Medarbejderinddragelse ved omstilling, udbud og udlicitering

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Medarbejderinddragelse ved omstilling, udbud og udlicitering"

Lars Andreasen
4 år siden
Visninger:

1 Medarbejderinddragelse ved omstilling, udbud og udlicitering Denne retningslinje skal tilgodese medarbejdernes behov for tryghed i forandringsprocesser samt sikre, at medarbejdernes viden og ideer indgår i sgrundlaget for forandringer, som kan få konsekvenser for de berørte medarbejderes ansættelsesforhold. Retningslinjen er aftalt 8 stk. 6 i Kolding Kommunes MED-aftale og finder typisk anvendelse i følgende situationer: Når der skal tages stilling til om, hvilke emner/områder mv, der undersøges nærmere med henblik på eventuel konkurrenceudsættelse Når et emne/område skal undersøges nærmere med henblik på eventuel konkurrenceudsættelse eller anden større omstilling. Når der skal tages stilling til om konkurrenceudsættelse af et emne/område. Når der skal tages stilling til om større ændringer af organisationsstrukturen. MED-inddragelse. MED-inddragelsen i disse situationer beskrives hver for sig neden for. 1. Grundlag, terminologi og principper I det følgende bruges betegnelsen, hvad enten et handler om konkurrenceudsættelse, udbud, udlicitering eller en større ændringer af organisationsstrukturen. Forslagsstilleren er den der har bemyndigelsen, jfr. Kolding Kommunes delegerings- og kompetencefordelingsplan, eller den leder en direktør måtte have delegeret sin bemyndigelse til. Når der fremsat et, er der i MED-aftalens forstand tale om et påtænkt initiativ. Når et fremsættes til politisk behandling vil det have karakter af et dagsordenspunkt, med den pågældende direktør som sstiller. Medarbejderinddragelsen bygger på princippet om medindflydelse: Medindflydelse defineres som ledelsens truffet på grundlag af åbne og grundige drøftelser mellem ledere og medarbejderrepræsentanter jfr. Kolding Kommunes MED-aftale 6, stk. 2. MED-organisationen inddrages i så god tid inden, der træffes i kommunen, at MEDrepræsentanterne får mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser med de berørte medarbejdere, så medarbejdernes synspunkter og kan indgå i sgrundlaget. Medarbejderrepræsentanternes synspunkter skal indgå i grundlaget for en, f.eks. i form af et referat. 1

2 Efter MED-rammeaftalens 7 stk. 4 litra c påhviler det ledelsen at informere og drøfte de er, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder om virksomhedsoverdragelse. Kolding Kommunes MED-aftale oplister i sin 7 stk. 2 emner, som formanden for MEDudvalget skal inddrage MED-strukturen om. 1.1 Særligt med hensyn til udbud mv. Kolding Kommunes delegerings- og kompetencefordelingsplan fastlægger følgende bemyndigelser med hensyn til udbud: B = Besluttende instans I = Indstillende instans O = Orientering Udbud hvor der er helt særlige forhold, f.eks. virksomhedsoverdragelse Indkøbsaftaler, udbud og indgåelse, hvor der ikke er helt særlige forhold, der gør sig gældende Byråd Økonomi -udvalg Stående Udvalg Administration B I I B Denne retningslinje finder anvendelse når virksomhedsoverdragelse potentielt vil finde sted, og det er således altid Økonomiudvalget, der træffer ledelsens. Hovedprincippet i MED-inddragelsen i disse sager er derfor følgende: Stående udvalg Hoved MED når flere forvaltninger beslutter forvaltningsmed og/eller berørte Økonomiudvalg lokale MED berøres 1.2 Særligt med hensyn til andre omstillinger Når en omstilling har betydning for personalets ansættelsesforhold, jfr. MED rammeaftalens 7 stk. 4 og Kolding Kommunes MED-aftale 7 stk. 2 skal den leder der har bemyndigelsen inddrage MED-strukturen følgende model: MED*) Beslutning 2

3 *) Når én forvaltning er involveret drøftes i forvaltnings-med og/eller berørte lokale MED. Ved større ændringer af organisationsstrukturen eller når flere forvaltninger er involveret drøftes i Hoved-MED. 2. Typiske eksempler 2.1 MED-inddragelse når der skal udarbejdes en plan for hvilke emner/områder mv., der undersøges nærmere med henblik på eventuel konkurrenceudsættelse En sådan plan kan tilvejebringes på flere måder, hvilket får betydning for MED-inddragelsen. Neden for gives tre eksempler: Økonomiudvalget beder de stående udvalg komme med til emner til konkurrenceudsætte. I den situation vil udgangspunktet være, at direktørens til det stående udvalg drøftes i forvaltnings-med eller lavere niveau inden forelæggelse for det stående udvalg, ligesom direktionens forelægges Hovedudvalget inden Økonomiudvalget. Økonomiudvalget beder direktionen komme med til emner til konkurrenceudsættelse. I denne situation vil udgangspunktet være, at direktionens forelægges Hovedudvalget inden Økonomiudvalget. Efter omstændighederne kan der være som forelægges forvaltnings-med eller lavere niveau. Økonomiudvalget beder direktionen om en liste over mulige emner til konkurrenceudsættelse. I denne situation er der ikke nødvendigvis tale om et i MED-aftalens forstand, og der er således ikke nødvendigvis pligt til forelæggelse for Hovedudvalget. Omvendt kan det være hensigtsmæssigt at høre medarbejdernes bemærkninger, og Hovedudvalget kan altid bede om at blive informeret. 2.2 MED-inddragelse når et emne/område skal undersøges nærmere med henblik på eventuel konkurrenceudsættelse eller anden større omstilling Særligt i denne situation finder afsnit 4 og 5 i Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering anvendelse. Projektgrupper Protokollatet åbner mulighed for at der kan nedsættes projektgrupper med deltagelse af repræsentanter for ledelse og alle berørte medarbejdere. MED-udvalget kan aftale retningslinjer for projektgruppens arbejdet. MED-udvalget kan bede om sagkyndig bistand. Kontrolbud (kun relevant ved udbud). 3

4 Specielt ved udbud mv. bemærkes, at et kontrolbud 1 skal udformes uafhængigt af de personer, som træffer om, hvem der udbud skal løse opgaven fremover. Der må ikke være personsammenfald mellem den personkreds, der kontrolbud (kontrolbudsgruppen) og den personkreds, der deltager i arbejdet med udbudsmateriale og foretager det endelige valg af leverandør. Det kan derfor anbefales, at der så tidligt i processen som muligt tages stilling til, hvorvidt der skal laves kontrolbud og i givet fald udpegning af de medarbejdere og ledere, der skal sidde i denne kontrolbudsgruppe. De direkte berørte medarbejdergrupper inddrages, jf. Protokollat om medarbejdernes inddragelse om medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering. Hvis medlemmerne af kontrolbudsgruppen også sidder i MED-udvalget, kan de- i det omfang de er inhabile ikke længere deltage i de konkrete drøftelser i MED-udvalget/projektgruppen. Hvad belyses og indgår i drøftelserne? Inden en om konkurrenceudsættelse eller anden større omstilling træffes, skal følgende belyses og drøftes i relevant omfang: Tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne Økonomi Personalebehov Uddannelsesbehov og krav til de berørte medarbejdere Arbejdsmiljøforhold Teknik Afgrænsning af evt. udbudsområde Valg af evt. udbudsform Eventuel om udarbejdelse af kontrolbud MED-inddragelse når der skal tages stilling til om konkurrenceudsættelse af et emne/område Når de fornødne undersøgelser og overvejelser er gennemført, kan der udarbejdes om evt. konkurrenceudsættelse mv. af et givet området. et, der håndteres denne model: Stående udvalg Evt. drøftelse i Hoved*) MED beslutter forvaltningsmed og berørte Økonomiudvalg lokale MED 1 I en tidligere udgave af protokollatet forholdt man sig til begrebet kontrolbud. Begrebet er i dag defineret i Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud 4

5 *) Når én forvaltning er involveret drøftes i forvaltnings-med og/eller berørte lokale MED. Ved større ændringer af organisationsstrukturen eller når flere forvaltninger er involveret drøftes i Hoved-MED MED-inddragelse når der skal tages stilling til om større ændringer af organisationsstrukturen Når de fornødne undersøgelser og overvejelser er gennemført, kan der udarbejdes om evt. gennemførelse af større ændringer af organisationsstrukturen. et, der håndteres denne model: MED*) Beslutning *) Når én forvaltning er involveret drøftes i forvaltnings-med og/eller berørte lokale MED. Ved større ændringer af organisationsstrukturen eller når flere forvaltninger er involveret drøftes i Hoved-MED. Beslutningen træffes af den leder, der har bemyndigelsen. MED inddrages sker på et niveau, der matcher den pågældende leders niveau. 3. MED-inddragelse Efter orienteres MED. Hvis det er besluttet at gennemføre et skal der aftales en kommunikationsplan om hvorledes, hvornår og til hvem kommunikationen skal foregå. Følgende forhold kan drøftes: MED-udvalget/projektgruppens videre inddragelse Konsekvenser, herunder afledte virkninger for medarbejdere, der ikke direkte berøres Generelle og lokale bestemmelser på området Omskoling, uddannelse og lignende Evt. rammer for opfølgning. Eksempelvis tidsperspektiv og indhold af evaluering Endvidere kan følgende indgå i den videre drøftelse: 5

6 Kravsspecifikation til udbudsmaterialet Betingelser for og tilrettelæggelse af udarbejdelsen af kontrolbud Personalets løn-, arbejds- og ansættelsesforhold i forbindelse med udlicitering, herunder rammer for overførsel af personalet Kontrakt- og ansættelsesvilkår ved den fremtidige opgavevaretagelse MED-inddragelse udbudsrunde Ledelsen orienterer på et MED-udvalgsmøde om hvem, der har vundet udbuddet. MED-udvalget skal løbende orienteres om processen, jf. MED-aftalens 7, stk. 5 c samt Virksomhedsoverdragelseslovens 5 og 6. 6

Relaterede dokumenter

BILAG 5. PROTOKOLLAT OM MEDARBEJDERNES INDDRAGELSE OG MED- VIRKEN VED OMSTILLING, UDBUD OG UDLICITERING

Side 45 BILAG 5. PROTOKOLLAT OM MEDARBEJDERNES INDDRAGELSE OG MED- VIRKEN VED OMSTILLING, UDBUD OG UDLICITERING 1. Rammer Parterne er enige om særligt at henlede opmærksomheden på, at medindflydelses-