Lingvistiske Statsuniversitet (MSLU / MGLU), Institut for Hollandsk, Finsk og Skandinaviske Sprog, Moskva Moskvas Statslige Institut for Internationale Relationer (MGIMO), Moskva Herzen State Pedagogical University of Russia, Department of Modern European languages, Institute of Foreign Languages, Sankt Petersborg Portland State University, Dept. of Foreign Lang. and Literature, Portland, OR University of California, Department of Scandinavian Studies, Berkeley, CA University of California, The Scandinavian Section, Los Angeles, CA University of Colorado Boulder, the Department of Germanic and Slavic Languages and Literatures, Boulder, CO University of Texas at Austin, Department of Germanic Studies, Austin, TX University of Washington, Scandinavian Department, Seattle, WA University of Wisconsin, Department. of Scandinavian Studies, Madison, WI Rusland Rusland Rusland Rusland Ansøgere til Gruppe 2 søger direkte hos sommerkursusudbyderne. BEMÆRK: Ansøgere fra andre lande kan ikke komme i betragtning til et stipendium. 1.3 Hvilke studerende kan ansøge Stipendiet kan tildeles til bachelor-, kandidat- og ph.d.-studerende. Stipendiet kan kun tildeles studerende, som på ansøgningstidspunktet er indskrevet på en hel uddannelse (fuldtidsstudie) på en videregående uddannelsesinstitution i et af deltagerlandene (se afsnit 1.2.) Dette vil sige i praksis, at studerende skal som minimum være i det første år af deres uddannelse på en videregående uddannelsesinstitution på ansøgningstidspunktet. Ph.d.-studerende skal ligeledes være ansat ved, eller tilknyttet, en videregående uddannelsesinstitution i et af deltagerlandene. Ansøgere tilknyttet uddannelsesinstitutioner i lande, som ikke er blandt programmets deltagerlande, kan ikke komme i betragtning til et stipendium. 5

6 Ansøgere må ikke være indskrevet som full-degree studerende eller udvekslingsstuderende på en dansk videregående uddannelse på ansøgningstidspunktet 3. Bemærk, at den studerendes tilknytning til deltagerlandet er således baseret på den studerendes indskrivning på den videregående uddannelsesinstitution og ikke på den studerendes nationalitet. Bemærk, at kursusudbyderne ikke må begrænse adgangen til kurserne udelukkende til egne studerende. 2. Ansøgningsskema og evt. supplerende dokumentation fra de studerende Kursusstederne kan vælge at bruge UFMs ansøgningsskema eller eget ansøgningsskema udviklet til formålet. Ansøgningsskemaerne skal som minimum indeholde de informationer, som fremgår af UFMs skabelon til ansøgningsskemaet. Se Bilag 1: Skabelon og minimumskrav om indholdet af ansøgningsskemaet til sommersprogkurserne 2.1 Supplerende dokumentation til ansøgningen Ansøgere, som skal på et Erasmus+- ophold i Danmark umiddelbart efter sommersprogkurset, skal indsende dokumentation herfor. Dokumentationen kan være i form af et brev enten fra deres egen uddannelsesinstitution i hjemlandet eller fra den danske værtsinstitution, hvoraf tidspunkt for ophold og type ophold tydeligt fremgår. Ansøgere kan indsende et anbefalingsbrev fra en lektor, som underviser ansøgeren i dansk på deres uddannelsesinstitution i hjemlandet sammen med ansøgningen. Styrelsens liste over lektorer, der underviser i dansk i udlandet kan findes på UFMs hjemmeside. 3. Behandling af ansøgninger: udvælgelse og oprettelse af lister 3.1 Kriterier for udvælgelsen af stipendiaterne For at sikre at de mest kvalificerede ansøgere indstilles til et stipendium på et af de danske kursussteder, har SFU vedtaget tre kriterier, der skal bruges til at prioritere ansøgerne. En ansøger skal ikke nødvendigvis opfylde disse kriterier for at blive tildelt et stipendium til et sommersprogkursus i Danmark, men en ansøger, der opfylder disse, skal prioriteres frem for en ansøger, der ikke i samme grad opfylder disse. Følgende kriterier skal have 1. prioritet: Ansøgeren er indstillet af en lektor, der underviser i dansk i udlandet. 3 Det har ingen betydning, om ansøger har planer om i fremtiden at skulle indskrives på en dansk uddannelsesinstitution, og ser sommersprogkurset som forberedelse til dette. Det afgørende er, at ansøger ikke allerede er indskrevet på en uddannelsesinstitution i Danmark på ansøgningstidspunktet og heller ikke i sommerkursusperioden. 6

7 Ansøgeren studerer dansk eller nordisk på et udenlandsk universitet eller en sprogskole/en af det danske kulturinstitutters afdelinger i udlandet 4. Ansøgeren vil bruge sommeropholdet som forberedelse til et Erasmus+-ophold i Danmark umiddelbart efter kurset. Yderligere kriterier, der tæller positivt ved bedømmelsen af en ansøgning: Ansøgeren vil bruge sommeropholdet som forberedelse til et fremtidigt ophold på en videregående uddannelsesinstitution i Danmark. Ansøgerens motivationsbrev er godt skrevet, relevant og giver et godt billede af ansøgerens baggrund og motivation/grund til at søge. Udbydere af sommersprogkurser har også mulighed for at vægte andre kriterier i deres bedømmelse. Det skal fremgå tydeligt af alle kursusstedets informationer om sommersprogkurset, hvilke kriterier der lægges vægt på, så bedømmelsen foregår så transparent som muligt. Bemærk venligst, at ansøgere ikke er berettiget til et stipendium, hvis: Ansøgeren ikke er indskrevet som fuldtidsstuderende på en videregående uddannelsesinstitution Ansøgeren er indskrevet på en uddannelsesinstitution i et land, som ikke deltager i programmet (se afsnit 1.2) Ansøgeren på ansøgningstidspunktet er indskrevet på en institution i Danmark, enten på en hel uddannelse eller som udvekslingsstuderende (se fodnote 3). Ansøgeren har ansøgt om optagelse på flere kursussteder som første prioritet. 3.2 Liste over ansøgere For at sikre, at studerende ikke søger flere kursussteder på en gang, udarbejder hvert kursussted en liste over alle ansøgere, både de kvalificerede og de ikke-kvalificerede, og sender den til SFU senest d. 15. marts. Se Bilag 6: Deltager- og venteliste for sommersprogkurserne. SFU tjekker kursusstedernes lister for dubletter og for ansøgere, der har søgt flere steder som 1. prioritet, hvorefter SFU sender ansøgerlisterne retur til kursusstederne med opmærksomhedspunkter. Ansøgere der har søgt flere steder som hhv. 1. og 2. prioritet placeres så vidt muligt efter prioriterede ønske for kursussted. 3.3 Deltagerliste I forbindelse med sagsbehandling udarbejder kursusstederne en liste over godkendte ansøgere (deltagerliste). 4 Ansøgeren skal dog stadig være indskrevet som fuldtidsstuderende på en videregående uddannelsesinstitution i udlandet. 7

8 Se Bilag 6: Deltager- og venteliste for sommersprogkurserne. Kursusstederne informerer ansøgere løbende, om de er blevet optaget, om de får afslag, eller om de er sat på venteliste. 3.4 Venteliste I forbindelse med sagsbehandlingen udarbejder hvert kursussted en venteliste over potentielle stipendiatkandidater i tilfælde af frie pladser. Ventelistens størrelse er op til det enkelte kursussted, men skal, så vidt muligt, være på mindst 50 % af det antal ansøgere kursusstedet har modtaget. Kursusstederne bedes prioritere ventelistekandidater. Se Bilag 6: Deltager- og venteliste for sommersprogkurserne. Kursusstederne skal sikre sig, at alle ansøgere er orienteret om vilkårene for ventelisten. Ansøgeren skal (via mail) acceptere en ventelisteplads. Se Bilag 7: Forslag til brev for ventelistekandidater for sommersprogkurserne. Senest den 6. maj skal kursusstederne sende SFU deres lister over optagne stipendiater samt deres ventelister. Kursusstederne finder kandidater fra ventelisterne til eventuelle ledige pladser. Primo juni bør de endelige lister være på plads. Dog er der hvert år typisk et antal stipendiater, der melder fra til kurset lige inden kursusstart. Såfremt det er muligt, skal disse stipendiater erstattes med ansøgere, som er på venteliste. Kursusstederne sørger for så vidt muligt at erstatte de stipendiater, der melder afbud. Ventelisterne må tidligst lukkes 3 uger før kursusstart. 4. Dokumentation for de studerendes ophold 4.1 Bevillingsbrevet (Letter of Confirmation) Bevillingsbrevet er en skriftlig aftale mellem kursusstedet og stipendiemodtageren. I bevillingsbrevet skal det tydeligt fremgå, at bevillingen er et kulturaftalestipendium, den studerendes navn, fødselsdato, samt opholdets varighed. Se Bilag 2: Skabelon til bevillingsbrevet for studerende der ansøger om et sommersprogkursus. 4.2 Afslagsbrevet Afslagsbrevet bør henvise til de forskellige udvælgelseskriterier, kursusstedet har lagt vægt på i bedømmelsen af ansøgere til et kulturaftalestipendium. Se Bilag 3: Skabelon til afslagsbrevet for studerende der ansøger om et sommersprogkursus. 4.3 Skabeloner til rådighed på UFMs hjemmeside 8

9 Liste over skabeloner tilgængelige på UFMs hjemmeside: Bilag 1: Ansøgningsskema skabelon og minimumskrav Bilag 2: Bevillingsbrev til de studerende (Letter of Confirmation) Bilag 3: Afslagsbrev til de studerende Bilag 4: Anbefalingsbrev fra lektorer i dansk (Letter of Recommendation) Bilag 5: Afrapporteringsskema for sommersprogkurserne Bilag 6: Deltager- og venteliste for sommersprogkurserne Bilag 7: Forslag til brev for ventelistekandidater 5. Kontrakt og regnskab 5.1 Kontrakt med kursusstederne SFU indkalder fra 2018 hvert andet år interesserede danske videregående uddannelsesinstitutioner, højskoler og sprogcentre til en ansøgningsrunde om udbud af sommersprogkurser. SFU udvælger herefter sommersprogkursusudbydere til det efterfølgende år og fordeler antal stipendiater pr. kursussted. SFU indgår herefter en kontrakt med de udvalgte kursussteder. 5.2 For kursussteder, der ifølge deres ansøgning og kontrakt, ikke tilbyder stipendiater kost og logi: Tilskuddet på maks kr. pr. stipendiat dækker følgende: Kursusudgifter (undervisning, kulturelle arrangementer og administration) på kr. pr. stipendiat Et levestipendiebeløb på kr. som tilskud til kost og logi. Kursusstedet skal udbetale levestipendiet på kr. til stipendiaterne ved ankomsten og samtidig sørge for skriftlig kvittering for modtagelsen af beløbet. Såfremt kursusstedet afholder dele af udgifterne, som levestipendiet dækker, kan kursusstedet fratrække dette i forbindelse med udbetalingen. Stipendiaten må dog ikke på nogen måde blive opkrævet udgifter til kost og logi. Der må ikke afkræves yderligere studieafgifter af stipendiaten. 5.3 For kursussteder, der ifølge deres ansøgning og kontrakt, tilbyder stipendiater kost og logi: Tilskuddet på maks kr. dækker følgende: Kursusudgifter (undervisning, kulturelle arrangementer og administration) på kr. pr. deltager Kost og logi på kr. Der må ikke afkræves yderligere studieafgifter eller udgifter til kost og logi af stipendiaten. 9

10 5.4 Udbetaling af tilskudsmidler til kursusstederne. Kursusstederne modtager 80 % af midlerne inden kursusstart og de resterende 20 %, efter UFM har godkendt afrapporteringen for det afholdte sommersprogkursus. 5.5 Afrapportering Kursusstedet skal indsende en afrapportering for det gennemførte kursus senest to måneder efter kursets afslutning. Afrapporteringen skal indeholde: Endeligt program for kurset Bilag 5: Afrapporteringsskema for sommersprogkurserne underskrevet af den juridiske ansvarlige (sendes i PDF og Excel-format) Deltagerliste med navn og underskrifter på deltagerne (sendes i PDF-format) Afrapporteringen sendes til siu-tilskud@ufm.dk og til kulturaftaler@ufm.dk Når SFU har godkendt kursusstedets afrapportering og givet kursusstedet besked herom, vil SFU udbetale eller opkræve restbeløbet alt efter den endeligt godkendte bevilling. 5.6 Force majeure I tilfælde af force majeure, hvor en stipendiat melder fra kurset efter ventelisterne er lukket (tidligst 3 uger før kursusstart), således at denne plads ikke kan overgå til en anden ansøger, kan kursusstedet få refunderet DKK af tilskuddet per stipendiat. Kursusstedet skal i forbindelse med afrapporteringen indsende dokumentation til SFU for, at stipendiaten har meldt afbud inden for de 3 uger før kurset. 6. Markedsføring af ordningen og evaluering SFU vil på sin hjemmeside offentliggøre generel information om ansøgningsprocedurer og udbydersteder med link til disse. Kursusstedet skal informere om kurset, vurderingskriterier og gøre ansøgningsskemaet tilgængeligt på deres hjemmeside. Det skal fremgå af kursets landing page på kursusstedets hjemmeside, at kurset udbydes under Kulturaftaleprogrammet, herunder at det er muligt at opnå et kulturaftalestipendium til kurset, og der skal linkes til UFMs hjemmeside. Følgende tekst kan med fordel anvendes: Sommersprogkurset udbydes i regi af Kulturaftaleprogrammet med tilskud fra Uddannelses-og Forskningsministeriet. Kursusstedet skal benytte UFMs logo i deres markedsføring af kurset. Kursusstedet skal udsende UFMs evalueringsskema til kursusdeltagere, før kurset afsluttes. 10

11 7. Monitorering SFU forbeholder sig ret hvert år til tilfældigt at udvælge et antal institutioner til monitoreringsbesøg. Ved et monitoreringsbesøg besøger repræsentanter fra SFU institutionen for at overvære afholdelse af kurset, samt diskutere institutionens administrative procedurer og generelle arbejde med Kulturaftale-programmet. 11

12 8. Frister og vigtige datoer Frister For gruppe 1 og 2 Primo januar 11. januar 14. januar 14. januar 14. januar 1. marts 1. marts 15. marts 22. marts 25. marts 4. maj Kursusstederne modtager bevillingskontrakter og 1. rate fra SFU. Frist for kursusstederne til at sende SFU deres informationsformular med information om kurset og om ansøgningsprocedurer. SFU uploader informationsformularer om sommersprogkurserne på UFMs hjemmeside ANSØGNINGSRUNDEN ÅBNES Ansøgninger modtages på kursusstederne (ansøgere sender deres ansøgninger direkte til kursusstederne). FRIST FOR ANSØGNINGER TIL SOMMERSPROGKURSERNE Frist for kursusstederne til at sende SFU en liste over ansøgere. SFU tjekker alle lister for dubletter, dvs. ansøgere som søger flere steder. SFU sender kursusstederne deres lister over ansøgere retur. - Kursusstederne informerer ansøgere løbende om de er optaget, har modtaget afslag eller er på venteliste. - Kursusstederne udsender en Letter of Confirmation som vedhæftede fil via til godkendte ansøgere. - Kursusstederne opretter en venteliste (husk at få ventelistekandidaters godkendelse af ventelistens vilkår se bilag 7). 6. maj - Frist for kursusstederne til at sende SFU samlet liste over optagne studerende samt venteliste. Se Bilag 6 - SFU tjekker listerne for dubletter igen og sender de godkendte lister inkl. ventelister retur til kursussteder. maj - Koordinering mellem SFU og kursusstederne. - Kursusstederne finder kandidater fra ventelisterne til evt. ledige pladser. - Kursusstederne informerer ventelistekandidater, om de er optaget på en af de ledige pladser eller om de har modtaget afslag. 12

13 - Kursusstederne udsender en Letter of Confirmation som vedhæftede fil via til optagne ventelistekandidater. Den endelige deltagerliste skal indsendes som Excel-fil til SFU Tidligst 3 uger før kursusstart juni juli august Før slutning af kurset september - oktober Oktobernovember De endelige deltagerlister er på plads. Alle ansøgere har fået svar på om de er optaget/på venteliste/har fået afslag (ventelisten lukkes tidligst 3 uger før kursusstart) Løbende kontakt mellem kursusstederne og stipendiaterne vedr. ophold, bolig, visa osv. Kursusstederne bruger deres ventelister så vidt muligt til at fylde eventuelle ledige pladser. AFHOLDELSE AF KURSER Kursusudbyderne sender SFUs evalueringsskema til studerende. Frist for at afrapportere for kursusperiode (2 måneder efter kursets afslutning). Se Bilag 5 Kursusstederne modtager sidste rate fra SFU efter godkendt afrapportering (senest 1 måned efter afrapporteringsfristen). 13