Foreninger, der modtager tilskud skal aflægge regnskabs- og tilskudsbeløbene digitalt. Der sker fra siden

Transkript

1 INTERBOOK Vejledning til foreningerne i at søge og se tilskud Foreninger, der modtager tilskud skal aflægge regnskabs- og tilskudsbeløbene digitalt. Der sker fra siden Nye foreninger skal dog første gang der søges tilskud bruge deciderede ansøgningsskemaer. De hentes på vor hjemmeside Foreningen skal være oprettet som bruger på Interbook for at kunne indberette tilskud digitalt. Har du problemer med at logge på, kan du hente vejledning til dette på Interbook. I menuen Vejledninger og skemaer til venstre. Når der er logget på Interbook kan der afregnes / søges følgende: Medlemstilskud til medlemmer under 25 år + handicappede Driftstilskud til egne og lejede lokaler 70 % Tilskud til hytteleje Tilskud til udgifter ved leje af DGI-Byen og Idrætsfabrikken Tilskud ved leje af offentlige lokaler i Københavns Kommune (100 % - tilskud) I forbindelse med ansøgning om tilskud skal følgende indberettes digitalt: Medlemstal Gennemsnitlige kontingentsatser og evt. anden deltagerbetaling Vær opmærksom på, at stamblad med bestyrelses- og revisor underskrifter, revisor-tjekskema, samt underskrevet årsregnskab skal indsendes særskilt. De må dog gerne skannes, og sendes til tilskud@kff.kk.dk Tro og love erklæring om indhentelse af børneattester skal indsendes som en del af materialet. Når jeres tilskudsansøgning er behandlet kan det endelige tilskud ses på Interbook. Husk også at gennemgå jeres foreningsoplysninger, og få dem ajourført. Både af hensyn til kontakten med Kultur- og Fritidsforvaltningen, men også af hensyn til de borgere, der bruger Interbook til at finde foreninger i København. Du kan se vejledningen Ændre foreningsoplysninger yderst til venstre under menuen Vejledninger. Dok.nr Side 1 /

2 Indholdsfortegnelse: Indledning og Indholdsfortegnelse Side 1-2 Tjekliste hvad skal foretages Side 3 Kontaktoplysninger Side 4-5 Indberetning af medlemstal Side 6-7 Driftstilskud og kontingent / egenbetaling Oplistning af tilskudskategorier Side 8 Kontingent / egenbetaling (ansøgning Medlemstilskud) Side % driftstilskud Side 10 DGI / Idrætsfabrikken Side 11 Driftstilskud 70 % Side Hytteleje Side 14 Aktivitetsstøtte / holdtimer Er udgået Side 15 Stamoplysninger, revisor-tjekskema og årsregnskab Side 16 Dokumentation for medlemmer og udgifter til lokaler Side 16 Vis tilskud Side Dok.nr Side 2 /

3 Tjekliste hvad skal foretages Dette er en tjekliste over hvad der skal huskes i forbindelse med afregning / ansøgning Digital indberetning Tjek om kontaktoplysninger er korrekte Indberette medlemstal Indberette kontingent / deltagerbetaling Eventuelt at indberette en eller flere former for driftstilskud Fremsendelse af materiale med underskrifter Indsende underskrevet stamblad med oplysninger om bestyrelse og revisor Indsende udfyldt og underskrevet tjekskema fra revisor Indsende underskrevet årsregnskab fra foreningen Indsende tro og love erklæring om indhentelse af børneattester Dok.nr Side 3 /

4 Kontaktoplysninger samt sende mail Inden I begynder på indberetning af medlemstal m.v. bedes I kontrollere og eventuelle ajourføre de kontaktoplysninger vi har på jeres forening. Det sker fra menuen Foreningsoplysninger. Hvis alt er korrekt kan I nøjes med at trykke på Godkend yderst til højre. Faneblandet Grundoplysninger Dette er oplysninger på hovedkontaktperson i forening, og vores kontaktperson omkring tilskud. Denne er ligeledes den person, der modtager nyhedsmateriale af generel karakter. Fanebladet Kontakter Her er via rullepanel mulighed for at vælge forskellige former for kontaktpersoner. Benytter jeres forening også kommunale lokaler er det meget vigtigt at oplysninger på Booking ansvarlig er korrekte. Øvrige oplysninger Her er mulighed for bl.a. at udvælge hvilke aktiviteter I har i foreningen. Disse oplysninger bruges både til udtræk af statistik, men også til at borgere kan fremsøge jeres forening i den offentlige del af Interbook = menuen Foreningsregister er synlig når der ikke er logget på. Her er også mulighed for at sende mail med bilag og / eller komme med spørgsmål / bemærkninger til tilskudsmaterialet. Desuden kan du her se, hvem der står som foreningens kontaktperson i forhold til tilskud. Du kan ændre i oplysninger fra menuen Foreningsoplysninger. Fra menupunktet Vejledninger kan du finde vejledning til ændring af kontakt- og foreningsoplysninger. Dok.nr Side 4 /

5 Sende mail med bilag eller spørgsmål Fra menuen Tilskud/medlemmer kan vælges faneblandet Send . Vælger du dette faneblad åbnes dette billede: Yderst til venstre er der felt til angivelse af bilag, spørgsmål etc. Ønsker du at vedlægge bilag, f.eks. stamblad og årsregnskab, udvælger du dokumenterne ved at trykke på Gennemse. Når du har valgt dokument trykkes på Vedlæg, og du kan se at dokumentet nu er vedlagt. Der kan vedlægges flere dokumenter. Udfyld med Navn og , og tryk på Send . Materiale sendes nu til Folkelysning. Af mailen vil automatisk fremgå jeres foreningsnummer og foreningsnavn. I vil dog ikke modtage kopi af det fremsendte. Dok.nr Side 5 /

6 Indberetning af medlemstal Indberetning af medlemstal er en forudsætning for at kunne afregne / søge aktivitets- og driftstilskud. Når du er logget på vælger du menupunktet Tilskud/medlemmer yderst til venstre. Nu vises dette billede. Her vælges fanebladet Medlemstal hvorfra der kan indberettes de faktiske (regnskabet) medlemstal for sidste år samt indberettes de forventede medlemstal for næste år. Tallene vises i tre kolonner med henholdsvis forventede (sidste år), regnskab (sidste år) og forventede (næste år). Dok.nr Side 6 /

7 Ved regnskabsaflæggelse 1. juni skal indtastes tal for foregående år, samt tal for næste år. Ønsker I ikke at søge tilskud for næste år, skriver i 0. Vær opmærksom på: At alle felter skal være udfyldt. Der skal minimum stå et 0 at det kun er aktive kontingentbetalende medlemmer der skal medregnes, og modtager I driftstilskud skal bestyrelsesmedlemmer samt trænere og instruktører mellem 25 og 59 år ikke tælles med. Det har betydning for tilskuddet. Når tallene er indtastet, skrives navn på den der har udfyldt skemaerne samt mailadresse hvortil svar skal sendes. Herefter trykkes på Gem nederst til højre i billedet. OBS efter Gem kommer meddelelsen Din ansøgning om ændring er sendt. Dette ændres senere, men indikerer blot at tallene er sendt. Tallene sendes nu elektronisk til Folkeoplysning til godkendelse. Når ansøgningen er behandlet vil tallene kunne ses, og foreningen kan herefter ikke selv ændre i tallene. Bemærk, at vi maksimalt kan forhøje budgettallet med 10 % i forhold til det indberettede regnskabstal. Hvis mere end 10 % stigning skal der indsendes dokumentation / forklaring. Dok.nr Side 7 /

8 Driftstilskud og kontingent Når du er klar til at indberette eventuelt afholdte driftsudgifter og gennemsnitlig kontingent vælger du Tilskud/medlemmer og herefter fanebladet Driftstilskud og kontingent. Valg af de enkelte driftstilskudsområder og kontingent vælges fra rullepanel = Vælg tilskudsansøgning Medlemskontingent / anden deltagerbetaling dette sker fra menuen Medlemstilskud. Driftstilskud er opdelt i fire: driftstilskud til faste egne / lejede lokaler tilskud med 100 % dækning tilskud til DGI-Byen / Idrætsfabrikken tilskud til hytteleje / lejrpladser OBS - når der indtastes tal, f.eks. huslejeudgifter, så angiv tallene uden decimal. Dok.nr Side 8 /

9 Medlemstilskud (kontingent og deltagerbetaling) OBS - (Der er lige nu fejl i indberetningsbilledet. Er det ikke løst når din forening indberetter, så send i stedet mail med oplysningerne/ ). Fra denne funktion indberettes det gennemsnitlige kontingent og eventuel anden deltagerbetaling pr. medlem under 25 år. Vær opmærksom på, at indtægterne skal indgå i foreningens årsregnskab for at kunne godkendes. Indberetning af kontingent / anden deltagerbetaling er en forudsætning for, at der efterfølgende kan beregnes aktivitets- og eventuel driftstilskud. I Resultat 2014 skrives det faktiske gennemsnit for Ønsker I at søge for 2016 kan I enten kopiere regnskabstallene for 2014 ved hjælp af funktionsknappen kopier eller selv skrive de ønskede tal. I Perioden der søges tilskud / aflægges regnskab for skrives perioden som det fremgår af teksten i rubrikken. Skriv 116 i Budget Udfyld herefter navn og , og tryk på Gem. Tallene sendes nu til godkendelse = I får beskeden Ansøgning sendt Når ansøgningen er behandlet sendes mail til den oplyste mailadresse, og de godkendte tal kan ses på denne side. Dok.nr Side 9 /

10 Indberetning af 100 % tilskud Modtager I fuldt tilskud i forbindelse med leje af kommunale lokaler / faciliteter vælger i 100 % tilskud OBS har I andre udgifter end husleje skal I udfylde disse poster i Driftstilskud i rullepanel. I Resultat 2014 skrives jeres samlede udgifter for året. Ønsker I at søge for 2016 kan I enten kopiere regnskabstallene for 2014 ved hjælp af funktionsknappen kopier eller selv skrive de ønskede tal i 2016 kolonnen. Bemærk, at I maksimalt kan forhøje budgettallet med 10 % i forhold til det indberettede regnskabstal. Hvis mere end 10 % stigning skal der indsendes dokumentation / forklaring. Udfyld herefter navn og , og tryk på Gem. Ansøgningen sendes nu til godkendelse. Når ansøgningen er behandlet sendes mail til den oplyste mailadresse, og de godkendte tal kan ses på denne side. Dok.nr Side 10 /

11 Indberetning af tilskud til DGI Byen / Idrætsfabrikken Har I udgifter til leje af lokaler i de tre faciliteter kan der søges tilskud. I Resultat 2014 skrives de samlede udgifter for Ønsker I at søge for 2016 kan I enten kopiere regnskabstallene for 2014 ved hjælp af funktionsknappen kopier eller selv skrive de ønskede tal i 2016 kolonnen. Bemærk, at I maksimalt kan forhøje budgettallet med 10 % i forhold til det indberettede regnskabstal. Hvis mere end 10 % stigning skal der indsendes dokumentation / forklaring. Antallet af aktivitetstimer i lokalerne skal påføres. Indgår der lokaler på over 800 m2 skal disse påføres for sig selv. Udfyld herefter navn og , og tryk på Gem. Ansøgningen sendes nu til godkendelse Når ansøgningen er behandlet sendes mail til den oplyste mailadresse, og de godkendte tal kan ses på denne side. Dok.nr Side 11 /

12 Indberetning af tilskud til driftsudgifter 70 % Her kan I indberette udgifter til almindelig drift i egne eller lejede lokaler. I Resultat 2014 skrives de samlede udgifter for Ønsker I at søge for 2016 kan I enten kopiere regnskabstallene for 2014 ved hjælp af funktionsknappen kopier eller selv skrive de ønskede tal i 2014 kolonnen. Bemærk, at vi maksimalt kan forhøje budgettallet med 10 % i forhold til det indberettede regnskabstal. Hvis mere end 10 % stigning skal der indsendes dokumentation / forklaring. Dok.nr Side 12 /

13 Udfyld herefter navn og , og tryk på Gem. Ansøgningen sendes nu til godkendelse. Når ansøgningen er behandlet sendes mail til den oplyste mailadresse, og de godkendte tal kan ses på denne side. Dok.nr Side 13 /

14 Indberetning om tilskud til leje af hytter og lejrpladser Her kan I søge om tilskud til lejeudgifter i andres hytter. I Resultat 2014 skrives de samlede udgifter for Ønsker I at søge for 2014 kan I enten kopiere regnskabstallene for 2014 ved hjælp af funktionsknappen kopier eller selv skrive de ønskede tal i 2016 kolonnen. Udfyld herefter navn og , og tryk på Gem. Ansøgningen sendes nu til godkendelse. Når ansøgningen er behandlet sendes mail til den oplyste mailadresse, og de godkendte tal kan ses på denne side. Dok.nr Side 14 /

15 Indberetning af aktivitetsstøtte (holdtimer) = ER UDGÅET Tilskud til holdtimer er udgået fra og med Der skal derfor IKKE indberettes timer. Fanebladet har vi dog ingen mulighed for at fjerne. Dok.nr Side 15 /

16 Stamoplysninger, revisor-tjekskema og årsregnskab Af hensyn til krav om underskrifter skal stamblad med bestyrelsessammensætning, tjekskema til revisor og foreningens underskrevne årsregnskab altid sendes særskilt. De kan dog skannes og sendes pr. mail i pdf-format. Har I ikke indsendt tro og love erklæring om indhentelse af børneattester i forbindelse med ansøgning om lokaler / faciliteter skal den ligeledes indsendes. Skema til stamoplysninger, tjekskema til revisor samt tro og love erklæring om indhentelse af børneattester kan hentes på Interbook til venstre under menuen vejledninger. Dokumentation for medlemmer og udgifter til lokaler Fra og med regnskabsaflæggelsen 2009 / ansøgning om tilskud for 2011 skal der ikke medsendes medlemsoversigt, dokumentation for holdtimer og bilag for husleje etc. I stedet udtages et antal foreninger til stikprøvekontrol. Vis tilskud Når beregningerne af de enkelte tilskud er færdige vil tilskuddene kunne ses på Interbook. Vælg Tilskud/medlemmer yderst til venstre. Nu vises dette billede. Dok.nr Side 16 /

17 og vælg Tilskudsbesked. Nu vises det tilskud der er bevilget for det valgte tilskudsår: Vælges det lille b yderst til venstre åbnes dokument med oplysninger til tilskuddet. Åbnes dokument kan ses, hvor mange rater det enkelte tilskud udbetales i og hvornår udbetalingsdatoerne er. Status for udbetaling ændres undervejs det vil sige, når sidste rate er udbetalt, vil status ændres til Udbetalt. Tilrettes tilskudsstørrelsen i løbet af året, vil det også kunne ses her. Vælges det lille a vises de oplysninger, der ligger til grund for beregningen. Det vil f.eks. hvilke udgifter, der har været til hytteleje. Dok.nr Side 17 /