GUIDE REKRUTTER FRIVILLIGE PÅ IKAST-BRANDES FRIVILLIGPORTAL. Frivilligjob.dk

Transkript

1 GUIDE REKRUTTER FRIVILLIGE PÅ IKAST-BRANDES FRIVILLIGPORTAL

2 INDHOLD 1. INDLEDNING 2. TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL OPSLAG 2.1. OPRETTELSE AF TAST SELV-JOB 2.2. OVERSIGT OVER DIN LOGIN-SIDE PÅ FRIVILLIGJOB.DK 3. NYE REKRUTTERINGSMULIGHEDER MED EVENT-FRIVILLIGHED? 4. VOLUNTEERING.DK: REKRUTTERING AF INTERNATIONALE 5. TIPS TIL DET GODE OPSLAG 5.1. FEM TIPS TIL EFFEKTIVE OPSLAG 5.2. HANDICAP OG TILGÆNGELIGHED

3 1. INDLEDNING I samarbejde med frivilligjob.dk tilbyder Ikast-Brande Kommune din forening eller institution adgang til at rekruttere frivillige på Ikast-Brandes frivilligportal og frivilligjob.dk. På de følgende sider finder du en trin-for-trin guide til rekruttering af frivillige via portalen krydret med tips og tricks til en vellykket rekruttering. En enkel indgang til jeres rekruttering Alle opslag på Ikast-Brandes frivilligportal skal lægges ind via frivilligjob.dk. Herefter vises de automatisk både på Ikast-Brandes frivilligportal og på frivilligjob.dk. Hvis din forening er medlem af en landsorganisation, der anvender frivilligjob.dks feedtjeneste (fx Ungdommens Røde Kors), vises jeres opslag også automatisk på landsorganisationens hjemmeside. Derudover linker andre sites, som universiteternes jobbanker og jobindex.dk, til nogle af de opslag, der lægges på frivilligjob.dk. Med andre ord: Læg dine opslag ind et sted, og få dem automatisk vist på en række relevante sites. Du kan også nemt dele jeres opslag på fx Facebook eller LinkedIn. På den måde får du med få klik stor synlighed. Spørgsmål? Du er altid velkommen til at kontakte frivilligjob.dks support, hvis du har spørgsmål til, hvordan du rekrutterer på Ikast-Brande Kommunes frivilligportal og frivilligjob.dk. Vi kan kontaktes på info@frivilligjob.dk eller tlf God fornøjelse med din rekruttering. Med venlig hilsen

4 2. TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL OPSLAG Du lægger opslag ind via Klik på Opret opslag i øverste højre hjørne for at komme i gang. HVIS DU TIDLIGERE HAR ANVENDT FRIVILLIGJOB.DK, LOG IND HVIS DET ER FØRSTE GANG, DU ANVENDER FRIVILLIGJOB.DK, VÆLG OPRET TAST-SELV BEMÆRK: Det fremgår af teksten på siden, at der er brugerbetaling på opslag fra offentlige institutioner. I Ikast-Brande Kommune er dette ikke tilfældet, da der som led i frivilligjob.dks aftale med Ikast-Brande Kommune er gratis annoncering for offentlige institutioner i kommunen. I det nedenstående finder du først en guide til, hvordan du opretter et tast-selv job. Herefter finder du en guide til dine muligheder med et organisations-log in til frivilligjob.dk (du vil modtage dette log in, når du har oprettet et tast selv-job) OPRETTELSE AF TAST SELV-JOB Hvis du ikke tidligere har anvendt frivilligjob.dk (eller hvis det er mere end et halvt år siden, du har anvendt frivilligjob.dk), kan du oprette dit første opslag som et tast selv-job. Når du har oprettet dit opslag, sender vi dig et log in til frivilligjob.dk i løbet af 1-3 hverdage. Når du har modtaget dit log in, kan du oprette flere opslag, redigere dit opslag, kontakte ansøgere etc. For at oprette tast selv, klik på Opret opslag i øverste højre hjørne på klik herefter på OPRET OPSLAG VIA TAST-SELV. Nu kommer du ind på en side, hvor du bliver bedt om at indtaste: Brugernavn (det brugernavn, du ønsker at anvende til log in) Kontaktperson (navn på kontaktperson det vil oftest være dig selv) Mailadresse (til denne mailadresse vil du modtage information vedr. dit opslag, herunder besked, når der kommer en henvendelse fra en interesseret borger) Telefonnummer

5 Organisation (begynd at skrive organisationens navn. Fremkommer den rette organisation, vælg denne. Ellers vælg Min organisation er ikke på listen, og udfyld de ekstra bokse, der fremkommer) Klik på NÆSTE Nu skal du oprette dit første jobopslag. Læs gerne de gode råd til jobopslag i denne guides afsnit 5 inden, du opretter dit opslag. Det kan også være en idé at skrive selve opslagsteksten i fx Word før, du indsender dit jobopslag. BEMÆRK: Vi anbefaler, at du opretter et jobopslag pr. frivilligjob. Hvis I fx både søger trænere og en til at varetage organisationens sociale medier, så opret to forskellige jobopslag. Vi ved nemlig af erfaring, at jo mere konkret, man kan være i jobopslaget, jo bedre effekt har det. For at oprette jobopslag, indtast: Overskrift Vælg en overskrift, der præcist og konkret beskriver, hvad I søger frivillige til. Kort beskrivelse/appetitvækker Her skriver du en kort indledning, der gerne skal besvare spørgsmålet: Hvorfor skulle jeg melde mig som frivillig? Opslagstekst Minimum 500 tegn vi anbefaler, at du forholdsvist grundigt beskriver opgaverne, hvad den frivillige får ud af at deltage, hvilken forskel den frivilliges indsats gør samt andre praktiske informationer. Se denne guides afsnit 5 for tips til gode opslag. Opgavetyper Vælg 1-3 fra oversigten forsøg at vælge det, der bedst matcher den konkrete opgave, I søger frivillige til. Arbejdsområde Vælg 1-3 fra oversigten ofte vil et område matche bedst, fx vil idrætsaktiviteter passe bedst ind i Sport og idræt. Opgavens varighed Her skal du definere, hvilken af følgende kategorier, opgaven passer bedst i: o Længere forløb: Hvis det frivillige arbejde foregår løbende fx lektiehjælp hver tirsdag eller en bestyrelsespost, som I forventer skal varetages i et eller flere år så vælg denne kategori.

6 o Tidsbegrænset: Hvis I søger en frivillig til projektarbejde fx udarbejdelse af en sociale medier-strategi, planlægning af en sommerlejr el. lign., så vælg denne. Her skal du definere hvilken periode, det frivillige arbejde skal varetages i. o Event: Hvis I søger frivillige til en afgrænset begivenhed af fx en dag eller uges varighed fx en koncert, kulturbegivenhed, tøjsorteringsdag i genbrugsbutikken eller en sommerlejr så vælg event. Her skal I definere, hvilken type event, det drejer sig om (boks fremkommer, når I vælger event). BEMÆRK: Hvis I har et eventjob, så sæt gerne hak i boksen med tilbud om at få sendt opslaget ud. Når I gør det, sender vi jeres opslag til personer, der har sagt ja til at modtage information om event-frivilligjobs i Ikast-Brande Kommune. Læs mere om event-frivillighed som rekrutteringsredskab i denne guides afsnit 3. Arbejdssted Her skal du vælge, hvor den frivillige skal udføre arbejdet: o Fast arbejdsadresse: Vælg denne for alle jobs, der skal udføres af frivillige lokalt i Ikast-Brande Kommune. Vælg enten en adresse eller postnummer og by. Vær opmærksom på, at det kun er jobs i denne kategori, der vises på Ikast-Brande Kommunes frivilligportal. o Virtual volunteering: Har I opgaver, der kan udføres på distance, dvs. af frivillige bosat i hele landet, så vælg denne. Det kan fx være opgaver inden for sprog og kommunikation eller IT. o Frivilligt arbejde i udlandet: Vælg denne kategori til opgaver, hvor hovedparten af den frivilliges tid anvendes uden for landets grænser. Aktivering Vælg den periode, opslaget skal være synligt på siderne. Du kan max have opslaget aktivt i et halvt år, hvorefter du kan genaktivere det. Du kan altid deaktivere et job, hvis I har et tilstrækkeligt antal frivillige. Samtykke Inden, du kan gemme opslaget, skal du sætte hak i samtykke-boksen. Klik herefter på Gem. I løbet af 1-3 hverdage vil du modtage en mail med et login til din konto på frivilligjob.dk.

7 2.2. OVERSIGT OVER DIN LOGIN-SIDE PÅ FRIVILLIGJOB.DK Når du er logget ind på frivilligjob.dk, har du nedenstående muligheder du vælger, hvilken eller hvilke, du vil benytte, i venstremenuen: Opret frivilligjobs Her kan du oprette nye frivilligjobs. De felter, der skal udfyldes, er de samme som for tast selv-opslag anvend guiden oven for. Når du opretter et frivilligjob og er logget ind, bliver du efter oprettelsen spurgt, om du ønsker at få opslaget oversat til engelsk. Vælg oversættelsen, hvis I ønsker at modtage frivillige med begrænsede dansk-kundskaber det kan fx være internationale studerende, expats eller medrejsende ægtefæller. Du skal ikke selv oversætte det sker automatisk, og frivilligjob.dk kvalitetstjekker oversættelsen, inden jobbet bliver synligt på frivilligjob.dk. Derfor kan der gå nogle dage, før du kan se og redigere det engelske job. Det oprindelige job (på dansk), kan du se i din joboversigt med det samme. BEMÆRK: Hvis du oplever problemer med at gemme jobs, når du er logget ind, er det muligvis fordi, du har blokeret pop up vinduer. Hvis du tillader pop up for frivilligjob.dk, vil du få vist muligheden for at oversætte opslaget, og du vil herefter kunne gemme jobbet. Kontakt frivilligjob.dk, hvis du oplever problemer. Dine frivilligjobs Menupunktet Dine frivilligjobs viser dig en oversigt over de jobs, du har på siden. Bemærk, at der er to faner, et med aktive jobs (dvs. jobs, du lige nu har på frivilligjob.dk) og et med inaktive jobs (dvs. jobs, der er udløbet). Ud for hvert job (både aktive og inaktive) ser du en række ikoner. Med disse ikoner kan du redigere dine jobopslag når du kører musen hen over et ikon, vises en tekstboks med funktionen. Du kan fx redigere dine jobs, se statistik for dem eller få dem oversat til engelsk (anvend denne funktion, hvis det tast-selv opslag, du oprettede, skal oversættes til engelsk). BEMÆRK: Når du beder om at få et opslag oversat til engelsk, går der 1-3 dage, før du kan se det i din oversigt over aktive jobs, og før det bliver synligt for andre. Det skyldes, at frivilligjob.dks support kvalitetstjekker alle oversættelser. Se ansøgninger Når en potentiel frivillig kontakter jer enten for at ansøge eller med spørgsmål til jobbet får I

8 tilsendt en mail om, at der er kommet en ny henvendelse. Denne henvendelse / ansøgning finder du i dette menupunkt. Se ansøgninger for de enkelte jobs ved at klikke på jobbet, og husk at markere dine ansøgninger som behandlede, når du har været i dialog med ansøgeren. Det giver dig et bedre overblik. Ligesom der i fanen Dine frivilligjobs kan vælges mellem aktive og inaktive jobs, er der i Se ansøgninger to faner. Du kan her vælge mellem en oversigt over ansøgninger til åbne stillinger og lukkede stillinger. Hvis et job er udløbet, eller du selv har valgt at deaktivere det, fordi I har fået tilstrækkeligt med ansøgninger, ser du dine ansøgninger i fanen Lukkede stillinger. BEMÆRK: Potentielle frivillige, der tilbyder deres hjælp via internettet, har en forventning om, at I svarer inden for en overskuelig tid. Vi oplever desværre ofte, at organisationer glemmer at svare eller først svarer efter længere tid. Det kan der være mange grunde til ferie, frivillige der stopper, sygdom etc. Men den potentielle frivillige, der tilbyder sin tid, vil sidde tilbage med en følelse af ikke at blive værdsat. Husk derfor altid at svare alle frivillige også dem, I ikke har mulighed for at tilbyde et frivilligjob. Brugerindstillinger Her kan du se, hvilken mailadresse der er knyttet til din konto, redigere dine kontaktinformationer og skifte kodeord. Organisation Her vises de oplysninger, vi har om din organisation. Hvis du har superbrugeradgang, kan du redigere tekst, adresse og logo i denne fane. Kun en person pr. organisation kan have superbrugeradgang, og man skal kontakte frivilligjob.dks support for at få det. I landsorganisationer som fx Røde Kors eller KFUM-Spejderne vil det typisk være hovedkontoret, der har superbrugeradgangen, da oplysningerne i organisations-feltet ikke kan tilpasses lokalt. RESSOURCEBANKEN Under menupunkterne finder du frivilligjob.dks ressourcebank til organisationer. Her kan du klikke dig videre og læse mere om nyttig information, vi har samlet til dig se fx, hvordan frivilligjob.dks søsterprojekter techsoup.dk og ngojob.dk kan hjælpe din forening, se vores rekrutteringsguides eller find dit lokale frivilligcenter.

9 3. NYE REKRUTTERINGSMULIGHEDER MED EVENT-FRIVILLIGHED? Som en del af Ikast-Brande Kommunes aftale med frivilligjob.dk får I i sensommeren 2019 adgang til frivilligjob.dks eventmodul. Det betyder, at borgere i Ikast-Brande Kommune, der ønsker at engagere sig kortvarigt eller ad hoc i frivilligt arbejde, kan melde sig til via Ikast-Brande Kommunes frivilligportal eller via frivilligjob.dk og få besked, når der kommer nye event-frivilligjobs i kommunen. Hvordan får I som organisation glæde af event-modulet? Event-frivillighed kan være mange ting. Ofte tænker vi på større events festivaller, sportsbegivenheder eller lignende når vi hører ordet. Men et event-frivillighed kan også være mindre begivenheder: En aktivitet i weekenden for beboerne på plejecentret eller en tøjsorteringsdag i genbrugsbutikken. Det kan være en måde at få frivillige hænder involveret i større, afgrænsede opgaver i jeres organisation. Overvej derfor gerne, om I har opgaver i organisationen, som kan udbydes som et event så det måske ikke altid er Tordenskjolds soldater, der tager slæbet. Som ved alle andre frivilligjobs er det væsentligt at tænke modtagelsen og introduktionen af de event-frivillige igennem. Hvis de frivillige føler sig godt modtaget og får en god oplevelse, er chancen for, at de vil give en hånd med en anden gang, større. Hvorfor event-frivillighed? gennemfører hvert år en undersøgelse blandt de, der søger et frivilligjob på siden. I 2018 svarede 84 %, at det frivilligjob, de havde fået, var kontinuerligt mens kun 64 % svarede, at de ønskede et kontinuerligt frivilligt arbejde. Knap hver fjerde svarede, at de ønskede et tidsafgrænset frivilligt arbejde. Efterspørgsel på tidsafgrænsede frivilligjobs er med andre ord stor, mens udbuddet er begrænset. Det giver jer en unik mulighed for at nå ud til grupper af borgere, der gerne vil engagere sig, men som måske ikke synes, de har tiden til en kontinuerlig indsats. Samtidig giver den tidsafgrænsede frivillighed jer en mulighed for at gå i dialog med de frivillige, der melder sig. Hvis først, de får smag for det, vil de måske gerne noget mere men det kan være nemmere at overskue at melde sig til noget konkret og kortvarigt, end til noget kontinuerligt.

10 Sådan søger I event-frivillige For at søge frivillige til jeres events, skal I oprette et opslag på frivilligjob.dk se beskrivelsen i afsnit 2. For at nå ud til eventfrivillige: Vælg Event i kategorien Opgavens varighed, vælg event-type og husk at sætte hak i tilbuddet om at få jeres event sendt ud til de frivillige på mailinglisten. I modtager ansøgninger fra event-frivillige på samme måde, som I modtager ansøgninger til jeres øvrige frivilligjobs dvs. I modtager en mail om, at der er kommet en henvendelse, hvorefter I kan logge ind på jeres frivilligjob.dk-konto og se den.

11 4. VOLUNTEERING.DK: REKRUTTERING AF INTERNATIONALE Hvert år kommer der et stort antal internationale til Danmark; fx udvekslingsstuderende, expats og deres medrejsende ægtefæller. Frivilligt arbejde er en oplagt måde at lære sit lokalsamfund bedre at kende, møde nye mennesker og træne sproget. Men det kan være en udfordring at finde et frivilligt arbejde, når man er ny i Danmark. Derfor har vi oprettet volunteering.dk som en underside til frivilligjob.dk. Her kan internationale søge frivilligt arbejde på engelsk og det valgte mere end mennesker at gøre i Det svarer til ca. 10 % af alle ansøgninger på siden. Hvis I har opgaver, der kan varetages af de mange, ressourcestærke tilflyttere, der kommer til landet (men som måske kun er her i en kortere periode som det fx er tilfældet for mange udvekslingsstuderende), er det helt oplagt at tilbyde jeres frivilligjob på engelsk. Sådan gør I Når du er logget ind på frivilligjob.dk og opretter et job, får du automatisk tilbudt at få jobbet oversat til engelsk. Sig ja til det, hvis I er indstillede på at tage imod frivillige, der slet ikke eller i begrænset omfang taler dansk, og hvis opgaven kan varetages af en international. Når du takker ja til oversættelsen, oprettes der en kopi af dit job på engelsk. s support kvalitetstjekker oversættelsen inden, jobbet bliver synligt på siden. Du skal med andre ord ikke foretage dig andet end at takke ja til tilbuddet og vente 1-3 hverdage, til vi har kigget opslaget igennem. For tast selv-jobs: Når du opretter et tast selv-job, dvs. dit første job, får du ikke automatisk tilbuddet om oversættelse (det skyldes, at der så ville blive oprettet to brugerprofiler til dig). Når vi har godkendt dit tast selv-job, og du får dit log in til frivilligjob.dk, kan du i oversigten Dine frivilligjobs klikke på globus-ikonet ud for dit opslag og få det oversat. Læs mere om at rekruttere internationale På volunteering.dk har vi samlet relevant information til både de internationale, der overvejer at melde sig som frivillige, og til din organisation. Her er der fx information om reglerne for frivilligt arbejde og de forskellige opholdstilladelser, de frivillige kan have og information til internationale om, hvordan det er at være frivillig i Danmark.

12 5. TIPS TIL DET GODE OPSLAG Hvert år søger mere end mennesker et frivilligt arbejde via frivilligjob.dk. Men der er stor forskel på, hvor mange henvendelser, foreninger og organisationer får på deres opslag. Det skyldes både, at nogle opgaver og målgrupper er mere populære end andre men det skyldes også, at der er stor forskel på, hvordan de forskellige frivilligjobs er formuleret. I denne korte guide har vi samlet en række gode råd til, hvordan du formulerer et godt opslag. Sidst i afsnittet finder du information om, hvordan du kan tænke tilgængelighed ind i din rekruttering FEM TIPS TIL EFFEKTIVE OPSLAG Du finder også vores guides til god rekruttering og mangfoldig rekruttering i fanen For organisationer på frivilligjob.dk. 1. Fokuser på ansøgerens behov Hvad får man ud af blive frivillig hos os? Man kommer let til at fokusere på, hvad det er for opgaver, man mangler hænder til - men husk at holde fokus på, hvad der får den frivillige til at melde sig, fx: At gøre en forskel At lære om sig selv og andre At kunne skrive noget på CV'et At blive en del af et fællesskab Især i starten af opslaget er det vigtigt, at du ikke fokuserer på, hvad I mangler hænder til, men på hvordan man gør en forskel som frivillig. 2. Besvar de grundlæggende spørgsmål Jeres opslag skal give læseren svar på nogle basale spørgsmål, fx: Hvor meget tid skal jeg bruge på det frivillige arbejde? Hvad er det for en organisation? Hvilke situationer kommer jeg til at stå i? Hvad forventer organisationen af mig - som menneske og fagligt? Hvem er de andre frivillige og ansatte? Og selvfølgelig spørgsmålet: Hvorfor skal jeg melde mig som frivillig her? Dette skulle dog helst blive besvaret igennem alle de ovenstående punkter.

13 3. Det vigtigste først, og husk stærke underoverskrifter Det er de færreste mennesker, der læser en tekst fra ende til anden online. Gør det derfor nemt for læseren at danne sig et overblik over opslaget og dets indhold. Brug gerne punktopstillinger, forskellige formateringer - fx fed tekst eller kursiv. Derudover er underoverskrifter guld værd. Hvis de er sigende og enkle, er det nemt for læseren at danne sig et overblik over opslaget. 4. Skab billeder hos læseren Don't tell it! Show it! lyder et ofte benyttet journalistisk mantra. Det, de mener er, at jeres tekst skal give læseren billeder på nethinden. Formuleringer som 'Hjælp socialt udsatte mennesker' fungerer - men sjældent alene. Forsøg at gøre opslaget nærværende og levende ved at tilføje mere præcise beskrivelser, som appellerer til følelserne og kan skabe et konkret billede af behovet. Fx om den gamle dame, der sidder og drikker sin kaffe alene hver dag, hele året. 5. Vis, hvad I brænder Når man spørger mennesker, hvorfor de er frivillige, er et af de hyppigste svar, at de gerne vil gøre en forskel. De er frivillige, fordi de brænder for arbejdet og sagen. Derfor: Fortæl, hvad jeres sag er, og hvem det er, I gør en forskel for HANDICAPS OG TILGÆNGELIGHED Jeres opslag bliver læst af mange forskellige mennesker med mange forskellige behov. I 2018 viste en undersøgelse, at 14 % ad brugerne på lever med kronisk sygdom, handicap eller funktionsnedsættelse. Derfor er det vigtigt, at opslaget inkluderer tilstrækkeligt med information om rammerne for det frivillige arbejde hos jer, så alle modtagere har mulighed for at vurdere, hvorvidt de kan varetage jobbet. I samarbejde med Sammenslutningen af Unge med Handicap (SUMH) kommer vi her med anbefalinger til, hvad du kan overveje af informationer i dit opslag for at imødekomme personer med særlige behov og udfordringer: Fysiske forhold i frivilligjobbet Adgangen til offentlige transportmuligheder Handicapfaciliteter til rådighed der, hvor det frivillige arbejde skal foregå (fx handicaptoilet, elevator, brede døre, ramper) Om lokationen for det frivillige arbejde er konstant eller skiftende Om aktiviteten foregår primært indendørs eller udendørs (beskriv gerne terræn og underlag) Om det frivillige arbejde primært er praktisk arbejde

14 Arbejdsmiljø i frivilligjobbet Antal mennesker skal man som frivillig forholde sig til i løbet af frivilligjobbet Om man møder man de samme frivillige hver gang eller ej Mulighed for ekstra støtte i opstarten af det frivillige arbejde (fx at man selv kan tage støtteperson med eller organisationen kan tilbyde en mentor i starten) Mulighed for at have sin handicaphjælper med Om det frivillige arbejde primært er baseret på interaktion mellem mennesker (fx rådgivning, samtale eller mentorforløb) Om mødetider er faste eller fleksible