Oktober Dokumentpakker

Transkript

1 Oktober 2017 Dokumentpakker

2 Dokumentpakkerne er et værktøj til at udskrive dynamiske breve, som har en standardtekst i brevet, og hvor der automatisk sættes blandt andet patientens navn, adresse og aftaletid ind. Selve rapportdesigneren er et komplekst værktøj, så det anbefales at benytte de standardbreve, der er lagt ind, eller ændre i de eksisterende. Opsætning og vedligeholdelse Opsætning og redigering af dokumentpakkerne foregår i topmenuen Kartoteker Dokumentpakker. I pakkeoversigten ses de oprettede breve. Her kan oprettes nye dokumentpakker, rettes i eksisterende og slettes pakker. 1

3 Opret ny dokumentpakke Vælg Opret ny for at lave en ny dokumentpakke. I næste vindue udfyldes navnet på dokumentet. Der skal sættes hak i Aktiv for at brevet kan vælges og udskrives i kalenderen. 3

4 Oprettelse af aftale, bruger og fritekstfelter Under Standard spørgsmål kan du oprette nogle specielle felter, hvor du ved udskrift af brevet skal vælge, hvad der skal stå. Der kan vælges mellem: Fritekst (felt hvor der ved udskrivning kan indtastes ekstra tekst i et prædefineret felt i brevet) Bruger (felt benyttes til at vælge mellem de forskellige WinPLC brugere, eksempelvis ved behandling hos specifik læge, som kan variere fra brev til brev) Aftale (Giver mulighed for at vælge mellem patientens fremtidige aftaler ved udskrift. Relevant hvis patienten skal have indkaldelse til mere end 1 aftale. OBS hvis det kun gælder en aftale for patienten, står det allerede i brevet. Dette felt er kun til alle efterfølgende after). Navnet som vælges til feltet, skal være det navn, som du kalder feltet inde i selve dokumentet. HUSK at lave alle standard spørgsmålsfelter her, som du skriver inde i selve dokumentet. Kun de spørgsmålsfelter, som er oprettet her, kommer med ved udskrift af dokumentet. Der er nogle standard spørgsmål, som har et prædefineret navn: Feltets formål Navn kode Type Fritekst felt til at skrive navn på henviser HenvistAf1 Fritekst Navn på Speciallæge Speciallæge Bruger Tekstfelt til at skrive i ved udskrift Fritekst1 Fritekst Vælge en fremtidig tid for patienten som er i kalenderen Aftale2 Aftale Felt til at indtaste pris Pris Fritekst 4

5 Tilføj PDF-filer til brevet Du kan vælge PDF-filer, som automatisk vil blive udskrevet sammen med brevet. Disse kan vælges ved at trykke på knapperne med mappe-symbolet: Hvis du vil vælge mellem dokumenterne ved udskrift af brevet, skal du sætte flueben i Vælg dokumenter ved udskrift. Oprettelse af brevet i dokumentpakken Klik på knappen Dokument designer for at åbne rapportdesigneren. Der åbnes som standard et tomt brev. At lave et nyt brev kan være komplekst. Vi anbefaler derfor, at du tager udgangspunkt i et af de allerede oprettede breve, og bruger dette som skabelon og derefter tilretter teksten. 5

6 Klik på Vælg anden rapport for at åbne et eksisterende brev og gemme som det nye. Herefter kan du ændre i brevet og tilrette teksten og felterne. Vælg den rapport, som du vil kopiere til det tomme dokument og klik Kopier til ny. Herefter oprettes en kopi med samme navn + kopi. Du kan nu navngive kopien til dét, du vil kalde dit brev. Højreklik på kopien og vælg Omdøb. Du kan nu navngive den nye rapport. Afslut med at trykke Vælg. Den nye rapport har nu fået et navn og vil fra start ligne det valgte brev. Du er nu klar til at kunne redigere og tilrette brevet. Redigering af dokumentet I Header vil den valgte patients navn og adresse automatisk blive indsat i felterne Navn, Gade2, PostNr og Bynavn. Disse felter er dynamiske, og der må derfor ikke ændres i teksterne i dem. Passer disse oplysninger i brevhovedet ikke til kuverten ved udskrift, kan det ændres således: Markér alle de fire felter i venstre hjørne ved at holde venstre musetast nede i et hjørne og tegn en firkant omkring felterne. Herefter kan du benytte piletasterne til at rykke felterne op, ned, til højre og venstre. 6

7 Redigering i et tekstfelt Dobbeltklik i det tekstområde du vil redigere i. Herefter kan du slette og tilføje i dette tekstområde. Skal tekstfeltet være større, kan du trække i et af de blå punkter omkring feltet. Bemærk dog, at dette ikke rykker de andre felter, så vær opmærksom på, at feltet ikke må stå henover et andet tekstfelt. Når du er færdig med at redigere i teksten tryk da ENTER for at afslutte det tekstfelt. ENTER er derved ikke en tast til at lave ny linje. For at lave linjeskift skal CTRL holdes nede efterfulgt af tryk på ENTER. Bemærk, at de dynamiske felter som dato, adresse, navn osv ikke kan stå midt i et normalt tekstfelt. Kære og Navn kan derfor ikke stå i én sætning. Kære skal stå i et tekstfelt, og Navn i et andet tekstfelt ved siden af. I dette brev er der derfor lavet et kortere tekstfelt øverst indeholdende første tekst, efterfulgt af nye tekstfelter til dato, og derefter nyt tekstfelt igen nedenunder. Dette illustreres med pilene her: 7

8 Bemærk, i slutbrevet sættes teksterne kun ind i tekstfeltet, således at hvis et navn er længere end feltet er, så kan hele navnet ikke stå der. Lav derfor felterne langt hen mod højre margin. Indsæt felter I topmenuen Indsæt kan der vælges mellem Tekst, data, billede, sidetal, dato og tid, samt dags dato. (Datatekst, Checkboks, krydsboks og radioknap beskrives i afsnittet Avanceret redigering ). Tekst indsætter et tomt tekstfelt. Tekst kan skrives direkte i feltet eller kopieres fra et andet dokument og indsættes Billede indsætter et billede i dokumentet Sidetal indsætter sidetal på siderne Dato og tid indsætter dags dato og tidspunkt (for det tidspunkt brevet udskrives) Dags dato indsætter dags dato i brevet (for den dag brevet udskrives) Indsæt aftale, bruger og fritekstfelter Som nævnt ovenfor skal der en bestemt kode til for at felterne aftale, bruger og fritekst bliver aktive ved udskrivningen af dokumentet. Disse laves ved at lave et tekstfelt i dokumentet og kun skrive denne kode i feltet. Fritekstfelt: Vælg Indsæt Tekst og skriv Fritekst1. I dette felt kan du skrive en valgfri tekst, når du vælger at udskrive dokumentet. Størrelsen på tekstfeltet afgør, hvor meget plads der er til den tekst, der senere indtastes ved udskrivningen af dokumentet: 8

9 Speciallæge: Skal der indsættes navnet på en læge i brevet, hvor lægens navn skal kunne vælges, når brevet skal udskrives, skrives Speciallæge i feltet. Feltet bør ikke være højere end, hvad teksten fylder, så det ikke fylder mere i brevet end nødvendigt. Indsæt mere end én aftale Den dato, som vælges i kalenderen, når dokumentpakken skal udskrives, vil være den dato, som indsættes i datofeltet, når brevet udskrives. Skal der i brevet også henvises til en anden dato, sættes koden ind for næste aftale: Aftale2. Når brevet skal udskrives, kan der her vælges mellem patientens fremtidige aftaler. Dette ser således ud i brevet: Når brevet bliver udskrevet fra kalenderen, bliver du spurgt om, hvilke af patientens fremtidige aftaler, der skal indsættes i dette felt. Indsæt automatisk navn på afsender Brugeren som er logget på WinPLC, vil automatisk blive indsat som afsender af dokumentet, når der står WinPLCBrugersNavn. 9

10 Hvis du også vil indsætte brugerens stilling automatisk i brevet, skal du skrive koden WinPLCBrugersTitel. Bemærk at der bliver skrevet den titel, som brugeren har inde i WinPLC Kartoteker-Bruger. Er der ikke angivet nogen titel på brugeren, står der ikke angivet i brevet. Disse koder bliver ved udskriften af brevet derved omsat til at være navnet og stillingen på den bruger, som er logget på WinPLC og derved laver brevet. Det ser således ud i dokumentet: Indsæt billede/logo Et logo kan indsættes nemt i dokumentet. Vælg topmenuen Indsæt Billede. Herefter laves en firkant på dokumentet, hvor billedes skal indsættes. Firkanten laves ved at holde venstre musetast nede og tegne en firkant. Billedet indsættes i dette felt. Find billedets placering på computeren og vælg Åben. Billedet kan rykkes til en anden placering ved at holde venstre musetast inde på billedet og flytte musen til den ønskede placering i dokumentet. 10

11 Gem dokumentet Når du er færdig med at redigere i dokumentet, skal du klikke på Gem rapporten på databasen. Herefter kan du lukke programmet ned i krydset i øverste højre hjørne. Avanceret redigering i rapportdesigneren Ændr skriftstørrelse Hvis du vil ændre skriftstørrelse kræver det megen nøjagtighed, idet felterne ikke automatisk tilrettes tekststørrelsen. Det er derfor vigtigt at kigge efter, om alt tekst vises i feltet, og at teksten ikke lapper over et andet tekstfelt. Alt tekst som ikke vises i designeren, kommer ikke med på udskrift. Start med at markere al tekst nede i brevet, som du vil lave større. Dette gøres ved at holde venstre musetast nede og tegne en firkant omkring al tekst. Derefter vælger du den ønskede skriftstørrelse i topmenuen. Alt tekst ændres nu til den valgte skriftstørrelse. Har teksten svært ved at være i felterne, markér da alle felter undtagen det øverste. Brug piletasterne til at rykke teksten ned. Du kan herefter lave øverste tekstfelt større, hvis teksten fylder for meget. 11

12 Fortsæt ved dernæst at markere alt tekst undtagen de to øverste felter og ryk dem ned med piletasten. Du kan nu lave nr. to tekstfelt større, så teksten kan være der. Fortæt med at markere alle tekstfelter undtagen de tre øverste, og fortsæt som ovenfor indtil al teksten passer i dokumentet. Bemærk i dette tilfælde, at Kære nu ikke kan stå i tekstfeltet. Træk i det blå punkt i højre side af feltet og lav det længere. Det kan være, at næste tekstfelt så skal rykkes længere mod højre. Dette gøres ved at markere navn-feltet og bruge piletasten mod højre. Ændr skrifttype Hvis skrifttypen ønskes ændret, gøres dette på samme måde som ved ændring af tekststørrelse. Klik på Skrifttype feltet, og vælg den ønskede skrifttype. 12

13 Vær også her opmærksom på, at ved ændring af skrifttype kan teksten fylde mere/mindre end før. Kan teksten ikke være i felterne, benyt ovenstående metode til at rykke på felterne. Ryk teksten Skal teksten rykkes længere til én side eller en anden højde, kan du sikre dig, at alt tekst har lige venstremargin ved at markere de tekstfelter, der skal rykkes, og gå hen under Egenskaber i nederste venstre side. Her markeres Layout Left. Du kan rykke det markerede tekst til venstre ved at indtaste et andet tal, nu lavere tal nu mere rykkes teksten mod venstre (nu højere tal nu mere mod højre). Dette illustreres således: 13

14 På samme måde kan teksten sættes til en speciel højde fra toppen. Står der eksempelvis to felter ved siden af hinanden, sikrer du, at de står lige langt fra toppen af dokumentet ved at markere de to felter, og vælge Layout Top. Her indsættes den ønskede afstand, hvorefter de to felter vil stå lige langt nede fra toppen. Indsæt dynamisk datafelt I menuen Indsæt kan du vælge at indsætte et specifikt datafelt fra Database kolonnen. Disse datafelter er dynamiske og vil ved udskrift ændres til det specifikke data, som gælder den pågældende patient (ligesom Gade2 indsætter den valgte patients gadenavn). Markér det dynamiske datanavn i venstre Database kolonne og tryk på det datafelt, du vil indsætte. Tegn herefter med venstre musetast, hvor i dokumentet denne tekst skal indsættes. Indsæt afkrydset boks Under Indsæt menuen kan du indsætte følgende tre muligheder: Checkboks Krydsboks Radioknap De vil altid være afkrydset i brevet. Det ser således ud i rapportdesigneren: 14

15 Slet en rapport Skal en rapport slettes, gøres det i topmenuen Vælg anden rapport. Højreklik på den rapport, du ønsker at slette og vælg Slet. Udskrivning af dokumentpakke fra kalenderen Find den patient, du vil udskrive dokumentet til. Højreklik og vælg Udskriv pakke. Vælg herefter det dokument, du vil udskrive til denne patient. Fordi der til dette brev er valgt et spørgsmål med næste aftale, kommer følgende dialogvindue op og spørger, hvilken af patientens fremtidige aftaler, der skal indsættes i det felt i dokumentet. Vælg den ønskede aftale og klik OK. Brevet bliver nu udskrevet. 15

16 16

17 Det færdige brev ser således ud: 17