Administrativ ledelse og organisation - tilpasning

Transkript

1 Notat Administrativ ledelse og organisation - tilpasning 1. januar 2010 Direktionen Nordre Kajgade Hobro Tlf raadhus@mariagerfjord.dk Journalnummer: Ref.: Niels Højgaard Direkte tlf nihoj@mariagerfjord.dk Dato: 3. december Indledning Med beslutningen om at fastholde den politiske struktur i næste byrådsperiode og med vedtagelsen af budget er der givet en række forudsætninger i forhold til den administrative ledelse og organisation fra 1. januar Hovedforudsætningerne er, at direktionen reduceres fra 4 til 3 direktører, personalechefstillingen nedlægges, borgerservice reduceres med to centre i Arden og Mariager, og der er indlagt rammebesparelser på det administrative område i 2010 på 1,75 mio. kr. stigende til 5,75 mio. kr i Nedenfor opregnes direktionens forslag til den fremtidige administrative ledelse og organisation fra den nye byrådsperiodes start. 2. Administrativ hovedstruktur Den administrative hovedstruktur foreslås generelt som vist på figur i bilag 1. I bilag 2 er vist den eksisterende hovedstruktur. Forslaget indebærer følgende hovedstruktur og ændringer: Direktionen reduceres fra 4 til 3 direktører. Samtidig justeres de enkelte direktørers ansvarsområder, jf. nedenfor. De eksisterende stabsområder samles i 4 nye centre: Et Center for byrådsbetjening og borgerservice med byrådssekretariat og borgerservice, et Center for Økonomi- og Personale med Økonomi, Finans og et reorganiseret Løn og Personalekontor, et IT og Digitaliseringscenter med IT, men med øget fokusering på digitalisering samt et Center for Plan, HR og Udvikling med Plan og Udvikling samt HR, men med øget vægt på tværgående projektledelse. Side 1 af 6

2 Fortsat 9 fagenheder: Dagtilbud, Skole, Familie, Arbejdsmarked, Sundhed og ældre, Handicap, Kultur og fritid, Teknik og byg samt Natur og miljø. Fortsat rammestyring for de enkelte stabs- og fagområder samt dialog og aftalestyring i forhold til ca. 80 udførende enheder/institutioner m.v. Nedenfor beskrives de enkelte elementer nærmere. 3. Direktion Fremover består direktionen af 3 medlemmer: en kommunaldirektør samt to direktører. Direktionens hovedopgave er at arbejde strategisk i forhold til betjening af byråd og borgmester, herunder varetage den koordinerende rolle i forhold til det politiske arbejde i byråd, økonomiudvalg samt stående udvalg. Direktørerne varetager herunder den koordinerede sekretariatsfunktion i forhold til det politiske system, hvilket ikke mindst indebærer koordinerede indstillinger til de politiske udvalg ud fra en helhedsopfattelse af kommunen. Kommunaldirektøren varetager ledelsen af direktionen samt ledelsen af møderne i direktionsog chefgruppen bestående af direktion, fagchefer og centerledere. I denne gruppe indgår tillige finanschefen. I bilag 3 er disse møder og deres mødefrekvens beskrevet. Kommunaldirektøren er samtidig borgmesterens nærmeste rådgiver og varetager herunder sekretariatsfunktionen for Byråd og Økonomiudvalg. Kommunaldirektøren er samtidig leder af de tværgående centerfunktioner. Endelig er kommunaldirektøren øverste personaleansvarlige og er hermed formand for kommunens Hovedudvalg. Direktøren for kommunal service varetager den overordnede ledelse af kommunens servicefunktioner på Børn og Familieområdet samt Sundhed- og Omsorgsområdet. I den sammenhæng varetager direktøren den koordinerende sekretariatsfunktion for de to udvalg, herunder den tværgående ledelse i forhold til områdernes fagenheder. Direktøren er endvidere stedfortræder for kommunaldirektøren og varetager opgaven som øverste ansvarlige med hensyn til kommunens juridiske forhold. Direktøren for teknik og erhverv varetager den overordnede ledelse af Arbejdsmarked, Kultur og Fritid samt Teknik og Miljø. I den sammenhæng varetager direktøren den koordinerende sekretariatsfunktion for de tre udvalg, herunder den tværgående ledelse i forhold til områdernes fagenheder. Direktøren er endvidere koordinator for kommunens aktiviteter på plan, erhvervsog turistområdet. Direktionen aftaler i øvrigt løbende arbejdsfordelingen imellem sig i forhold til nye opgaver og problemfelter. Side 2 af 6

3 4. Centerfunktioner De nuværende stabsområder: Byrådssekretariatet, Økonomi, Finans, Personale, IT, Plan og Udvikling samt Borgerservice samles i 4 centre som følger. Ved et center forstås en stabsenhed i bred forstand til varetagelse af ledelsesstøtte til Byråd og Direktion samt i forhold til de 9 fagenheder og aftaleenheder (institutioner, skoler, plejecentre m.v.) De 4 centre kan beskrives nærmere som følger: Center for Byrådsbetjening og Borgerservice består af det nuværende byrådssekretariat samt borgerservice i sin helhed med to geografiske centre i Hobro og Hadsund samt begrænset personlig betjening i Mariager og Arden. Centerledelsen tænkes varetaget af den nuværende sekretariatschef. Center for Økonomi og Personale bestående af den nuværende økonomifunktion såvel centralt som decentralt, Finans i sin nuværende form samt en reorganiseret løn og personalefunktion, hvor personalekonsulenterne samles med den nuværende lønafdeling i et nyt Løn og Personalekontor. HR- og arbejdsmiljøfunktionen flyttes til Center for Plan, HR og Udvikling. Centerledelsen tænkes varetaget af den nuværende økonomichef. For såvel Center for Byrådsbetjening og Borgerservice som Centret for Økonomi og Personale gælder, at der er tale om en løsere struktur end normale stabsenheder som i dagens situation. I dag har enhederne Byrådssekretariat, Borgerservice, Økonomi, Finans samt Personale eget personale- og budgetansvar i forhold til en årlig fast budgetramme og med overførselsadgang. Sådan tænkes det fortsat praktiseret. Centerlederne vil derfor først og fremmest have koordinerende og informative opgaver i forhold til de enkelte stabsenheder, ligesom centerlederne har ansvaret for at afklare eventuelle grænsespørgsmål mellem enheder og centre. Endelig har centerlederne gennem deltagelse i direktions- og chefmøderne ansvaret for at varetage centrets samlede interesser. Finanschefen deltager fortsat selvstændigt i disse møder. Center for IT og Digitalisering vil tage afsæt i den nuværende IT-stab, men baggrunden for navneændringen er også, at digitalisering som indsatsområde vil være et stadigt mere vigtigt emne nu og fremover. En digitaliseringsstrategi for kommunen er netop under udarbejdelse for at sikre dette fokus yderligere fremover. Centerledelsen tænkes varetaget af den nuværende ITchef. Center for Plan, HR og Udvikling vil tage afsæt i Plan og Udvikling, men vil blive suppleret med HR- og arbejdsmiljøfunktionerne i det nuværende Personale. Projektelementet er centralt i dette center, idet centeret skal være afsæt for direktionens udvidede fokus på tværgående og udviklende strategisk projektarbejde i forhold til at flytte kommunens fokus i en mere udviklingsorienteret retning. Dette skal ske med udgangspunkt i kommunens vision om, at der her omkring Danmarks smukkeste fjord skal være godt at bo, arbejde og leve. Side 3 af 6

4 Centeret for Plan, HR og Udvikling har kommunaldirektøren som overordnet leder, men medarbejderne skal fungere som selvstændige projektledere og rådgivere/konsulenter i forhold til det arbejde, der tilrettelægges i byråd og direktion. I projektsammenhæng vil den enkelte medarbejder derfor referere til en given direktør som projektansvarlig. Projektarbejdet vil løbende blive koordineret i direktionen. Bilag 1 Side 4 af 6

5 Administrativ hovedstruktur Forslag Bilag 2 Side 5 af 6

6 Administrativ hovedstruktur status nu Bilag 3 Mødestruktur Direktion: Ugentlige møder med de tre direktører samt sekretariatschef som sekretær. Økonomichefen deltager f.s.v.a. økonomisager. Borgmesteren deltager efter ønske og behov. Direktions- og chefgruppe: Møder hver 14. dag skiftevis dagsordensmøder og temamøder. Sekretariatschefen er sekretær. Chefmøder på sektorområder: Fastlægges mellem direktør og fagchefer. Side 6 af 6