Brugervejledning til udfyldelse og udstedelse af Europass Mobilitetsbevis i Europass Mobilitetsdatabasen

Transkript

1 Brugervejledning til udfyldelse og udstedelse af Europass Mobilitetsbevis i Europass Mobilitetsdatabasen Europass Mobilitetsbevis skal udfyldes og udstedes i mobilitetsdatabasen: Nyt i 2016 Fra den 25. januar 2016 vil brugerne af mobilitetsdatabasen kunne opdage nye funktioner/egenskaber. Arbejdsgangen for både du (som bruger), og for os i det nationale Europass center (Europass Danmark), er blevet simplificeret. Vi har også rettet på nogle enkelte fejl i systemet. De overfor nævnte nye funktioner/egenskaber er nemlig, at brugerne ikke behøver have projekter og mobilitetsbeviser godkendt af Europass Danmark. Europass Danmark skal fra nu af udelukkende godkende oprettelse og login for nye brugere. Når du bliver godkendt som bruger, kan du oprette lige så mange projekter som du har behov for, og derunder også alle de mobilitetsbeviser du har brug for. Du skal blot følge retningslinjerne for, hvordan man opretter nye projekter og beviser. Brugerne, som allerede er registreret i databasen, skal ikke rekvirere ny login. De kan fortsætte med at oprette nye projekter og udstede mobili- Europass Nelly-Ann Hansen Piton 1/2016

2 tetsbeviser i den nye database. Bemærk, at du ikke længere kan bestille Europass omslag via databasen. Du bedes kontakte os og bestille dem via eller telefon. Du må gerne bestille flere i forvejen. Den nye procedure for at bruge databasen vil således forkorte ventetiden for godkendelsen af dokumenter og dermed også forenkle administrationen af beviser. Tag endelig kontakt til Europass Danmark, hvis du har glemt jeres password, eller skal have slettet beviser, eller oplever problemer med databasen. Det kan du gøre ved at ringe på eller sende os en - mail på: europass@uds.dk. Husk, at du skal gemme løbende og minimum for OPRETTELSE OG LOGIN hver gang, at der er gået 45 min, da de indtastede oplysninger ellers vil gå tabt. Ved første besøg på Mobilitetsdatabasen på skal du rekvirere et login. Hvis du allerede er oprettet som bruger, kan du logge ind ved at indtaste dit brugernavn og password og trykke på Login. Hvis du har glemt dit password, kan du få et nyt ved at trykke på Glemt password. Herefter skal du indtaste din adresse, så får du tilsendt dit password. Hvis du besøger siden for første gang og vil oprettes som bruger, skal du: 1. Klik på Rekvirer log ind og udfyld formularen (se billedet herunder) med dine oplysninger. 2. Når du har oprettet en profil, modtager du en mail med et link, hvor du skal bekræfte din e- mailadresse. 3. Herefter modtager du via mail et password til brug ved log in på databasen. 4. Når du er logget ind, kan du ændre password under Rediger profil i menuen til venstre.

3 OPRETTELSE AF PROJEKTER For at kunne udstede et mobilitetsbevis, skal du have oprettet det projekt, den hører ind under. Som bruger af databasen kan du oprette det antal projekter, du har behov for. For at gøre det, skal du: 1. Gå ind under Projekter for at oprette nye projekter eller se en oversigt over dine projekter. 2. Klik på Nyt projekt :

4 3. Beskriv og navngiv projektet. Vær opmærksom på, at hvis der er tale om mere end ét land og forskellige perioder, skal du lave en bestilling for hvert land/periode. 4. Tryk herefter på Opret projekt : UDSTEDELSE AF EUROPASS MOBILITETSBEVIS(ER) Mobilitetsbeviset kan udstedes i en dansk og engelsk version. Sproget vælges ved at klikke på et af flagene øverst i menuen til venstre. Når du er klar til at udstede et mobilitetsbevis, skal du: 1. Gå ind under Projekter og find dit nyoprettede projekt eller en anden projekt fra din liste: 2. Klik på Nyt Mobilitetsbevis :

5 3. Udfyld indehavernes oplysninger og klik på Opret : 4. Klik på beviset for at åbne det og udfyld alle de obligatoriske felter (markeret med*). 5. Oplysningerne du har skrevet om din institution, vil automatisk blive overført til Mobilitetsbevisets afsnit Hvis du har oprettet en skabelon (se den gule tekstboks nedenunder om Brug af skabelon ), skal du gøre som følger: a. Klik på Kopier skabelon. Bemærk, at formatet for de to datofelter er: (måneden skal angives først). b. Vælg herefter den skabelon, du ønsker at anvende. Afsnit 3, 4 og 5 vil blive kopieret ind i beviset. Herefter kan du tilpasse beviset uden at påvirke skabelonen. 7. Du kan udstede Mobilitetsbeviset, når alle er udfyldt alle de påkrævede felter. Bemærk, at værtsinstitutionen også kan udfylde Mobilitetsbeviset. Du skal først give adgang ved at tilføje værten i afsnit 3: a. Klik Select profile i Afsnit 3 og benyt søgefunktionen. b. Klik på Opret, hvis værten ikke findes i forvejen. Oplysningerne om værten indtastes. Værtsinstitutionen vil efterfølgende modtage en mail, hvori denne vil blive bedt om at be-

6 kræfte sin mailadresse. Derefter kan værten logge ind og redigere i det bevis, du har givet adgang til. c. Værten kan også udstede beviset efter aftale med jer. Inden du udsteder beviset, klik da på Download Mobilitetsbevis for at tjekke, om oplysningerne er korrekte. Vælg herefter Udsted Mobilitetsbevis. Brug af skabelon Hvis du skal udstede mere end ét bevis, er det en god ide at bruge en skabelon. Du kan oprette en skabelon på følgende måde: 1. Gå ind under Projekter in menuen til venstre. 2. Du skal vælge Ny skabelon nederst på siden, og navngive skabelonen for at kunne genkende den. 3. Klik derefter på Opret ny skabelon. 4. Tryk på skabelonen for at åbne den. Oplysningerne du skriver ind i skabelonen skal være fælles for beviserne i afsnit 3, 4 og 5. Du kan altid gå tilbage og redigere din skabelon.