REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I VESTERBO DEN 18. AUGUST Næstformand

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I VESTERBO DEN 18. AUGUST 2011 X Robert Thorsen Bestyrelsesformand Lars Hansen Næstformand X Heidi Bindløv Bestyrelsesmedlem X Hans-Jørgen Krickhahn Bestyrelsesmedlem X Henrik Autzen Bestyrelsesmedlem X Berit Jørgensen Bestyrelsesmedlem X Kaj Nielsen Bestyrelsesmedlem X Morten Homann Administrationen X Carl Danielsen Administrationen X Mette Kjær Larsson Administrationen (referent) Tilføjelse til dagsordenen 1.m. Nydamsparken svar vedrørende kommunens andel 2.e. Udlejning af fælleslokaler 1. Foreningsanliggender a. Godkendelse af regnskab (revisor deltog under dette punkt) Revisor gennemgik revisionsprotokollen. Der var ingen bemærkninger eller anbefalinger til forvaltningsrevision. Der var et overskud på kr. Revisor orienterede endvidere om de nye regler for forrentning af mellemregningen. Regnskabet godkendt af bestyrelsen. b. Godkendelse af afdelingsregnskaber (revisor deltog under dette punkt) Revisor gennemgik revisionsprotokollen. Refusion af lønsumsafgift er håndteret korrekt. Følgende tilføjes på s. 933, afsnit 4: hvilket i øvrigt er ganske sædvanligt for sektoren. Der var ingen bemærkninger eller anbefalinger til forvaltningsrevision. Revisor orienterede om de nye regler for overskud. Overskud overføres ligesom underskud til konto 407, resultatkonto. Afvikling sker over max. 3 år. Carl har set på afkast obligationer. Fagbo har besluttet at erstatte Carnegie. Carl fik mandat til også at finde en ny til VesterBo, og herefter orientere bestyrelsen. Der er udarbejdet oversigt over dispositionsfonden frem til udgangen af Det bemærkes, at det eneste driftstilskud der er godkendt udover indeværende budgetperiode er til afdeling 14. Dette tilskud er afviklet pr. 1. januar De øvrige tilskud til driften er skønnede beløb. Det kan blive større, mindre eller bortfalde. Tilskud til arbejder i vedligeholdelsesplanen udover indeværende budgetår er ikke godkendt, bortset fra afdeling 19. Der er lavet en oversigt i fusionsmaterialet. Da dispositionsfonden ikke er oppe på lovens minimumskrev pr. 30. april 2011, skulle der egentlig opkræves bidrag Hvis Vesterbo fusionerer pr. 1. januar 2012 er det ikke nødvendigt.

2 Afdelingsregnskaberne godkendt af bestyrelsen. c. Kandidat til suppleantposten Behandlet under pkt. 1.f. d. Procedure for valg af årets afdeling Fusionsudvalget sørger for at medtage proceduren Valg af årets afdeling i fusionsmaterialet. e. Byudvikling Hammel Kommune Bestyrelsen ser ikke for nuværende interesse i at bygge i Hammel på grund af udlejningssituationen, men kan på sigt være interesseret i at bygge i Hinnerup f. Repræsentantskabsmøde Beretning er under udarbejdelse. Forslag til suppleanter blev drøftet. Robert undersøger. Fusionsudvalget tager suppleanters stemmeret på repræsentantskabsmødet med i fusionsmaterialet. Morten og Carl udarbejder forslag omkring bemyndigelse til at afslutte forhandlingerne omkring fusion. På dagsordenen tilføjes under punktet Fusionsforslag : Se mere på BKÅ-Portalen. Heidi meldte afbud til repræsentantskabsmødet. g. Styringsdialog Kommunen har indkaldt til styringsdialog den 4. oktober. Formændene for de tre organisationer deltager sammen med administrationens chefgruppe med angivne hovedprioriteter. BKÅ s Bestyrelse drøfter derefter på sit møde i den 11. oktober, hvorledes styringsdialogen fremover skal bruges, og hvilke initiativer mødet i øvrigt giver anledning til. h. Udvidelse af Statsbos administrationsbygning I forbindelse med fusion med Fagbo den 1. januar 2012 har Statsbo et ønske om at udvide deres administrationsbygning med 512 m² i 2 etager. Bestyrelsen havde ingen indvendinger mod udvidelsen. i. Fleksibel udlejning Frydenlund Aftalen indgås pr. 1. oktober og gælder i 2 år. At der er fleksibel udlejning i afdelingen vil fremgå af AARHUSboligs og bk-aarhus hjemmeside. Herudover udarbejdes en presse meddelelse samt informationsskrivelse til beboerne i afdeling 10. Den fleksible udlejning giver fortrinsret til pendlere, studerende til 1 og 2 rums boliger og personer med tilknytning til arbejdsmarkedet. j. Dialog med lejer fra afdeling 1-2 Møde afholdt med deltagelse af lejeren, Robert og Jens. Det blev gjort lejeren klart, at vi ikke længere vil besvare hans henvendelser i de gamle sager, hvilket bestyrelsen henstiller til administrationen.

3 k. Byggeriet Rønnevangen i Sabro Entreprenøren er gået konkurs. Om konkursboet indtræder i kontrakten på Rønnevangen forventes der svar på i morgen. Det vurderes, at sandsynligheden herfor ikke er ret stor. Der er udarbejdet et krav på 3.9 mio. kr. + moms. Niras har en dialog med underentreprenører omkring, hvem der har penge til gode. Carl vurderer, at der er ca kr. tilbage i forhold til skema B godkendelsen. Beregning er sket på baggrund af informationer fra Niras om, hvilke fakturaer der skal betales. Det er udover garantien på 1.8 mio. Der er skrevet til garantistiller om frigivelse af garantien. Forsikringsrådgiver er forespurgt om mulighed for dækning af huslejetab for perioden 15. juli 31. juli Der afholdes møde for beboerne den 30. august. Færdiggørelsesplan forventes klar til dette møde. Byggeudvalget ønsker at blive informeret mere i denne sag fremover. Det gælder især ved en prioritering af, hvilke opgaver der kan udføres inden for den økonomiske ramme. Der afventes svar fra Protec vedrørende garanti på vinduer og døre. l. Henvendelse fra Lars Hansen vedrørende pc Ny pc bevilget. Hans-Jørgen stiller sig gerne til rådighed med hensyn til køb. m. Nydamsparken svar vedrørende kommunens andel Århus kommune har sagt nej til en kapitaltilførsel fra dem på kr. Robert orienterede om et møde med kommunen. Der blev henvist til en beslutning i 2005 om kapitaltilførsel. Kommunen skal inddrages hvis Landsbyggefonden vurderer der er behov for kapitaltilførsel. Administration retter fornyet henvendelse til kommunen efter at have forhørt sig i kredsen. Derudover drøftes spørgsmålet på styringsdialogen den 4. oktober Efterretninger a. Orientering om kredsarbejdet Robert orienterede om kredsarbejdet. b. Orientering om AARHUSbolig Intet. c. Orientering fra administrationen Der er indgået aftale om virksomhedsnævn i Boligkontoret Århus for henholdsvis ejendomsfunktionærer, administration og koncernen. Nyhedsbrev for ejendomsfunktionærer er etableret. Nyhedsbrevet er at finde på BKÅ Portalen i den fælles gruppe for ejendomsfunktionærer. Der er indgået en fælles lokaleaftale for ejendomsfunktionærer. Der er etableret et boligsocialt Forum for de tre beboerrådgivere samt Michael Andersen, Morten Homann og i fornødent omfang Jens Dam Kofoed i forhold til juridiske problemstillinger.

4 Den 14. september afholdes virksomhedsdag for alle medarbejdere. Formiddagen dog kun for administrationens medarbejdere. Der er gennemført en mindre justering af organisationen for at give klarere ledelsesforhold. Justeringen trådte i kraft 1. august. Det er administrationens hensigt at udmønte repræsentantskabsmødets henstilling vedrørende råderet ved at lade en inspektør varetage det tværgående ansvar for råderet. Træder i kraft i oktober. Orientering om aftale om Fagbos udtræden af Boligkontoret. Orientering om de personalemæssige konsekvenser ved Fagbos udtræden. d. Herredsvang Torv Bestyrelsen har tidligere bevilget et tilskud på kr. Bestyrelsen godkendte en forhøjelse af tilskuddet. Da momsen kan undgås beløber merudgiften sig til ca kr. e. Udlejning af fælleslokaler De fleste fælleslokalet udlejes i dag direkte gennem afdelingen. Det vil øge serviceniveauet overfor den beboer, der ønsker at leje lokalet, idet en repræsentant for afdelingen har mulighed for at svare på spørgsmål om lokalet, som administrationen ikke kan i dag. Afdelingen har på den måde også bedre indsigt med, hvem der lejer lokalerne. Der indgås en dialog med de afdelingsbestyrelser det vedrører. Udvalg Råderetsudvalg Udarbejdet skrivelse til afdelingsbestyrelserne godkendt. Fusionsudvalg Der afholdes møde den 23. og 30. august. 3. Næste møde a. Ordinært bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 15. september 2011, kl Eventuelt Heidi deltager på foreningens vegne til afskedsreception for ejendomsfunktionær Erik Lund fra afdeling 10 Erik Lund. Heidi er, som tidligere formand i afdelingen, bedt om at holde en lille afskedstale. Der er arrangeret fælles bustransport til Almene boligdage. Robert W. Thorsen Lars Hansen Heidi Bindløv

5 Kaj Nielsen Hans Jørgen Krickhahn Berit Jørgensen Henrik Autzen Carl Danielsen Mette Kjær Larsson