Kravspecifikation Bilag til rammeaftale vedr. ledsageordning for børn og voksne

Transkript

1 Kravspecifikation Bilag til rammeaftale vedr. ledsageordning for børn og voksne 1

2 Indhold 1 Indledning Generelt om ledsageordningen Generelle krav til ledsagere Specifikke krav til ledsagerne Generelle krav til administrationen af ledsageordningen Opstart af ledsageforløb, herunder Kommunens bestilling Frister for borgerens bestilling af ledsagelse Arbejdstid, mødetid og arbejdssted Frister for borgerens aflysning af bestilt ledsagelse Ændring af ydelse ved sygdom Ferie Rekruttering og organisering af ledsagere Leveringssikkerhed og dækningsgrad Kontinuitet Implementering Administration af borgernes timeforbrug Borgerens opsparing af timer Ophør af ledsageforløb Tilsyn Kommunikation Møder Statistik Opgørelse over Kommunens forbrug af ledsageydelsen Forbrugte og opsparede timer hos borgerne

3 1 Indledning Dette dokument beskriver de krav og rammer, der gælder for levering af ledsageordning til børn og voksne, med henblik på sikring af en ensartet kvalitet for borgerne og Kommunen. Nedenfor vil det blive angivet, hvilke krav der stilles til ydelsen, anvendte metoder og kvalifikationer hos ledsageren og andre personer ansat hos leverandøren, der er involveret i levering og administrationen af ledsageordningen. 2 Generelt om ledsageordningen Ledsageordningen er et tilbud om hjælp til personer, som på grund af varig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne ikke kan færdes alene uden for hjemmet. Det kan f.eks. være: Kørestolsbrugere og andre med svære bevægelseshandicap Blinde og svagsynede Mennesker med udviklingshæmning, hjerneskade eller udviklingsforstyrrelser. Ledsageordningen visiteres efter Lov om Social Service ( Serviceloven ), henholdsvis 45 til børn og unge mellem år, og 97 til voksne mellem år. Ledsageordning som allerede er tildelt borgeren kan bevares selvom borgeren er over 67 år. Voksne kan få ledsagelse uanset boform. Unge mellem 12 og 18 år kan dog alene få ledsagelse, hvis de bor hjemme. Ordningen omfatter ikke personer med nedsat funktionsevne grundet sindslidelse. 3 Generelle krav til ledsagere Ledsageordningen bevilges op til 15 timer månedligt. Leverandøren skal have et korps af ledsagere til rådighed, så leverandøren til enhver tid kan imødekomme behovet for ledsagelse. 3.1 Specifikke krav til ledsagerne Det forventes ikke, at ledsageren har en specifik uddannelsesmæssig baggrund, men det forudsættes, at ledsageren har følgende kvalifikationer: Skal være fyldt 18 år og have en ren straffeattest. Leverandøren skal indhente en samtykkeerklæring hos ledsageren, hvorpå leverandøren kan indhente en straffeattest på den pågældende ledsager. Straffeattesten for den enkelte ledsager skal på forlangende udleveres til Kommunen. For ledsagere til børn under 18 år, skal der endvidere indhentes børneattest. Skal beherske dansk i både skrift og tale Skal kunne yde kvalificeret ledsagelse i forhold til borgernes specifikke handicap, f.eks. syns eller mobilitetsnedsættelse. Skal kunne hjælpe borgeren fra kørestol til anden stol el. lign. Skal kunne kommunikere med borgere med handicap, herunder borgere med talebesvær. 3

4 Skal kunne hjælpe borgeren f.eks. ind på toilettet, samt i mindre omfang være behjælpelig ved spisning. Ledsagerne skal optræde høfligt og diskret overfor borgere, som skal ledsages, såvel som overfor de personer, som de møder, og skal samarbejde med, i forbindelse med ledsagelsen. Ledsagerne skal alle arbejde ud fra en positiv og anerkendende tilgang, og udvise respekt for såvel borgerens funktionsnedsættelse, som ledsagelsens formål. Ledsageren må ikke varetage private ærinder under ledsagelsen, herunder f.eks. anvende mobiltelefon. 4 Generelle krav til administrationen af ledsageordningen Den leverede ydelse skal sikre, at Kommunen efterlever Servicelovens 45 og 97. Leverandøren skal sikre, at alle ledsagere er bekendt med, og efterlever, følgende: Den offentlige forvaltnings rammer og lovgivning Rammeaftalens anførte retningslinjer for arbejdsgangen i levering af ydelsen Regler om underretningspligt, tavshedspligt og servicelovens generelle omsorgsforpligtelse Der skal desuden foreligge klare retningslinjer og rammer for ledsageren, og hvordan leverandørens ansatte arbejder. Det påhviler leverandøren at sikre, at disse retningslinjer og rammer følges. 4.1 Opstart af ledsageforløb, herunder Kommunens bestilling. Det er Kommunen, der visiterer borgere til ledsagerordningen. I forbindelse med den visitation defineres leverancens omfang og indhold. Kommunen fremsender en digital bestilling til leverandøren. Bestillingen fremsendes af en medarbejder i Kommunen, der er bemyndiget til at fremsende en sådan bestilling. Der anvendes en standardbestilling fra kommunernes fagsystem. Som udgangspunkt bestilles ledsagetid i hele timer, og som minimum af 2 timers varighed. Der vil dog i Kontraktperioden kunne forekomme ledsagelse, som fraviger dette udgangspunkt, hvorfor Leverandøren må påregne ledsagelse ned til 1 times varighed. Det kan f.eks. dreje sig om ledsagelse af blinde til ikke-kendte destinationer. Omfanget heraf vurderes dog at være minimalt, da dette erfaringsmæssigt kun finder sted i helt særlige tilfælde. Det er alene Kommunen, der kan ændre i vilkårene for den skriftligt fremsendte bestilling af ledsageforløb (dette inkluderer borgerens bevilling). Leverandøren skal være i stand til at modtage og iværksætte bestillinger fra Kommunen på hverdage, inden for den normale åbningstid, mellem kl Leverandøren skal kontakte borgeren hurtigst muligt, og senest 10 dage, fra modtagelse af bestillingen fra Kommunen. 4

5 Herefter aftales et opstartsmøde mellem leverandøren og borgeren. Formålet med opstartsmødet er at opnå en viden om borgeren, samt forventningsafstemme ift. til den konkrete ydelse. Opstartsmødet skal hurtigst muligt igangsættes efter henvendelsen til borgeren dog senest 14 dage efter henvendelse til borgeren. Det vil sige, at der således samlet må gå 24 dage fra kommunens bestilling til der er afholdt et opstartsmøde med borgeren. Der må maksimalt gå 1 måned fra kommunens bestilling til en ledsagelse gennemføres, såfremt borgeren måtte ønske dette. Leverandøren skal derefter rekruttere den ledsager, som findes velegnet til borgeren. Såfremt borgeren ønsker selv at udpege en ledsager, er leverandøren forpligtet til at imødekomme dette ønske, såfremt pågældende opfylder de generelle krav til en ledsager. Dog kan borgeren ikke ansætte nærtstående som f.eks. egne børn, forældre eller ægtefæller. Kommunen forbeholder sig ret til at afvise navngivne ledsagere, såfremt der foreligger en saglig begrundelse Frister for borgerens bestilling af ledsagelse Leverandøren skal kunne garantere leverancer indenfor de fastsatte frister. Dette gælder også ved helligdage f.eks. påske. Leverandøren skal kunne garantere, at borgerne kan bestille ledsagelse efter 4 modeller. Valget af model afhænger af hvad den enkelte Kommune vælger. Model 1: Borgerens bestilling af ledsagelse skal kunne ske med 12 timers varsel døgnet rundt. Det vil sige, at borgeren kl skal kunne bestille ledsagelse til kl næste dag. Model 2: Borgerens bestilling af ledsagelse skal kunne ske med 12 timers varsel indenfor åbningstiden kl Det vil sige, at borgeren kl. 19 skal kunne bestille ledsagelse til kl. 7 næste dag. Leverandøren forpligter sig herudover til, at have en nødtelefon, som borgeren kan kontakte, hvis ledsageren ikke møder op. Nødtelefonen skal således være bemandet i tidsrummet ml. kl Model 3: Borgerens bestilling af ledsagelse skal kunne ske med 24 timers varsel døgnet rundt. Det vil sige, at borgeren kl. 22 skal kunne bestille ledsagelse til kl. 22 næste dag. Model 4: Borgerens bestilling af ledsagelse skal kunne ske med 24 timers varsel indenfor åbningstiden kl Det vil sige, at borgeren kl. 19 skal kunne bestille ledsagelse til kl. 19 næste dag. Leverandøren forpligter sig herudover til, at have en nødtelefon, som borgeren kan kontakte, hvis ledsageren ikke møder op. Nødtelefonen skal således være bemandet i tidsrummet ml. kl Leverandøren skal desuden efterstræbe, at der ved akut opstående behov skal kunne leveres ledsagelse med mindre end 12 eller 24 timers varsel, alt efter hvilken model den enkelte kommune har valgt. Bestillinger og evt. aflysninger i praksis kan foregå direkte mellem borger og ledsager under samme gældende vilkår, som øvrigt reguleret i dette bilag (kravspecifikationen). 5

6 Leverandøren skal dog sende en bekræftelse til borgeren ifm. bestilling/aflysning, når ledsageren ikke er borgerens faste ledsager. Bekræftelsen skal kunne ske pr. telefon, mail og sms Arbejdstid, mødetid og arbejdssted Starttidspunktet for levering af ydelsen regnes fra det tidspunkt, hvor ledsageren står klar til at påbegynde ledsagelse på det sted, som er aftalt med borgeren. Det er leverandørens pligt at sikre, at ledsagerne møder på den angivne adresse til den aftalte tid Frister for borgerens aflysning af bestilt ledsagelse Leverandøren skal kunne garantere, at borgerne kan aflyse ledsagelse efter 4 modeller. Valget af model afhænger af hvad den enkelte Kommune vælger. Model 1: Borgerens aflysning af ledsagelse skal kunne ske med 12 timers varsel døgnet rundt. Det vil sige, at borgeren kl skal kunne aflyse ledsagelse til kl næste dag. Model 2: Borgerens aflysning af ledsagelse skal kunne ske med 12 timers varsel indenfor åbningstiden kl Det vil sige, at borgeren kl. 19 skal kunne aflyse ledsagelse til kl. 7 næste dag. Model 3: Borgerens aflysning af ledsagelse skal kunne ske med 24 timers varsel døgnet rundt. Det vil sige, at borgeren kl. 22 skal kunne aflyse ledsagelse til kl. 22 næste dag. Model 4: Borgerens aflysning af ledsagelse skal kunne ske med 24 timers varsel indenfor åbningstiden kl Det vil sige, at borgeren kl. 19 skal kunne aflyse ledsagelse til kl. 19 næste dag. Aflysninger indenfor den valgte frist sker uden at det går ud over timeberegningen for den enkelte borger. Aflysninger med kortere varsel skal trækkes fra den enkelte borgers timeberegning. Leverandøren skal dog sikre, at borgerne i model 2 og 4 kan kontakte leverandøren og aflyse med kortere varsel i tidsrummet kl Dette for at sikre, at leverandøren modtager borgernes aflysning uanset om det sker indenfor eller udenfor fristen. Borgeren har til enhver tid ret til at aflyse en aftalt ledsagelse, såfremt den valgte ledsager er forhindret. Dette uden at det går ud over timeberegningen for den en enkelte borger, betaling fra Kommunen eller øvrige ekstra omkostninger Ændring af ydelse ved sygdom Hvis en ledsager bliver syg eller af anden årsag er forhindret i at møde til den aftalte tid, er det leverandørens ansvar at stille med en passende erstatning, såfremt borgeren ønsker dette. Det betyder, at ydelsen leveres som aftalt, og det sikres, at det sker med mindst mulig gene for borgeren. Leverandøren kan ikke fakturere Kommunen for udgifter i forbindelse med sygdom hos den enkelte ledsager, og omkostninger til dette skal være indeholdt i den tilbudte timepris. 6

7 4.1.5 Ferie Ledsageren skal kunne medtages midlertidig til udlandet i forbindelse med ferierejser eller weekendture jf. Bekendtgørelsen nr af 15/12/2009 om ydelser efter lov om social service under midlertidig ophold i udlandet Rekruttering og organisering af ledsagere Det er leverandørens pligt til enhver tid at kunne levere det antal ledsagere, som efterspørges for at dække borgernes behov. Dette indebærer endvidere, at leverandøren skal kunne rekruttere, og hvis opgaven kræver det, sammensætte et team bestående af flere ledsagere. Der vil dog stadig være tale om en-en ledsagelse, jf. pkt. 4.1 vedr. borgers mulighed for at udpege en ledsager Leveringssikkerhed og dækningsgrad Leverandøren skal til enhver tid kunne levere det antal ledsagere som efterspørges. Af rammeaftalen fremgår de forhold, der er gældende ved forsinkelser, mangler og bod Kontinuitet Leverandøren skal tilstræbe kontinuitet i koblingen mellem borgeren og ledsageren, således at det så vidt muligt er samme ledsager, som leverer ydelsen Implementering Den konkrete planlægning vil foregå i samarbejde mellem Kommunens ansvarlige afdeling og leverandøren umiddelbart efter kontraktunderskrivelse. Alle de bestilte ledsagelser, der opstår fra datoen for kontraktstarten, vil blive startet op inden for rammerne af denne aftale. 4.2 Administration af borgernes timeforbrug Det påhviler leverandøren at administrere borgernes timeforbrug. Leverandøren skal på Kommunens forlangende oplyse den enkelte borgers timeregnskab Borgerens opsparing af timer 7

8 Borgeren kan opspare timer for de foregående 5 måneder samt benytte de timer, som man har fået bevilget i indeværende måned. En borger kan således maksimalt have 90 timer til forbrug i en måned. Timer som er bevilget i indeværende måned anvendes altid først. Ved forbrug af opsparing fra tidligere måneder benyttes opsparede timer i ældste måned, hvor der er opsparing fra. Eventuelle timer fra ældste måned som ikke anvendes i indeværende måned bortfalder ved indeværende måneds udgang. Timer der er opsparet, og ikke forbrugt, bortfalder efter 6 måneder Ophør af ledsageforløb Såfremt borgeren ikke længere opfylder betingelserne for modtagelse af ledsagelse eller ved borgerens død, vil ydelsen ophøre fra det tidspunkt, hvor Kommune har fået kendskab til dette. Kommunen vil hurtigst muligt orientere leverandøren om de ændrede forhold. Leverandøren er ligeledes forpligtet til hurtigst muligt at orientere Kommunen, hvis leverandøren får kendskab til ændrede forhold i borgerens situation, der har betydning for ledsageydelsen. Der henvises ligeledes til afsnit 4.3. Kommunikation Tilsyn Kommunen er ikke forpligtet til at føre tilsyn, men forbeholder sig retten til at føre et tilsyn, hvis dette vurderes relevant. Leverandøren er derfor forpligtet til at udpege en overordnet ansvarlig kontaktperson, som Kommunen kan kontakte i forbindelse med henvendelser i relation til tilsyn. Det er således centralt, at Kommunen har én indgang til leverandøren. Den overordnede ansvarlige kontaktperson vil fremgå i kontrakten. Der henvises derudover til afsnit Kommunikation Kommunen skal have en fast kontaktperson hos leverandøren i tilfælde af spørgsmål fra såvel Kommunen, som fra den enkelte borger. Leverandøren skal derfor udpege en sådan kontaktperson. Udveksling af kontaktoplysninger mellem Kommunen og leverandøren sker i forbindelse med kontraktunderskrivelsen. Leverandøren er forpligtet til hurtigst muligt at oplyse Kommunen om ændrede forhold hos borgeren, som kan have betydning for borgerens berettigelse til at have ledsageordning. Dette kan f.eks. være et markant ændret funktionsniveau, som indvirker på borgerens mulighed for at modtage ledsagelse. 8

9 4.3.1 Møder Leverandøren forventes at indgå i det løbende samarbejde med Kommunen i evaluering af samarbejdet. Leverandøren skal derfor deltage i møder med Kommunen, når der er behov for det. Såfremt leverancen forløber uden nævneværdige problemer, forventes ét årligt møde. Det er Kommunen, der indkalder til en sådan evalueringsmøde. Evalueringsmødet kan f.eks. omfatte følgende: Status på samarbejdet Udfordring herunder ændringer Gennemgang af de enkelte sager 4.4 Statistik Leverandøren skal månedligt fremsende to slags statistik. Det drejer sig om følgende: Opgørelse over Kommunens forbrug Forbrugte og opsparede timer pr. borger Opgørelse over Kommunens forbrug af ledsageydelsen Leverandøren skal i forbindelse med den månedlige tidsregistrering fremsende opgørelse over Kommunens forbrug, specificeret på cpr-nummer, angivelse af samlet timeforbrug og de deraf afledte økonomiske udgifter. Statistikken skal være opbygget på en sådan måde, at det er muligt at se det samlede forbrug udspecificeret på: 1. Udgifter på hverdage, jf. prisskemaet bilag 2, der er anvendt i de givne tidsrum. 2. Udgifter på weekenddage opdelt i hhv. lørdag og søndag, jf. prisskemaet bilag 2, der er anvendt i de givne tidsrum. 3. Udgifter på helligdage, jf. prisskemaet bilag 2, der er anvendt i de givne tidsrum. Opgørelsen skal fremsendes månedsvis til Kommunen i Excel-format åben for redigering. I forbindelse med opstart på denne aftale, koordineres hvilke adresser opgørelsen skal sendes til. Såfremt der sker ændringer i forhold til hvilke adresser statistikkerne skal sendes til, vil leverandøren blive informeret i god tid 9

10 4.4.2 Forbrugte og opsparede timer hos borgerne Leverandøren skal i forbindelse med den månedlige tidsregistrering og lønopgørelse sende en opgørelse på månedlig basis over forbrugte og opsparede timer til borgeren. Opgørelsen sker ved månedens udløb og fremsendes senest den 10. i næstfølgende måned. Opgørelsen skal sendes på mail eller brev til borgeren, efter nærmere aftale med borgeren om hvilken form borgeren foretrækker. Opgørelsen skal være opbygget på en sådan måde, at det er muligt at se det samlede forbrug og hvilket timeantal og datoer, der er faktureret på. 10