3OMSTILLING 3OMSTILLING APP - QUICKGUIDE TIL RECEPTIONISTER

Transkript

1 3OMSTILLING 3OMSTILLING APP - QUICKGUIDE TIL RECEPTIONISTER

2 3Omstilling App til iphone og Android smartphones er en nem måde at forbinde til din virksomheds mobilomstilling. App en downloades og installeres fra App Store eller Google Play Butik søg blot på 3Omstilling. Denne guide er en beskrivelse af omstillingsbord funktionaliteten i 3Omstilling App, og henvender sig primært til 3Omstilling receptionister. Hvis du er almindelig bruger se venligst quickguiden til brugere. For at logge ind som receptionist, skal du indtaste dit mobilnummer med 45 foran og passwordet, skal du have af din virksomheds administrator. Bemærk! For at kunne logge ind som receptionist, skal din virksomhed abonnere på 3Omstilling Pro, og du skal have receptionistrollen tildelt. Med 3Omstilling app kan du som receptionist: Omstille opkald med og uden præsentation Overvåge køen på hovednummeret Ændre status og viderestillinger Se om dine kollegaer er optagede på telefonen eller ej Marker en kontakt som favorit Melde ind og ud af svargrupper Ændre det nummer der præsenteres, når du ringer til andre Lave opslag i din virksomheds telefonbog Ændre adgangskode Indtaste VIP numre, som altid vil kunne komme igennem til dig Vigtig info Benytter du både omstillingsbordet på app og computer, skal du være opmærksom på, at du kun kan være logget ind et sted ad gangen. Du vil således automatisk blive logget ud af den ene, hvis du logger ind med den anden.

3 OVERBLIK 3Omstilling App for receptionister under en igangværende omstilling med præsentation. BESVAR OPKALD FRA HOVEDNUMMERET Før du kan begynde at besvare opkald fra hovednummeret skal du logge ind i 3Omstilling App som receptionist. Herefter skal du sikre dig, at din status står til Tilgængelig og at du Betjener kø. Herefter er det blot besvare kaldene på din telefon, som du plejer.

4 OMSTILLING AF OPKALD Du kan som receptionist omstille et opkald på 2 måder med og uden præsentation. Uden præsentation betyder, at du omstiller opkaldet direkte til en bruger uden først at tale med vedkommende. Med præsentation ringer du brugeren op først, og omstiller først kaldet, efter du har haft kontakt til den person du vil stille om til. Uden præsentation. Når opkaldet lander på din telefon, skal du gå ind i 3Omstilling App. Her skal du i telefonbogen vælge den person, du vil stille videre til. Tryk på knappen Omstil og de to opkald vil blive koblet sammen. Med præsentation Når opkaldet lander på din telefon, skal du gå ind i 3Omstilling App. Her skal du i telefonbogen vælge den person, du vil stille videre til. Tryk på knappen Ring op og du vil få din kollega i røret, mens personen der ringede ind, vil blive sat på hold. Når du er klar til at koble de to kald sammen, skal du gå ind på Kø fanebladet og trykke på den orange knap i midten. OBS. På Android vil app en som standard selv åbne, hver gang du besvarer et opkald. På iphone er en nem måde at åbne app en på, at trykke to gange på menu knappen, hvorefter 3Omstilling App kan vælges blandt de sidst brugte apps. BETJENING AF KØ Når du går til pause eller af anden grund, ikke ønsker at besvare opkald til hovednummeret, kan du ændre din status i app en. Under Tilgængelig kan du vælge Betjener ikke kø, og du vil ikke modtage opkald fra hovednummeret, men personer der ringer direkte til dig, vil stadig kunne komme igennem. Her er det dog vigtigt at sikre sig, at en anden receptionist betjener køen i stedet for dig. Hvis ikke der er det, vil indkommende opkald automatisk blive stillet videre til kø overløb destinationen som kan være en svargruppe eller et hvilket som helst andet nummer

5 SVARGRUPPER Her kan du melde dig ind og ud af de svargrupper, du er tilknyttet. Når du melder dig ind, vil du begynde at modtage kald via svargruppen. Bemærk at Svargrupper kun vises, hvis du er tilknyttet en svargruppe. NUMMERPRÆSENTATION Her kan du ændre det nummer der vises, når du ringer til andre. Du kan f.eks. vælge at vise din virksomheds hovednummer, hver gang du ringer andre op. Vær dog opmærksom på, at det kun er gældende for opkald ikke SMS og MMS. TELEFONBOG Her kan du se din virksomheds telefonbog, samt status på dine kolleger. Brug søgefeltet hvis der er mange numre i telefonbogen. Telefonbogen bruges også, når du skal omstille aktive kald. Vil du også gerne have vist dine lokale kontakter fra telefonen, kan du aktivere dette under Indstillinger MOBIL STATUS Du kan se, om en kollega er optaget på telefonen, ved at åbne telefonbogen og vælge din kollega. Her vil der blive vist et lille rødt telefonrør, hvis personen snakker i telefon. På den måde kan du undgå at ringe forgæves til vedkommende. Vær dog opmærksom på, at mobil status kun opdateres i det øjeblik du åbner kontakten, du skal derfor trykke OK for at gå ud af kontakten, og efterfølgende åbne den igen, hvis du vil overvåge en kontakt.

6 FAVORIT KONTAKTER Hvis du har enkelte kontakter, som du ringer eller omstiller til mere end andre, kan du markere dem som favorit. Når en kontakt er markeret som favorit, vil kontakten få en lille stjerne, samt blive placeret øverst i telefonbogen, så den er nem at finde. Marker en kontakt som favorit ved at åbne kontakten i telefonbogen, samt trykke på +/* tegnet øverst i venstre hjørne. INDKOMMENDE NUMMERPRÆSENTATION Her kan du vælge at få vist svargruppens nummer, ved kald du modtager gennem svargruppen. Så ved du altid, om et kald er direkte til dig eller ej og hvordan du evt. skal svare. På iphone finder du denne indstilling, ved at klikke på tandhjuls ikonet i højre hjørne. På Android skal du trykke på Menu knappen og vælge Indstillinger VIP NUMRE Hvis du ofte bruger fraværsfunktionen i 3Omstilling, hvor du eksempelvis sætter dig selv i møde, og viderestiller opkald til oplæst fravær eller en kollega, så kan du via funktionen VIP numre, indtaste enkelte numre, som skal kunne komme igennem til dig, på trods af at du viderestiller alle andre kald. Adgangskoden ændres ved at du går ind i indstillinger (tandhjul på iphone og menuknap/indstillinger på Android). Her vælger du VIPnumre. Begynd nummeret/nummerserien med stjerne (f.eks. * ) Herefter r vil dette nummer komme igennem til dig, selvom du viderestiller andre kald til f.eks. telefonsvareren. Vær dog opmærksom på, at du ikke kan modtage opkald som receptionist, hvis du har ændret din status. Så mens du håndterer opkald fra hovednummeret, giver denne begrænset mening.

7 ÆNDRING AF ADGANGSKODE Når du bliver oprettet i 3Omstilling, får du tildelt en standard adgangskode. Vi anbefaler af sikkerhedsmæssige årsager, at du ændrer denne adgangskode. Adgangskoden ændres ved at du går ind i indstillinger linger (tandhjul på iphone og Menutast/Indstillinger på Android). Her vælger du Rediger adgangskode. Du skal dog kende din standard adgangskode.